Электронный документооборот в организации (СЭД)
Выбор системы для автоматизации документооборота (СЭД) в основном привязан к таким параметрам, как технические характеристики программного продукта, функциональность и стоимость. Казалось бы, все просто. Но ориентироваться на данные параметры могут позволить себе только предприятия, впервые автоматизирующие документооборот.
Предприятия, которые уже автоматизировали документооборот, как правило, заинтересованы в развитии или модернизации системы. При этом они часто сталкиваются с тем, что среди корпоративных систем документооборот (как система-проводник всех бизнес-процессов предприятия) особенно нуждается в этом, поскольку претерпевает самое быстрое моральное устаревание.
С одной стороны, это обусловлено появлением новых технологий: мобильное приложение и удаленная работа через веб-браузер, безопасность, высокая производительность, кроссплатформенность, поддержка территориально распределенных баз данных, потоковое сканирование, полнотекстовый поиск – сегодня система автоматизации документооборота просто не может не отвечать этим требованиям, и они постоянно растут.
С другой — именно от скорости принятия и исполнения управленческих решений сегодня во многом зависит их эффективность, поэтому «бюрократическую» функцию системы – обработку документов, дополнили управленческими инструментами и практиками, а эта область (весьма юная по сравнению с классическим документооборотом) подвержена динамическим изменениям: методики управления, схемы и подходы устаревают так же быстро, как появляются новые.
Безусловно, первопричина создания систем автоматизации документооборота никуда не делась – документальное оформление и сопровождение операций и решений – неотъемлемая часть любого бизнеса. При этом с помощью системы происходит формализация ответственности, действия сотрудников регламентируются и контролируются. То есть «бюрократическая» составляющая функционала систем управления документооборотом осталась, как необходимая и полезная.
Но наряду с этим, автоматизация документооборота посредством внедрения или развития специализированной системы сегодня направлена не столько на создание и контроль движения документов (подобный функционал как дополнительный присутствует в большинстве корпоративных систем), сколько на применение новейших управленческих практик и инструментов.
В рамках систем ECM-класса (Enterprise Content Management), а именно они сегодня заменили «бюрократические» системы, процесс документационного обеспечения управления (ДОУ) современных компаний сменил направленность с вертикальной на горизонтальную, обратившись к взаимодействию сотрудников, к коллективной работе и формированию корпоративной ответственности. При этом появилась возможность применения BPM-инструментов и проектных форм управления, организации сквозных бизнес-процессов, тайминга и мероприятий. Другими словами ECM-системы не просто позволяют документировать факт состоявшегося бизнес-процесса или проекта, но помогают их спланировать, организовать, провести и сохранить о них данные в понятной, ориентированной на пользователей и потребителей информации форме.
Такая горизонтальная направленность ECM-систем обуславливает еще два немаловажных критерия выбора решения для автоматизации документооборота: во-первых, возможности вендора предложить платформу для интеграции, а значит и разнообразие вариантов выбора продуктов для автоматизации других областей деятельности организации, а во-вторых, возможности команды – интегратора решения, в части разработки методологии и консалтинговых ресурсов.
Веб-форма не найдена.
1С:Документооборот 8 решает задачи
Программа позволяет:
- Автоматизировать типовые процессы работы с документами;
- Организовать электронный документооборот;
- Обеспечить контроль исполнения задач;
- Регламентировать управленческую деятельность.
Этапы внедрения
Мы используем в работе различные методологии проектных внедрений:
- Обследование
- Анализ состояния документооборота в Вашей компании с описанием текущих процессов
- Оценка готовности к внедрению и экспертные рекомендации
- План-график внедрения со сроками и стоимостью
Продолжительность экспресс-обследования:
От 5 рабочих дней.На выходе вы получите:
- Отчет, содержащий описание бизнес-процессов “как есть”
- Рекомендации по автоматизации системы “как надо” с учетом организационной структуры и особенностей предприятия
- Консалтинг
- Формализация бизнес-процессов
- Разработка внутренних регламентов и положений по документообороту компании
- Рекомендации по оптимизации системы документооборота
- Разработка и внедрение
- Разработка концепции автоматизированной системы
- Внедрение и возможные доработки системы
- Интеграция с имеющимися на предприятии системами автоматизации и приложениями
- Тестирование
- Опытно-промышленная эксплуатация системы
- Обучение
- Корпоративное обучение пользователей системы
- Индивидуальный подход к сотрудникам
- Создание команды единомышленников
- Вебинары и видеокурсы
- Сопровождение (поддержка)
- Очные консультации
- Консультации онлайн
- Консалтинг
- Обучение
- Модернизация и доработка системы
Бесплатный аудит от ведущих специалистов по автоматизации документооборота
- Планируете автоматизацию бизнеса с помощью современных информационных технологий?
- Сложно оценить готовность компании к автоматизации?
- Требуется помощь экспертов для выбора оптимального программного продукта и технологии его внедрения?
Предлагаем воспользоваться бесплатной услугой - аудит вашей организации и предоставление рекомендаций об автоматизации от ведущих экспертов WiseAdvice.
Аудит включает:
- Анализ потребностей Заказчика
- Выработку рекомендаций по:
— выбору программного продукта для решения задач бизнеса;
— оптимизации существующих бизнес-процессов применительно к их автоматизации на базе программных продуктов 1С;
— оптимизации существующих методик и регламентов учетных процессов.
Варианты внедрения
| Быстрый старт | Базовое внедрение | Проектное внедрение | |
|---|---|---|---|
| Для кого подходит | Автоматизация отдела делопроизводства в компании, отдельных подразделений организаций, имеющих собственный документооборот | Малый бизнес; для небольших организаций с небольшим документооборотом, планирующих внедрять СЭД собственными силами или желающих попробовать систему в работе | Для компаний, внедряющих систему документооборота в первый раз; для крупного бизнеса и государственных предприятий, готовых привлекать внешнюю команду |
| Состав пакета услуг | Готовая методика внедрения с заранее определенным перечнем работ, обучение специалистов, установка, начальная настройка системы, настройка подсистемы входящих и исходящих документов, инструкция по работе с системой | Готовая методика внедрения с заранее определенным перечнем работ, обучение специалистов, установка, начальная настройка системы, настройка входящих-исходящих, ОРД, служебных записок, контроль исполнительской дисциплины, инструкции по работе с системой | Внедрение типового функционала "1С:Документооборот"; Возможность доработок под требования компании; Интеграция с учетными системами; Обучение персонала, в результате готового поддерживать работоспособность системы; Управление ходом проекта со стороны компании-заказчика; Заранее определены этапы и сроки окончания проекта; Гарантия работ от Исполнителя; Сопровождение. |
| Сроки внедрения | От 5 до 10 дней | От 10 до 15 дней | От 20 дней |
| Результат | Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал | Система, полностью отвечающая требованиям Заказчика, не ограниченная типовыми возможностями | |
| Стоимость | 50 000 руб. | 100 000 руб. | От 250 000 руб. |
| Заказать | Заказать | Заказать | |
Для кого подходит
- Вариант "Быстрый старт": Автоматизация отдела делопроизводства в компании, отдельных подразделений организаций, имеющих собственный документооборот
- Вариант "Базовое внедрение": Малый бизнес; для небольших организаций с небольшим документооборотом, планирующих внедрять СЭД собственными силами или желающих попробовать систему в работе
- Вариант "Проектное внедрение": Для компаний, внедряющих систему документооборота в первый раз; для крупного бизнеса и государственных предприятий, готовых привлекать внешнюю команду
Состав пакета услуг
- Вариант "Быстрый старт": Готовая методика внедрения с заранее определенным перечнем работ, обучение специалистов, установка, начальная настройка системы, настройка подсистемы входящих и исходящих документов, инструкция по работе с системой
- Вариант "Базовое внедрение": Готовая методика внедрения с заранее определенным перечнем работ, обучение специалистов, установка, начальная настройка системы, настройка входящих-исходящих, ОРД, служебных записок, контроль исполнительской дисциплины, инструкции по работе с системой
- Вариант "Проектное внедрение": Внедрение типового функционала "1С:Документооборот"; Возможность доработок под требования компании; Интеграция с учетными системами; Обучение персонала, в результате готового поддерживать работоспособность системы; Управление ходом проекта со стороны компании-заказчика; Заранее определены этапы и сроки окончания проекта; Гарантия работ от Исполнителя; Сопровождение.
Сроки внедрения
- Варианты "Быстрый старт": От 5 до 10 дней
- Варианты "Базовое внедрение": От 10 до 15 дней
- Варианты "Проектное внедрение": От 20 дней
Результат
- Вариант "Быстрый старт": Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал
- Вариант "Базовое внедрение": Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал
- Вариант "Проектное внедрение": Система, полностью отвечающая требованиям Заказчика, не ограниченная типовыми возможностями
Стоимость
- Вариант "Быстрый старт": 50 000 руб.
- Вариант "Базовое внедрение": 100 000 руб.
- Вариант "Проектное внедрение": От 250 000 руб.
Польза от внедрения 1С:Документооборот
- Повышение производительности труда сотрудников и улучшение исполнительской дисциплины на 45%.
- Снижение вероятности потери документов на 70%, благодаря организации централизованного хранилища документов.
- Наведение порядка в процессах — процессы упорядоченнее на 47%.
- Порядок в работе сотрудников с документами, исключение возможности утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе.
- Улучшение соблюдения графиков платежей и исполнения договорных обязательств на 18%.
- Возможность анализировать и оптимизировать деятельность компании, благодаря увеличению прозрачности работы сотрудников. Возможности анализа улучшаются на 35%.
- Сокращение времени на поиск нужной информации. Сокращение суммарного времени коллективной обработки документов на 50%.
- Повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) на 30% за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
- Упрощение выполнения требований стандартов ISO.
Закажите внедрение 1С:Документооборот прямо сейчас — в течение 15 минут мы перезвоним и проконсультируем по всем вопросам.
Заказать внедрениеКому и зачем нужна автоматизированная система документооборота?
-
РуководителюПозволяет осуществлять контроль исполнительской дисциплины, контролировать исполнение проектов и поручений и как следствие повысить производительность труда сотрудников -
Финансовой службеПозволяет оперативно получать информацию по согласованным документам, снизить затраты на обработку документов -
Отделу продаж и закупокПозволяет автоматизировать согласование договоров и отслеживать их выполнение
-
Юридической службеПозволяет автоматизировать подготовку и согласование договоров, сохранять версионность документов, получать уведомления о судах и заседаниях -
Делопроизводителям и секретарямПозволяет вести персональный инструмент планирования и организации встреч, оперативно обрабатывать документы, сократить бумажный документооборот
Почему стоит обратиться к нам для автоматизации документооборота?
-
Имеем релевантный опыт
- Наши специалисты имеют релевантный опыт автоматизации бизнес-процессов и внедрения системы “1С:Документооборот”
- Портфель проектов по внедрению СЭД на базе “1С:Документооборот”, успешно реализованных нашими специалистами
-
Обладаем экспертизой
- 7 статусов фирмы 1С, среди которых статус Центра компетенции по документообороту
- Более 250 сертифицированных специалистов
- На рынке автоматизации с 2003 года
- Достигаем заявленных результатов
- Предоставляем индивидуального менеджера на сопровождение системы
Наш опыт
