Ведение основной и дополнительной деятельности компанией требуется сопровождать процессом обработки документов, который в свою очередь требует не только использования систем бухгалтерского учета или комплексных ERP-систем. С этой задачей лучше всего справляются ECM-системы, преемники систем электронного документооборота (СЭД). Они внедряются не только для «бюрократических» нужд, но и для уменьшения трудозатрат сотрудников, исключения дублирования информации и некорректного ввода данных. Но здесь зачастую может возникнуть проблема интеграции между системами ERP и ECM. Как ее решить, рассмотрим на примере 1С:Документооборот 8 (далее ДО).
Продукт располагает широкими возможностями для интеграции с другими информационными системами (далее ИС) или системами на базе 1С. Среди них – синхронизация данных и бесшовная интеграция.
Бесшовная интеграция означает, что возможности ДО можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций.
Бесшовная интеграция позволяет:
- Создавать документы в 1С:Документообороте на основании данных ИС, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов;
- Запускать бизнес-процессы по документам и справочникам ИС;
- Использовать 1С:Документооборот как хранилище файлов практически любого формата (изображения, тексты, видеофайлы, архивы и прочие файлы). Автоматизирована загрузка файлов и хранение всех версий документов;
- Создавать письма по данным ИС;
- Вести учет рабочего времени и многое другое.
Важно! Настройки, необходимые для осуществления интеграции, уже есть и в 1С:Предприятие 8, и во всех стандартных решениях.
Интеграция 1С:Документооборота с ИС на примере 1С:ERP Управление предприятием 2
В основе бесшовной интеграции лежит веб-сервис 1С:Документооборота. Он является частью документооборота и включен в типовую поставку. Данный веб-сервис не требует программирования и может быть опубликован на любом бесплатном веб-сервере. Поддерживается бесплатный сервер Apatch или Microsoft IIS.
Веб-сервер пользователь фактически не «видит». Он служит своего рода технологической платформой, на которой работает бесшовная интеграция. Со стороны интегрируемой конфигурации (в нашем случае – 1С:ERP) работает «Библиотека интеграции», коротая предоставляет те объекты, с которыми взаимодействует пользователь. Пользователь видит свои задачи в ДО с помощью библиотеки интеграции, видит списки возможных бизнес-процессов, которые можно запустить. Все это находится внутри конфигурации Управление предприятием. И пользователь взаимодействует с библиотекой интеграции внутри 1С:ERP.
Есть функции бесшовной интеграции, которые не требуют практически никакой настройки и создания объектов в документообороте. Например, это работа со списком задач в Управлении предприятием. Вы просто видите на рабочем столе 1С:ERP список задач, как если бы работали в ДО.
Второй пример простого использования интеграции – использование ДО как файлового хранилища. Вы можете выделить в базе 1С:Документооборот отдельную папку, и сканы договоров из 1С:ERP будут храниться в этой папке без создания каких-то дополнительных сущностей.
При желании использовать более интересные возможности бесшовной интеграции будут создаваться связанные объекты. Например, если вы заходите написать письмо, созданное на основании договора из 1С:ERP, и отправить своему коллеге или контрагенту.
Как настроить бесшовную интеграцию с 1С:Документооборот
Процесс настройки требует терпения и внимательности. Для иллюстрации мы выбрали программы 1С:ERP 2.2.4.0.67 и 1С:Документооборот ПРОФ (релиз 2.1.10.2) соответственно.
Настройка включает следующие шаги:
Устанавливаем веб-сервер Apache или IIS запуском из дистрибутива. Инструкция находится в поставке;
Подготовка ДО к использованию бесшовной интеграции. На этом шаге следует решить, какого рода объекты 1С:ERP будут участвовать в интеграции. Например, интеграция только по заказам клиентов и документам реализации. Эти действия выполняются пользователем с правами Администратора. Создадим в базе 1С:Документооборот папку «Из 1С:ERP» и два вида внутренних документов: «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Установим учет по контрагентам и суммам документов. Укажем, что нужно использовать сроки исполнения.
Определим папки для хранения документов из 1С:ERP. В нашем случае это папка «Продажи», а в ней подпапки – «Заказы» и «Реализация».
Публикация веб-сервиса 1С:Документооборота на веб-сервере. Это очень простой процесс. Производится в режиме конфигуратора. Запускаем 1С:Предприятие от имени администратора.
Заходим в программу 1С:Документооборот под пользователем с административными правами. Выбираем пункт меню Администрирование / Публикация на веб-сервере.
Указываем имя публикации и каталог. Нажимаем кнопку «Опубликовать».
Затем можно запустить браузер и загрузить нашу конфигурацию 1С:Документооборот по адресу «http:// your_comp/Doc/»
Где «your_comp» - имя компьютера или ip-адрес веб-сервера.
А «Doc» - каталог публикации (C:\inetpub\wwwroot\Doc\).
Указание адреса публикации в 1С:ERP Управление предприятием 2. Заходим в программу под пользователем с административными правами. Выбираем «НСИ и администрирование/Настройка интеграции/1С:Документооборот».
Указываем те возможности бесшовной интеграции, которые мы планируем использовать.
Устанавливаем флажок «Интеграция с 1С:Документооборотом» , вводим адрес публикации «http:// your_comp/doc/»
Далее необходимо проставить флажки на тех возможностях программы, которые нам нужны.
Следующее действие, которое нужно выполнить – это выбрать имя пользователя для подключения к ДО.
Для всех пользователей, работающих в 1С:ERP следует создать в базе документооборота учетные записи и сообщить пользователям их пароли. Доменная авторизация не работает, необходимо использовать авторизацию 1С: Предприятия. Хорошо если имена учетных записей в документообороте и 1С:ERP совпадают.
Признаком успешного подключения станет появление на рабочем столе в «1С:ERP Управление предприятием 2» формы задач из конфигурации Документооборота.
Настройка правил интеграции. Это способ сказать программе о соответствиях между объектами 1С:ERP и ДО, например, заказом клиента и соответствующим ему видом документа в документообороте (внутренним документом «Заказ клиента»), когда документы 1С:Документооборот создаются на основании документов 1С:ERP. Указываем, как заполняются реквизиты документов, на основании чего и в каком порядке.
- Заполнение на основании. Например, заполнение реквизита «Контрагент» в базе документооборота на основании реквизита «Контрагент» из 1С:ERP. Или заполнение реквизита «Ответственный» в ДО на основании реквизита «Автор» в Управлении предприятием.
- Заполнение каким-то предопределенным значением. Пример, при создании новых документов в ДО, мы будем назначать им папку «Из 1С:ERP». Важный момент – настройка автоматического обновления реквизитов. Настраивая правила, устанавливаем флажок «Обновлять значения реквизитов». Как пример – реквизит «Сумма».
Можно продумать сложную бизнес-логику и внедрить ее в поле «Выражение на встроенном языке». Например, на основании статусов согласования в ДО назначать статусы документам в 1С:ERP.
Также мы можем сообщить, что нужно присоединять печатные формы документов при создании документов в конфигурации 1С:Документооборот. Указываем какие печатные формы будем добавлять и в каком формате.
Пример использования ДО для синхронизации со справочником Контрагенты
1С:Документооборот не позволяет автоматически создавать контрагентов в 1С:ERP Управление предприятием 2. Мы это сделаем другим способом.
В базе Документооборота создаем контрагента (ООО «Новый»). Заходим в карточку и отдаем на исполнение.
Заходим в Управление предприятием на начальную страницу. Нажимаем «Обновить» и видим нашего контрагента. Заходим в карточку контрагента и видим гиперссылку, указывающую на то, что надо вручную связать данного контрагента между ДО и 1С:ERP.
Заполняем ИНН контрагента, записываем и закрываем. Опять заходим и видим, что гиперссылка исчезла, контрагент полноценно занесен в базу 1С:ERP.
Существует еще много способов и возможностей использования бесшовной интеграции ИС с 1С:Документооборотом. Удачи в настройке!