
Решаем задачи автоматизации
На базе программ 1С
И собственных решений
А потом обслуживаем
По разумным ценам
Цифровизация, переход на дистанционный вид коммуникаций и виртуальные офисы – явления хотя и новые, но уже широко применяемые бизнесом, и системы цифровыми версиями документов сыграли в их распространении одну из самых важных ролей. Такая система позволяет управлять бизнес-процессами и создает цифровое пространство для общения, как посредством обмена ЭД, так и в формате, например, чата.
Внедрение внутрикорпоративных систем – СЭД, а также систем внешнего обмена – ЭДО, как правило, требуют реинжиниринга и значительной оптимизации текущих бизнес-процессов, что в результате повышает конкурентоспособность бизнеса и его устойчивость в условиях экономических и социальных кризисов. Наряду с этим, владельцы и топ-менеджеры компаний понимают, что внедрение таких систем позволит не только навести порядок в документации и поручениях, но и станет экономическим и конкурентным бизнес-фактором.
СЭД нужны для разработки критически важных ИТ-задач по управлению, архивации и по обмену документами, а также другими важнейшими корпоративными данными, находящимися в разрозненных конфигурациях, составляющих ИТ-структуру компании
Но при переводе компании на ЭД, особенно при создании обменов юридически значимыми данными с контрагентами, многие компании испытывают трудности с организационными и правовыми вопросами.
Что такое электронный документ и чем он отличается от скан-копии? Как подписать документ электронной подписью, и что это вообще такое? Как обмениваться подписанными юридически значимыми документами с контрагентами, например, контрактами и договорными документами, а также первичными бухгалтерскими документами?
Ответ на эти вопросы – знание государственных и отраслевых стандартов и законодательных актов, поэтому рассмотрим законодательные акты РФ, регулирующие основные правила ЭДО, а также вспомним историю их возникновения в России.
Как правило, основной причиной появления того или иного закона является появление круга проблем, нуждающихся в правовом урегулировании.
Сейчас, особенно в связи с активным внедрением ЭДО и электронных услуг в государственном секторе, электронный документооборот в России четко и подробно стандартизирован.
Быстро внедрим с соблюдением законодательства СЭД, ЭДО, кадровый ЭДО, создадим электронный архив
Универсальные представляют собой общие требования к управлению бумажным и электронным документооборотом. Они же разъясняют методологию построению таких систем (см. I SO 22310:2006, ISO 15489-2001).
Специализированные описывают работу поэтапно, например, создание ГОСТ 6.10.3-83 и ГОСТ 3.1105-84, придание юрсилы – ГОСТ 6.10.4-84, и пр. Также их можно классифицировать по типу документооборота, к которому они применимы:
В 2007 году был принят основополагающий ГОСТ по рассматриваемой нами теме – ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования», используемый как ориентир и для внутрикорпоративных, и для внешних систем документооборота.
Другой важный ГОСТ Р ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документацией», разработан на базе международного опыта. Он описывает требования к методологии управления, а также варианты внедрения системы.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология – Практические правила управления информационной безопасностью» описывает, соответственно, разработку и внедрение системы безопасности.
Прочие ГОСТы:
Знание законодательных актов пригодится не только на этапе внедрения СЭД или модернизации систем ЭДО, как внутренних, так и внешних. Ими стоит руководствоваться и при разработке корпоративных регламентов, локальных нормативов и методик, касающихся ЭДО. На эти же документы нужно опираться при возникновении всевозможных коллизий и конфликтов, возникших из-за СЭД, а тем более ЭДО.
Если у вас возникли вопросы по внедрению безбумажного документооборота, наши эксперты помогут решить любые задачи, связанные с автоматизацией внутреннего документооборота, документооборота с контрагентами, кадрового ЭДО и созданием электронного архива. В нашем арсенале широкий выбор технических решений, включая собственные разработки, позволяющие реализовать любые сценарии как внутреннего, так и внешнего документооборота в кратчайшие сроки.
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие статьи 1 раз в месяц специально для вас