Взаимозачет задолженности в 1С:ERP: полная инструкция для финансиста

Один корректно заполненный документ закрывает встречные обязательства, выравнивает остатки и исключает штрафы за просроченные долги. Но чтобы он действительно сработал, нужно верно выбрать сценарий и проверить аналитику. Наш опыт сопровождения ERP контуров показывает: 7 из 10 ошибок при взаимозачете вызваны невниманием к настройке договоров и регистров.

Разберем некоторые варианты, подводные камни и способы автоматизировать процесс так, чтобы он занимал минуты, а не часы.

Чек-лист: Оценка готовности бизнеса к внедрению системы 1С:ERP

В нашем примере Договоры имеют название, которое отражает «Цель договор» и «Детализация расчетов» — «Закупка Аванс по договорам, долг по накладным».

Детализация расчетов определяет нюансы поведения системы при Взаимозачетах.

Знакомимся с документом Взаимозачет задолженности

Прямой путь к документу: раздел «Казначейство» → «Взаимозачеты и списание задолженности» → «Взаимозачеты задолженности».

Если интерфейс вашей базы кастомизирован, и путь отличается — воспользуйтесь строкой быстрого поиска: начните вводить «взаимозачет».

Документ Взаимозачет задолженности позволяет сделать несколько вариантов взаимозачетов (см. рисунок):

• Перенести долг или аванс с одного договора на другой договор (объект расчетов) (1), при этом можно переносить задолженность между Контрагентами и/или Организациями (если в системе используется интеркампани), делая соответствующий выбор «Стороны зачета»;
• Произвести Взаимозачет встречных обязательств, в том числе зачет между тремя лицами (2);
• Прочие взаимозачеты (касаются операций по договорам комиссии и сертификатов) (3);

Табличная часть документа может содержать в себе данные «Без разбиения» – если во взаимозачете участвует один объект расчетов (Документ, заказ, договор).

Или «Списком» – если Объектов расчетов несколько.

Переходя на формат «Списком», появляются дополнительные возможности по подбору данных во взаимозачет: «Подобрать по остаткам»

Многопрофильный проектный опыт внедрения ERP-систем

Типовая 1С:ERP «из коробки»

Запуск системы для малого и среднего бизнеса от 2 месяцев! В особых случаях подходит и для крупных компаний со штатом 500–3000 сотрудников

от 2 440 000 ₽

Подробнее

Настройка отчета для Анализа расчетов с контрагентом и Анализ взаиморасчетов

Взаимозачет начинается с анализа взаиморасчетов.

Если взаимоотношения с Контрагентом только как с Поставщиком, или только как с Покупателем, то используем отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» или «Ведомость расчетов с клиентами», которые находятся в соответствующих разделах системы – Отчеты по Закупкам или Отчеты по Продажам.

Если взаимоотношения с Контрагентом и как с Поставщиком, и как с Покупателем, то для анализа встречных обязательств с контрагентом можно использовать отчет «Сводная ведомость расчетов» – Данная ведомость является аналогом Анализа субконто по Контрагентам в регламентированном учете.

Найти данный отчет можно по поиску, как правило данный отчет не является активным, необходимо нажать «Настройка» и поставить галочку рядом с отчетом.

Для удобства работы с отчетом, его можно изменить, через Расширенные настройки, изменив структуру отчета:

Перенастроенная структура отчета:

1. Отказываемся от Партнера и Договора по строке.
2. Договор по структуре отражаем после Контрагента.
3. Включаем галочку Объект расчетов. В некоторых случаях вместо «Объект расчетов» можно выбрать «Регистратор» – первичный документ.

Подобным образом можно изменить отчеты «Ведомость расчетов с поставщиками» или «Ведомость расчетов с клиентами».

Еще один вариант работы с данным отчетом – это работа непосредственно из Элемента справочника Партнеры или Контрагенты, по команде «Отчеты».

Анализируем данные:

1. Обращаем внимание есть ли встречные обязательства по одному и тому же договору и сальдо расчетов «развернутое», то есть Конечный остаток как «Долг партнера» так и «Наш долг».
2. Оцениваем на сколько обоснованы встречные обязательства по одному договору.
3. Анализируем остальные Остатки по взаиморасчетам.

Заказать бесплатный аудит бизнес-процессов от экспертов WiseAdvice-IT

Варианты создания документа Взаимозачет задолженности

Взаимозачет задолженности можно сделать:

1. Из Документа, Заказа.
2. Из договора (если детализация расчетов в договоре «По договору, Аванс по договору)».
3. В журнале документов Взаимозачет задолженности.

При создании Взаимозачета из Документов или из Договора (пункт 1 и 2) открывается форма «Помощник Зачета Оплат».

Помощник Зачета Оплат

Данная форма состоит из двух закладок:

1. Закладка Нераспределенные платежи, относятся к тому же договору, что и документ и, как правило, зачитываются без создания документа Взаимозачет задолженности (но есть исключения).
   

   

   
   
2. Закладка Неиспользованные авансы – цифра (2) свидетельствует, что есть 2 аванса, но мы их не видим, потому что по – умолчанию нажато «Только по выбранному договору» если нажать «По всем договорам контрагента», то увидим суммы авансов, которые потенциально можем зачесть. При этом по договорам Закупки к зачету предлагаются суммы по договора Закупки, по договорам Реализации – встречные задолженности, инструмент не предлагает.
   

   

   Зачет по суммам на этой закладке обязательно сформирует документ Взаимозачет задолженности.
   

   

   
   

Порядок зачета по обеим закладкам одинаковый:

1. Встаем на объект расчетов в верхнем поле.
2. Нажимаем кнопку «Зачесть…».
3. Сумма переносится в нижнее поле формы, где можно откорректировать сумму к зачету и нажимаем вверху команду «Выполнить».

Взаимозачет из Документа

Распределение платежа по одному договору, без создания документа взаимозачета

Рассмотрим Договор «Закупка Аванс по договорам, долг по накладным»: Аванс на договоре и его надо сопоставить с Приобретением товаров и услуг.

Из отчета открываем документ Поступление товаров и услуг, нажимаем команду «Зачет оплаты».

В открытом окне Помощник Зачета Оплат нажимаем «Зачесть оплату» и система предложит зачесть на сумму документа, при необходимости можно изменить сумму, например если по договору в оплату по документу необходимо зачесть всего 50% или 70% от суммы документа.

По итогу нажимаем команду «Выполнить» и смотрим результат: Зачет сделан, но документа Взаимозачета нет.

Распределение платежа по одному договору, с созданием взаимозачета

Рассмотрим Договор «Закупка по Заказам». Оплачен аванс поставщику 100 000р, 50 000р из них надо распределить на Заказ, а 50 000р аванс, который мы или зачтем в следующий заказ или выясняем почему оплатили больше.

При отражении документа Списание безналичных ДС был выбран договор, но не был выбран объект расчетов (Заказ). Делаем зачет в соответствии с договором: Аванс в размере 50 000 в оплату за поставку.

Из отчета открываем Заказ, и нажимаем «Зачет оплаты», при переносе суммы по кнопке «Зачесть/перенести аванс» (1), система предупреждает, что будет сделан Взаимозачет, меняем сумму к Зачету (2), нажимаем «Выполнить» (3).

В журнале Взаимозачет задолженности появляется документ, с отметкой «Сформирован автоматически обработкой "Зачет оплат"».

Документ в журнале «Взаимозачет задолженности»

Взаимозачет из Договора

Данный взаимозачет возможен если детализация расчетов в договоре «По договору, Аванс по договору долг по накладным».

Рассмотрим Договор «Закупка по договорам». Пример: Стороны договорились или уточнили, что Аванс договора «Закупка по Заказам» в размере 50 000 это аванс по договору «Закупка по договорам».

Из отчета открываем Договор, и по кнопке «Зачет аванса» переходим в обработку и переносим сумму аванса. Открываем Обработку Зачет оплат через Договор.

По кнопке «Зачесть/перенести аванс» переносим сумму в раздел Зачтено и выполняем Зачет оплаты.

В журнале Взаимозачет задолженности появляется документ, с отметкой «Сформирован автоматически обработкой "Зачет оплат"». У взаимозачета Операция «Перенос аванса поставщику в рамках организации и контрагента».

Взаимозачеты из журнала Взаимозачет задолженности

Рассмотрим создание взаимозачета из Журнала Взаимозачет задолженности.

Взаимозачет по Операциям «Зачет встречных обязательств»

Как отметили ранее, через Документы и Договора можно проводить взаимозачеты и переносы авансов только между договорами Закупки или только между договорами Реализации.

Взаимозачет по Операциям «Зачет встречных обязательств» напротив, позволяет сделать взаимозачет только если есть встречные обязательства Кредиторской задолженности организации перед контрагентом как Поставщиком и Дебиторской задолженности контрагента как Клиента перед организацией.

Если, например, у нас наоборот, есть Кредиторская задолженность Клиента, и Дебиторская задолженность Поставщика, то взаимозачет с Операцией «Зачет встречных обязательств» не отработает. Данный вариант Взаимозачета можно рассчитать автоматически по кнопке «Рассчитать взаимозачет».

Можно вручную изменить сумму к взаимозачету на закладке Отгрузки и Поступления, если суммы не будут равны, система предупредит об ошибке и взаимозачет не будет проведен.

Взаимозачет с Операцией «Произвольный взаимозачет»

Рассмотрим Универсальный вариант взаимозачета с Операцией «Произвольный взаимозачет».

При работе с данным вариантом отчета необходимо определиться кто у нас Дебитор-Кредитор: Клиент-Клиент, Поставщик-Поставщик, Поставщик-Клиент или Клиент-Поставщик. Один и тот же это контрагент или разные контрагенты.

Данный вариант взаимозачета можно рассчитать автоматически по кнопке «Рассчитать взаимозачет».

Рассмотрим вариант Поставщик-Клиент. В ведомости отмечено какие суммы подпадут в данный вариант взаимозачета.

Определяемся с Дебитором и Кредитором (Поставщик-Клиент), выбираем Контрагента и нажимаем «Рассчитать взаимозачет».

Взаимозачет рассчитывается на максимальную возможную сумму - по Дебету.

Если мы изменим сумму Кредиторской задолженности до 55000, то на закладке Дебиторская задолженность, по кнопке «Заполнить по кредиторской задолженности» система пересчитает сумму, и предложит к зачету более раннюю задолженность.

Если нас не устраивает предложенный системой вариант, то нажав «Списком», появляется кнопка «Подобрать по остаткам», данная команда открывает «Подбор объектов расчетов». Ставим галочки Выбран и указываем к колонке «Сумма», суммы к зачету. Нажимаем «Перенести в документ».

Суммы перенесены в документ. Проводим взаимозачет:

Быстрая настройка 1С:ERP

Взаимозачет с Операцией «Произвольный взаимозачет» между двумя контрагентами

Рассмотрим еще один вариант взаимозачета с Операцией «Произвольный взаимозачет» между Контрагент Пример 1 и Контрагент Пример 3.

Стороны договорились, что задолженность 31 000 Контрагент Пример 1 переводится на Контрагент Пример 3 в счет долга по договору.

Определяемся с Дебитором и Кредитором (Клиент-Клиент), выбираем Контрагента и нажимаем «Рассчитать взаимозачет».

По данной ситуации, когда обе стороны «Клиенты», возможен и другой формат Взаимозачета – «Перенос долга клиента»:

Взаимозачет с Операцией «Произвольный взаимозачет» между двумя контрагентами – Перенос долга

Рассмотрим еще один вариант взаимозачета с Операцией «Произвольный взаимозачет» между Контрагент Пример 2 и Контрагент Пример 3.

Пример: Контрагент Пример 3 после реорганизации распорядился считать свой аванс по договору авансом по договору с Контрагент Пример 2

Заполним Кредитора и Дебитора и нажмем «Рассчитать взаимозачет»: система нам не рассчитает взаимозачет, так как нет встречных обязательств. 

В данном случае, в Кредиторской задолженности нажмем «Списком», и «Подобрать по остаткам», выбираем объект расчетов и переносим в документ.

На закладке Дебиторская задолженность действия, как на Кредиторской задолженности, не даст результата, так как Остатков по взаиморасчетам нет. Здесь заполняем «Объект расчетов» и сумму вручную.

Хочется сделать акцент: Во взаимозачете система предложила выбрать только один договор, хотя, если посмотрим, у Контрагента есть 2 договора реализации. Причина в том, что во взаимозачет выбирается не Договор, а Объект расчетов:

• В договоре «Реализация По договора» Детализация расчетов «По договорам» - Договор и есть объект расчетов;
• В договоре «Реализация По заказам» Детализация расчетов «По заказам» и для того, чтобы отразить перенос долга, именно на этот договор в системе должен быть создан документ «Заказ клиенту».

После проведения взаимозачета, в Ведомости расчетов следующий результат.

Заключение

Чтобы избежать большинства проблем, рекомендуется:

• Тщательно анализировать задолженность перед проведением взаимозачета, убеждаясь в наличии встречных требований и корректности сумм.
• Правильно выбирать объект расчетов (договор, заказ, накладная) и строго его придерживаться при оформлении всех документов по сделке.
• Использовать подходящий тип операции в документе «Взаимозачет задолженности» («Перенос аванса», «Зачет встречных обязательств» и т.д.), там где можно, использовать автоматическое создание взаимозачетов через объекты расчетов
• Внимательно проверять сформированные бухгалтерские проводки и записи в книгах покупок/продаж после проведения документа.
• Согласовывать взаимозачет с контрагентом и иметь документальное подтверждение.

FAQ по взаимозачету задолженности в 1С:ERP

• 1С
• 1С:ERP
• Наши услуги
• ERP
• Внедрение 1С

Бесплатная
консультация эксперта

Анна Сорокоумова

Аналитик Отдела автоматизации финансов и ГОЗ

Задать вопрос Я даю согласие на обработку Персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности