Системы электронного документооборота (СЭД) и ECM системы
Меню

Системы электронного документооборота (СЭД) и ECM-системы

На российском рынке систем электронного документооборота вышла явная путаница с понятиями СЭД и ECM (англ. Enterprise content management). При использовании выражения «система электронного документооборота в организации» нередко вкладывают в итоге функциональность ECM-системы, и наоборот - при описании «системы управления корпоративным контентом». Разберем, что же входит в эти два понятия на примере популярного программного решения «1С:Документооборот».







Решение «1С:Документооборот» гораздо больше, чем просто метод организации системы электронного документооборота в компании. Это полноценная ECM-система






Что такое СЭД







Сегодня определение СЭД является общепринятым IT-термином в России. Он означает процесс по автоматизации обработки документации в различных организациях. Термин СЭД определяет три связанных между собой понятия: САД (система автоматизации делопроизводства), СУД (система управления документами) и САДО (система автоматизации документооборота). Общепринятого определения сегодня не существует. Даже Википедия за год неоднократно изменяла значение этого термина.







СЭД является совокупностью программ для создания, редактирования, распространения файлов, разграничения прав доступа и контроля над электронными документами на уровне компании.







Внедрение СЭД требует приобретения ПО и аппаратных средств для установки (сетевое оборудование, сервер и пр.). При использовании СЭД на уровне 2-х и более организаций, потребуется оператор, контролирующий отправку электронных документов и их доставку, правильность используемого формата, наличие подписей и сохранность архивных данных.



















Комплексы специальных методов и программ, на базе которых создаются системы электронного документооборота компании-заказчика, называются СЭД-решениями и разрабатываются на СЭД-платформах. Хочется заметить, что СЭД-средства отличаются уровнем готовности к внедрению, а грань между СЭД-платформами и решениями условна.







Совокупность услуг по созданию, внедрению, сопровождению системы электронного документооборота называется СЭД-проектом. Проекты могут реализовываться на базе соответствующих платформ с применением уже готовых СЭД-средств или разрабатываться на основе программного обеспечения общего назначения.







Основные задачи СЭД-проекта в плане IT:










  • Создание IT-инфраструктуры;



  • Покупка лицензий на ПО;



  • Установка, настройка, доработка СЭД-средств.












Реализация СЭД-проектов предусматривает корректировку или внесение изменений в деловые процессы организации.













Отличия функционала ЕСМ от СЭД







ЕСМ-системы представляют собой совокупность приложений для управления корпоративной информацией, предназначенной для формирования общего информационного пространства организации. Приложения могут приобретаться и использоваться самостоятельно, или взаимодействуя друг с другом.







Возможности СЭД и ECM-систем







В состав ПО входят компоненты, с помощью которых решаются вопросы, связанные с управлением документацией, электронными копиями документов, записями, мультимедийным контентом, архивированием и автоматизацией, маршрутизацией и поддержкой контента, назначением задач и созданием журнала аудита, взаимодействием между пользователями. А также компоненты для управления знаниями, накопления актуальной для организации информации, совместной работы сотрудников с документацией и поддержки проектных команд.







К основным функциям ЕСМ относятся:










  • внесение данных,



  • хранение информации и резервное копирование,



  • деление контента на категории,



  • поиск и предоставление информации пользователям,



  • ведение совместной работы и контроль прав доступа,



  • управление процессами,



  • публикация контента.















Напрашивается вывод, что СЭД - это одна из частей ЕСМ. СЭД способствует решению задач, связанных с вопросами управления документами, записями и потоками работ. ЕСМ не является IT-системой, которая функционирует в компании, это принципы построения корпоративной системы, с помощью которой формируется единое информационное пространство организации.







СЭД могут быть реализованы на принципах ЕСМ или нет. Следовательно, средства автоматизации могут быть СЭД-ориентированные и ЕСМ-системы документооборота. ЕСМ-системы выполняют роль «защищенного хранилища» корпоративного контента в удобном формате.







ЕСМ в компании позволяет решать больше задач, чем СЭД. Система управления корпоративным контентом сочетает в себе функции систем электронного документооборота и других учетных систем, охватывает все процессы организации в едином информационном портале.







Разработка систем корпоративного документооборота на заказ. Экономия до 4 млн ₽/год!





Типы данных, с которыми работают ECM и СЭД







Системы электронного документооборота работают с документами, имеющими четкую структуру. К таким документам относятся счета, акты, договоры, табели и другие.







ЕСМ способствуют автоматизации работы с типовыми документами, а также с данными в различных форматах (фото, видео, электронные сообщения, графические редакторы и прочие).







Какие процессы автоматизируют ECM и СЭД







СЭД помогают в решении базовых потребностей компании, способствуют сокращению затрат на канцелярию и обслуживание офисной техники. При СЭД документы хранятся в порядке и не теряются.







ЕСМ помогает решать более широкий спектр задач, организовывать и налаживать процесс взаимодействия между отделами при обработке одного документа. Рассмотрим согласование договора - на всех этапах в заинтересованные отделы поступают уведомления, а далее решаются следующие вопросы:










  • со стороны бухгалтерии выставляется счет;



  • за подготовку продукции ответственность несет отдел снабжения;



  • отдел доставки занимается планированием транспорта.












Разница в организации хранения данных







Системы электронного документооборота хранят важную информацию и сведения (счета, договоры, доверенности, акты и прочие) в течение ограниченного периода. Как правило, это несколько лет, что удобно и не расходует место на сервере.







ЕСМ-системы способны хранить различные виды документов (видеоконтент, договоры, аудиофайлы, дизайны макетов и другие). Срок хранения больше, чем в СЭД. Это способствует соблюдению законодательства по работе с архивом и его хранению в течение десятилетий.







Различия в стоимости систем







Стоимость создания СЭД «с нуля» может зависеть от ряда параметров, рассмотрим их на примере программного продукта «1С:Документооборот 8»:










  • Платформа и конфигурация (может быть Проф или Корп);



  • Количество рабочих мест (лицензий 1С);



  • Предметные области для автоматизации;



  • Количество видов документов и их детализация, маршрутизация обработки и ее сложность;



  • Количество ролей и групп пользователей, а также некоторые детальные требования к настройкам;



  • Необходимость загрузки исторических данных;



  • Потребность в интеграции с другими системами (обычно с другими 1С);



  • Детальность и качество документации на СЭД;



  • Детальность документов по управлению проектом;



  • Готовность компании к внедрению в работу новой технологии;



  • Уровень подготовки персонала компании, степень адекватности требований к системе с их стороны.












Процесс оценки стоимости проекта всегда индивидуален. Связано это с тем, что создание СЭД - это проект многопараметрический. Реальные затраты на реализацию проекта будут зависеть от любого параметра, указанного выше.







Стоимость внедрения ECM-системы обычно зависит от количества пользователей. Она может изменяться в зависимости от числа подключенных дополнительных модулей системы.







Итог анализа и сравнения СЭД и ECM







Исходя из вышеизложенного, видим, что ЕСМ - это концепция по организации управления информационным контентом. СЭД, в свою очередь, это часть ЕСМ, затрагивающая определенные типы документов и заданные процессы по их обработке.







Однако решение «1С:Документооборот» гораздо больше, чем просто метод организации системы электронного документооборота в компании. Это полноценная ECM-система.







Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:Документооборота


Рассказать друзьям
Предыдущая статья статья
Автоматизация бизнес-процессов на базе 1С
Следующая статья статья
Учет внутригрупповых операций в 1С: элиминация и управленческий учет
Комментарии