Работодатели каждый год составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. График отпусков сотрудников является важным помощником в планировании.
График отпусков позволяет установить оптимальную очередность отпусков с учетом взаимозаменяемости сотрудников и особенностей производственного процесса в течение года. Также он необходим для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете. От того, насколько грамотно будет составлен данный локальный нормативный акт, зависит бесперебойность работы компании
График отпусков может быть создан следующими способами:
- Унифицированная форма №Т-7 в формате Word или Excel, либо доработанная форма с учетом потребностей работодателя;
- Узкоспециализированная программа, разработанная для ведения кадрового учета;
- Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.
Как определить какой вариант подходит именно вам?
Для небольшой компании график отпусков в формате офисных программ может оказаться подходящим вариантом, не требующим затрат на автоматизированное программное обеспечение. Занести несколько сотрудников в файл Excel и затем в течение года делать возможные корректировки по ним, создавать на каждого сотрудника соответствующие документы (приказ об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска, заявление о переносе) не составит труда для кадровика, работающего у представителей малого бизнесе. К тому же возможности Excel позволяют автоматически отрисовать график.
Подобный способ составления графика может также подойти руководителю небольшого подразделения для «личного использования» – локального контроля и планирования работы отдела. Если у сотрудника возникнет желание скорректировать сроки отпуска, руководитель может быстро согласовать или отклонить его просьбу, сверившись с графиком из файла, или отреагировать на форс-мажор.
Когда численность сотрудников измеряется десятками, кадровый менеджер, ответственный за составление и ведение графика отпусков, неизбежно столкнется с большими трудозатратами и ошибками при ведении графика вручную. Также при запросе контролирующих органов будет отсутствовать единый архив документов с быстрым поиском. Для такой ситуации подойдет специальная программа для кадрового учета, которая сформирует все документы, связанные с графиком отпусков, в ней будет храниться информация по отпускам прошлых лет. Она также обеспечит быстрый поиск сведений по сотрудникам, уволенным и документам. Немаловажным преимуществом является стоимость такого решения и простота в освоении.
При росте компании и, соответственно, численности сотрудников, происходит увеличение данных для ввода, их корректировки, отслеживания, а также при запросе информации для предоставления контролирующим органам не каждая программа может справиться с систематизацией большого объема сведений. Кроме того, когда у фирмы несколько юридических лиц, то необходимость консолидации данных может обеспечить только программа, у которой есть такие возможности, например, комплексное решение для кадрового учета 1С:ЗУП
График в Excel и специализированном ПО
Для начала скачиваем универсальную форму Т-7 на предстоящий год. Создаем таблицу с необходимыми столбцами и строчками, проставляем формулы. Затем вручную заполняем список сотрудников и данные по отпускам, наименование организации, код ОКПО, информацию о руководителе организации и начальнике отдела кадров. При желании даже в Excel можно настроить возможность отслеживания пересечения отпусков сотрудников, что делает ее использование приемлемой для компании с маленьким штатом. По мере необходимости данные корректируется простым исправлением в таблице таблицу.
Ведение графика с помощью специализированного ПО может иметь некоторые нюансы, обусловленные особенностями решений, но в целом схема работы для всех общая: создается соответствующий документ по каждому работнику, где в обязательном порядке проставляются даты предполагаемого отдыха. Затем добавляется новый график: вносят номер, дату составления и утверждения, а также дату-номер мнения профсоюзного органа, если такой имеется. После его сохранения все созданные ранее отдельные документы войдут в него автоматом. Как правило, его можно будет распечатать, а если потребуется внести корректировки, то начать придется с отдельного документа сотрудника, а потом обновить график.
Комплексная программа автоматизации
1С:ЗУП предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. То есть имеются инструменты для управления персоналом, финансовой оценки и анализа компании, а также возможность формирования внутренней отчетности по организации. Программа позволяет оформлять документы, утвержденные законодательством для предоставления при запросе контролирующих органов.
Сразу отметим, что проведение типовых операций в системе, к которым относится ведение графика, как правило, осуществляется посредством имеющихся вариантов настроек. Но случается, что необходима доработка 1С:ЗУП для удобного составления графика отпусков, например, когда требуется корректировка процесса под имеющиеся на предприятии бизнес-процессы. По вашему запросу наши специалисты быстро доработают конфигурацию, оставив ее в максимально типовом варианте для сохранения поддержки и возможности простого обновления.
Чтобы начать работу с графиком в данной системе, переходим «Кадры-Графики, переносы отпусков», где создаем новый документ.
В таблице фиксируем все планируемые отпуска – на каждый тип отдыха и каждого работника заводим отдельную строку. Заполняем либо через «Добавить», внося по одному работнику, либо «Подбором» можно выбрать сразу несколько человек, воспользовавшись Ctrl+A.
Далее в каждой строке прописываем даты, а количество дней рассчитается автоматом. Также есть вариант – указать дату начала и количество дней, а дата окончания пропишется сама.
После заполнения проводим и закрываем наш документ. Если нужно его распечатать, жмем «График отпусков (Т-7)». Обратите внимание, если нам понадобиться внести корректировки в течение последующего года, это нужно делать непосредственно внутри данного документа, что существенно упрощает работу с графиком, повышая уровень контроля и скорость реакции.
Исходя из графика, можно работать с отдельными документами.
При этом даты в них проставятся автоматом.
Здесь же можно «Оформить перенос», указав период, причину, а также по чьей инициативе это произошло – если захотел сам работник внизу нужно будет поставить галку.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Когда у работника отдых разделен на основной и дополнительный с пересекающимися датами, то по команде оформления можно получить форму, куда входят оба этих вида.
Выяснить отклонение плана от учетных данных можно в этом же документе по команде «Контроль остатков». Нажав на третью колонку, в открывшемся окошке можно получить отчет-справку об остатках отпусков, что позволяет выявить возможные расхождения и вовремя внести исправления.
Можно создать отдельный документ «График отпусков» по каждому подразделению организации. Для этого необходимо через команду «Подбор», нажав на «Вид списка», выбрать «По подразделениям».
Еще одна возможность документа – загрузка графика отпусков из внешнего файла по команде «Загрузить из файла». Загрузка графика отпусков актуальна для компаний, имеющих несколько подразделений. Каждый руководитель подразделения предоставляет график отпусков своего отдела, заполненный по шаблону для загрузки. При этом кадровому сотруднику нет необходимости вводить данные вручную.
В отличие от специальной программы для кадрового учета в 1С:ЗУП нет необходимости поиска всех документов, связанных с графиком отпусков и способов корректировки по всей программе. Рис.10 Т-7
То есть один документ – график отпусков, дает возможность распечатать все необходимые документы (унифицированная форма Т-7, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, расчет среднего заработка, справка для оплаты дополнительного отпуска, подробный расчет начислений, заявление на перенос отпуска, уведомление о переносе отпуска и т.д.), рассчитать и перенести отпуск, а также провести самоконтроль по количеству дней отпуска.
Купить и настроить программу для составления графика отпусковконсультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
