Процедура согласования договоров внутри организации

При значительных объемах договорных документов точность и своевременность их обработки, оперативность и полнота принятия решения по тому, надо ли его заключать, на каких условиях, и все ли эти условия вписываются в реальности бизнеса – все это становится очень важным и нередко является критерием успешности и эффективности бизнеса на рынке.

Итак:

• договоры гарантировано есть у всех;
• оперативность и качество этой работы – важны для бизнеса;
• при определенных объемах бизнесу требуется инструмент для организации этой работы.

«1С:Документооборот» позволяет без программных доработок организовать достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал системы электронного документооборота достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса

Основные этапы в работе с договорами

Очень часто используется оборот «согласование договоров», но мы знаем, что на самом деле за этой фразой стоит намного больший набор действий сотрудников организации.

Подготовка договора

Обычно в организации используют уже выверенные юридической службой шаблоны договоров как основу. Далее бланк договора наполняется данными сторон, предметом договора и условиями.

Согласование договора

Согласование договора может быть простым, а иногда процесс согласования может разбиваться на несколько этапов:

• предварительное согласование с проработкой текста и сбором замечаний;
• согласование договора с руководителями;
• согласование как сбор виз перед подписанием договора.

В любом случае, процесс согласования – это когда сотрудники, отвечающие за определенные области, проверяют свою часть и подтверждают согласованием отсутствие замечаний.

Например, финансовый директор согласует договор на предмет наличия бюджетов, финансовой возможности исполнить данный договор. Руководитель направления согласует состав и качество услуг или номенклатуры по его направлению, которые участвуют в договоре. Руководитель службы безопасности проверяет надежность контрагента, просматривает риски по сделке в рамках своих компетенций.

Согласование часто проходит последовательно, но можно его сделать параллельным или смешанным. Перевод процесса согласования в электронный вид в системе электронного документооборота (СЭД) позволяет это сделать и, таким образом, сохранить время и ресурсы.

Подписание договора

После согласования договора документ должен быть подписан сторонами. Для этого документ направляется для подписания контрагенту, так подписывается директором в нашей организации.

Стоит отметить, что удобно использовать для подписания электронную цифровую подпись (ЭЦП). В некоторых случаях, это более надежный способ гарантировать юридическую значимость документа и, что самое главное, проверить ее.

Безусловно, в современных реалиях обмен документов в электронном виде становится все более актуальным. С помощью операторов ЭДО подписанные ЭЦП документы мгновенно доставляются вашему контрагенту.

Хранение договора

Скан копии с синими печатями и подписями передаются в подразделение, где они будут храниться, и подшиваются в соответствующую номенклатуру дел.

При необходимости оригинал документа может быть выдан ответственному сотруднику для работы с ним. В этих случаях делается отметка в журнале выдачи.

Исполнение договора

Договор требует его исполнения. Бывают договоры с разовой сделкой, бывают договоры, в рамках которых ведется регулярная работа по оказанию услуг или поставки продукции. В любом случае по договору будут возникать дополнительные документы, которые фиксируют его исполнение.

Расторжение договора

Как правило, договор заканчивает свой срок действия в соответствие с датой его окончания. Но бывают случаи, когда договор расторгается досрочно, через соглашение о расторжении.

Как организовать согласование договоров в 1С Документооборот

Возможности системы в части согласования договоров

Программный продукт «1С:Документооборот» (1С:ДО) позволяет без программирования, исключительно существующим функционалом программы организовать любую достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал 1С:ДО достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса.

1С:ДО создает единое для всей компании информационное пространство. Все сотрудники из разных офисов, городов, в том числе на «удаленке» - все работают в единой системе электронного документооборота с актуальными данными.

Программа обеспечивает быстрое взаимодействие сотрудников по документам, а настроенные маршруты процессов связывают между собой ответственных за обработку документа.

За счет механизмов версионирования и протоколирования информация никуда не пропадет, всегда можно понять, что и каким образом происходило. Это позволяет навести порядок в работе с документами.

Система разграничений доступа к данным позволяет обеспечить работу пользователя только с документами и задачами из его области компетенции, убирает лишний для работы контент, а также позволяет надежно закрыть отдельную информацию от несанкционированного доступа к ней.

Постановка процессов документооборота

Экспертное обследование процессов ДО «как есть», построение процессной модели «как будет»

Подробнее

1С:Документооборот КОРП

Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 Р

Подробнее

Что надо для настройки договоров и их согласования

Определить множество видов договорных документов

Для организации договорной работы необходимо заполнить классификатор «Виды документов».

Критерии для классификации видов договоров:

• разные по содержанию (услуги, аренда, покупка, консалтинг и т.д.);
• разные по реквизитному составу;
• разные по доступу к данным документам;
• разными, с точки зрения дальнейшего анализа договорной работы;
• разными, с точки зрения направления бизнеса;
• какие-либо другие критерии.

При определении множества видов договоров стоит руководствоваться разумными соображениями:

1. Если ваша классификация состоит из 3-х (договор, дополнительное соглашение к договору и соглашение о расторжении), то возможно, вы слишком упрощаете вашу договорную работу.
2. Если в классификаторе видов договоров их количество становится более чем 75, стоит оценить нужна ли такая детальная детализация, что она дает, и стоят ли эти выгоды большей стоимости обслуживания более сложной системы.

Шаблоны документов и шаблоны файлов

В программе для каждого вида договора можно задать один или несколько шаблонов документов, где задать предопределенные значения для реквизитов, вложить туда файл шаблона договора и настроить автоматическое заполнение файла данными из карточки документа. Например, заполнить реквизиты сторон, сумму и валюту, сроки договора.

Определить роли исполнителей и маршруты обработки договоров

При работе в системе 1С:ДО рекомендуется применять ролевую адресацию задач.

Все очень просто. Когда мы хотим согласовать договор, то идем с ним в кабинет к «Марии Ивановне», но интересует нас не виза от имени конкретного лица, а именно главного бухгалтера. То же самое происходит, когда в процессе согласования договора нам нужно согласовать его с инженером по эксплуатации, с руководителем службы качества, с начальником транспортного цеха.

Люди со временем меняют свою позицию в структуре предприятия, кто-то уходит, появляются новые люди, но за счет ролевой адресации настроенные маршруты обработки, а тем более когда их достаточно много, будут продолжать и дальше прекрасно работать.

Маршрутов обработки договоров может быть много. Если их количество превышает количество видов договорных документов – это плохой показатель. Если вы уложите все случаи согласования (обработки) договоров в один маршрут за счет мощного механизма условий маршрутизации, то также стоит критически посмотреть на настроенный процесс. Сможет ли его логику понять кто-то другой кроме того специалиста, кто это настроил.

Идеальное количество процессов для обработки договоров – это количество групп договоров (финансовые, строительные, коммерческие, общехозяйственные и т.д.). То есть для каждой группы видов договорных документов настраивается один маршрут. Как было отмечено выше, за счет условий маршрутизации можно гибко определять состав исполнителей в процессе, в зависимости от содержания документа, и разных прочих условий.

Настроить права доступа пользователей к договорам

Не все пользователи должны иметь возможность иметь доступ к любым документам. Как пример, можно рассмотреть работу службы закупок. Их задача находить поставщиков, договариваться об условиях, выгодных для бизнеса. Вести свою часть договорной работы в программе «1С:Документооборот 8».

Совершенно очевидно, что договорная работа службы закупок не должна быть доступна менеджерам по продажам. В каждой организации имеются финансовые договоры (банковское обслуживание, кредитный договор, договоры внутреннего займа и т.д.), с этими документами работают финансисты и те руководители, которым предоставлены такие полномочия. Каждый в организации занимается именно своей частью договорной работы.

Система настройки прав доступа в программе «1С:Документооборот 8» обеспечивает мощную защиту данных, четкое разделение доступа.

Как в итоге процесс согласования работает в 1С Документооборот 8

Обычные проекты по организации договорной работы для предприятия выполняются в течение 1-2 месяцев одним или двумя специалистами. Сроки и трудозатраты напрямую зависят от сложности проекта и требований со стороны бизнеса.

Важно, чтобы организация была готова к изменениям. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) меняет технологию работы и культуру организации. Процесс создания полезной удобной СЭД требует усилий со стороны заказчика, но те выгоды, которые будут получены, стоят того!

Когда система будет настроена, а люди обучены работе с ней, процессы взаимодействия сотрудников по договорным документам повысят эффективность работы, освободят время для других задач.

Как выглядит работа с договорными документами в СЭД

Инициатор создает новый документ по шаблону. Отметим, что программа даст ему выбирать только из тех шаблонов, с которыми ему назначено работать. Карточка договора уже частично будет заполнена информацией.

Инициатор заполняет недостающие поля: Контрагент, Сумма договора, Сроки действия.

Прикрепляет в карточку файл от контрагента, если это договор создается на основе договора Контрагента. Если формируется договор с нашим бланком договора, то он, скорее всего, уже есть в карточке документа (из шаблона подтянулся) и потом будет автоматически заполнен реквизитами сторон и прочей информацией.

Инициатор сохраняет договор и запускает нужный процесс согласования (точнее, обработки договора). Можно настроить так, чтобы процесс стартовал автоматически, без участия пользователя.

Ко всем участникам процесса обработки/согласования договора в нужный момент придет задача, которую надо будет выполнить. Таким образом, работа с договорными документами происходит четко по заданным правилам и в заданные сроки. Все знают, что и как надо делать. Вся договорная работа становится более прозрачна и контролируема.

В итоге, повышается эффективность работы сотрудников и конгруэнтность в организации.

Делать или не делать – выбор за вами

В современном мире уже давно мы являемся в какой-то степени заложниками новых технологий. Все активно развивается, любое преимущество ваше или ваших конкурентов позволяет менять вашу долю на рынке.

Создание СЭД, использование ЭДО, применение ЭЦП – это не просто фразы с непонятной аббревиатурой, это технологии, без которых вы просто начинаете терять рынок, эффективность, и это происходит каждый день, пока вы думаете «делать или не делать».