Электронный кадровый документооборот

По данным Минтруда традиционный кадровый учет занимает до 20% от общего объема документооборота компании и состоит из 40 типов документов, с которыми взаимодействуют 100% сотрудников.

Поэтому новым этапом в автоматизации кадрового учета стал перевод документооборота в цифровой формат, что позволит:

сократить затраты на печать, логистику, хранение и работу с документами;
ускорить и упорядочить hr-процессы;
снизить трудозатраты на оформление и поиск документов.

Сервис для простого взаимодействия с сотрудниками

от 99 000 руб.

Узнать подробнее

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Оцифровка новых кадровых документов подразумевает их создание в электронном виде, ознакомление сотрудников и получение подтверждения "без бумаги".

Возможны следующие сценарии электронного кадрового взаимодействия:

закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника, через которые можно подтверждать ознакомление и согласие с документами;
получить электронные подписи на каждого сотрудника для обеспечения юридической значимости необходимым документам.

Оба сценария можно реализовать с помощью простого сервиса взаимодействия с сотрудниками или индивидуального проекта электронного кадрового документооборота на базе 1С.

Варианты внедрения

Функция	ЛК Сотрудника	Индивидуальный проект
Максимальное количество пользователей	Без ограничений	Без ограничений
Среда взаимодействия с сотрудником	Специализированный сервис	Электронная почта
Идентификация сотрудника	+	+
Проработка маршрута движения документов	+	+
Настройка сценариев работы по типам документов: уведомительного характера с отметкой ознакомления, для двухстороннего подписания.	+	+
Возможность отправки документов на личную почту	-	+
Оцифровка бумажного архива	-	+
Стоимость	от 99 000 руб.	Индивидуально

Максимальное количество пользователей

ЛК Сотрудника: Без ограничений
Индивидуальный проект: Без ограничений

Среда взаимодействия с сотрудником

ЛК Сотрудника: Специализированный сервис
Индивидуальный проект: Электронная почта

Идентификация сотрудника

ЛК Сотрудника: +
Индивидуальный проект: +

Проработка маршрута движения документов

ЛК Сотрудника: +
Индивидуальный проект: +

Настройка сценариев работы по типам документов: уведомительного характера с отметкой ознакомления, для двухстороннего подписания.

ЛК Сотрудника: +
Индивидуальный проект: +

Возможность отправки документов на личную почту

ЛК Сотрудника: -
Индивидуальный проект: +

Оцифровка бумажного архива

ЛК Сотрудника: -
Индивидуальный проект: +

Стоимость

ЛК Сотрудника: от 99 000 руб.
Индивидуальный проект: Индивидуально

Наши преимущества

Сервис собственной разработки для удобной работы с сотрудниками.
Реальный проектный опыт комплексной автоматизации кадрового учета.
Сильнейшая команда экспертов, сертифицированная фирмой 1С.
Управление проектами на базе PMI PMBOK и Agile (Scrum), совмещение принятых стандартов.
Входим в ТОП-10 ИТ-компаний России, получивших полную сертификацию на оказание проектных услуг.

Особенности организации кадрового ЭДО

Классический подход – автоматизация кадрового учета и хранение финальных документов в бумажном виде.

Данный подход используют большинство компании не смотря на то, что российским законодательством предусмотрена возможность перевода документооборота на онлайн-формат уже сейчас.
Частичная цифровизация – перевод в электронный формат внутренних кадровых документов.

Мы рекомендуем начать переход с документов, которые можно оформлять в цифровом виде: трудовой договор с удаленным сотрудником, электронный листок нетрудоспособности, акт выполнения работ по договору с физическим лицом. Или любые другие документы на выбор руководства, которые всегда можно распечатать и подписать или заверить электронной цифровой подписью
Цифровой подход – все документы создаются и хранятся в электронном виде.

Важно отметить, что:
- для удаленного кадрового взаимодействия сотрудникам требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая будет наделять документы юридической значимостью;
- существует перечень документов, который должен быть заверен обычной подписью и храниться на бумажном носителе (например, личные карточки работников, трудовые договора, соглашения и т.д.)

С нами уже работают