Автоматизация финансового учета

Что представляет собой автоматизация управления финансами?

1. Цели и задачи автоматизации финансов

   Основной целью финучета является стандартизация требований к финансам, которая даст организациям не только полный внутренний контроль, устраняя многие обыденные и трудоемкие процессы, связанные с «ручным» учетом, но и повлияет на внешнюю эффективность компании – позволит повысить уровень доверия со стороны контрагентов, потенциальных инвесторов и бизнес-аналитиков. Чтобы достичь должного уровня управления финансами в непрерывном и устойчивом режиме, компании должны инвестировать в системы автоматизации финансового управления. При этом важнейшей задачей внедрения системы автоматизации станет изменение формата и структуры финансовой отчетности в сторону более строгих стандартов по раскрытию информации.

   Используя программное обеспечение для финансового управления, организации получают беспрецедентные преимущества. Основная из них – выстраивается правильная схема консолидации и аналитики финансовой отчетности. Отчетность доступна для совместного использования и команде специалистов, и руководству, при этом доступ строго разграничен и управляем, состояние финансов можно оперативно мониторить на предмет соответствия план-факту, обеспечивая при этом прозрачность и достоверность финансовых данных. Весь процесс подготовки отчетов становится быстрее, и отчеты могут быть созданы мгновенно одним нажатием кнопки. Готовность компании к аудиту выходит на новый уровень. Помимо этого автоматизация финансовой отчетности устраняет многие обыденные и трудоемкие процессы, связанные с ручным учетом, а также значительно уменьшает количество ошибок, возникших из-за «вмешательства» человека.

2. Принципы автоматизации финансового учета на предприятии

   Не нужно автоматизировать хаос. Существующий процесс управления финансами должен быть проанализирован, затем максимально оптимизирован, то есть упрощен, и только после этого – автоматизирован (если это еще требуется после упрощения). Если этого не сделать, получится автоматизированный хаос.

   Все финансовые процессы в рамках системы автоматизации должны соответствовать друг другу. В случае отсутствия согласованности процесс может не включать все элементы, а значит – быть ошибочным.

   Автоматизированная система финансового управления должна быть интегрирована с источниками информации. Интеграция может быть реализована по-разному на разных уровнях процесса автоматизации, но суть принципа одинакова: автоматизация должна обеспечивать взаимодействие финансовой системы с «окружающей средой».

   С самого начала система автоматизации должна быть гибкой и открытой для будущих дополнений изменений и масштабирования. Процессы могут время от времени меняться, и внедренное автоматизированное решение должно отражать эти изменения.

   Нет необходимости выполнять автоматизацию всех задач одновременно. Процесс можно разделить на несколько этапов в зависимости от общей логики финансовых бизнес-процессов в компании, ее ресурсов, финансовых возможностей и т.д.

   Проведение обучения вместе со специалистами по автоматизации необходимо для обеспечения эффективного функционирования процесса после внедрения системы. Чем лучше сотрудники компании будут знать новую систему, тем эффективнее она будет функционировать. Тем не менее, обучение не должно быть слишком сложным.

   Автоматизация призвана сделать финансовое управление проще, быстрее и эффективнее!

3. Выбор автоматизированной финансовой системы

   Одним из первых уровней автоматизации финансов стало использование электронных таблиц Excel для моделирования шаблонов финансовой отчетности. Но, по сути, от бумажного финансового документооборота такую модель учета отличает только возможность редактирования без помарок. Невозможность контроля доступа, совместной или параллельной работы, отсутствие прямой интеграции с другими учетными системами и прочие ограничения не позволяют назвать электронные таблицы достаточным средством для автоматизации.

   Для возможности систематизации процесса учета и получения финансовой отчетности необходима комплексная автоматизация финансов на базе специализированного отдельно стоящего решения (пример – WA:Финансит) или на базе определенного функционального блока системы ERP-класса.

   Финансовым и генеральным директорам, инвесторам или другим ключевым лицам, принимающим решение о возможности развертывания программного обеспечения для финансовой отчетности, стоит учесть, что ПО должно содержать следующий функционал:

   • Подготовка полного набора финансовой отчетности, которая соответствует требованиям регулирующих органов (региональных и международных при необходимости), а также по внутрикорпоративным запросам и запросам от инвесторов.
   • Консолидация отчетности группы компаний для целей регламентированного учета или мониторинга эффективности деятельности нескольких предприятий.
   • Управленческие отчеты, как оперативные, так и стратегические.
   • Анализ финансовой отчетности и финансовых коэффициентов.
   • Предустановленные стандартные отчеты с возможностью легкой настройки контента, стилей и форматирования по запросу пользователя.
   • Сравнение данных, а также прогнозирование ситуации на следующие финансовые периоды.
   • Возможность для пользователей совместно работать над задачами.
4. Ошибки, допускаемые при внедрении автоматизированных систем
   1. Обещание автоматизировать рутинные процессы для их ускорения и уменьшения количества ошибок означает, что и сам процесс автоматизации желательно провести как можно быстрее. Но сосредоточение на построении целевой схемы всего сквозного процесса финансового управления еще до самой автоматизации способно сильно задержать реализацию проекта.
      
      При этом на практике, после реализации системы, аспекты всего плана могут существенно измениться, поэтому время первоначального планирования, возможно, будет потрачено впустую.
      
      Поэтому проще внедрить систему, запустить ее в работу, а уже на моменте тестирования «подогнать» процессы, предусмотренные в системе под имеющиеся схемы заказчика, или наоборот – оптимизировать элементы схемы работы заказчика, ориентируясь на лучшие практики, реализованные в программе для автоматизации.
      
      Таким образом, организации могут получить немедленный выигрыш в виде оптимизации основных рутинных процессов, не тратя времени на планирование и стандартизацию. При этом, по мере высвобождения ресурса времени будет доступно больше специалистов для оценки более сложными процессов, которые планируется автоматизировать.
   2. Типичный сценарий автоматизации сквозных финансовых процессов подразумевает перевод в систему подавляющего большинства ежедневных операций, с которыми приходится сталкиваться финансовым специалистам, казначеям, аналитикам и пр. Тем не менее, при внедрении систем могут обнаружиться «пробелы» в автоматизированных процессах, когда между системами существует несогласованность действий и задач, например, двойной ввод или повторная передача информации из одного приложения в другое, ручное обновление финансовых данных или их внеочередная загрузка из ERP-системы или таблиц Excel. Поэтому важно не пренебрегать тестированием сквозных финансовых процессов, определив пробелы в этих процессах и исключив их еще на моменте тестовых испытаний.
   3. В отличие от многих новых технологий, автоматизация финансового учета может быстро принести значительные преимущества для бизнеса, но, чтобы это произошло, необходимо, чтобы финансовые лидеры обеспечили на своем предприятии ее «приятие» пользователями. Нежелание пользоваться новой системой может стать серьезной проблемой, которая зачастую происходит из-за ошибки организационного процесса – недостаточного обучения пользователей и отсутствие твердой поддержки данного процесса руководством.