Система документов в делопроизводстве

Делопроизводство – это система управления предприятием через документационное обеспечение. Сюда относится любая деятельность по классификации документов, определению реквизитного состава, заданию правил работы с этими документами, по созданию, регламентированному заполнению и обработке документов, а также совместная работа сотрудников с ними, передача в архив и хранение.

Перед руководителем любой организации уже не стоит дилемма «Создавать или нет систему электронного документооборота?». Вопрос ставится так: «Какая у вас должна быть СЭД, и с кем будете ее внедрять?»

Давайте сразу зафиксируем, что термин «документооборот» означает совместную обработку документа сотрудниками по заданным правилам. По определенным маршрутам документ двигается внутри организации и на каждой точке маршрута работник выполняет определенные действия с документом.

Таким образом, «документооборот» является частью «делопроизводства». Далее в статье мы будем использовать термины «делопроизводство» и «документооборот» в значении «система документационного управления организацией».

Создание системы документов в делопроизводстве: пошаговая инструкция

Рассмотрим, какие бывают системы документации и как пошагово создается система делопроизводства (документооборота), на примерах реальных проектов автора статьи на платформе «1С:Документооборот 8 КОРП». По сути, это руководство, как:

• смоделировать систему электронного документооборота (далее СЭД);
• как выделить и настроить каждый отдельный участок деятельности предприятия;
• как превратить все это в работающий и полезный для бизнеса инструмент.

Программа 1С:ДО КОРП позволяет наводить порядок, четко структурировать документы и работу сотрудников в организации, регламентировать документационное управление организацией и много другое.

Почему важно уделять внимание делопроизводству

Итак, с одной стороны у нас есть потребность в управлении организацией и координации работы сотрудников, с другой – отработанная уже веками технология делопроизводства.

С развитием информационных технологий, инструменты для организации делопроизводства изменились. Можно обрабатывать большие объемы, вовлекать в работу значительное количество сотрудников, разворачивать СЭД для организаций практически любых масштабов, и, более того, для территориально-распределенных организаций.

3 формы организации делопроизводства

Системы делопроизводства могут быть по форме:

• Централизованная;
• Децентрализованная;
• Смешанная.

Централизованная – это, когда все документы в организации обрабатываются централизованно. Например, где бы не был создан документ, он будет зарегистрирован в центральном отделе регистрации документов. Откуда бы не приходили документы в организацию, они будут приходить и обрабатываться в едином месте, а только затем распределяться по адресатам.

В этом подходе есть свои плюсы и они очевидны. Но есть и минусы. Все эти «центры» должны быть созданы, и они являются по определению «узкими местами», что при больших объемах может стать проблемой.

Децентрализованная – документы появляются в разных подразделениях по мере необходимости. Работа с документами идет на местах, они свободно перемещаются внутри компании. Это создает больше свободы и разгружает систему в целом. И в таких системах можно обойтись без специально выделенных подразделений, которые необходимы при централизованной системе делопроизводства.

Недостатки: не все организации способны к хорошему взаимодействию и открытым способам управления через документы. Это также требует хорошей внутренней исполнительской дисциплины, понимания каждым сотрудником, как и что происходит в системе документооборота, понимание процесса целиком.

Смешанная - это оптимально подобранный симбиоз двух систем, описанных выше, заданный баланс между централизованной обработкой документов и свободными документами, их маршрутами. При смешанной системе требуется наличие выделенного подразделения делопроизводства.

1 шаг. Определить предметные области документов

Для создания СЭД желательно выделить все области документов, что есть в вашей организации и которые необходимо автоматизировать.

Это могут быть такие области:

• Входящие и исходящие документы;
• Приказы и распоряжения;
• Регламентирующие документы (Положения, Инструкции, Правила);
• Доверенности;
• Докладные и служебные записки;
• Информационные документы (Справки, Отчеты, Планы, Расписания);
• Договорные документы;
• Тендерные документы;
• Претензионные документы;
• Сопроводительные (к договорам) документы;
• Заявки;
• Протоколы совещаний;
• Проектные документы;
• Другие документы, связанные с отраслевой спецификой предприятия.

После определения предметных областей не помешает составить таблицу приоритетов. Это поможет планомерно и последовательно их автоматизировать, даже если отдельные области будут внедряться в работу параллельно.

2 шаг. Сформировать классификацию видов документов

Для каждой предметной области нужно будет определить виды документов. Классификация для любой системы делопроизводства – это основа. Качество классификации определяет качество системы документооборота.

Каким образом составляется классификация? Документы должны быть разными:

• по их сути;
• по реквизитному составу;
• по форме документа (как дополнительный критерий классификации);
• по способам их обработки;
• по правам доступа к виду документа;
• по отраслевому признаку разделения;
• для целей анализа;
• для целей отбора, группировки, для задания критерия поиска.

Классификация видов документов должна быть «разумной». Не стоит увлекаться и плодить слишком много видов документов, но и система не должна быть слишком уж тривиальна.

На этом шаге желательно привлекать опытных специалистов, с опытом реализации разных систем. Это поможет создать для вашей организации оптимальную хорошую классификацию. Повторюсь, качество и дальнейшие возможности СЭД определяются ее классификаторами видов документов.

3 шаг. Определить группы людей, работающих с областями документов, их роли и функционал

С документами в СЭД вашей организации будут работать разные люди. Нужно определить, кто и качестве кого. Обычно составляется некая матрица с группами пользователей, функциональными ролями и для каждой задаются области документов, зоны ответственности, права доступа и прочее.

На примере приказов: ограниченный круг сотрудников может подготовить приказ (по поручению директора), приказ согласуется с заданными сотрудниками (обычно, это руководители подразделений), и когда согласованный приказ будет подписан директором, все сотрудники получат его на ознакомление (в режиме прочтения).

Функциональные роли. Для целей настройки маршрутов движения документов необходимо выделить функциональные роли сотрудников, области действия и ответственности.

Группы пользователей. Для целей настройки прав доступов необходимо выделить группы пользователей. В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» уже существуют предопределенные группы - сами подразделения из структуры предприятия.

Небольшое замечание: роли также можно использовать для назначения прав доступа.

4 шаг. Регламентировать работу с предметной областью документов

До начала настройки программы необходимо подготовить правила и регламенты, по которым все будет происходить:

• как будут документы создаваться. Здесь программа 1С:ДО КОРП предлагает удобный функционал шаблонов документов;
• как и при каких условиях начинается обработка документа;
• как определяется маршрут обработки и как будет проходить обработка документа;
• кто и при каких условиях включается в процесс работы с документом;
• варианты действий сотрудников при прохождении документом его обработки.

Как и во всем нужно придерживаться разумного подхода в подготовке правил и регламентов. Они могут быть созданы в любой приемлемой для организации форме. Они должны быть максимально простыми и понятными всем. А также должны быть доведены до всех участников СЭД. «1С:Документооборот КОРП» предлагает функционал встроенных инструкций. Для каждого объекта в зависимости от набора параметров (организация, состояние документа, шаблон документа) могут быть загружены необходимые для пользователя инструкции. Можно загрузить и стандартные инструкции от разработчиков и методистов фирмы «1С».

По сути, на этапе регламентации системы делопроизводства создается модель СЭД. На этом этапе крайне рекомендовано привлекать опытных специалистов.

Внедрение 1С:Документооборота

Эффективное управление процессами +47%, дисциплиной + 45%, скоростью обработки документов +100%

Подробнее

Предварительная оценка внедрения 1С:ДО

Бесплатный анализ и рекомендации экспертов. КП со стоимостью и сроками внедрения 1С:Документооборота

Подробнее

5 шаг. Настроить программу (создание предметной части СЭД)

Это самый простой шаг, и очень понятный. Часто при создании СЭД весь проект начинается и заканчивается этим шагом. И получается «плохая» СЭД: нет ни четкой классификации, ни нормальной модели (архитектурный план системы), ни правил, по которым все будет происходить, ни подготовленных к работе с системой сотрудников. В таких случаях, деньги выброшены на ветер, а созданная СЭД – это дорогой ИТ-мусор, бесполезный для организации, а иногда даже и вредный.

Настройка программы состоит из следующих действий:

• Заполнение всех классификаторов (это обычно называют НСИ);
• Настройка видов документов и их шаблонов (возможно, с автозаполняемыми файлами);
• Задание маршрутов обработки. Настройка процессов, назначение их соответствий документам, условий старта, состав исполнителей, условия, при которых они включаются в работу;
• Определение прав доступа;
• Другие важные детальные настройки системы.

После завершения настроек для предметной области делопроизводства, обязательно должна быть проведена проверка работоспособности настроенного функционала. Лучше выявить несоответствие или даже ошибку на этапе настройки, чем на этапе эксплуатации. Опытные специалисты всегда выполняют этот шаг при настройке, даже если заказчик этого не видит.

6 шаг. Обучить сотрудников работе с инструментом

СЭД – это не только программное обеспечение (отдельное спасибо разработчикам фирмы «1С») или качественно смоделированная система с выполненными настройками, это еще и люди компании, которым работать с этим инструментов.

Всегда необходимо проводить обучение сотрудников. Обучение должно быть по областям:

• общее назначение программы, объекты и общие приемы работы с ними;
• интерфейсные возможности программы, правила работы с ними;
• предметная область и все правила работы с объектами этой области;
• возможности программы для продвинутых пользователей (по необходимости).

После проведения обучения должна быть организована практика для пользователей, потому что «нет ничего страшнее плохо обученного танкового экипажа на поле боя». Во время практики пользователи могут все протестировать самостоятельно, есть возможность убедиться, что сотрудники умеют выполнять нужные действия в программе, выявить пробелы в знаниях и проработать эти «белые пятна».

Обучение можно организовать общее для всех сразу, или по подразделениями, по рангам сотрудников. Для топ-менеджеров можно организовать индивидуальные занятия: здесь работает фактор «занятости» и фактор «руководителю сложно выйти из роли начальника при групповом обучении, и принять роль студента».

Удобно делать видеозапись группового обучения. Это пригодится тем, у кого не было возможности лично принять участие в обучении, а также для новых сотрудников в будущем.

Без хорошо организованного обучения для сотрудников требовать от них нормальной работы в СЭД невозможно. Это важный и обязательный шаг при создании электронной системы делопроизводства в организации.

7 шаг. Подготовить регламенты и инструкцию по работе в СЭД

Приказ о вводе СЭД в эксплуатацию. СЭД должна быть введена в эксплуатацию Приказом директора по организации. В Приказе должны быть отражены:

• срок ввода системы в эксплуатацию;
• область применения (какие документы будут существовать только в рамках СЭД);
• на кого распространяется обязательное использование этого инструмента;
• кто ответственен за ввод СЭД в эксплуатацию, за ее поддержку, за контроль над работой в системе сотрудников;
• ответственность за невыполнение положений Приказа.

Регламенты и инструкции. До ввода СЭД в промышленную эксплуатацию должны быть подготовлены регламенты делопроизводства, правила эксплуатации и инструкции для пользователей по работе в системе. Пользователям необходимо с ними ознакомиться. В идеале, должна быть проведена аттестация как минимум для ключевых пользователей. Не оставляйте этот шаг на «все, вроде, и так все знают»!

Регламенты и инструкции должны поддерживаться в актуальном состоянии, и для этого нужно назначить ответственных сотрудников. Отсутствие регламентов, правил, инструкций ведет к зависимости от тех, кто является их «носителем». Никто не может гарантировать, что правила работают и не исказились со временем. Постепенно СЭД без правил начнет превращаться в «междусобойчик».

Правила, поддержание их в актуальном состоянии и четкое их соблюдение – это основа для содержания вашей СЭД в порядке и гарантия ее эффективности.

8 шаг. Продолжаем движение …развитие СЭД

Автор данной статьи не раз видел успешные проекты и сам лично создавал «хорошие» СЭД. После того, как СЭД запущена в промышленную эксплуатацию и пройдена зона турбулентности (пара месяцев всегда требуется для освоения сотрудниками нового инструмента), возникает вопрос: «И что дальше?».

Все работает по правилам, они поддерживаются в актуальном состоянии, все освоили программу на уровне опытного пользователя. Все прекрасно работает! Значит, подошло время для освоения дополнительной функциональности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

Ваша организация уже потратилась на приобретение ПО и лицензий. Иногда это значительные средства! Вы сделали проект с привлечением опытных (и часто дорогих) специалистов. Ваши сотрудники прошли непростой путь по изучению и освоению новой технологии работы. Как получить еще что-то без дополнительных расходов?

Прекрасная новость! Все последующие шаги по развитию вашей СЭД будут иметь минимальные трудовые и финансовые затраты, потому что:

• Новый инструмент уже освоен, у вас появился опыт – это залог более эффективной работы по развитию СЭД;
• Регламенты и правила далее создаются по аналогии, есть опыт поддержки их в актуальном состоянии;
• Ваши сотрудники обучены, и любой новый функционал будет внедряться на «раз-два».

Дальнейшее развитие вашей СЭД будет выглядеть примерно в таком ракурсе:

• Доверенности будут организованы также, как и договоры. Только они будут заполняться полностью автоматически, потому что создаем их всегда на нашей стороне. Отличие лишь в маршруте обработки - будет указываться поверенный, кому выдается доверенность. Все остальное аналогично: стороны, контроль окончания срока действия, область действия с автоматическим определением по виду документа и, возможно, содержательная часть файла документа.

Как создаются СЭД

Это всегда проект. Даже самое простое внедрение, которое делается за месяц, требует планирования и организации. Создание СЭД требует проектного подхода, и только в этом случае будет получен желаемый результат. Необходимо:

• определить цели, для которых создается СЭД;
• определить всех участников этого проекта со стороны заказчика;
• выработать границы проекта (какие области и в каких пределах должны быть автоматизированы);
• подготовить план создания СЭД (приоритеты, сроки, действия и ожидаемые результаты);
• провести все действия с контролем качества;
• передать все это заказчику;
• ввести СЭД в промышленную эксплуатацию;
• обеспечить техническую поддержку после ввода в эксплуатацию.

Кто создает СЭД

Хорошие системы электронного документооборота не создаются без знаний и без специалистов. Все, что делается «вопреки» — это всегда проигрышные инвестиции.

Своими силами. Даже если в организации принято решение «делать своими силами», то кого-то из сотрудников нужно отправить на полноценное обучение, заручиться методической поддержкой опытных специалистов по созданию СЭД, привлечь этих специалистов к контролю качества работ по созданию СЭД. То есть, как минимум, нужно поднять собственные компетенции в этой области, а как максимум — иметь внешний консалтинг от экспертов.

Внешние специалисты. Это правильный подход. Это не вопрос цены, а вопрос качества внедрения многофункционального инструмента для вашего бизнеса.

Как оценить создание СЭД «с нуля»

На стоимость внедрения СЭД «1С:Документооборот» влияют следующие параметры:

• Платформа 1С (Проф или Корп);
• Конфигурация 1С:Документооборот 8 (ПРОФ, КОРП, ДГУ или DM);
• Количество пользовательских лицензий 1С (количество рабочих мест);
• Предметные области для их цифровизации;
• Количество видов документов и их детализация;
• Количество разных маршрутов обработки документов и их сложность;
• Количество разных ролей, разных групп пользователей;
• Некоторые детальные требования к настройкам;
• Необходимость загрузки исторических данных;
• Необходимость в интеграции с другими системами (1С или сторонних разработчиков);
• Качество и детальность документации на СЭД;
• Детальность документов по управлению проектом;
• Готовность организации к внедрению новой технологии в работу;
• Уровень подготовки сотрудников организации и степень адекватности их требований к системе.

Оценка стоимости проекта всегда индивидуальный процесс. Это связано с тем, что создание СЭД – это многослойный проект, где от любого параметра будут зависеть реальные затраты.

Советы экспертов по электронному делопроизводству

• Не откладывайте создание для вашей компании системы делопроизводства и цифровизацию работы ваших сотрудников с документами. Вы все равно должны будете это сделать. Лучше не терять время и позиции на рынке;
• Серьезно отнеситесь к проектированию вашей СЭД – это определяет качество готового инструмента;
• Проведите обучение сотрудников вашей компании, это позволит вам сэкономить средства;
• Привлекайте опытных специалистов, как минимум, консультантов и кураторов вашего проекта. В идеале, чтобы команда специалистов все сделала «под ключ»;
• Вы должны принимать активное участие в проекте создания вашей СЭД. От вас зависит, что получите в итоге;
• Как и любые ИТ-проекты, создание СЭД — это сложный и часто долгоиграющий процесс. Разделите, по возможности, весь ваш документооборот на отдельные области и делайте их по частям с запуском в эксплуатацию уже настроенной области;
• Запланируйте финансовое обеспечение проекта СЭД. Самое печальное, когда проект начат, а завершить его нет возможности;
• После создания вашей СЭД позаботьтесь, чтобы в компании были обученные люди, которые будут сопровождать ваших сотрудников методически и технически. Или заранее договоритесь с внешними специалистами о технической и методической поддержке.

Выбирайте надежных специалистов, имеющих за плечами успешно завершенные проекты, хорошие отзывы от заказчиков после завершения проекта и некоторого времени эксплуатации СЭД.

Команда WiseAdvice-IT всегда готова поддержать вас на этом пути!