Какие бывают СЭД

Когда руководство компании приходит к решению автоматизировать процессы документооборота, не всегда задумывается над нюансами применения инструментов. Но есть важные вопросы, которые желательно прояснить изначально:

• Что такое система электронного документооборота (далее СЭД)?
• Какое назначение СЭД, какие решает задачи?
• Чем эти системы отличаются от других корпоративных систем? Например, от систем оперативного учета в бизнесе;
• Какие бывают вообще системы электронного документооборота и как среди множества выбрать нужную для вашего бизнеса?

Давайте разбираться.

Назначение систем электронного документооборота

При совместной работе людей их действия и фиксация различных событий происходят с помощью документов. Документы создаются одномоментно или постепенно наполняются информацией. Все это давно сложившаяся система делопроизводства и документооборота.

С развитием технологий появились системы электронного документооборота. Они стали жизненно важны для компаний с большим количеством сотрудников, огромным документопотоком и особенно для территориально-распределенных организаций.

Назначение СЭД – это упорядочивание и организация работы людей с документами в электронном и бумажном виде и наведение порядка в самих документах: их формах, реквизитных составах, составах сотрудников, работающих с документом, порядка обработки документов.

Основные задачи СЭД:

• классификация документов;
• их создание по заданным правилам;
• обработка документов по определенным маршрутам;
• архивное хранение и регламентированный доступ к ним;
• эффективный поиск документов;
• возможность всех сотрудников работать с гарантированно актуальными данными;
• единое информационное пространство для всех участников работы в СЭД.

В отличие от учетных систем СЭД ничего не считает, не вычисляет, не делает расчетов, и тем более не принимает решений на основе автоматического анализа своего состояния. Самый простой пример: при продаже товара в учетной системе программа имеет уже рассчитанные остатки на складе, контролирует возможность отгрузки, изменяет взаиморасчеты, автоматически блокирует некорректную отгрузку.

Все СЭД хранят структурированную информацию и помогают пользователям работать с ней - это основное их предназначение. Системы электронного документооборота могут быть достаточно разными, чтобы решать индивидуальные задачи компаний различного уровня развития.

В этой статье мы с вами разберем и проанализируем различные СЭД.

Архитектура систем электронного документооборота

Архитектурно практически любое существующее решение для автоматизации процессов документооборота – это:

• «front-end» программа, с которой взаимодействует пользователь;
• каналы коммуникации и способы передачи информации;
• «back-end» сервер или кластер серверов;

СУБД (система управления базами данных), это файловые хранилища. К этому следует добавить еще технологии доступа к back-end через интернет, для чего используются веб-сервера. Я в качестве front-end в последнее время активно применяется веб-браузер, или приложение для смартфона или планшета.

Виды системы документооборота

ЭДО

Под электронным документооборотом часто подразумевают ЭДО. ЭДО – это обмен между контрагентами документами в электронном виде с использованием специального протокола и через аккредитованных сертифицированных государством операторов электронного обмена документами. Все это сопровождается подписанием документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

ЭДО – это, безусловно, очень полезный инструмент в работе с документами. Многие решения СЭД включают в себя механизмы поддержки ЭДО, как совместимую технологию внешнего документооборота.

СЭД

СЭД – это системы обеспечения и поддержки электронного делопроизводства и, как его составляющую, документооборота в организации. Часто еще такие системы называют внутренним корпоративным документооборотом. Это действительно системы, которые решают задачи документационного обеспечения управления организации.

ECM

ECM-системы (от англ. Enterprise content management - Управление корпоративным контентом) – это более широкие по функционалу системы по сравнению с СЭД. В них кроме привычных для делопроизводства документов есть возможности свободной организации самых различных данных:

• взаимодействие сотрудников через процессы, без привязки к документам;
• база знаний;
• видео и фото;
• разнообразные системы анализа и классификации данных;
• проектное управление;
• управление мероприятиями;
• тайм-менеджмент, оптимизация взаимодействия сотрудников на основе их занятости;
• обсуждения различных вопросов как в рамках работы с документами, так и в рамках любых объектов или даже без привязки к ним, просто обсуждение темы;
• проведение опросов, как основы для дальнейшего принятия решений;

Многие решения, которые начинались как решения СЭД, обросли новой полезной функциональностью и превратились постепенно в системы класса ECM.

Электронные архивы

Электронные архивы – это системы, которые предназначены для надежного хранения документов в электронном виде, удобного доступа к документам, при наличии бумажного хранилища документов, обеспечивающие связь электронной версии и бумажной, контроль состояния документа, учет выдачи и возврата бумажных документов. И, конечно, удобное и быстрое нахождение документов по различным критериям поиска: по содержимому документа, по набору реквизитов, по дополнительным маркерам (категории, теги, особые свойства).

Автоматизация внутреннего документооборота

ECM-система для вашего бизнеса: электронный документооборот, управление процессами, контроль дисциплины

от 500 000 руб.

Подробнее

Аудит процессов документооборота

Оценим готовность вашей компании к внедрению 1С:ДО. Диагностика и заключение от сертифицированных экспертов

Подробнее

Какие решения лучше для создания электронного документооборота

СЭД – это оптимальное решение для обеспечения управления предприятием с помощью документов.

ECM – это правильный выбор для крупных компаний со сложной организационной структурой, со сложными связями внутри корпорации, с необходимостью создания единого информационного пространства и не только в области документационного управления организацией. Это важно и в случаях, когда необходимо стратегически развивать возможности бизнеса, улучшать эффективность взаимодействия сотрудников, повысить скорость принятия решений, на основе работы с самой разной информацией.

ЭДО. В последнее время с учетом того, что эта технология дает грандиозный выигрыш во времени и экономии расходов при взаимодействии с контрагентами и другими организациями, с государственными органами, ЭДО становится «must have». Следует еще раз отметить, что это технология обмена документами в электронном виде, необходимое и полезное дополнение к любой системе электронного документооборота.

Архив. Все реже встречается как отдельное решение. Но для небольших компаний, которым нет необходимости внедрения сложных систем, это хороший инструмент для хранения любых документов и работы с ними пользователей электронного архива.

Портал – это корпоративный сайт с расширенными возможностями. Это не совсем решение для организации электронного документооборота, однако иногда функциональность портала во многом покрывает возможности СЭД и закрывает потребности бизнеса. Есть достаточно достойные решения, например, «1С-Битрикс 24», приобретенное несколько лет назад фирмой «1С» и включенное в свою сферу влияния на рынке ПО.

Российский и западный подход к организации СЭД

При работе в системах электронного документооборота существует два диаметрально разных подхода в работе: российский и западный.

Традиционный российский подход

Традиционный подход – это четкая вертикальная иерархия. Задачи идут сверху, и отчет о выполнении движется в обратном направлении – наверх. Это высокая степень контроля на каждом шаге работы сотрудников, структурированная система работы с документами, четкое и регламентированное взаимодействие сотрудников между собой.

Такой подход можно часто встретить в государственных учреждениях, где сохранены традиции советского делопроизводства и бюрократического управления организацией. Также российский подход к организации СЭД встречается в крупных корпорациях, где наиболее важна предсказуемость и надежность взаимодействия, чем скорость и сокращение издержек взаимодействия внутри организации.

Европейский подход

Европейский подход отличается более свободными взаимодействиями между сотрудниками, ориентированными на кооперацию в работе и основанными на компетенциях и высокой внутренней самодисциплине. Потоки документов в таких системах движутся не по иерархии, а по оптимальным для получения результата маршрутам. Документы и маршруты также регламентированы и определены, однако более оптимальны и могут мягко меняться участниками в процессе работы.

Главное в таких системах – это эффективность работы организации в разрезе документационного взаимодействия. Такие СЭД часто встречаются в современных российских компаниях, совместных предприятиях, в высокотехнологичных отраслях.

Нужно отметить, что программный продукт «1С:Документооборот» изначально был заложен разработчиками именно как продукт с современными подходами к организации СЭД. Однако, этот же продукт прекрасно настраивается и под консервативные подходы к работе с документами.

Ключевые функции систем электронного документооборота

Все существующие программные решения, предназначенные для организации электронного документооборота, давно вышли на «максимальную функциональность».

У каких-то разработчиков это было эволюционно, постепенно добавлялся новый востребованный функционал. А у кого-то из вендоров весь функционал был изначально стратегически заложен в архитектуру программы.

Существует несколько подходов к поставке функционала:

• потребитель сразу получает все и опционально подключает только нужный на текущем этапе развития СЭД функционал;
• потребитель покупает только то, что ему нужно сейчас, а при появлении новых потребностей приобретает и настраивает дополнительный блок функциональности.

Разработчики фирмы «1С» в своих решениях СЭД сразу заложили полную функциональность, причем системы класса ECM. Поставка осуществляется в режиме «все включено».

Останавливая выбор на решении «1С:Документооборот 8 КОРП», потребитель получает сразу всю функциональность, включает через настройки и использует только то, что необходимо компании прямо сейчас.

Ключевые функции любой СЭД:

• Хранение файлов;
• Архивное хранение документов;
• Входящие и исходящие документы. Канцелярия;
• Организационно-распорядительные документы;
• Кадровые документы;
• Доверенности;
• Служебные записки;
• Договоры;
• Заявки;
• Сопроводительные документы (бухгалтерские документы);
• Корпоративные документы;
• Финансовые документы;
• Процессы и задачи, взаимодействие пользователей по документам и вне их;
• Управление доступом к данным;
• Поиск информации, поисковые запросы;
• Настраиваемые интерфейсы и организация разных по функционалу рабочих мест;
• Другие сервисы, вспомогательного характера, для обеспечения эффективной работы пользователей с документооборотом компании.

Различные решения систем электронного документооборота

На текущий момент существует много хороших решений СЭД. В рамках этой статьи мы перечислим программные продукты, которые безусловно популярны в России и на которых реализовано много успешных проектов по созданию СЭД.

Решения для создания корпоративных систем документооборота:

• «1С:Документооборот 8»;
• Е1 Евфрат;
• СЭД «ДЕЛО»;
• ТЕЗИС;
• DIRECTUM;
• TESSA;
• Мотив;
• WSS Docs;
• LanDocs;
• DocVision;
• ELMA;
• Microsoft SharePoint.

Более подробное описание и сравнение решений можно посмотреть здесь.

Классификация решений 1С для целей СЭД

На мой взгляд, наиболее основательное и стратегически мощное решение для создания СЭД, а тем более для создания системы класса ECM – это решения от фирмы «1С», отечественного флагмана по разработке прикладного программного обеспечения для бизнеса и для государственных учреждений.

Следует не забывать, что вся линейка программ 1С хорошо интегрируется между собой, позволяет создавать сложные информационные системы на единой платформе «1С:Предприятие 8» с единым набором лицензий и командой специалистов. Для работы с программами в каждом городе есть, как минимум, несколько партнеров фирмы «1С» с опытными сертифицированными сотрудниками.

Для направления «электронный документооборот» разработчиками создано несколько программных продуктов:

• 1С:Документооборот 8 ПРОФ – решение для компании, с любой отраслевой направленностью;
• 1С:Документооборот 8 КОРП – для крупного бизнеса или корпораций. Мощная, максимально полная функциональность на текущий момент среди всех решений СЭД других IT-производителей;
• 1С:Документооборот для государственных учреждений;
• 1C:Document management 8 – решение для совместных предприятий с англоязычным интерфейсом. Может быть использовано для автоматизации представительств иностранных компаний на территории России и стран СНГ;
• 1С:Договоры 8 – решение для автоматизации договорной работы, взаимодействия сотрудников, архивного хранения договоров;
• 1С:Архив 3.0 – ПП для организации архива документов и полноценной работы сотрудников с архивом на предприятии.

Делайте свой выбор! Мы всегда готовы проконсультировать и помочь создать эффективную систему электронного документооборота, исходя из потребностей вашего бизнеса.