Сканирование и распознавание документов в 1С Документооборот

Система электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП может работать и с бумажными документами – сканировать и распознавать отсканированные документы, переводя файлы PDF в текстовый формат.

Добавление сканов возможно прямо из карточки документа, не открывая дополнительных программ и интерфейсов.

Для работы со сканером из 1С:Документооборот сначала необходимо установить утилиту сканирования и настроить подключенный локальный сканер. Для этого в разделе «Настройка», в пункте «Персональные настройки» открываем меню «Файлы».

В открывшемся окне выбираем команду «Настройка сканирования».

В настройках указываем подключенный сканер для работы, ставим разрешение сканирования и прочие настройки.

При наличии большого количества документов для сканирования лучше использовать подсистему потокового сканирования. Чтобы открыть это рабочее место, нужно в разделе «Документы и файлы» открыть пункт меню «Потоковое сканирование в 1С Документооборот».

В рабочем месте потокового сканирования предусмотрено два варианта работы со сканами – сканирование в pdf непосредственно со сканера, подключенного к компьютеру пользователя, и загрузка из каталога, если сканер сетевой и согласно политике загружает отсканированные документы в сетевой каталог.

Рассмотрим оба варианта работы.

При работе непосредственно со сканером устанавливаем необходимые параметры сканирования, настройку обработки страниц, распознавания штрих-кодов и историю.

Если надо обработать уже отсканированные ранее файлы, открываем соответствующую команду, указываем целевой каталог, нужные параметры и выполняем команду «Загрузить».

Независимо от выбранного способа загрузки изображений в результате обработки мы увидим получившийся результат.

Перейдем в документ и посмотрим, что в результате отсканировала и прикрепила система.

Да, совершенно верно, сканы прикреплены к карточке договора.

Распознавание графических и PDF файлов на сервере

Чтобы настроить распознавание графических и PDF файлов на сервере, необходимо установить несколько специализированных утилит:

• Установить программы CuneiForm, ImageMagic и Ghostscript;
• Задать в настройках программы параметры распознавания и указать путь к программе ImageMagic.

Программа CuneiForm нужна для распознавания графических файлов. Установку программы CuneiForm для файлового варианта системы 1С:Документооборот важно делать на компьютере пользователя под тем пользователем, который в дальнейшем будет с ней работать, а в клиент-серверном варианте на сервере 1С:Предприятия – под пользователем, под которым работает сервис 1С:Предприятия.

Программа ImageMagic нужна для преобразования графических файлов в формат pdf и обратно. Программа Ghostscript нужна программе ImageMagic для преобразования файлов. Устанавливаем обе программы на компьютер пользователя.

Распознавание документов в 1С:Документооборот

В разделе «Настройка и администрирование» в меню «Настройка программы» выбираем меню «Работа с файлами».

Здесь устанавливаем флажок «Распознавание изображений с помощью CuneiForm» и настраиваем параметры распознавания.

Указываем язык распознавания и полный путь к ранее установленной программе ImageMagick. В персональных настройках работы с файлами также прописываем полный путь к программе преобразования PDF-файлов ImageMagick.

Здесь же можно указать индивидуальные настройки языка распознавания файлов. Система к работе с файлами готова.

Откроем отсканированный файл.

Теперь распознаем файл с помощью команды контекстного меню «Дополнительно-Распознать».

Чтобы посмотреть результат распознавания, откроем текстовый образ файла.

Теперь этот файл участвует в индексации полнотекстового поиска документов и файлов, и его можно будет найти по вхождению слов. Для пользователей будет доступна основная версия файла в формате PNG.

Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick

Аналогично предыдущему примеру распознаем файл в формате PDF и посмотрим результат.

Как мы видим, система 1С:Документооборот с помощью свободно распространяемых и совершенно бесплатных утилит может обрабатывать разнообразные форматы сканов документов для их упорядочивания и индексации в полнотекстовом поиске. При этом работа программы с файлами происходит в фоновом режиме, то есть незаметна для пользователей.

Использование функционала штрихкодирования документов, потоковое сканирование и распознавание файлов обеспечит эффективную и удобную работу службы ДОУ на предприятии любого масштаба, позволяя значительно сокращать издержки времени и трудозатраты на обработку больших массивов бумажной документации. При этом сокращается ручной труд, исключаются неизбежные человеческие ошибки, что в свою очередь повышает уровень достоверности и оперативности обработки потоков информации, поднимает уровень исполнительской дисциплины в компании, значительно улучшает информационную поддержку основного бизнеса.