Настройка параметров в 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) является мощным инструментом, который позволяет не автоматизировать бизнес-процессы компании в части анализа эффективности ведения бизнеса. Сразу после установки программы на рабочих местах выполняется первоначальная настройка параметров. Настройку 1С можно будет выполнить и в процессе работы, но правильнее корректно реализовать данный шаг до создания основных документов и проводок, поскольку от корректности настройки параметров в системе зависит правильность формирования управленческой отчетности организации. Первоначальную настройку в 1С 11.2 выполняют в разделе «НСИ и администрирование». При помощи начального заполнения из группы «Сервис» в программе выполняется автоматическая настройка параметров. Инструкция «Ручная настройка параметров 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)» будет дана в этой статье.

Общие настройки системы

Для задания уникального имени информационной базы необходимо перейти в группу «Настройка параметров системы», пункт меню «Общие настройки». В поле «Заголовок программы» вводим имя базы, в нашем случае это «Рабочая база». Имя базы будет отображаться в верхней части программы 1С. На данной вкладке также можно выполнить настройку часового пояса, указать предпочтительный интерфейс, а также выбрать функциональность программы – полную или упрощенную.

Настройка структуры предприятия

Обычно организация состоит из нескольких подразделений, например, отдел продаж, отдел закупок, юридический отдел, отдел информационных технологий. Данная структура отражается в разделе «Настройка структуры организации». Все отделы можно расположить в иерархическом порядке с указанием руководителей отделов.

Настройка прав пользователей

В разделе «Настройка пользователей и прав» программы 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) можно задавать права доступа различных групп пользователей к документам, справочникам, отчетам, при этом руководители отделов обычно являются привилегированными пользователями. Пользователем, которому доступен весь спектр действий с системой, является Администратор. Данную роль следует присваивать узкому кругу сотрудников. Пользователю с данными правами доступен режим Конфигуратора, а также возможность удаления и коррекции любой информации в базе.

Настройка классификаторов

В системе 1С Управление торговлей 11.2 реализована функция актуализации адресного и банковского классификаторов.

• Адресный классификатор необходим для проверки корректности вводимого адреса. После загрузки такого классификатора в программу все вводимые адреса будут проверяться автоматически.
• Классификатор банков служит для поддержания в актуальном состоянии перечня банков по всем регионам РФ. В данном классификаторе содержаться БИК, Корр. Счет, а также прочая информация о банках.

Настройка раздела «Предприятие»

Перейдем в группу «Настройка параметров системы», пункт «Предприятие».

Этот раздел состоит из таких подразделов:

• Организация – позволяет осуществлять настройку различных параметров организации, как график работ, подразделения и пр.;
• Валюты – позволяет осуществлять настройку валют различных видов учета.

Рассмотрим более подробно настройку каждого из подразделов 1С Управление торговлей 11.2

Подраздел «Организации»

Для корректного управления запасами в программе 1С Предприятие, контроля условий обязательств по договорам, а также контроля сроков действия доверенностей, в программе 1С 11.2 необходимо выполнить настройку графика работ. Создаем новый график работ «Посменный»*.

*Для такого графика праздничные дни не учитываются.

Для организации корректной передачи товаров между собственными организациями, устанавливаем признак «Передача товаров между организациями». Существуют такие варианты передачи между собственными организациями: продажа, продажа и возврат, передача на комиссию, передача на комиссию и возврат. Компании, у которых имеется несколько юридических лиц, необходимо для корректного учета в 1С установить признак учета по нескольким организациям. Для контроля за остатками отгружаемого товара необходимо установить признак контроля остатков товаров организации.

Подраздел «Валюты»

Работу в 1С с несколькими валютами можно организовать с помощью настройки в данном разделе. Устанавливаем признак «Несколько валют» и выбираем соответствующие валюты для регламентированной и управленческой отчетности. Обычно организации рассчитывают выручку и прибыль для «управленки» в USD, а для регламентированной отчетности – в национальной валюте (для РФ – российский рубль). Также в данном разделе можно выполнить настройку загрузки курсов валют с любого доступного сайта, предоставляющего открытые API. Бесплатно такой сервис предоставляет сайт «РБК», также возможно загружать курсы непосредственно с сайта Центрального банка РФ.

Настройка раздела «Почта, задачи»

Чтобы обеспечить взаимодействие с помощью электронных писем, в системе необходимо установить признак «Почтовый клиент». Если необходимо вести контроль за исходящими письмами, то также устанавливается флаг «Признаки «рассмотрено» и «На контроле»». Если необходимо автоматизировать отправку sms или автоматизировать звонки через программу, то устанавливаем признак «Звонки, SMS, встречи».

Настройка раздела «Номенклатура» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

Для обеспечения возможности использования более двух видов номенклатуры 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) необходимо установить признак «Множество видов номенклатуры». Если сделать активной настройку «Наборы номенклатуры при продаже», то в 1С можно будет создавать комплекты номенклатур для последующей продажи.

Для контроля качества товара необходимо установить признак «Качество товаров». Данная опция позволяет отражать в системе 1С 11.2 различные категории брака и корректно их обрабатывать в дальнейшем. Для хранения и отображения полной информации о товаре в системе имеется возможность заполнения характеристик товара. Данные характеристики отображаются в карточке номенклатуры, а также при он-лайн торговле на портале b2b. Опция ведения характеристик товара включается установкой признака «Характеристики номенклатуры». В разделе указываются единицы измерения номенклатур – веса, объема площади и длины. Эти единицы будут учитываться в отчетах. Возможно задать настройку поиска номенклатуры: как правило, задают расширенный поиск, так как стандартный поиск выполняется только по значениям в одной колонке.

Настройка раздела «CRM и маркетинг» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

Подраздел «Настройки CRM»

Для разделения головных контрагентов и их «дочек» в системе можно подключить опцию «Независимо вести партнеров и контрагентов» в подразделе «Настройки CRM». Функция позволяет для сетевых магазинов заводить одного контрагента (головного), а подчиненных ему контрагентов заводить как партнеров. При смене юридического лица головного контрагента для партнера мы можем создать второго контрагента. Если необходима организация претензионной работы в 1С 11.2, необходимо установить признак «Фиксировать претензии клиентов».

Подраздел «Маркетинг»

Практически во всех торговых организациях продажи ведутся по нескольким видам цен. Для этого необходимо установить признак «Несколько видов цен». В соответствии с правилами ценообразования каждому контрагенту соответствует тот или иной вид цен. Если в организации имеются группы товаров, к которым применяются одинаковые правила расчета скидок и ценообразования, то необходимо установить признак «Ценовые группы». Для обеспечения возможности назначения ручных скидок устанавливается признак «Ручные скидки в продажах». Существует два вида ограничения ручных скидок:

• Ручные скидки по пользователям – размер скидки зависит от пользователя, устанавливается при обработке заказа;
• Ручные скидки по соглашениям – размер скидки зависит от индивидуального соглашения для контрагента.

Раздел «Продажи» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

В данном разделе необходимо выбрать тип соглашений с клиентами. Если при продажах используются и типовые соглашения, и соглашения с индивидуальными условиями (индивидуальная система скидок, условия кредитной линии, условия отсрочки платежей и пр.), необходимо выбрать «Типовые и индивидуальные соглашения». В разделе выполняется настройка заказов клиентов. Устанавливаем признак «заказы клиентов», после чего выбираем один из вариантов использования:

• Заказ, как счет – только для оформления счета покупателя, не выполняет движений;
• Заказ только со склада – резервирует товар, находящийся на складе компании;
• Заказ со склада и под заказ – помимо резерва существующего товара на складах выполняет заказ поставщику по товарам, которых нет в наличии.

Установим признак «Заявки на возврат». Эта опция программы 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) позволяет автоматизировать учет возврата клиентами товаров, осуществлять возврат денежных средств клиенту и возврат товаров.

Настройка рабочего места кассира

Чтобы подключить фискальное оборудование и настроить РМК в программе 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) необходимо перейти в одноименный раздел. При добавлении оборудования в информационную базу указывают тип оборудования, драйвер оборудования, а также его серийный номер. При настройке рабочего места кассира необходимо выбрать кассу и оборудование, которое будет подключено к данной кассе.

Раздел «Закупки» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

В данном разделе производится настройка таких параметров, связанных с операциями закупок, как заказы поставщикам, комиссионные закупки, заказы на внутреннее потребление. Чтобы в системе можно было контролировать количество поступившего товара, необходимо установить признак «Не закрывать частично поступившие заказы поставщикам». Если в системе 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) необходимо реализовать оформление поступлений товаров по нескольким заказам поставщику, то необходимо установить признак «Поступление по нескольким заказам». При такой схеме обеспечивается взаимосвязь «один ко многим». Для оформления корректировок поступлений товаров и корректировочных счетов-фактур необходимо установить признак «Корректировка поступлений». Если в системе необходимо контролировать причины отмены заказов поставщикам, то устанавливается признак «Контролировать причины отмены заказов поставщикам».

Раздела «Казначейство» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

Возможность ведения нескольких расчетных счетов организации обеспечивается с помощью установки признака «Несколько банковских счетов». На предприятии может возникнуть необходимость организации нескольких касс, например, валютной и рублевой. Для этих целей устанавливается признак «Несколько касс». Для спланированного расхода финансов, а также формирования платежного календаря необходимо установить признак «Заявки на расход денежных средств». Данная опция позволяет отразить потребность на денежные средства, предотвратить несогласованные выплаты денег, а также проконтролировать объемы расходуемых средств.

Раздел «Финансовый результат и контроллинг» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

В разделе производится настройка параметров финансового учета: учет НДС и направления деятельности. В торговой организации могут выделяться такие направления деятельности, как оптовые продажи, розничные продажи, продажа дистрибьютерам и пр. Для организации учета по направлениям деятельности необходимо задать способы распределения доходов. При создании способов необходимо указать одно из существующих правил распределения. В данном разделе 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) необходимо установить признак «Формировать управленческий баланс». Что же представляет собой управленческий баланс? Такой вид баланса представляет собой упрощенную форму бухгалтерского баланса и служит для оценки финансовой эффективности предприятия. Он позволяет управлять активами и обязательствами, контролировать направления использования финансовых ресурсов, включает данные финансовой отчетности. Установим признак «Партионный учет». Данная опция позволяет осуществлять поступления товаров в разрезе партий. Партии номенклатур могут отличаться закупочной ценой, сроками хранения и пр.

Настройка раздела «Склад и доставка» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

В большинстве организаций, которые имеют филиалы, организовано несколько складов. Помимо этого, возможны также виртуальные склады, которые физически находятся в одном месте, но для корректного учета необходимо их разделение. Для этих целей в программе предусмотрена функция ведения нескольких складов в рамках одной организации. Также возможно указать порядок оформления накладных и расходных ордеров.

Настройка параметров интеграции

В данном разделе можно настроить интеграцию с Документооборотом, а также синхронизацию данных. После небольшой настройки веб-сервиса появится возможность выгружать и согласовывать договора поставки, договора поручительства и коммерческие предложения. Корректная организация документооборота позволит контролировать сроки согласования процессов, обеспечит оперативный доступ всех заинтересованных участников процесса к документам, а также обеспечит хранение электронных версий документов.

Информацию из УТ возможно выгружать в другие конфигурации 1С, например, в 1С:Бухгалтерия, Зарплата и Управление персоналом, а также агрегировать ее различными способами.

В статье приведена коррекция настройки программы 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11), после которой возможна успешная работа с системой.