Автоматизация бизнес-процессов в организации – цифровой тренд сегодняшнего дня, определяющий конкурентоспособность и устойчивость компании на быстроменяющемся рынке. В таких условиях только молниеносное принятие верных управленческих решений позволит компании выжить и преуспеть.
Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Что же предлагает нам система электронного документооборота «1С:Документооборот» для их автоматизации?
Управление процессами в 1С Документообороте
Одним из самых важных и сложных разделов является подсистема «Управления процессами». Здесь можно настроить все необходимые для автоматизации бизнес-процессов механизмы и функции: роли исполнителей, правила эскалации задач, условия маршрутизации, шаблоны бизнес-процессов.
Рассмотрим все существующие возможности в части настройки бизнес процессов в «1С:Документообороте», но для начала разберемся, какие процессы заложены в системе изначально.
- Исполнение. Как следует из названия, данная задача требует исполнения необходимых действий. Ее адресуют пользователю или одновременно нескольким пользователям. При этом можно настроить функции контроля и задать возможность проверки результатов исполнения. Есть возможность назначить ответственного исполнителя.
Исполнение - Ознакомление. Функцию используют для отправки конкретному пользователю или нескольким пользователям сразу документов или других объектов системы для осведомления и изучения.
Ознакомление - Поручение – это разновидность «Исполнения» только для одного пользователя.
- Процесс рассмотрения необходим для принятия решения о дальнейшей обработке в 1С:ДО документа, как правило, входящего или внутреннего (служебные записки).
Рассмотрение - Регистрация – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, то есть придания ему статуса официального документа.
Регистрация - Согласование – это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Процесс предназначен для пересылки любых видов документов и файлов причастным сотрудникам, занимающим согласующие должности.
Согласование - Утверждение/Подписание – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Процесс предназначен для пересылки внутренних/исходящих документов причастным сотрудникам, занимающим согласующие должности.
Подписание - Обработка. Процесс для автоматизации полного цикла обработки документов:
- Входящих – рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Исходящих – согласование, утверждение/подписание, регистрация.
- Внутренних, исходящих – согласование, утверждение/подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
Настройка процессов в 1С Документооборот
В рамках настройки заложено понятие комплексного процесса в «1С:Документооборот». Этот процесс подразумевает настройку маршрута обработки документа практически любой сложности, состоящего из произвольной последовательности элементарных процессов, условий маршрутизации и различных скриптов.
При этом процесс в 1С:ДО – это механизм, который производит заданное действие, либо настроенную последовательность действий, а также фиксирует результаты действий пользователей на каждом шагу путем выполнения пользовательских задач, а в зависимости от результата выполнения этих шагов, изменяются статусы вложенных документов. Далее мы рассмотрим возможности настройки процессов, а если у вас останутся вопросы – задайте их нашим специалистам по автоматизации BPM, мы с радостью вам поможем.
Бизнес-процессы в 1С:ДО могут создаваться следующими способами:
- Произвольно – когда необходимо создание инициативной задачи и фиксация результатов ее выполнения;
- На основании предмета – в ситуации, где необходимо привязать документы, файлы, контрагенты или другие объекты конфигурации;
- В качестве подзадачи – если необходимо детализировать работу, создать дополнительную задачу на основании основного процесса, привлечь дополнительных согласующих или исполнителей.
Любой из вариантов создания процесса предусматривает вызов помощника, который ускорит создание или выбор максимально соответствующего поставленной задаче шаблона бизнес-процесса. Помощник подберет только те шаблоны процессов, доступ к которым открыт текущему пользователю.
По типу запуска процессы делятся на:
- Ручные, запускаемые вручную по необходимости;
- Предлагаемые к запуску системой при создании/регистрации документа;
- Автоматические, запускаемые автоматически системой при выполнении установленных условий.
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.
Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:ДокументооборотаДля любого типа бизнес-процесса есть возможность настроить шаблон, чтобы сохранить регулярно повторяющиеся маршруты процессов и тем самым сократить рутинные операции.
Такой шаблон будет включать следующие сведения:
- Необходимые шаги или действия;
- Сроки;
- Исполнителей, контролеров, проверяющих;
- Ограничение доступности;
- Предметы процесса;
- Общее и индивидуальное описание;
- Условия запуска и прочее.
Отметим, что исполнителей поставленных задач подбирают именно в рамках их действий в процессе, выбирая из пользователей, ролей или автоподстановок.
самые свежие новости 1 раз в месяц
В «1С:Документообороте» при старте любого бизнес-процесса сохраняется уникальный экземпляр процесса, где заложена блок-схема процесса, отображающая выполнение этапов бизнес-процесса, что дает возможность участникам процесса в каждый момент времени посмотреть, на каком этапе сейчас процесс, кто из участников уже справился со своей задачей, а кто еще нет.
Бизнес-процессы в 1С:ДО состоят из одного или нескольких связанных между собой шагов, отраженных в виде задач. Задачи – интерактивные визуальные точки принятия решения по процессу. Они не могут существовать вне процесса. В качестве участников могут быть назначены отдельные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками. Для работы с задачами есть несколько функциональных опций:
- Принять задачу к исполнению;
- Перенаправить другому исполнителю на исполнение;
- Отмена выполнения при условии, что процесс остался на текущем этапе;
- Отправка уведомления ответственным за исполнение задачи о появлении новой задачи или изменении текущей через электронную почту, SMS или всплывающее окно;
- Ведение учета трудозатрат на выполнение задачи;
- Создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче и официально переносить сроки ее исполнения.
В заключение отметим, что «1С:Документооборот» имеет мощнейший механизм для автоматизации бизнес-процессов практически любого уровня сложности, с множеством условий и ветвлений, с использованием скриптов, выполняющих то или иное действие в зависимости от выполняемых функций, не имеющих при этом ограничений по количеству шагов и стадий выполнения.
Вас заинтересовали возможности данного решения? Свяжитесь с нашими специалистами – мы поможем вам подобрать версию решения и проконсультируем по вопросам внедрения и интеграции.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
