Электронные трудовые книжки с 2020 года

Не так давно появились будоражащие слухи о том, что с нового года произойдет переход на электронные трудовые книжки, а трудовые книжки на бумажном носителе будут отменены. Эти слухи базируются на том, что Госдумой, действительно, были приняты три законопроекта о трудовых книжках в электронном виде.

1. № 748684-7 (об изменениях ТК РФ в части формирования данных о трудовой деятельности в электронном виде;
2. № 748744-7 (об изменениях ФЗ «Об индивидуальном/персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
3. № 748758-7 (об изменениях КоАП в части назначения административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления данных о трудовой деятельности либо за неполные и/или недостоверные данные).

Также в ближайшее время будет принят закон о переводе сведений о трудовом стаже граждан в электронную форму.

Когда будут введены электронные трудовые книжки (ЭКТ)?

Уже с 1 января 2020 года планируется добровольный переход граждан с бумажной на цифровую форму книжки, а молодые люди, у которых еще нет трудовой книжки, и вовсе не получат бумажный вариант. Это относится к тем, кто впервые придет на работу в 2021.

К 2027 году Минтруд предполагает перенести соответствующие данные по гражданам в базу Пенсионного фонда.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Работающие граждане, желающие оставить свою прежнюю книжку в актуальном состоянии, в течение 2020 года обязательно должны написать соответствующее заявление на работе. Книжка будет сохранена в отделе кадров предприятия-работодателя, что приведет к тому, что кадровику придется делать двойную работу: вносить информацию и базу, а также вписывать ее «вручную» в бумажную версию. Оставшиеся граждане получат свои «аналоговые» трудовые на руки. По мнению автора, их лучше все же не выкидывать и оставить, «на память».

Какие сведения будет содержать электронная трудовая книжка?

Цифровой формат предполагает сохранение тех же сведений, которые содержались в аналоговом варианте:

• Место/Периоды работы;
• Должность (специальность/профессия);
• Квалификация (разряд/класс/категория/уровень квалификации);
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Причины остановки трудового договора.

Но есть и отличие от бумажного варианта: новый формат не предполагает внесения данных о наградах сотрудников, хотя это должно быть отражено в трудовой согласно пункту 4 инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).

Плюсы и минусы ЭТК

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

1. Электронную ТК невозможно потерять или испортить;
2. Невозможно подделать указанные в базе данные;
3. Отменяются затраты на ее приобретение;
4. Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
5. Доступ к информации через интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
6. Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть устроиться на работу станет проще;
7. Увеличивается сохранность информации, защищенность сотрудника от недобросовестного работодателя.

К минусам следует отнести:

1. Возможность утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в аттестованной, как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
2. Увеличение объема отчетности;
3. Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
4. Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
5. Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии (возможно, они будут сохраняться в отдельной базе данных);
6. Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но практика автора показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

Как будет выглядеть ЭТК?

Цифровая книжка в общем случае представляет собой отчет по данным трудового стажа всех граждан РФ, хранящимся в Пенсионном фонде РФ. Для трудящихся этот отчет будет доступен в личном кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru) и на сайте Портала государственных услуг (gosuslugi.ru). Также планируется создать приложение для просмотра данных на смартфоне.

Если гражданин захочет иметь данный из ЭТК в аналоговом виде, он должен будет принести заявку в отдел кадров последнего места работы, территориальный орган ПФР или МФЦ.

Как организации перейти на электронные трудовые книжки?

В первую очередь работники отделов кадров должны составить уведомление о переходе ТК в электронный вид для своих сотрудников и об их праве сохранить аналоговый вариант. Также неплохо было бы снабдить сотрудников «памяткой по электронным трудовым книжкам», чтобы избежать шквала звонков в отдел кадров. Такую памятку можно разослать по электронной почте вместе с «Уведомлением».

При необходимости придется изменить корпоративные нормативные акты, регламентирующие внутренние процессы компании, внести правки в соглашения и коллективные договоры, приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или составить инструкции по работе с существующим ПО.

Как заполнять ЭТК?

Заполнение ЭКТ будет выглядеть точно так же, как формирование любого отчета в ПФР. Если кадровый учет ведут в электронном виде в какой-либо программе, вывести его данные в виде отчета не должно составить большого труда.

В ПРФ нужно будет заполнить форму СЗВ-ТД. Вот как она будет выглядеть:

Рис.1 Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР

При увольнении сотрудник может получить сведения о стаже для подачи на новое место работы по форме СЗИ-ТД как в виде распечатки, так и в электронном формате. Бумажную СЗИ-ТД нужно заверять подписью руководителя и печатью организации, а электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Примерная форма СЗИ-ТД показана на Рисунке 2:

Рис.2 Форма СЗИ-ТД для выдачи сотруднику по запросу

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки (ЭТК)?

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому тем предприятиям, которые до сих пор ведут учет «на коленке», не избежать внедрения такой системы. При этом нужно поторопиться: сведения в первый раз нужно будет подавать не позднее 15 февраля 2020 года. Наша компания оказывает услуги по внедрению 1С:ЗУП с 2003 года и наработала огромный опыт в решении любых задач, касающихся автоматизации кадровых служб.

Возникает вопрос: какую использовать программу?

Существует множество решений этой проблемы, все зависит от объема информации и финансовых возможностей.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

• Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» предоставляет полный спектр возможностей для подбора персонала (версия «КОРП»), ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Возможности этой системы подробно описаны тут: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/1s-zup-8-3-zarplata-i-upravlenie-personalom-obzor-vozmozhnostei/. Эта программа всенародно признана, большинство пользователей предпочитают работать именно с ней.*
• Программа «Оазис» создана специально для передачи данных в ПФР. Если внести в нее данные, можно вывести отчеты не только для ПФР, но и в налоговую инспекцию по НДФЛ, а также в ФСС. Можно использовать для формирования отчетности. Данные можно выгрузить из другой программы или внести вручную. Она подходит для небольших фирм, так как служит только для отчетов, учет в ней вести невозможно.
• Из названия программы «Босс-кадровик» видно, что эта система прежде всего предназначена для ведения подбора персонала (модуль HRM) и ведения кадрового учета. Как уверяет сайт, программа позволяет также рассчитывать заработную плату, но полноценной программой для решения всех задач кадровой службы она не является.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы затрудняетесь с выбором подходящей именно вам программы, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по ЗУП, мы поможем вам сделать правильный выбор.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С ЗУП

Разработчики 1С уже трудятся над созданием доработки по формированию отчетности по ЭТК. Пока в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» этих доработок нет, но нужно понимать, что даже при наличие этого функционала, для корректного формирования данных необходим их корректный ввод, а также грамотная настройка 1С:ЗУП.

Алгоритм формирования данных должен выводить те же поля, которые используются для других отчетов по зарплате и кадрам, поэтому если предприятие вводит вовремя кадровые документы (приемы, увольнения, кадровые перемещения), то у него не должно возникнуть проблем с формированием отчетов по ЭТК.

Возможно, мы получим приятный бонус от ПФР в виде автозаполнения сведений о местах работы физического лица в течение последних 22 лет (с 1997 года, когда их начали фиксировать в ПФР). Эти данные в программе 1С используются для расчета различных видов стажа.

Но невозможно реализовать то, чего пока нет. Закон пока еще не принят, а какой он будет, покажет время.