1С ЗУП 8.3 (Зарплата и управление персоналом): обзор возможностей

1С Зарплата и управление персоналом (прочие условные обозначения – конфигурация 1С ЗУП 3.1, программа 1С ЗУП 8) – это прикладное программное обеспечение, выпускаемое фирмой 1С на платформе 1С Предприятие и предназначенное для решения широкого спектра задач в областях расчета заработной платы, кадрового учета. В программе предусмотрены функции для исчисления законодательно регламентированных налогов и взносов и формирования отчетности по ним, поэтому, для соответствия актуальным требованиям налогового и трудового законодательства, так важно своевременное обновление конфигурации.

В программе хранятся персональные данные работников: ФИО, сведения о документе, удостоверяющем личность, различные виды контактной информации, сведения о стажах (общего характера, северный стаж, стаж для пособий по временной нетрудоспособности, прочее), сведения об инвалидности, сведения о гражданстве, сведения о льготах для пособий, данные воинского учета работников.

1С Зарплата и Управление персоналом поможет рассчитывать различные виды начислений в пользу работников, а также доходы работников и физических лиц, не связанные с оплатой труда, например: материальная помощь, призы, подарки, дивиденды. Помимо этого в программе можно регистрировать и рассчитывать различные виды удержаний из заработной платы, например: удержания по алиментам и исполнительным листам, профсоюзные взносы, удержания в ПФР и негосударственные пенсионные фонды.

Рис.1

В версии 1С Зарплата и Управление персоналом 3.1 появился сервис 1С:Отчетность, позволяющий отправлять отчетность в контролирующие органы по электронным каналам связи непосредственно из программы. Помимо этого, одно из самых значительных усовершенствований – реализация в ЗУП 3.1 поддержки удаленной online работы в режиме тонкого клиента и веб-клиента, при необходимости позволяет работать из любой точки мира.

Базовая, ПРОФ, КОРП

Фирма 1С предлагает пользователям три редакции конфигурации 1С ЗУП 3.1, отличающихся друг от друга объемом выполняемых функций: 1С Зарплата и Управление персоналом Базовая, 1С Зарплата и Управление персоналом ПРОФ и 1С Зарплата и Управление персоналом КОРП (стоимость ЗУП КОРП – самая высокая). 

Конфигурация 1С ЗУП 3.1 в редакции Базовая идеально подходит для небольших предприятий и позволяет полноценно вести расчет заработной платы, кадровый учет на одном рабочем месте (исходя из соотношения цены и функционала). Конфигурация 1С ЗУП 3.1 в редакции КОРП подходит для средних и больших предприятий с большим количеством работников и одновременно работающих пользователей. При этом стоимость и длительность процесса внедрения программы 1С ЗУП зависит от потребностей заказчика, но самые сложные и масштабные проекты выполняются на версии КОРП. 

Все редакции конфигурации 1С ЗУП 3.1 (Базовая, ПРОФ, КОРП) имеют одинаковый для всех редакций объем выполняемых функций:

• Учет кадров предприятия, формирование кадровых документов;
• Расчет заработной платы, формирование исходных данных для отражения заработной платы в бухгалтерском учете;
• Учет выплаты заработной платы, учет депонированной заработной платы;
• Исчисление законодательно регламентированных налогов и взносов в фонды;
• Подготовка отчетности в соответствии с требованиями нормативных законодательных документов.

В дополнение к вышеприведенным функциям, конфигурация 1С ЗУП 3.1 редакции ПРОФ имеет объем выполняемых функций:

• Возможность расчета заработной платы, кадрового учета для нескольких предприятий в одной информационной базе;
• Возможность модификации (конфигурирования) конфигурации 1С ЗУП 3.1 для автоматизации учета под специфику конкретного предприятия;
• Возможность клиент-серверного варианта для обеспечения одновременной работы большого количества пользователей;
• Работа в режиме распределенных информационных баз с обменом информацией между ними.

HRM

Конфигурация 1С ЗУП 3.1 в редакции КОРП в дополнение к вышеприведенным функциям позволяет автоматизировать процессы в области HRM (управление персоналом), что делает ее первой российской программой комплексной работы с персоналом и позволяет оперативно формировать отчеты HR-аналитики.

• Автоматизация бизнес-процессов подбора персонала с интеграцией между конфигурацией 1С ЗУП 3.1 и рекрутинговыми сайтами;
• Начисление заработной платы в зависимости от грейда и выполнения ключевых показателей эффективности (KPI);
• Учет социальных льгот и компенсаций, назначаемых работникам;
• Автоматизация бизнес-процессов адаптации, обучения и развития персонала;
• Учет кадрового резерва и управление талантами;
• Учет расходов на оплату труда по направлениям и проектам;
• Учет операций по охране труда и несчастных случаев на производстве;
• Возможность самообслуживания работников.

Рис.2

Если использовать функции HRM 1С ЗУП 3.1 редакции КОРП для автоматизации процессов управления персоналом, то не придется приобретать отдельные программы для автоматизации HRM процессов, тратить время на интеграцию и консолидацию данных разных программ и поддержку их обновлений.

Интерфейс и настройка системы

Для предприятий, которые вели расчет заработной платы в других программах (или в программах 1С старых версий), 1С Зарплата и Управление персоналом 3.1 имеет возможность вводить первоначальные данные:

• О начальной штатной расстановке работников организации;
• Данные, чтобы исчислять средний заработок для оплаты отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск;
• Данные, необходимые для расчета среднего заработка для оплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
• Остатки отпусков для работников;
• Остатки по задолженности работников перед организацией или организации перед работниками.

Интерфейс программы пользователь теперь может настроить самостоятельно через раздел «Настройка-Расчет зарплаты или Кадровый учет». Например, если в «Настройке состава начислений и удержаний» отметить, что на предприятии выплачивается материальная помощь сотрудникам, в программе станут видимыми и доступными соответствующие виды расчета и документы. То есть в 3.1 имеется возможность без изменения конфигурации и привлечения программистов настраивать дополнительные реквизиты и сведения, выводить значения дополнительных реквизитов и сведений в настраиваемых отчетах.

Рис.3

Рис.4

Рис.5

Помимо этого без изменения конфигурации можно настраивать новые начисления со сложными формулами расчета, в том числе с использованием операции оценки по шкале, функций выбора минимального или максимального значения, настраивать пользовательские показатели различных видов и шаблонов документов для ввода значений показателей расчета заработной платы. Таким способом можно настраивать и выполнять начисления по сдельным расценкам: прямой сдельной, сдельно-прогрессивной, косвенно-сдельной, оплаты «тариф + сумма по наряду», оплаты процентом от выручки, оплаты «оклад + процент от выручки», оплаты «процент от выручки не менее оклада», начисления процентом от базы и начисления, зависящие от стажа работника.

Например, без привлечения программистов можно настроить удержание из заработной платы превышения лимита расходов на мобильную связь, расчет премий и стимулирующих надбавок, выплачиваемых при перевыполнении плана производства, ежемесячных, квартальных и годовых премий, выплачиваемых процентом от оклада и пропорционально отработанному времени.

Интеграция с 1С:Бухгалтерией

В предыдущей версии 1С:ЗУП формировались проводки по начислению заработной платы, которые затем выгружались в бухгалтерскую программу. В 1С:ЗУП 3.1 данный механизм заменен на механизм синхронизации проводок. В 1С:ЗУП 3.1 указывается способ отражения в учете, в бухгалтерии указывается непосредственно проводка. При синхронизации из ЗУП 3 в Бухгалтерию 3 будет перенесен документ «Отражение зарплаты в бухучете». Проводки в документе в ЗУП будут сформированы после установки флажка «Отражено в учете».

Кадрово-расчетные документы

В 3.1 не нужно дублировать кадровые документы расчетными: соответствующие начисления (например, за отпуск) производятся вместе с регистрацией кадрового факта. Расчетчику остается лишь проверить и утвердить введенный кадровиком документ. Благодаря этому фактически исключены пропуски созданных кадровиком документов или внесенных им правок, что зачастую приводит к сбою в выплатах и расчетах. Все документы, став кадрового-расчетными, имеют дату начала и окончания, то есть более нельзя отметить, что работник отсутствует с определенной даты бессрочно, можно, однако, отмечать его отсутствие ежедневно, либо увеличивать период отсутствия.

После окончания отпуска по уходу за ребенком теперь обязательно необходимо ввести документ «Возврат из отпуска по уходу», чтобы работнику снова начала начисляться заработная плата. Это весьма удобное нововведение, т.к. случается, что работник не планирует возвращаться к работе по окончанию отпуска и своевременно не информирует о своем решении отдел кадров.

Полный расчет при увольнении теперь осуществляется в документе «Увольнение», в нем же начисляются налоги и взносы, что существенно упрощает процесс. Остатки дополнительных отпусков теперь рассчитываются правильно и в типовой версии программы.

Страховые взносы рассчитываются сразу же в документе «Начисление зарплаты и взносов», а любые изменения ведут за собой автоматический перерасчет. В версии КОРП можно по-прежнему рассчитывать взносы в отдельном документе, однако данный способ не рекомендуется, так как пользователь может забыть их заново рассчитать при перерасчете начислений.

Функциональные возможности 1С Зарплата и Управление персоналом в части налога на доходы физических лиц (НДФЛ)

В 1С:ЗУП 3.1 уплата НДФЛ регистрируется при выплате заработной платы. Возможности приравнять начисленный НДФЛ к удержанному данная версия не предоставляет, однако при выплате зарплаты в документе «Выплата» можно указать, что налог был перечислен вместе с зарплатой, либо ввести документы «Перечисление НДФЛ».

Рис.6

Помимо этого программа позволяет:

• Учитывать право работников на стандартные налоговые вычеты;
• Учитывать при расчете НДФЛ и при применении стандартных налоговых вычетов данные с предыдущего места работы;
• Учитывать профессиональные налоговые вычеты;
• Учитывать имущественные налоговые вычеты;
• Учитывать социальные налоговые вычеты;
• Учитывать налоговые вычеты по частично облагаемым доходам;
• Учитывать статус налогового резидента физического лица при исчислении НДФЛ;
• Рассчитывать налог на доходы физических лиц;
• Оформлять возврат излишне удержанного НДФЛ;
• Делать перерасчет налога за предыдущие налоговые периоды;
• Формировать справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

Отметим, что была решена проблема с учетом выплат работникам, не являющимся сотрудниками по трудовому договору (бывшим сотрудникам, акционерам), – программа позволит начислить их и учесть в отчетности.

Функциональные возможности 1С Зарплата и Управление персоналом в части учета страховых взносов и персонифицированного учета

• Производить расчет страховых взносов;
• Регистрировать уплату страховых взносов;
• Формировать сведения персонифицированного учета ПФР по формам: АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, ДСВ-1, ДСВ-3, СПВ-2.

С помощью программы специалист сможет применять различные тарифы страховых взносов для различных категорий организаций, устанавливать значение тарифа взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также производить расчет взносов в ПФР по дополнительному тарифу для организаций, использующих труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации и организаций угольной промышленности.

Настройки базы начислений для расчета ночных, праздничных и сверхурочных часов в 3.1

В предыдущей версии подобные начисления считались от оклада или часовой тарифной ставки. Совокупная тарифная ставка настраивается в разделе «Настройки-Расчет зарплаты». В данном разделе мы указываем показатели видов начислений, которые войдут в совокупную тарифную ставку и алгоритм подсчета часов для вычисления стоимости часа.

Рис.7

Ранее при необходимости сменить вид занятости сотрудника, его нужно было уволить и принять заново, а теперь можно поменять вид занятости кадровым переводом, как и должность, график, оклад и т.п. Поэтому два кадровых события теперь можно зарегистрировать в один день: например, кадровый перевод и изменение начислений всему подразделению.

Замещение и совмещение должностей, а также внутрикорпоративные переводы

Появился новый документ «Совмещение должностей». Документ предусмотрен специально для оформления приказа о совмещении (исполнении обязанностей сотрудника, расширении зон обслуживания) и назначения соответствующей доплаты. Исполнение обязанностей сотрудников позволяет выбрать сотрудника, обязанности которого будут выполняться, и назначить размер доплаты: процентом от ФОТ этого сотрудника или разницей ФОТ. Совмещение должностей (профессий) позволяет выбрать совмещаемую должность, а также назначить доплату процентом от ФОТ этой должности по штатному расписанию или разницей в ФОТ. Расширение зон обслуживания позволяет назначить сумму доплаты за расширение зоны обслуживания.

В 1С:ЗУП 3.1 КОРП также реализован функционал для приема или перевода нового работника на время отсутствия основного работника (например, когда основной работник в декрете или на длительном больничном). При выходе на работу основного работника, программа сообщит о необходимости уволить или перевести обратно замещающего сотрудника. Ранее данный вопрос отслеживался специалистами по ведению кадрового учета вручную.

При переводе работника в середине месяца можно разделить его начисления, удержания и взносы между его старой и новой позицией. Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам», который является аналогом отчета «Расчетно-платежная ведомость в произвольной форме» (в 1С:ЗУП 2.5), позволяет реализовать данную возможность для точного учета затрат в разрезе подразделений.

В 1С:ЗУП 3.1 также появился документ «Перевод к другому работодателю», когда необходимо перевести работника из одной организации в другую внутри холдинга. В данном документе мы выбираем сотрудника, куда мы хотим его перевести и из этого документа создаем увольнение его из одной организации и прием в другую со всеми сопутствующими документами. Ранее каждый документ кадровику бы пришлось создавать вручную.

Рис.8

Рабочее место сотрудника

И наконец, программа 1С:ЗУП версии КОРП предоставляет сотрудникам предприятия доступ к личному кабинету, в котором можно:

• Видеть информацию о себе, расчетный лист и график работы;
• Отправлять сведения о себе в случае изменения личных данных;
• Видеть остатки своих отпусков;
• Информировать о причинах отсутствия в рабочее время;
• Формировать заявления о предоставлении отпуска или направлении в командировку;
• Делать запросы о выдаче справок;
• Вносить изменения в пакет индивидуальных льгот в соответствии с установленным лимитом;
• Отслеживать анонсы мероприятий по обучению и развитию и сообщать о своем желании принять участие.

Штатное расписание

В программе появилась возможность вести полноценное штатное расписание: описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда (оплатой, графиками* работы, льготами и т. п.). Например, если у нас в одном отделе работает 2 эксперта с разными условиями оплаты и льготами, то мы можем завести отдельную позицию для каждого и всегда иметь доступ к этим данным в программе.

*При расчете заработной платы можно применять графики для различных режимов работы: для нормального, сокращенного и неполного рабочего времени, при пяти- и шестидневной рабочей неделе, сменные графики, графики работы при суммированном учете рабочего времени, графики работы со скользящими выходными днями.

Для хранения истории штатного расписания предназначены документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменения штатного расписания». При таком подходе всегда есть возможность распечатать актуальное штатное расписание на любую дату (соответствующие печатные формы есть в программе), а также хранить информацию, когда была введена в действие та или иная штатная позиция, когда изменились условия по ней и т.д. Без этого информация в компании хранилась в виде служебных записок и файлов, по которым производить поиск существенно труднее.

Если вести историю штатного расписания необходимости нет (например, если оно крайне редко меняется), то для подразделений можно указывать даты формирования и расформирования, для должностей – даты введения в штатное расписание и исключения из него, что упрощает работу с соответствующими списками. Если штатное расписания ведется, то эти даты берутся из документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменения штатного расписания». При необходимости можно автоматически контролировать уникальность табельных номеров в организации.

Штатное расписание стало полноценным инструментом для планового-экономического отдела. По нему рассчитывается плановый фонд оплаты труда (ФОТ) для отражения в отчетах. Чтобы вид начисления попадал в ФОТ, надо активировать соответствующий флаг в виде расчета. ФОТ при необходимости можно отредактировать вручную.

Рис.9

Что еще появилось в 3.1

В 3.1 появилась возможность начислять оценочные обязательства по отпускам по методу МСФО. При этом начисление по нормативному методу по-прежнему используется в программе, однако теперь базой для расчета является база начислений для расчета среднего заработка.

Появились произвольные кадровые приказы, которые сотрудники отдела кадров могут настроить и вести непосредственно в программе.

Теперь можно вести учет и расчеты по займам, выданным сотрудникам (включая расчет и налогообложение материальной выгоды), а также расчеты по договорам гражданско-правового характера.