Как составить хороший справочник статей движения денежных средств

Справочник статей ДДС – аналитический инструмент управленческого учета, позволяющий детализировать движение средств предприятия, используя который получают отчеты в разрезе выделенных статей, осуществляют их анализ и контроль.

Порядок разработки справочника статей движения денежных средств для управленческого учета

При создании справочника статей движения денежных средств, статьи разделяются на группы по видам деятельности:

• Операционная деятельность – это деятельность предприятия в соответствии с ее предметом и целью. Соответственно основным притоком денег от операционной деятельности является выручка от реализации, а оттоком – различные текущие затраты. Кроме этого в данный раздел включаются прочие внереализационные доходы и расходы.
• Инвестиционная деятельность состоит из статей, разделяющих вложение средств в инвестиционные проекты, капитальные вложения во внеоборотные активы, в т.ч. строительство объектов, отдача от которых приходит от 3-х и более месяцев.
• Финансовая деятельность включает такие статьи по операциям с финансами, как выплата дивидендов, поступления по кредитам и займам, выплата кредитов, расходы по обслуживанию и т.п.

Классический список можно дополнить группой «Перемещение денежных средств», включающей статьи, отражающие движение средств между счетами и кассами внутри компании.

При наполнении справочника статьями придерживайтесь правил:

• Для группировки верхнего уровня достаточно четырех перечисленных выше групп статей – «Операционная деятельность», «Инвестиционная деятельность», «Финансовая деятельность», «Перемещение денежных средств».
• Внутри каждой группы статей не создавайте более 4-х уровней подстатей. Если доля статьи в общей сумме невелика, то выделять их нет необходимости, т.е. придерживаться принципа существенности.
• Если статей «Операционной деятельности» много, выделите подстатьи «Поступления средств» и «Выплаты средств», в которые включаются статьи по обычной деятельности (оплата поставщикам, поступления от покупателей, аренда, реклама и т.п.).
• Не делите статьи поступлений в соответствии с направлениями деятельности, т.к. для того предназначен другой справочник.
• Разделите группы статей по структурным подразделениям, торговым точкам, филиалам предприятия и производства.
• Можно выделить группу статей по поступлениям от продаж и возвратов (от покупателей, налоги, аванс поставщика и т.п.). Такое деление позволит выделить реальную сумму поступлений из общей массы поступивших денег.
• В группе статей «Выплаты средств» можно выделить группу статей «Возвраты клиентам».
• Не заводите статью «Прочее», чтобы не было желания все свалить на нее и потом было трудно получить по ней «расшифровку». Если завели ее, то постоянно контролируйте ее состав. Если она «раздута», то некоторые виды движений выносите в отдельную статью.
• При большом объеме статей разделите их на производственные и административные (управленческие).
• Не дробите на много статей, старайтесь обобщить.
• Используйте короткие названия, иначе длинная надпись может не полностью отразится в строке отчета.
• В наименовании статьи используйте коды, чтобы получилась определенная иерархия и было легко ориентироваться в списке.

Пример справочника статей ДДС

Приведем примеры организации справочника статей движения денежных средств на примере программ 1С.

Статьи ДДС в 1С:ERP

Перейдите в подсистему «Казначейство» - «Статьи движения денежных средств.

Нажав кнопку «Создать группу», задайте группы статей ДДС по принципу, описанному выше.

Разверните группу статей «Инвестиционная деятельность».

Следующим списком представлен пример статей ДДС группы «Операционная деятельность».

Элементы, отмеченные желтым кружочком – предопределенные программой. С помощью кнопки «Создать» или «Ins» на клавиатуре пользователь дополняет группы справочника.

При создании новой статьи пользователи в настройке указывают:

• Наименование;
• Приоритет оплаты (низкий, средний, высокий);
• Вид движения денежных средств;
• Хозяйственные операции.

Перейдите по гиперссылке «Указать хозяйственные операции». Здесь можно закрепить по умолчанию статью к заданным пользователем хозяйственным операциям.

Аналогично задаются статьи ДДС по финансовой деятельности предприятия.

Статьи ДДС в 1С:УХ

В 1С:Управление холдингом перечень «Статьи движения денежных средств» расположен в разделе «Справочники».

Здесь также устанавливают уровни структуры справочника, которые наполняются элементами – статьями ДДС. В нашем примере статьи объединены в группы – три классические и одну дополнительную, о которых говорилось в начале статьи.

При создании новой статьи пользователь кроме наименования:

• задает использование по умолчанию в операциях;
• определяет вид движения денежных средств;
• указывает возможные операции (приход, расход);
• закрепляет виды аналитики, приоритет;
• устанавливает очередность платежа и другие настройки.

По гиперссылке «Основные статьи» видно, для какого вида операции какая статья ДДС закреплена по умолчанию.

Статьи ДДС в WA:Финансист

В программе WA:Финансист справочник статей движения денежных средств представлен в виде справочника «Статьи оборотов по бюджетам».

Он доступен и в других разделах программы, куда можно попасть из Главного меню, например, в подразделе «НСИ».

В разделе «Планирование» также есть доступ к данному справочнику.

Открыв его из любого раздела, пользователь может попасть в справочник, создать группы и наполнить их своими статьями ДДС по кнопкам «Создать группу» и «Создать».

При создании статьи, кроме ее названия, пользователь задает:

• «Тип статьи» – статья ДДС, статья бюджетирования;
• «Направление движения» – поступление или списание;
• «Приоритет платежа».

Также задается период действия статьи и другие параметры.

Формирование структуры справочника статей ДДС и аналитики позволяет разделять денежные потоки, сформировать отчеты по их движению и проанализировать их. Придерживаясь перечисленных выше правил и исходя из операций вашей компании, можно составить удобный именно для вас справочник. Адаптация статей под вашу деятельность, позволит четко видеть структуру движения финансовых потоков в отчетах.

Чтобы понять, что справочник составлен правильно, прежде всего нужно ориентироваться на «Отчет о движении денежных средств» (ОДДС). Он заполняется автоматом по тем движениям, где в документах указана статья ДДС. Поэтому от того, какими статьями наполнен справочник и какие из них пользователь закрепляет в хозяйственных операциях – напрямую зависит, что покажет ОДДС.

Правильно составленный справочник статей ДДС помогает получить достоверную, детальную информацию о движении денег и, оперируя цифрами отчетов, принимать верные управленческие решения. От правильности его структуры зависит детализация отчета о движении денежных средств. Разбивка статей на группы в справочнике влияет не только на форму подачи информации в отчетах, но и сокращает время работы пользователя, облегчает и ускоряет поиск нужной статьи.