Что такое ЭПД и как с ним работать

Электронные перевозочные документы — юридически значимый цифровой аналог бумажной транспортной документации, который формируется, подписывается и передается между участниками грузоперевозки через оператора ИС ЭПД и государственную информационную систему. С 1 сентября 2026 года их применение становится обязательным для большинства участников транспортного рынка.

ЭПД в сервисах 1С - простая настройка и подключение

Правовая база перехода на ЭПД

Переход на электронные перевозочные документы регулируется федеральным законодательством и ведомственными актами. Основные нормативные ориентиры:

• Федеральный закон №140-ФЗ закрепил возможность оформления транспортных и экспедиторских документов в электронном виде с передачей в государственную информационную систему.
• ГИС ЭПД — государственная система, куда поступают все юридически значимые перевозочные документы после обработки оператором. Она обеспечивает хранение и доступ контролирующих органов.
• Оператор ИС ЭПД — аккредитованная организация, которая обеспечивает форматно-логический контроль, роуминг и передачу XML-файлов между участниками и ГИС ЭПД. Без оператора обмен данными невозможен.
• С 1 сентября 2026 года оформление транспортной накладной, путевого листа и заказа-наряда становится обязательным в электронном виде для коммерческих перевозок автомобильным транспортом.

Кто обязан перейти

Обязательства распространяются на всех участников транспортной цепочки. Для каждой роли определены действия, типы подписываемых документов и задействованные реестры.

Исключения, при которых допускается бумажный формат: перевозки для нужд гособороны, международные рейсы в страны вне признания ГИС ЭПД, зоны ЧС с отсутствием связи, внутренние перемещения одного юрлица без передачи третьим лицам (кроме операций с НДС). Для всех остальных случаев с 01.09.2026 электронный вид обязателен.

Какие документы переходят в электронный вид

Помимо базовых автомобильных документов, в контур цифрового документооборота включены железнодорожные, воздушные и экспедиторские формы.

Все перечисленные виды передаются в формате XML через оператора ИС ЭПД в государственную систему и проходят форматно-логический контроль.

Реестр, оператор и маршрут данных

Цепочка прохождения электронного перевозочного документа строго регламентирована:

1. Участник — создает документ в учетной системе (1С или интерфейсе оператора), подписывает КЭП и направляет оператору ИС ЭПД.
2. Оператор ИС ЭПД — проверяет формат, полноту реквизитов, валидность подписи и МЧД, регистрирует в своем реестре и передает в ГИС ЭПД.
3. ГИС ЭПД — присваивает уникальный идентификатор, фиксирует маршрут и статусы, хранит данные в цифровом архиве, обеспечивает доступ контролирующих органов.
4. Контролирующий орган (ФНС, ГИБДД, Ространснадзор) — в режиме реального времени получает сведения из ГИС ЭПД для проверки законности перевозки, учета НДС и соблюдения режима труда водителей.

Таким образом, без оператора как обязательного посредника обмен между участниками и государственной системой невозможен.

Поможем перейти на обязательный электронный формат перевозочных документов

Как перейти на ЭПД

Пошаговая инструкция для организации, которая впервые внедряет электронные перевозочные документы. Каждый шаг завершается проверяемым критерием.

1. Выпустить КЭП для организации и сотрудников.
   Получите квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. На каждое лицо, подписывающее перевозочные документы, оформите отдельный сертификат.
   Результат: действующие сертификаты КЭП установлены на рабочих местах.
2. Оформить машиночитаемые доверенности (МЧД).
   Зарегистрируйте МЧД на сотрудников в распределенном реестре ФНС с полномочиями подписи транспортных накладных, путевых листов и заказов-нарядов.
   Результат: каждая роль подтверждена МЧД, доверенность видна оператору при обмене.
   

   

   
   
3. Выбрать оператора ИС ЭПД и заключить договор.
   Сравните аккредитованных операторов по условиям роуминга, поддержке форматов и интеграции. Заключите договор, получите идентификатор участника.
   Результат: получены реквизиты доступа, известен адрес шлюза для интеграции.
   

   

   
   
4. Настроить подключение в 1С или внешнем ЭДО.
   В актуальной версии 1С (ERP 2.5, УНФ 3.0, УТ 11.5) включите функциональную опцию электронных перевозочных документов, укажите идентификатор участника и адрес сервиса оператора. Загрузите сертификаты КЭП и привяжите МЧД к сотрудникам.
   Результат: тестовый запрос к ГИС ЭПД выполнен успешно.
5. Провести тестовый обмен с контрагентами.
   Отправьте приглашения ключевым партнерам, укажите свой идентификатор. Выполните пробный обмен черновиками транспортной накладной без реальной отгрузки. Устраните выявленные расхождения по форматам и реквизитам.
   Результат: минимум один двусторонний обмен прошел без ошибок.
6. Обучить сотрудников.
   Проведите инструктаж для бухгалтеров, логистов, диспетчеров и водителей. Объясните порядок подписания, работу с QR-кодами, контроль статусов и исправление отклоненных документов.
   Результат: персонал знает регламент и выполняет операции без постоянной поддержки ИТ-специалиста.

Настройка любых 1С по РФ

Быстро отвечаем - от 5 мин., настраиваем - от 30 мин. До 1 года на гарантии. Акции для новых клиентов!

от 0 ₽

Подробнее

Быстро подключим сервисы 1С для работы с ЭПД

Сервисы 1С-ЭПД и Доки для обмена электронными перевозочными документами «под ключ»

Выбрать сервис 1С 

Подробнее

Путь в 1С у оператора

Разберем жизненный цикл электронной транспортной накладной от создания до архивирования. На каждом этапе есть контрольные точки, влияющие на юридическую значимость документа.

Подключение сервиса в 1С

1. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Настройка подключения к оператору ИС ЭПД».
   

   

   
   
2. Включите флаг «Обмен электронными перевозочными документами».
   
3. Заполните поля идентификатора участника и адреса сервиса оператора.
4. Загрузите сертификат КЭП организации.
5. Настройте связь ролей сотрудников с их сертификатами и МЧД.
6. Выполните тестовый запрос к государственной системе — она вернет подтверждение регистрации участника.
   

   

   
   

Создание и подписание ЭТрН

Откройте документ «Реализация товаров и услуг» или создайте «Электронную транспортную накладную» напрямую.

1. Проверьте автозаполнение реквизитов грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.
2. Внесите данные о грузе: наименование, вес, объем, количество мест, объявленная стоимость.
3. Укажите маршрут перевозки: адрес погрузки, адрес разгрузки, промежуточные точки.
4. Подпишите документ КЭП — 1С сформирует XML-файл и отправит оператору.
5. Оператор проверяет формат, регистрирует в государственной информационной системе и возвращает статус «Зарегистрирован».
6. Контрагент получает уведомление и подписывает документ со своей стороны.
7. Водитель видит QR-код в мобильном устройстве и предъявляет при проверке.
8. После приемки груза получатель подписывает закрывающий этап — документ переходит в статус «Завершен».

Статусы документа в информационной системе

Цифровой архив: завершенные документы хранятся у оператора и в ГИС ЭПД не менее пяти лет. В 1С архив настраивается отдельно с указанием периода хранения и регламента выгрузки XML.

Подпишитесь на свежие статьи и новости
из мира 1С 

Узнать преимущества подписки

Telegram канал Email рассылка

Узнайте почему нужно подписаться

Подпишитесь на свежие статьи и новости
из мира 1С для ИТ-Директоров

IT специалист Бухгалтер Финансист Руководитель/Собственник HR специалист

Подписаться

Нажимая на кнопку «Подписаться» вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Кейсы перехода

Реальные сценарии внедрения в разных типах бизнеса. Цифры и результаты подтверждены практикой.

Кейс 1: Производственная компания — доставка с ЭТрН

Проблема. Ежедневно 40 рейсов с готовой продукцией заказчикам. Бумажные транспортные накладные терялись, подпись водителя и получателя собирали до пяти дней. Бухгалтерия закрывала реализацию с задержкой, страдал НДС.

Что настроили. Обновили 1С:ERP до версии 2.5, подключили оператора ИС ЭПД, выпустили КЭП на четырех менеджеров по отгрузке и оформили МЧД. Интегрировали мобильное приложение для водителей. Настроили автозаполнение реквизитов из заказа клиента.

Результат. Время подписания транспортной накладной сократилось с 5 дней до 4 часов. Ошибки ручного ввода адресов исчезли — адреса подгружаются из ФИАС. Цифровой архив закрыл вопрос с хранением документов.

Кейс 2: Экспедитор — переход на электронный договор фрахтования

Проблема. Экспедиторская компания обрабатывала 200 договоров фрахтования в месяц. Каждый договор печатался, подписывался курьером или отправлялся почтой. В высокий сезон подписание занимало до 10 дней, срывались сроки подачи транспорта.

Что настроили. Настроили маршрут согласования в 1С:УНФ 3.0 с параллельным подписанием фрахтовщиком и фрахтователем. Подключили шаблоны типовых условий, чтобы не заполнять документ вручную. Интегрировали проверку МЧД контрагента перед отправкой.

Результат. Цикл подписания сократился до 20 минут. Отклонений по формату — ноль. Все договоры фрахтования регистрируются в системе и доступны для проверки налоговым органам без запроса бумаг.

Кейс 3: Транспортная компания — оформление ЭПЛ для водителя

Проблема. Собственный парк — 60 машин. Путевые листы заполнялись вручную диспетчерами, механик и медик ставили отметки на бумаге. Водители забывали документы на базе, инспекторы штрафовали за отсутствие путевого листа.

Что настроили. Развернули модуль ЭПЛ в 1С:Управление транспортом, настроили роли медика и механика с МЧД. Интегрировали предрейсовый осмотр: отметка врача ставится в системе после фактического осмотра, механик подтверждает допуск машины. Водитель получает QR-код на мобильное устройство.

Результат. Нулевые штрафы за отсутствие путевого листа. Время выпуска машины на линию сократилось с 40 до 15 минут. Диспетчер видит онлайн, какие машины допущены к маршруту перевозки.

Больше примеров успешных проектов автоматизации WiseAdvice-IT

Чек-лист готовности

Два практических инструмента, которые закрывают подготовительный этап за один рабочий день.

Чек-лист готовности к ЭПД

1. КЭП организации выпущен и действует, срок окончания — не ранее чем через 3 месяца.
2. КЭП сотрудников выпущены на каждое лицо с правом подписи.
3. МЧД зарегистрированы в реестре ФНС, полномочия соответствуют роли.
4. 1С обновлена до актуального релиза, функциональная опция включена.
5. Договор с оператором заключен, идентификатор участника получен.
6. Сервис оператора подключен в 1С, тестовый запрос к государственной системе выполнен успешно.
7. Приглашения контрагентам направлены, минимум с тремя проведен тестовый обмен.
8. Мобильные устройства водителей настроены, QR-код считывается инспектором.
9. Регламент подписания и маршрутизации документов утвержден внутри компании.
10. Назначен ответственный за контроль ошибок и повторную отправку отклоненных документов.

Шаблон письма контрагенту

Готовый текст для приглашения к обмену электронными перевозочными документами — скопируйте, подставьте реквизиты и отправьте через ЭДО.

Тема: Переход на электронные перевозочные документы — приглашение к обмену

Уважаемые коллеги.

С [дата] наша компания переходит на оформление транспортных накладных и путевых листов в электронном виде через оператора ИС ЭПД [название].

Просим подтвердить вашу готовность к обмену данными и предоставить идентификатор участника ГИС ЭПД для настройки роуминга.

С нашей стороны: - Идентификатор участника: [номер] - Оператор ИС ЭПД: [название] - Контактное лицо для тестового обмена: [ФИО, телефон, email]

Тестовый обмен проведем без фактической отгрузки в течение [N] рабочих дней после вашего подтверждения.

Типовые ошибки и риски

Регулярная сверка статусов подписей и мониторинг отклоненных документов через интерфейс оператора позволяют избежать налоговых рисков и сбоев в логистической цепочке.

FAQ по ЭПД

Читайте также: 

• Новинка 1С:Доки — оформление ЭПД в разделе Логистика
• Машиночитаемая доверенность для подписания электронных транспортных накладных
• Новые лицензии 1С:Подпись для ЭПД

Остались вопросы? Задайте специалисту WiseAdvice-IT через форму обратной связи ниже.

Подписывайтесь на ключевые новости 1С в Telegram, видеоканалы в YouTube, RUTUBE и VK.

• 1С
• Автоматизация
• 1С:Документооборот
• Документооборот
• ЭДО
• Электронный документооборот
• Безбумажный документооборот

Бесплатная
консультация эксперта

Екатерина Голубева

Руководитель отдела ресурсов и компетенций Центра сопровождения 1С

Задать вопрос Я даю согласие на обработку Персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности