Виды систем делопроизводства

Делопроизводство – это особая деятельность любого предприятия, обеспечивающая документационное обеспечение управления (ДОУ). В этой статье мы рассмотрим, какие бывают виды систем делопроизводства.

Цель нашей статьи: дать читателям понимание существующих систем делопроизводства, их отличия, назначения. И помочь выделить критерии выбора.

Давайте сразу определимся, что мы будем рассматривать системы делопроизводства как информационные системы, которые обеспечивают:

• создание документов по заданным правилам;
• изменение документа в процессе его обработки (жизненного цикла);
• совместную работу сотрудников с документами (по заданным маршрутам);
• контроль работы сотрудников при их работе с документами;
• архивное хранение всех документов в электронном и бумажном виде;
• обеспечение самых разных классификаций документов и быстрых доступ к ним по разрезам этих классификаций.

Виды систем автоматизации делопроизводства

На рынке автоматизации делопроизводства имеется значительное количество достойных решений.

В этой статье нет цели анализировать различные программные продукты и сравнивать их функциональность и стоимость покупки, настройки и владения.

Вот список наиболее известных систем автоматизации делопроизводства: А2Б СЭД, ELMA365 ECM, ЭТЛАС, LanDocs, OPTIMA-WorkFlow, Е1 Евфрат, СЭД «ДЕЛО», TESSA, Alfresco, WSS Docs, Verdox, DIRECTUM,ЛОГИКА: СЭД, ТЕЗИС, Lexema-ECM, Docsvision, 1С:Договоры 8 и, конечно, 1С:Документооборот 8 (ПРОФ, КОРП, ДГУ, DM).

За годы работы над своими продуктами практически все производители пришли к концепции универсального решения, в котором есть разнообразная современная функциональность. Поглядывая на альтернативные варианты конкурентов, разработчики улучшали год от года свои программные продукты.

Здесь, безусловно, лидером является фирма «1С» со своим независимым подходом к созданию промышленных решений в масштабах страны, с потрясающей обратной связью от многочисленных партнеров и бизнеса, который сделал свой выбор в пользу решения «1С:Документооборот 8».

Разработчики фирмы «1С» пошли путем «все включено» изначально. Вы приобретаете сразу всю полную функциональность, и никто не будет просить дополнительной платы, если в вашей организации потребуется добавить какие-то новые документы или особые способы обработки информации. Все решаемо в рамках поддержки системы. Если на этапе создания вашей СЭД вы не используете какую-то функциональность, то ее можно просто отключить в настройках.

Стоит отметить, что «по неподтвержденным данным из надежных источников» до 20% проектов по созданию СЭД на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» – это переход со сторонней системы на платформу 1С. В нашей компании каждый второй проект требует «загрузку исторических данных» из предыдущего электронного документооборота.

Основания для классификации систем делопроизводства

Для классификации чего угодно важен выбор основания. В зависимости от выбранного основания множество объектов будет разделяться по-разному, даст разные критерии группировки, анализа, выбора системы делопроизводства. Это важно. Рассмотрим классификации по разным основаниям.

По возможности настройки

Коробочные продукты – программный продукт изначально имеет заданную методологию работы с документами. Эта методология обеспечена алгоритмами работы программы. Саму программу можно рассматривать как уже полностью готовый к работе инструмент. Хотя и в типовые решения «из коробки» могут быть внесены корректировки их работы, но только в рамках заложенной методологами и разработчиками программного продукта.

Идеальный вариант: купил программу, установил, и в организации появилась новая система работы с документами. Да, на освоение программы уйдет какое-то время, зато сразу появляется мощный механизм по электронному взаимодействию.

Плохой вариант: как только вы «подсаживаетесь» на предлагаемую систему работы с документами и процессами, вы становитесь «рабом лампы». Надо понимать, что к этим приятным плюсам коробочного решения вы принимаете и серьезные ограничения - работать по установленным в программе правилам.

Настраиваемая платформа. Такие программные продукты предлагают для предприятия не столько готовую систему электронного документооборота (СЭД), сколько некий набор правил для ее организации. Как было сказано в одном известном фильме: «Кодекс — это просто свод указаний, а не жестких законов».

Такие системы очень интересны с точки зрения основы для создания хорошей СЭД. Они позволяют делать системы для разных предприятий, разных отраслей и, что самое важное, со временем изменять саму систему работы с документами, развивать ее, добавлять новые направления делопроизводства в существующую СЭД.

Любая программная платформа для создания системы электронного документооборота изначально не готова к использованию. Она требует подготовки ее для эксплуатации, настройки документов, шаблонов, ролей, маршрутов, правил согласования документов, настройки прав доступа и так далее. Это плата за универсальность решения!

Настраиваемая платформа может быть подготовлена к работе как своими сотрудниками (после прочтения документации на программу), так и внешними специалистами по данному программному продукту. В зависимости от сложности вашей СЭД настройки могут быть относительно простыми или такими, что выполнить их смогут только сертифицированные специалисты. Если у вас планируется использовать простую СЭД, то всегда имеет смысл пройти кому-то из сотрудников обучение в учебном центре от производителя ПО. Это даст к тому же системный взгляд на то, как устроена платформа для СЭД, узнать все ее возможности и взаимосвязи между настройками.

Оптимальный и часто применяемый подход в бизнесе – это пригласить опытных специалистов для моделирования и настройки СЭД, а в процессе подготовки системы ответственным сотрудникам освоить функционал и возможности настройки ПО.

Что выбрать: коробку или универсальное решение

Мы видим, что по этому критерию классификации систем электронного документооборота, придется выбирать между:

• простотой и скоростью запуска, где не нужно определять «а как должно быть». Это недорогое решение «под ключ»;
• универсальностью, возможностью менять и развивать СЭД, вводить все новые и новые области делопроизводства в систему, когда есть потребность сделать усилия по моделированию системы работы, потребность в опытных специалистах по настройке СЭД. И это решение дороже (как минимум, не меньше стоимости ПО и лицензий).

На рынке существует достаточно много программных продуктов. Мы в рамках этой статьи рассмотрим наиболее популярное программное решение ведущего производителя ПО для целей СЭД.

Что предоставляет 1С Документооборот 8 КОРП

Это универсальное решение для создания как простых СЭД, так и сложных систем класса ECM (Enterprise content management).

Внедрение «1С:Документооборот» - это всегда проект. Это может быть недорогой мини-проект, который сделает один специалист в сжатые сроки. Или сложный проект с боеспособной командой по созданию корпоративной СЭД. Сроки и сложность таких проектов бывают самые разные. Однако, стоит понимать, что хорошая качественная СЭД для предприятия с количеством пользователей от 100 человек – это стратегически важный инструмент в работе, и в последнее время это жизненная необходимость для успешности бизнеса. Из практики: качественные сложные системы документооборота окупаются в течение 1 года эксплуатации.

Методологи и разработчики «1С:Документооборот 8 КОРП» предусмотрели сервис «коробочное решение». Всегда приятно удивляют подходы фирмы «1С»: создаются простые и надежные решения для любого масштаба предприятий.

Типовая методика документооборота – это возможность самостоятельно настроить систему делопроизводства и сразу начать работать! Это «коробочное решение» для настраиваемой платформы СЭД и вариант загрузки готовых методик делопроизводства. Особенно может быть полезно для организаций, в которых нет единого понимания, какая должна быть система электронного документооборота.

В разработке типовой методики принимали участие эксперты документоведения с ученой степенью по этой предметной области. Методика вобрала в себя лучший универсальный опыт от предприятий, которые используют 1С:ДО КОРП. Она загружается в еще пустую информационную базу «одной кнопкой», затем система ведет Администратора по всем действиям, которые необходимо выполнить (заполнить пользователей, назначить исполнителей для ролей, заполнить права доступа и т.д., все по методике).

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Аудит процессов документооборота

Готовые рекомендации, которые можно выполнить своими силами или с привлечением специалистов

Подробнее

По области охвата участников

Внутренний документооборот (СЭД)

Все системы, существующие на российском рынке, предоставляют инструмент для организации делопроизводства и документооборота внутри компании. Это внутренний для компании электронный документооборот.

Внутренний электронный документооборот — это все корпоративные документы и файлы с любой другой связанной с ними информацией, которые используются внутри компании. Информация о проектах, о совещаниях, календарях и загрузке сотрудников. Входящие документы, которые пришли извне на адрес компании. Исходящие документы, которые сотрудники компании готовят для отправки внешним контрагентам от имени компании.

Системы внутреннего электронного документооборота обеспечивают документационное управление предприятием (ДОУ). Такие системы обычно называют сокращенно СЭД или ECM.

Существуют варианты организации СЭД, когда пользователями системы могут быть внешние люди, не сотрудники компании. Например:

• акционеры, как внешние контрагенты для компании;
• аудиторы, которые проводят анализ работы предприятия, анализ данных в документах;
• постоянные партнеры (дилеры компании);
• постоянные поставщики товаров и услуг;
• финансовые партнеры бизнеса, им нужно иметь прямой доступ к определенной информации.

Все приведенные выше примеры являются немаловажной частью бизнес-процессов любой компании.

Дилеры, безусловно, являются внешней юридически независимой организацией. Но в силу договоренностей и потребностей для управления бизнесом они могут иметь доступ к корпоративной базе данных и напрямую через размещение данных, документов, старта процессов согласования, исполнения, вести деловую коммуникацию:

• делать заявки на поставку,
• формировать отчеты,
• акты сверки,
• запросы информации,
• размещать свою информацию для поставщика, на которого работают, о текущем состоянии дел (фотографии полок магазинов, предоставление остатков товара на складах дилера).

Аудиторам проще предоставить доступ к базе данных. Это удобно с точки зрения технологии работы, освобождения времени и ресурсов своих сотрудников. Доступ предоставляется в этих случаях только для тех объектов и тех документов, которые им нужны для проверки данных.

Финансовые партнеры будут спокойнее, если у них будет прямой доступ к информационной системе. Они смогут в реальном времени отслеживать документы, сделки, отчеты подразделений, видеть финансовые документы, размещенные в СЭД финансовым департаментом. Ничего не надо пересылать на почту, все доступно финансовому партнеру в любое время и в том объеме, который ему необходим.

Разработка систем корпоративного документооборота на заказ. Экономия до 4 млн ₽/год!

Внешний документооборот (ЭДО)

При работе с документами возникает задача – быстро и надежно обмениваться документами в электронном виде. Для этого можно использовать электронную почту (технологию e-mail): документ из системы предприятия отправляется с помощью транспорта, контрагент его получает и, в идеале, дает подтверждение о получении.

Правильно использовать новые технологии электронного документооборота (ЭДО). В отличие от корпоративного электронного документооборота (СЭД) здесь речь идет о внешнем обмене документами в электронном виде.

Такие системы обеспечиваются аккредитованными криптопровайдерами с лицензией на такого рода деятельность. Именно центры ЭДО обеспечивают надежный и юридически значимый обмен документами.

Документы при обмене по ЭДО подписываются электронной подписью. Это обеспечивает их защиту и юридическую силу. Центр ЭДО как третья сторона может удостоверить документ и его доставку.

Внешний документооборот может быть:

• для бизнеса – с другими контрагентами;
• для государственных учреждений – с другими ведомствами.

Функционал СЭД и ЭДО в 1С:Документооборот 8

«1С:Документооборот 8 КОРП» поддерживает:

• создание какой угодно сложной корпоративной системы внутреннего документооборота (СЭД);
• использование при работе с документами и файлами электронной цифровой подписи;
• систему внешнего документооборота (СВД);
• интеграцию с помощью «1С:Клиент ЭДО» через библиотеку стандартных подсистем.

То есть программный продукт имеет возможности организации как внутреннего документооборота, так и внешнего с использованием технологий СВД и/или ЭДО.

По направлению делопроизводства

Давайте с вами рассмотрим несколько областей документоведения, базовых областей для делопроизводства. Понятно, что можно выделить гораздо больше направлений документооборота в организациях. Это напрямую связано с отраслью предприятия, особенностями построения модели управления, культурой организации.

Входящие и Исходящие (канцелярия)

Практически у каждого предприятия есть взаимоотношения с внешним миром.

Какие-то документы приходят извне. Они регистрируются, отправляются на рассмотрение адресату, по получении резолюции такой документ отправляется или на исполнение, или на ознакомление (если действия по документу не требуются).

Какие-то документы организация готовит как исходящие. Они могут быть подготовлены как результат работы с внутренними документами в компании. Исходящие документы могут быть созданы на основании входящего документа (ответ на входящее). Такие документы проходят исполнение, согласование, утверждение, регистрацию, отправку, передачу отправленной копии в архив.

Организационно-распорядительные документы (ОРД)

Организационные документы – это начало всего делопроизводства в любой организации: устав, положения, регламенты, инструкции, штатное расписание и т.д. Без этих документов не существует организации.

Приказы и распоряжения – это основа документационного управления предприятием. Все управление в относительно крупных организациях строится именно на этих документах. Приказы подписываются руководителем организации, распоряжения – руководителями подразделений, в этом их принципиальное отличие. Изначально все электронные системы делопроизводства строились именно на автоматизации этой области документационного управления.

Информационно-справочные документы – это докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки, пояснительные записки, заявки и другие документы, через которые информация передается между подразделениями, между сотрудниками. Служебные и докладные записки во многом определяют внутреннюю коммуникацию в компании, через них решается множество самых разных вопросов.

Кадровые документы

Кадровые документы – это все документы, которые возникают между работником и организацией, с момента приема на работу до момента, когда трудовые отношения прекращаются. Это достаточно объемный участок делопроизводства, особенно для предприятий с многочисленным штатом сотрудников.

Значимость кадрового делопроизводства сложно переоценить – это эффективный способ управления человеческим капиталом. От качества постановки кадрового документооборота зависит насколько конкурента организация в бизнесе за счет профессионализма сотрудников, за счет удержания ценных сотрудников, развития их знаний и умений.

Договорные документы

Никакая организация не может существовать без взаимодействия с другими контрагентами. Даже один из первых документов, возникающих в организации, это учредительный договор.

Договорная работа требует особого внимания. Это та деятельность, которая определяет, что и каким образом происходит с организацией. Для коммерческих организаций договорная работа – это основа бизнеса. Существуют целые группы программ, нацеленных на обеспечение этой системы делопроизводства и документооборота.

Так, за счет хорошо продуманной концепции программы и ее технической архитектуры «1С:Документооборот» позволяет задать любое множество видов документов, учесть особенности каждого документа, определить характерный ему реквизитный состав, поведение документа. А также настроить практически любой сложности маршруты движения документов, обеспечить подбор участников в зависимости от вида документа, его содержания и других условий. Система прекрасно реализует любые предметные области делопроизводства, нет никаких ограничений.

По организационной системе взаимодействия сотрудников

Различается два различных подхода во взаимодействии сотрудников в организации и это, очевидно, накладывает отпечаток на системы делопроизводства.

Российская система делопроизводства

В российском делопроизводстве превалирует движение документов вверх и вниз. Обеспечивается максимальных уровень контроля на каждом уровне, действия с документами носят преимущественно указательный директивный характер.

Есть еще одна особенность российского делопроизводства. Уверен, каждый на практике встречал это. К документу, подготовленному по всем правилам и стандартам делопроизводства, часто требуется …дополнительная информация (например, пояснительная или служебная записка). То есть нужен еще один документ, который дополняет основной, обеспечивает его документооборот в организации.

Итак, основные особенности российской системы делопроизводства:

• Управление документами строго по вертикали;
• Документ, подготовленный по всем правилам, может не являться самодостаточным, ему требуются дополнительные документы;
• На каждом уровне движения документа требуется контроль и проверка;
• На предприятии создается специальное подразделение, которое все проверяет, регистрирует, маршрутизирует, обеспечивает и т.д. Без этой службы ДОУ ничего нормально не работает.

Зарубежные системы делопроизводства

Иностранные системы делопроизводства базируются, в первую очередь, на высоком уровне исполнительской дисциплины сотрудников и высокой степени осознанности и регламентации действий. Это значительно снижает уровень беспорядка в документах и в коммуникациях, а также дает достаточно высокую степень свободы взаимодействия сотрудников в организации. Если с помощью документа можно решить вопрос между подразделениями, такой документ не пойдет наверх, не будет там рассматриваться, а затем спускаться вниз с указанием, что и как нужно сделать.

Многие документы изначально в организации с такой системой делопроизводства обращаются по горизонтали.

Характерные черты зарубежных систем делопроизводства:

• Максимальная простота и регламентация документов;
• Движение документов по горизонтали, как способ упростить взаимодействие;
• Отсутствие постоянного контроля за исполнением документов;
• Отсутствие специально выделенного подразделения, которые занимается обеспечением делопроизводства, централизовано регистрирует документы;
• Любой сотрудник может зарегистрировать документ, с которым он работает;
• Некоторые документы не регистрируются совсем.

Универсальный 1С:Документооборот

Программный продукт создавался как гибкий и мощный инструмент для предприятий самой разной направленности и культуры. «1С:Документооборот» прекрасно настраивается под любую модель делопроизводства, будь то российская система или зарубежная. Поэтому одно и то же программное решение может быть развернуто и для государственного учреждения, и для совместного коммерческого предприятия.

Есть готовое решение «1С:Document Management» с интерфейсом на английском и русском языках. Для каждого пользователя индивидуально настраивается язык его программы.

Рекомендации экспертов по выбору системы делопроизводства

Как опытные консультанты в сфере создания информационных систем хотим обратить ваше внимание на следующие шаги на пути к автоматизации документарных процессов компании:

• подумайте, какие задачи вашего бизнеса вы хотите решить;
• определитесь, на какой платформе вы хотите работать, и почему именно на 1С;
• оцените ваши финансовые возможности для создания СЭД;
• смоделируйте вашу систему электронного документооборота (СЭД);
• посмотрите, какой программный продукт вам наиболее подходит;
• определите, кто и каким образом будет настраивать вашу СЭД;
• отправьте ваших ответственных сотрудников на обучение;
• выберите опытных консультантов и обсудите с ними все детали этого пути;
• если система будет сложная, то лучше привлечь к настройке СЭД толковых специалистов. Это окажется в итоге дешевле;
• сразу до начала проекта СЭД определитесь, кто и каким образом будет обновлять программу, отвечать на вопросы пользователей, администрировать СЭД. Лучше, чтобы на вашей стороне был подготовленный специалист.

Или просто обратитесь к экспертам WiseAdvice-IT, сопроводим на всех этапах!