Кадровое делопроизводство – это словосочетание актуальное для всех компаний, имеющих хотя бы одного наемного работника. Действительно, трудовой кодекс РФ и множество законодательных актов обязывают работодателя заниматься оформлением различных кадровых документов на протяжении всего срока работы сотрудника в вашей компании – от приказа для приема на работу, до приказа об увольнении.
Объем и сложность кадрового документооборота зависят от многих вводных: численности штата, сферы деятельности, организационно-правовой формы предприятия и многих других факторов, поэтому автоматизация данных процессов всегда была более чем актуальным вопросом и для самих предприятий, и для разработчиков программного обеспечения
Давайте рассмотрим, как работают программы кадрового учета или HRM (Human Resource Management), а также основные причины, по которым они являются одним из самых востребованных видов программного обеспечения в бизнес-сегменте.
Функционал и возможности
Ядром практически любой программы для ведения кадрового учета является структура компании и ее штатное расписание, содержащее основные сведения: количество ставок, условия оплаты труда, график и условия труда. Уровнем ниже расположены сведения о сотрудниках предприятия: личные сведения, образование, состав семьи и прочая информация, связанная с конкретным работником.
Поскольку в жизни любой компании постоянно происходят события так или иначе связанные с кадровым делопроизводством, существует необходимость и в их документальном оформлении. Отпуска, больничные листы, временное совмещение должностей и прочие события напрямую влияют на важнейшую статью расходов любого предприятия – заработную плату сотрудников. Именно эти кадровые документы корректируют сумму начисленной и выплаченной заработной платы для ваших сотрудников, и остаются в базе данных для аналитики или отчетности в различные фонды и государственные инстанции.
Преимущества программы
В России полным ходом идет цифровая стройка, масштабы которой сравнимы с социалистическими пятилетками в СССР, но только строительный материал представляет собой не кирпичи и бетон, а строки кода, часы работ аналитиков и консультантов по учету.
Эти новшества коснулись и кадрового учета. Теперь отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начинается переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени стали вполне обязательными. Все это обуславливает плюсы автоматизации вообще и кадрового учета в частности.
C 2003 года наша компания специализируется на автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:ЗУП, на примере множества реальных кейсов поможет оценить возможности и отраслевые особенности кадрового учета, для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте или по телефону.
Сокращение времени на рутинные процессы
Если на предприятии работает 10 сотрудников, нет особой текучки или создания позиций штатного расписания по причине бурного развития, вашим кадровым документооборотом может заниматься практически любой сотрудник, и скорее всего ему не придется тратить на это большое количество времени.
А теперь представьте, что численность штата стала хотя бы 500 человек, и, допустим, это предприятие является машиностроительным заводом. На таком предприятии за неделю пройти процедуру повышения квалификации может потребоваться половине коллектива, работающей в разных цехах. Им всем придется сделать отметку в личном деле о присвоении нового разряда, а после этого обязательно создать приказ для расчетчиков о соответствующем событии, иначе как последние поймут, что работникам необходимо повысить тарифную ставку. В программе для ведения кадрового производства данная процедура при неспешном выполнении заняла бы примерно час, а вручную – около двух рабочих дней.
Контроль и порядок
Одним из плюсов процесса перехода на программное обеспечение для кадровиков является обязательное наведение порядка в процессах самого отдела кадров, поскольку без этого автоматизация (хаоса) ничего не даст.
Не менее важно, что при использовании кадрового ПО все данные о сотрудниках хранятся в системе, к которой можно предоставить доступ ограниченному кругу лиц, а также при помощи различных отчетов получать необходимую информацию. Например, для строительных или промышленных компаний очень важно контролировать срок действия удостоверений и прочих документов, выдаваемых Ростехнадзором – аттестатов по электробезопасности или прав для управления ТС, перевозящим опасные грузы, нефтепродукты, взрывоопасные вещества и.т.п.
Расчет зарплаты
Кадровики и расчетчики преследуют общие цели – своевременную выплату заработной платы, составляющей правильную сумму. Безусловно, если сотрудники не ходят в отпуск, не болеют и работают за фиксированный оклад, то посчитать их зарплату можно в Excel или деревянных счетах, но такого почти не случается. Например, автопарк провел автоматизацию кадрового производства по причине принятия более сложной системы оплаты труда для водителей автобусов. Их специалисты имеют дело с расчетом зарплаты для сотрудников, которые днем могут трудиться в соответствии со 2 классом спецоценки, а после обеда становиться «вредниками» с классом 3.2, а также несколько дней находиться в простое по вине работодателя. Без многофункционального инструмента в виде программного обеспечения отдел кадров потратит на такой расчет неприемлемое по современным меркам количество времени.
Какие варианты существуют на рынке ПО
На российском рынке подавляющее большинство предприятий использую для ведения кадрового учета программы компании 1С. Ее флагманским продуктом в этой области является конфигурация 1С:ЗУП 8 КОРП.
Однако существуют и другие программы для автоматизации кадрового документооборота. Рассмотрим наиболее популярные из них.
Парус «Кадры»
Российская разработка, содержащая функционал только кадрового учета. Позволяет вести основные операции кадрового делопроизводства:
- Штатное расписание и структура организации, в т.ч. ведение учета внештатных подразделений;
- Прием на работу и назначение на должность сотрудников;
- Учет личных сведений сотрудников;
- Журнал ведения отпускных и больничных;
- Учет кадровых переводов и перемещений;
- Учет квалификационных категорий и аттестаций;
- Кадровая отчетность предприятия.
Плюсы и минусы:
- + Ориентация на работу для госслужбы;
- + При необходимости расчета заработной платы может использоваться с модулем «Зарплата»;
- – Нет полноценного модуля для управления персоналом;
- – Устаревший интерфейс.
Босс-Кадровик
Также российский вариант ПО для кадрового учета, расчета зарплаты и автоматизации процессов управления персоналом.
- Расчет зарплаты;
- Обучение, оценка и аттестация сотрудников;
- Отчетность по кадровому учету и зарплате;
- Разработка мотивации;
- Охрана труда;
- Планирование, подбор и учет персонала;
- Кадровый резерв.
Плюсы и минусы:
- + Полноценный HRM-функционал для работы с бизнес-процессами управления персонала и расчета заработной платы;
- + Интеграция с приложениями Microsoft Office;
- – Ограниченный функционал расчета заработной платы;
- – Небольшой объем внедрений на предприятиях и пользовательского опыта.
Navision HR
По своей сути данное программное обеспечение формально можно отнести к классу полноценных HRM-решений.
- Подбор персонала;
- Учет кадровых документов и кадровых перемещений;
- Регистрация сведений о сотрудниках;
- Учет отсутствий сотрудников;
- Расчет заработной платы;
- Кадровые отчеты.
Плюсы и минусы:
- + Полный функционал кадрового учета и расчета заработной платы;
- + Современный интерфейс и синхронизация с сервисами Microsoft;
- – Из процессов управления персоналом присутствует только подбор персонала, а кадровый учет содержит только базовые документы: приемы\увольнения, перемещения, небольшое количество отчетов и кадровой аналитики и т.п.;
- – Для работы с предоставлением данных в государственные фонды понадобиться дополнительная интеграция с модулями электронной отчетности;
- – Финансовые издержки внедрения и использования иностранного ПО.
SAP HCM
Учитывает основные потребности отдела кадров – управление персоналом, кадровый учет и расчет заработной платы при использовании соответствующего модуля.
- Подбор персонала и развитие персонала;
- Штатное расписание и структура компании;
- Кадровый учет с набором основных документов;
- Планирование системы мотивации и КПЭ;
- Возможность расчета заработной платы;
- Кадровая аналитика и отчетность.
Плюсы и минусы:
- + Создание единой системы автоматизации, если помимо этой системы на предприятии все автоматизировано на базе SAP;
- – Как и у большинства заграничного ПО акцент смещен с регламентированного кадрового учета на HR-процессы;
- – Проблемы с оперативностью и точностью реакции на изменения российского законодательства.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Почему кадровики в большинстве организаций пользуются 1С?
Программа 1С:ЗУП создана в соответствии с российским законодательством и методологией работы отечественных отделов кадров. Как мы уже упоминали, флагманом линейки является версия КОРП, которая позволяет вести кроме традиционного кадрового учета и расчета заработной платы еще и управление персоналом. Следует отметить, если для типового кадрового учета существует также 1С:ЗУП 8.3 ПРОФ, Базовая версия и некоторые отраслевые издания.
При должном сопровождении и обновлении программа четко соответствует законодательным нормам, даже самым недавним, позволяя работать только с актуальными формами документов для регламентированного кадрового учета.
Подбор кандидата на вакантное место, прием на работу и создание кадровых документов на протяжении всего срока работника, начисление заработной платы – все эти процессы можно вести в одной программе, сохраняя историю действий, что позволяет избежать дополнительных синхронизаций с другими программами и потери информации.
Преимущество 1С:ЗУП заключаются именно в реализации всех возможностей в одной программе
Реализация кадровых переводов в системе позволяет сразу изменять условия начисления заработной платы для сотрудника, включать или исключать их из кадрового резерва и т.д., что существенно облегчает труд кадровика и не позволяет забыть о важных корректировках.
Возможно создание всех видов отпусков: основного, дополнительного, ученического, неоплачиваемого и прочих.
Все действия по отпускам – расчет отпускных выплат или компенсаций, если сотрудник захотел получить деньги за дни дополнительного отпуска, и т.д., можно произвести одним документом.
Предусмотрена возможность учета с бумажными и с электронными листами нетрудоспособности.
Большинство информации о позициях в организации содержится в Штатном расписании, что позволяет быстро и четко оценить
Ведение регламентированной и управленческой структуры предприятия позволяет оперативно производить учет кадров и расходов на персонал, что особенно актуально, если в компании используют учет по местам возникновения затрат.
Создавать и отправлять отчеты онлайн в государственные органы теперь можно, не выходя из 1С:ЗУП, через сервис, который уже встроен в программу и поддерживает использование электронной подписи.
Все данные о сотрудниках, а также кадровые документы, оформленные на них, хранятся в карточке сотрудника.
Это позволяет уменьшить время и ошибки при распечатке форм Т-2, приема на работу, кадрового перевода, табеля рабочего времени, ученического договора и прочих, наиболее используемых документов. 1С:ЗУП имеет возможность подключения печатных форм, например, трудового договора или других локальных нормативных актов кадрового делопроизводства в организации.
Система имеет широчайшие возможности по формированию кадровой аналитики и отчетности.
Наряду с широчайшим функционалом, аналитическими возможностями и гибкими настройками, одним из важнейших преимуществ остается массовое внедрение программы и «обкат» ее в реальной работе сотен предприятий. Наряду с использованием других программ 1С, интерфейс 1С:ЗУП понятен не только отделам кадров и расчета заработной платы, но и бухгалтерам, руководителям и другим специалистам.
Автоматизация кадровых процессов в 1С значительно облегчает работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы. Если вы планируете подробнее ознакомиться с решениями 1С, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните нам по телефону, мы поможем подобрать для вас оптимальный вариант программы.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
