Машиночитаемая доверенность для подписания электронных транспортных накладных

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной для большинства грузоперевозок в России. В связи с этим у многих компаний возникает вопрос: кто и как должен подписывать этот документ, и что такое машиночитаемая доверенность (МЧД).

Большое бесплатное обучение по теме ЭПД. Регистрация до 7 августа включительно!

Что такое МЧД и зачем она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это XML-файл, который наделяет сотрудника полномочиями действовать от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя.

В контексте ЭТрН она необходима, если документ подписывает не руководитель организации, а рядовой сотрудник: водитель, логист, экспедитор или менеджер.

Простыми словами: руководитель подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) и тем самым дает сотруднику право подписывать транспортные накладные от имени компании.

Кому и когда нужна МЧД

МЧД требуется всем сотрудникам, которые подписывают электронные транспортные накладные (ЭТрН) или путевые листы (ЭПЛ) от лица организации. Это касается:

грузоотправителей;
перевозчиков;
грузополучателей.

Если документ подписывает руководитель, МЧД не нужна — он действует от своего имени.

Во всех остальных случаях сотрудник должен иметь оформленную и действующую машиночитаемую доверенность.

Как оформить МЧД в 1С

В программах 1С реализован удобный механизм работы с МЧД. Доверенности можно создавать и хранить в едином центре управления — специальном журнале, где собираются все внутренние и внешние МЧД.

Для создания доверенности необходимо:

Перейти в раздел работы с электронными документами (например, 1С-Отчетность или 1С-ЭДО в зависимости от конфигурации).
Выбрать команду «Создать» → «Машиночитаемая доверенность».
Заполнить реквизиты: организацию, сотрудника, перечень полномочий.
Подписать доверенность КЭП руководителя.

Готовая МЧД может быть зарегистрирована в ФНС и использована при обмене электронными документами с контрагентами.

Практические рекомендации

Проверьте список сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН — для каждого из них потребуется отдельная МЧД.
Оформите доверенности заранее, чтобы не создавать аврал перед 1 сентября 2026 года.
Используйте встроенные инструменты 1С — они позволяют создавать, хранить и применять МЧД в едином процессе без лишних трудозатрат.
Следите за сроками действия МЧД и своевременно их продлевайте.

Машиночитаемая доверенность — не бюрократическая формальность, а обязательный элемент законного электронного документооборота. Правильно настроив этот процесс сейчас, вы избавите себя от проблем с подписанием транспортных накладных в будущем.

Подключим сервис 1С-ЭПД в вашей учетной программе 1С!

Оставьте заявку на консультацию эксперта WiseAdvice-IT. Оперативно свяжемся с Вами!

Обсуждаем новости 1С в Телеграм, Макс, ВКонтакте. Выкладываем видео для пользователей и специалистов 1С – YouTube, RUTUBE, VK Видео.