Внедрение 1С Документооборот 8 в организации - электронный документооборот в организации (СЭД)

Преимущества 1С:Документооборота

1С:Документооборот - это многофункциональная система управления всем корпоративным контентом (ECM). Решение позволяет поэтапно спланировать, организовать, провести и сохранить данные о бизнес-процессе или проекте в понятной регламентированной форме. Программа ориентирована на взаимодействие сотрудников и формирование корпоративной ответственности, что значительно облегчает исполнительский контроль.

Плюс ко всему 1С:ДО - это идеальное интеграционное решение. Типовой функционал позволяет синхронизировать данные или обеспечить бесшовную интеграцию с системами на базе платформы “1С:Предприятие”, а также односторонний обмен с информационными базами сторонних разработчиков. Какие эффекты внедрения отмечают пользователи 1С:Документооборот:

упорядоченные процессы компании

рост качества готовых материалов

быстрая обработка документов

снижение случаев потери документов

рост трудовой дисциплины

Возможности системы

Договорная работа
- Подготовка договорных документов;
- Сложные цепочки согласования;
- Учет сопроводительной договорной документации;
- Автоматический учет по сроку действия документов;
- Обратная отправка экземпляров документов;
- Работа с договорами, заключенными между тремя и более лицами;
- Автоматизированы все этапы жизненного цикла договора вплоть до расторжения.
- Конструктор договоров и документов Подробнее
Управление документами
- Полный цикл обработки входящих писем с документами от юрлиц, обращений от физлиц и отправляемых в ответ или по своей инициативе;
- Учет ОРД и другой внутренней документации;
- Стандартная работа сотрудников с корпоративными файлами;
- Автоматическое заполнение нового документа реквизитами и присоединение файлов по заранее настроенному шаблону;
- Карточки учета содержат больше семидесяти реквизитов;
- Возможность отсканировать оригинал документа, нанести штрихкод, по которому его будет легко найти в базе;
- Комплектование документов в программе;
- Версионное хранение файлов с возможностью просмотра их изменений;
- Подконтрольное исполнение документов.
Электронная подпись
- Разработка регламента использования электронных подписей (ЭП) сотрудниками предприятия;
- Поддержка всех видов ЭП;
- Поддержка программного оборудования с интерфейсом программирования криптографических приложений Microsoft и возможностью его приобретения;
- Возможность приобретения сертификатов ЭП сотрудников для ответственных за подписание и шифрование документов;
- Настраиваемый инструмент для использования ЭП и шифрования;
- Загрузка в 1С:ДО новых сертификатов с настройкой пользовательских правил;
- Автозапрос ЭП при согласовании или утверждении документов, настраиваемый заранее в шаблонах процессов.
Управление бизнес-процессами
- Готовые шаблоны по 4 процессам работы с документами;
- Простое визуальное проектирование;
- Сложные условия маршрутизации;
- Ролевая адресация задач;
- Автозапуск, отложенный запуск, повторение;
- Иерархичная структура подчиненных процессов;
- Контроль сроков и результатов;
- Каждый процесс имеет свою рабочую схему с простой настройкой под особенности деятельности бизнеса;
- Электронная подпись для визирования документов руководителем или ответственным сотрудником;
- Учет, контроль и анализ всех этапов исполнения процессов;
- Маршрутизация процессов по ролям;
- Делегирование задач коллегам;
- Учет и контроль переноса сроков;
- Учет принятия задач к исполнению.
Управление проектами
- Планирование проектов;
- Определение состава проектной команды;
- Шаблон проектного плана по задачам и визуализацией диаграммой Ганта;
- Регламентированное управление проектом;
- Общение участников в рамках проекта;
- Подконтрольное выполнение задач на проекте;
- Управление по этапам с фиксацией результатов и исполнителей;
- Учет трудозатрат участников проекта;
- Учет всех проектных данных;
- Удобная аналитика с помощью быстрых отчетов по проектным данным.
Управление мероприятиями
- Полный цикл контроля мероприятий;
- Организация корпоративных и внешних мероприятий;
- Проведение встреч с протоколированием;
- Активация брони помещений для запланированных встреч;
- Выбор дня и времени для встречи прямо в программе с помощью календарного планирования;
- Вариативное составление программы и протокола встречи;
- Управленческое решение по итогам мероприятия с отслеживанием сроков исполнения участниками.
Учет и планирование рабочего времени
- Многофункциональный календарь у каждого пользователя;
- Пользователь 1С:ДО может посмотреть календарный график коллеги при планировании совместной работы, но информация ограничена - видно только, какой период уже занят;
- Ежедневная отчетность сотрудников по часам и задачам;
- Руководители видят все задачи своего отдела;
- Руководители могут проанализировать фактически выполненную работу сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям;
- При невыходе работника это фиксируется в программе;
- С приближением начала мероприятий, срока исполнения задач, при невыходе коллеги по отделу и наступлением других календарных событий приходят автоматические уведомления.
Контроль исполнительской дисциплины
- 1С:Документооборот позволяет вести персональную отчетность каждый рабочий день;
- Руководитель отдела может самостоятельно сформировать отчеты о трудозатратах своих работников, либо настроить автоматическую ежемесячную рассылку;
- Руководство всегда обеспечено актуальными данными по исполнительской дисциплине, что позволяет оперативно и аргументированно принимать управленческие решения.
Почтовый клиент
- Корпоративный почтовый клиент прямо в интерфейсе 1С:ДО;
- Стандартный функционал почты со множеством возможностей работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
- Доступная возможность оперативно интегрировать встроенную почту с другими почтовыми сервисами;
- Автообработка входящих писем по папкам;
- Вся история общения в письмах сохраняется;
- Письма можно привязывать сразу к целевым документам;
- Поставленные по почте задачи можно выполнять здесь же;
- При необходимости можно отменить отправку письма и перенаправить;
- Единая корпоративная книга адресатов с контактной информацией и фото;
- Моментальный поиск корреспонденции по ключевым словам.
Бесплатный мобильный клиент
- Основной функционал почты доступен в мобильном облегченном варианте;
- Исполнение задач или постановка задач сотрудникам;
- Доступ к календарным событиям;
- Приложение бесплатное и доступно на iPad, iPhone, Android, WindowsPhone;
- Подключается через WiFi, 3G, EDGE, GPRS;
- Работа с почтой доступна в оффлайн-режиме.
Интеграция
- Большой выбор готовых к работе интеграционных модулей с 13 решениями на платформе 1С из коробки;
- Бесшовная интеграция с 7 типовыми конфигурациями вендора, что позволяет обращаться к функционалу и данным «1С:Документооборота» прямо из интерфейса другой учетной системы 1С;
- Готовые настройки по обмену с 720 документами и 120 справочниками;
- Экономия трудозатрат за счет исключения двойного ввода данных.

Доверьте внедрение 1С:ДО экспертам WiseAdvice-IT

Международные победы

Подтверждаем свой опыт автоматизации документооборота победами в конкурсе 1С:Проект года

ЦК 1С:Документооборот

Регулярно подтверждаем официальный статус «1С:Центр компетенции по документообороту»

Высокие стандарты

Входим в ТОП-10 компаний России с полной сертификацией ГОСТ Р ИСО 9001-2015 на проектные услуги

Технологии внедрения

Используем лучшее из PMBOK и Agile, управляем проектами с помощью систем Atlassian и Jira

Специализация на ДО

Выделенное направление, все проекты курирует руководитель практики по документообороту

Команда экспертов

Слаженная команда специалистов по документообороту – более 30 сертификатов по 1С:ДО

Запись вебинара «Как внедрить проект автоматизации 1С за счет гранта»

Расскажем про правила подачи заявки для получения гранта на проектное внедрение 1С:ДО.

Получить запись

Варианты внедрения

	Быстрый старт	Проектное внедрение	Корпоративное внедрение
Для кого подходит	Автоматизация отдела делопроизводства, отдельных подразделений компании	Автоматизация процессов документооборота с учетом требований бизнеса	Создание корпоративной системы управления процессами документооборота для группы компаний
Состав пакета услуг	Готовый кейс с использованием типового функционала 1С:ДО. Обучение пользователей, передача инструкции по работе с настроенным функционалом. Запуск системы в эксплуатацию. 8 часов консультаций по работе в программе.	Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT. Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Гарантийное обслуживание - 6 месяцев.	Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT. Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Интеграция с текущими системами заказчика. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Тиражирование процессов документооборота на группу компаний. Гарантийное обслуживание - 12 месяцев.
Сроки внедрения	2-4 недели	3-12 месяцев	Индивидуально
Результат	Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал	Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал	Система полностью отвечает уникальным требованиям клиента
Стоимость	500 т.р. - 1 млн.р.	от 3 млн.р.	Индивидуально

Быстрый старт

Для кого подходит Автоматизация отдела делопроизводства, отдельных подразделений компании

Состав пакета услуг Готовый кейс с использованием типового функционала 1С:ДО.

Обучение пользователей, передача инструкции по работе с настроенным функционалом. Запуск системы в эксплуатацию. 8 часов консультаций по работе в программе.

Сроки внедрения 2-4 недели

Результат Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал

Стоимость 500 т.р. - 1 млн.р.

Проектное внедрение

Для кого подходит Автоматизация процессов документооборота с учетом требований бизнеса

Состав пакета услуг Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT.

Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Гарантийное обслуживание - 6 месяцев.

Сроки внедрения 3-12 месяцев

Результат Готовая к эксплуатации система документооборота и обученный персонал

Стоимость от 3 млн.р.

Корпоративное внедрение

Для кого подходит Создание корпоративной системы управления процессами документооборота для группы компаний

Состав пакета услуг Проект по технологиям внедрения WiseAdvice-IT.

Обследование и сбор требований. Моделирование и разработка ТЗ. Настройка и проектирование. Интеграция с текущими системами заказчика. Обучение пользователей. Подготовка документации. Опытная эксплуатация. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию. Тиражирование процессов документооборота на группу компаний. Гарантийное обслуживание - 12 месяцев.

Сроки внедрения Индивидуально

Результат Система полностью отвечает уникальным требованиям клиента

Стоимость Индивидуально

Особенности типового внедрения 1С:Документооборот

Быстрый запуск

В короткие сроки запустим выстроенные бизнес-процессы для вашей организации

Минимум затрат

+0 рублей на дополнительные работы по внедрению типового функционала

Стремительные результаты

Эффект от автоматизации отдельных процессов увидите уже в 1-й месяц проекта внедрения!

Выгодно

Оптимальное соотношение цена-качество при типовом внедрении 1С:Документооборота

Поэтапное внедрение

Гармоничный запуск процессов за счет разных методологий проектных внедрений: Docflow, Scrum, ТБР

Легкое обслуживание

Благодаря невмешательству в конфигурацию возможно автоматическое обновление 1С

Этапы внедрения 1С:Документооборота

Обследование от 5 дней, отчеты “как есть” и “как будет”
Разработка концепции системы 1С:Документооборот
Моделирование и проектирование бизнес-процессов
Настройка и разработка СЭД, миграция исторических данных, интеграция со смежными системами
Подготовка системы к вводу в эксплуатацию, обучение, документация
Сопровождение системы, техподдержка пользователей

Кому и зачем нужна автоматизированная система документооборота

Руководителю позволяет:

осуществлять контроль исполнительской дисциплины, в том числе удаленно с любого устройства;следить за текущими статусами по проектам и поручениям;
повысить производительность труда сотрудников на 45%;
увеличить возможности анализа общей деятельности компании на 35%.

Делопроизводителям и секретарям:

вести персональный инструмент планирования и организации встреч;
обрабатывать входящие и исходящие документы на 20% быстрее;
искать нужные файлы в системе в 2 клика;
сократить бумажный документооборот до 80-90%.

Юридической службе:

автоматизировать подготовку и согласование договоров;
сохранять версионность документов после каждого изменения любым пользователем;
получать уведомления о судах и заседаниях;
на 99,9% исключить риск подделки документов, как и проблему их безопасного уничтожения.

Финансовой службе:

в 2 раза быстрее получать информацию по согласованным документам за счет сокращения суммарного времени их коллективной обработки;
улучшить соблюдение графиков платежей контрагентов на 15%;
минимизировать затраты на обработку документов;
снизить риски несанкционированных платежей.

Отделу продаж и закупок:

помогает автоматизировать согласование договоров и отслеживать их выполнение в режиме реального времени;
повысить эффективность соблюдения графиков платежей и исполнения договорных обязательств на 18%;
моментально находить информацию по клиентам и поставщикам за счет автоматического формирования карточек с данными и историей контакта.

Создавайте, согласовывайте и заключайте договоры быстро и без ошибок в 1С:ДО

Реализованные проекты

Каждое из подразделений холдинга работало в собственной обособленной базе данных, для документооборота использовался почтовый клиент.

Создана новая эффективная система электронного документооборота, которая позволила сократить трудозатраты на согласование документов во всех подразделениях холдинга на 30%. Данные о деятельности всех подразделений консолидируется теперь в одной системе. Рост прибыли составил 15%. Работы по внедрению выполнялись по технологии SCRUM.

Отрасль: Холдинговые структуры
Программы: 1C:ERP 2 1C:Документооборот 8

Подробнее

Модификацию системы электронного документооборота, полная унификация и единое хранилище документов компании в единой системе

Реализована концепция "безбумажного делопроизводства", создано единое информационное пространство для работы пользователей с электронными документами и задачами сотрудников за счет интеграции 1С:ДО с другими корпсистемами, трудозатраты в подразделениях сокращены на 20%, обработка документов ускорена на 30%.

Отрасль: Финансовый сектор
Программы: 1С: Документооборот 8

Подробнее

Объединение большого количества информационных баз с целью нормализации и унификации нормативно-справочной информации

За счет внедрения 1С:ДО и реализации двухсторонней интеграции с 1С:УХ сокращены трудозатраты в подразделениях на 50 %, ускорено получение управленческой отчетности на 250 %, регламентированной - на 150 %, сокращены операционные и административные расходы на 25 %, сокращена дебиторская задолженность на 15 %.

Отрасль: Строительство
Программы: 1С: Документооборот 8 и 1С: Управление холдингом 8

Подробнее

Ранее отчетность готовили вручную на основании данных, накапливаемых в головном офисе в виде копий баз данных филиалов

Автоматизированное формирование консолидированной регламентированной отчетности позволяет получать головному офису ГСК оперативную отчетную информацию. Унифицирована система документооборота и НСИ. Реализован механизм планирования активности по договору и оперативного контроля исполнения договоров.

Отрасль: Финансовый сектор
Программы: 1С: Документооборот 8

Подробнее

Все проекты

Эксперт направления

Татьяна Доценко

Опыт разработки в внедрения систем электронного документооборота – более 10 лет.
Ведение крупного проекта по построению системы КЭДО на крупнейших предприятиях РФ.
Организация и проведение мероприятий для специалистов 1С и клиентов.
В WiseAdvice-IT Татьяна является руководителем направления «1С:Документооборот».

Полезные статьи по теме

Разработка системы электронного документооборота

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот

Электронная подпись в 1С:Документооборот

Все статьи