Делопроизводство в 1С Документооборот

В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами.

Ведение делопроизводства посредством специализированного программного решения 1С:Документооборот, созданного на современной технологической платформе «1С:Предприятие», помогает избежать вышеперечисленных проблем. В программе 1С для автоматизации документооборота реализован учет движения официальной документации организаций с учетом положений законодательства РФ, требований ГОСТ и традиций, которые сложились в сфере делопроизводства нашей страны и других государств.

В настоящей статье рассмотрено ведение делопроизводства в 1С на примере конфигурации 1С:Документооборот версии КОРП релиз 2.1.11.5.

Понятия «делопроизводство» и «документооборот»

С точки зрения ГОСТ «Делопроизводство» как определенный вид деятельности имеет совершенно четкое определение, с которым можно ознакомиться в соответствующем разделе системы стандартов. Если говорить в разрезе коммерческой деятельности, то делопроизводство можно рассматривать как сопутствующий основной деятельности бизнес-процесс, поддерживающий документационной обеспечение управленческих процессов и охватывающий такие области, как документооборот, документирование, оперативное использование и работу с документами, а также их хранение.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Постановка движения и учёта документов (документооборот);
• Архивация и сохранение документов (архивное дело).

«Документооборот», с точки зрения бизнеса, подразумевает организацию движения документов, возникающих в процессе основной деятельности организации, которое начинается с того самого момента, когда документ был создан или получен от контрагента, а заканчивается (или прекращается на время) завершением исполнения – отправкой документа соответствующим адресатам и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

• Поступающий из других организаций (входящий);
• Отправляемый контрагентам, партнерам, контролирующим органам и т.д. (исходящий);
• Создаваемый непосредственно внутри фирмы для использования сотрудниками в управленческих и организационных процессах (внутренние).

Движение документов происходит по четким маршрутам, которые заранее продуманы и спроектированы. Эти маршруты полностью отображают процессы организаций, направленные на достижение конечного результата. При этом поток документов неразрывно связан с рабочими процессами и является их неотъемлемой частью.

Типы документов в 1С Документооборот

В соответствии с потребностями коммерческой организации документы в программном решении 1С разделены на внутренние, входящие и исходящие. Начальный доступ к ним можно осуществить посредством меню «Документы и файлы», выбрав нужный пункт.

Входящие документы

Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении – документ передается на исполнение. Вся информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале. Там же с ними можно произвести все необходимые действия.

Исходящие документы

Исходящие документы создаются двумя способами: инициативно, ответом на входящий документ, или решение 1С самостоятельно проставляет входящему документу статус «Отправлен ответ». То есть в 1С:Документообороте входящая/исходящая документация составляется в цепочки для удобства дальнейшей работы с ней, но, так же как и внутренние, исходящие документы отдельно отображаются в соответствующем журнале.

Делопроизводитель фирмы регистрирует документ (присваивает ему регистрационный номер), после того или перед тем как исходящий документ пройдет этап согласования и будет утвержден.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталья Севорина

Консультант-аналитик 1С

Соглашаюсь на обработку персональных данных

Внутренние документы

• Организационно-распорядительные;
• Официальные информативно-справочные;
• Служебные записки, документация службы кадров, различные приказы.

Группировка внутренних документов по папкам облегчает процессы делопроизводства, хранения и поиска.

Все документы, относящиеся к внутренним, также проходят этапы согласования и утверждения. После этого они направляются к секретарю фирмы, который их окончательно регистрирует и присваивает номер.

Вид документа

Присвоенный документу вид в программе 1С – одна из основных его характеристик.

Исходя из вида документа, определяются:

• Срок исполнения документа;
• Каким маршрутом будет происходить его обработка;
• По каким правилам будет присваиваться номер в процессе регистрации.

В 1С Документообороте заложен механизм автоматического ведения списков всех входящих, исходящих и внутренних документов в фирме.

Правила присвоения регномера

Номер документа в программе может быть присвоен и зарегистрирован в зависимости от:

• Внутреннего распорядка;
• Даты документа;
• Подразделения, к которому относится документ;
• Того, кто является корреспондентом (для входящих и исходящих документов).

Также существует штатная возможность создания отдельного нумератора для определенного вида документа.

Учетно-регистрационная карточка

УРК создается программой 1С автоматом после того, как новой документ занесен в базу. У пользователя есть возможность самостоятельно настроить список полей, а также отправить карточку на печать.

Использование дополнительных параметров

Для каждого типа и вида входящих документов в рассматриваемом нами типовом решении 1С Документооборот можно настроить учет по дополнительным параметрам (реквизитам и сведениям). Права доступа для такой настройки есть у администратора и пользователя, ответственного за НСИ. Например, документ можно отметить как актуальный/неактуальный.

Бумажный документооборот и делопроизводство, хотя еще и не окончательно, но все-таки в значительной мере, проиграли безбумажным технологиям, поскольку последние доказали свою функциональность и работоспособность.

Рассмотренное нами делопроизводство в 1С:Документооборот способно (по сравнению с делопроизводством в неспециализированных решениях и, конечно же, по сравнению с бумажным) значительно упростить учет и хранение документации в организации, ускорить процессы обработки и исполнения по входящей/исходящей и внутренней документации, задавать настраивать гибкие правила присвоения регномера и вести учет документов по дополнительным параметрам.

Чтобы узнать цену 1С:Документооборот 8 и возможности внедрения данной конфигурации, свяжитесь с нашими специалистами. Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.