Системы электронного документооборота (СЭД) и ECM-системы

На российском рынке систем электронного документооборота вышла явная путаница с понятиями СЭД и ECM (англ. Enterprise content management). При использовании выражения «система электронного документооборота в организации» нередко вкладывают в итоге функциональность ECM-системы, и наоборот - при описании «системы управления корпоративным контентом». Разберем, что же входит в эти два понятия на примере популярного программного решения «1С:Документооборот».

Решение «1С:Документооборот» гораздо больше, чем просто метод организации системы электронного документооборота в компании. Это полноценная ECM-система

Что такое СЭД

Сегодня определение СЭД является общепринятым IT-термином в России. Он означает процесс по автоматизации обработки документации в различных организациях. Термин СЭД определяет три связанных между собой понятия: САД (система автоматизации делопроизводства), СУД (система управления документами) и САДО (система автоматизации документооборота). Общепринятого определения сегодня не существует. Даже Википедия за год неоднократно изменяла значение этого термина.

СЭД является совокупностью программ для создания, редактирования, распространения файлов, разграничения прав доступа и контроля над электронными документами на уровне компании.

Внедрение СЭД требует приобретения ПО и аппаратных средств для установки (сетевое оборудование, сервер и пр.). При использовании СЭД на уровне 2-х и более организаций, потребуется оператор, контролирующий отправку электронных документов и их доставку, правильность используемого формата, наличие подписей и сохранность архивных данных.

Консультация по автоматизации документооборота

Бесплатно! Консультация экспертов по готовности компании к внедрению электронного документооборота

Подробнее

1С:Документооборот версии КОРП

Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 ₽

Подробнее

Комплексы специальных методов и программ, на базе которых создаются системы электронного документооборота компании-заказчика, называются СЭД-решениями и разрабатываются на СЭД-платформах. Хочется заметить, что СЭД-средства отличаются уровнем готовности к внедрению, а грань между СЭД-платформами и решениями условна.

Совокупность услуг по созданию, внедрению, сопровождению системы электронного документооборота называется СЭД-проектом. Проекты могут реализовываться на базе соответствующих платформ с применением уже готовых СЭД-средств или разрабатываться на основе программного обеспечения общего назначения.

Основные задачи СЭД-проекта в плане IT:

• Создание IT-инфраструктуры;




• Покупка лицензий на ПО;




• Установка, настройка, доработка СЭД-средств.

Реализация СЭД-проектов предусматривает корректировку или внесение изменений в деловые процессы организации.

Отличия функционала ЕСМ от СЭД

ЕСМ-системы представляют собой совокупность приложений для управления корпоративной информацией, предназначенной для формирования общего информационного пространства организации. Приложения могут приобретаться и использоваться самостоятельно, или взаимодействуя друг с другом.

В состав ПО входят компоненты, с помощью которых решаются вопросы, связанные с управлением документацией, электронными копиями документов, записями, мультимедийным контентом, архивированием и автоматизацией, маршрутизацией и поддержкой контента, назначением задач и созданием журнала аудита, взаимодействием между пользователями. А также компоненты для управления знаниями, накопления актуальной для организации информации, совместной работы сотрудников с документацией и поддержки проектных команд.

К основным функциям ЕСМ относятся:

• внесение данных,




• хранение информации и резервное копирование,




• деление контента на категории,




• поиск и предоставление информации пользователям,




• ведение совместной работы и контроль прав доступа,




• управление процессами,




• публикация контента.

Напрашивается вывод, что СЭД - это одна из частей ЕСМ. СЭД способствует решению задач, связанных с вопросами управления документами, записями и потоками работ. ЕСМ не является IT-системой, которая функционирует в компании, это принципы построения корпоративной системы, с помощью которой формируется единое информационное пространство организации.

СЭД могут быть реализованы на принципах ЕСМ или нет. Следовательно, средства автоматизации могут быть СЭД-ориентированные и ЕСМ-системы документооборота. ЕСМ-системы выполняют роль «защищенного хранилища» корпоративного контента в удобном формате.

ЕСМ в компании позволяет решать больше задач, чем СЭД. Система управления корпоративным контентом сочетает в себе функции систем электронного документооборота и других учетных систем, охватывает все процессы организации в едином информационном портале.

Типы данных, с которыми работают ECM и СЭД

Системы электронного документооборота работают с документами, имеющими четкую структуру. К таким документам относятся счета, акты, договоры, табели и другие.

ЕСМ способствуют автоматизации работы с типовыми документами, а также с данными в различных форматах (фото, видео, электронные сообщения, графические редакторы и прочие).

Какие процессы автоматизируют ECM и СЭД

СЭД помогают в решении базовых потребностей компании, способствуют сокращению затрат на канцелярию и обслуживание офисной техники. При СЭД документы хранятся в порядке и не теряются.

ЕСМ помогает решать более широкий спектр задач, организовывать и налаживать процесс взаимодействия между отделами при обработке одного документа. Рассмотрим согласование договора - на всех этапах в заинтересованные отделы поступают уведомления, а далее решаются следующие вопросы:

• со стороны бухгалтерии выставляется счет;




• за подготовку продукции ответственность несет отдел снабжения;




• отдел доставки занимается планированием транспорта.

Разница в организации хранения данных

Системы электронного документооборота хранят важную информацию и сведения (счета, договоры, доверенности, акты и прочие) в течение ограниченного периода. Как правило, это несколько лет, что удобно и не расходует место на сервере.

ЕСМ-системы способны хранить различные виды документов (видеоконтент, договоры, аудиофайлы, дизайны макетов и другие). Срок хранения больше, чем в СЭД. Это способствует соблюдению законодательства по работе с архивом и его хранению в течение десятилетий.

Различия в стоимости систем

Стоимость создания СЭД «с нуля» может зависеть от ряда параметров, рассмотрим их на примере программного продукта «1С:Документооборот 8»:

• Платформа и конфигурация (может быть Проф или Корп);




• Количество рабочих мест (лицензий 1С);




• Предметные области для автоматизации;




• Количество видов документов и их детализация, маршрутизация обработки и ее сложность;




• Количество ролей и групп пользователей, а также некоторые детальные требования к настройкам;




• Необходимость загрузки исторических данных;




• Потребность в интеграции с другими системами (обычно с другими 1С);




• Детальность и качество документации на СЭД;




• Детальность документов по управлению проектом;




• Готовность компании к внедрению в работу новой технологии;




• Уровень подготовки персонала компании, степень адекватности требований к системе с их стороны.

Процесс оценки стоимости проекта всегда индивидуален. Связано это с тем, что создание СЭД - это проект многопараметрический. Реальные затраты на реализацию проекта будут зависеть от любого параметра, указанного выше.

Стоимость внедрения ECM-системы обычно зависит от количества пользователей. Она может изменяться в зависимости от числа подключенных дополнительных модулей системы.

Итог анализа и сравнения СЭД и ECM

Исходя из вышеизложенного, видим, что ЕСМ - это концепция по организации управления информационным контентом. СЭД, в свою очередь, это часть ЕСМ, затрагивающая определенные типы документов и заданные процессы по их обработке.

Однако решение «1С:Документооборот» гораздо больше, чем просто метод организации системы электронного документооборота в компании. Это полноценная ECM-система.