Электронные трудовые книжки с 2020 года

С нового года начался переход на электронные трудовые книжки. Для создания нормативной базы, поддерживающей данное новшество, были скорректированы следующие принятые законы

1. ФЗ № 439 от 16.12.2019 о корректировке ТК на предмет того, что данные о трудовой деятельности будут в «цифре».
2. ФЗ № 436 от 16.12.2019 о корректировках ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ, говорящего о правилах подачи данных о работниках в ПФР. Изменения касаются обязанностей работодателя подавать данные в систему.
3. Законопроект 748758-7 о корректировках КоАП РФ, регулирующего штрафы за подачу информации, не соответствующую установленным правилам.

Плюсы и минусы ЭТК

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

• ЭТК невозможно потерять или испортить;
• Невозможно подделать указанные в базе данные;
• Отмена затрат на ее приобретение;
• Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
• Доступ к информации через Интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
• Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть процесс устройства на работу станет проще как для работодателя, так и для работника;
• Повысится уровень защищенности сотрудника от недобросовестного работодателя;
• Уровень аналитики по трудовой деятельности граждан вырастет в разы благодаря централизации данных.

К минусам следует отнести:

• Риск утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в специально аттестованной для учета и обработки персонифицированной информации высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
• Увеличение объема отчетности;
• Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
• Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
• Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии;
• Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень «дружит» с компьютерами. Но практика показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

Когда будут введены электронные трудовые книжки?

С наступлением 2020 года запланирован добровольный уход граждан с бумажной на цифровую форму. Граждане, начавшие работать в 2021 году (у которых ранее не было ТК), книжку «на бумаге» открывать уже не будут. К 2027 году Минтруд предполагает перенести все нужные данные по гражданам в базу ПФ.

Как будет выглядеть ЭТК?

Цифровая книжка в общем случае представляет собой отчет по данным трудового стажа гражданина РФ, хранящийся в Пенсионном фонде РФ.

Данный отчет будет доступен:

• По месту работы – только по этому же месту в обеих версиях (форма СЗВ-ТД);
• В многофункциональных центрах (МФЦ) по всем местам работы, но только в бумажной версии;
• В ПФ по всем местам работы в обеих версиях;
• На госуслугах (gosuslugi.ru) по всем местам работы только в цифровой версии.

Работник имеет право затребовать этот отчет и получить в трехдневный срок, а при уходе – в день увольнения, если ранее он отказался от бумажного варианта.

Какие сведения будет содержать электронная трудовая книжка?

Книжка «в цифре» содержит почти те же сведения, что и ее предшественница:

• О работнике;
• Вид, даты, основание кадрового события (приема/увольнения, перевод на другое место);
• Место работы;
• Должность, профессия, специальность, квалификация;
• Подразделение;
• Вид поручаемых обязанностей (обязателен с 2021 года);
• Основание окончания ТД.

Главным отличием ЭТК от бумажных является тот факт, что сведения обязательно подавать и по совместителям.

Как организации перейти на электронные трудовые книжки?

В первую очередь отдел создает уведомление о переходе на цифровой вариант книжек для персонала и о праве оставить прежний (бумажный) вариант.

Работодателям также придется исправить внутрикорпоративную документацию, регулирующую внутрифирменные процессы, поправить коллективные соглашения и постановления, составить памятку по электронным трудовым книжкам.

Также работодателям необходимо приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или обновить существующее программное обеспечение.

Как заполнять ЭТК?

По запросу работника ему предоставляется форма СТД-Р как в распечатке, так и в цифровом формате. Бумажную СТД-Р нужно заверять подписью и печатью организации, а электронную – УКЭП.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

В срок до 30 июня 2020 года работодатели должны собрать с персонала заявления о предпочтениях дальнейшей формы ведения ТК:

• по-старому на бумаге – в дальнейшем можно передумать и перейти на электронную форму;
• по-новому «в цифре» с получением ТК на руки, когда передумать и вернуться к прежней форме будет уже нельзя.

Таким образом, работник может реализовать свое право остаться со старой версией трудовой. Если он находится в длительном отпуске (к примеру, по уходу за ребенком) и не написал заявление, его ТК продолжают вести в прежнем виде.

Работникам, подавшим заявление, работодатели с 2021 года вносят запись о выдаче трудовой книжке и выдают их на руки, освобождаясь после этого от ответственности за их ведение и хранение.

Новый отчет в ПФР по ЭТК – Сведения о трудовой деятельности

С начала 2020 года в ПФ РФ нужно сдавать форму СЗВ-ТД. Каждый месяц, следующий за отчетным, не позднее 15 числа. В случае если 15 число выпадает на выходной, срок сдачи переносится на ближайший будний день.

Поможем подготовить отчетность в ПФР по учету ЭТК

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки?

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому предприятиям, которые до сих пор ведут учет в ручном режиме, не избежать внедрения такой системы. Напомним, если численность организации превышает 25 сотрудников, отчетность соответствующие госорганы принимают только в электронном виде.

Наша компания оказывает услуги по внедрению 1С:ЗУП с 2003 года и наработала огромный опыт в решении любых задач, касающихся автоматизации кадровых служб. Поэтому, если у вас возникает вопрос, какую использовать программу для ведения ЭТК, обращайтесь к нашим специалистам, мы ответим на него и подберем оптимальный вариант решения.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

• Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» предоставляет полный спектр возможностей для подбора персонала (версия «КОРП»), ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Эта программа всенародно признана, большинство пользователей предпочитают работать именно с ней.*
• Программа «Оазис» создана специально для передачи данных в ПФР. Если внести в нее данные, можно вывести отчеты не только для ПФР, но и в налоговую инспекцию по НДФЛ, а также в ФСС. Можно использовать для формирования отчетности. Данные можно выгрузить из другой программы или внести вручную. Она подходит для небольших фирм, так как служит только для отчетов, учет в ней вести невозможно.
• Из названия программы «Босс-кадровик» очевидно, что эта система, прежде всего, предназначена для ведения подбора персонала (модуль HRM) и ведения кадрового учета. Как уверяет сайт, программа позволяет также рассчитывать заработную плату, но полноценной программой для решения всех задач кадровой службы она не является.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы уже работаете с одной из этих программ, но у вас возникают сложности по составлению отчетности или любому другому аспекту, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией по ЗУП, мы с радостью вам поможем.

Получить бесплатную консультацию по учету ЭТК в 1С:ЗУП

Ведение электронных трудовых книжек в 1С ЗУП

Работа в этой части в 1С ЗУП сводится к формированию двух вышеупомянутых форм отчетности – СЗВ-ТД и СТД-Р. Для того чтобы кадровые события попадали в данные отчеты через автозаполнение, необходимо проделать следующий алгоритм действий: в кадровых приказах (Прием, Перевод, Увольнение) активировать опцию «Отразить в трудовой книжке».

В разделе «Отчетность, справки» перейдем в журнал «ЭТК», нажмем кнопку «Создать» и выберем нужную нам форму СЗВ-ТД.

Выберем организацию, месяц, за который формируем отчет, и нажмем кнопку «Заполнить». В документ попадут все сотрудники, по которым происходили кадровые события в отчетном периоде.

Если было подано заявление о дальнейшей форме ведения его трудовой книжки, его тоже нужно отразить в данном отчете. При условии, что по работнику были кадровые события в данном периоде, сведения о заявлении подтянутся в отчет автоматически. Если кадровых событий не было, то заявление надо будет добавить в документ вручную при помощи кнопки «Подбор».

После добавления сотрудника по двойному щелчку мыши перейдем в меню «Мероприятия» и выберем в соответствующем поле заявление работника.

При первой подаче данных работодатель должен подать информацию о предыдущей записи в ТК, действующей на 1 января 2020 года. Для этого, как и при внесении данных о поданном заявлении, перейдем двойным кликом мышки в меню «Мероприятия» и при помощи кнопки «Добавить» внесем действующую на 1 января 2020 года запись.

После заполнения документа его необходимо провести. Далее можно проверить корректность его заполнения при помощи кнопки «Проверка». Если подключен сервис 1С-ЭДО, документ можно отправить в ПФР непосредственно из программы по кнопки «Отправить», либо выгрызть в файл при помощи кнопки «Выгрузить» и отправить через свою программу сдачи отчетности./p>

Форма СТД-Р формируется аналогично и предоставляется на бумаге заверенная подписью и печатью организации.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» получила исчерпывающий функционал для работы с ЭТК и подачи электронной отчетности. Но нужно понимать, что даже при наличие этого функционала, для корректного формирования данных необходим их корректный ввод. А также грамотная настройка 1С:ЗУП, в чем вам могут помочь наши специалисты!

• 1С:ЗУП
• HRM
• ЗУП

Не пропустите свежие новости 1С

Подпишитесь на рассылку и получайте
самые свежие новости 1 раз в месяц

IT специалист Бухгалтер Финансист Руководитель/Собственник HR специалист

Подписаться