Актуальность электронного документооборота в кадровой работе уже очевидна. И не только из-за подвижек в законодательстве с конца 2021 года, открывших перспективу ведения кадрового учета по ЭДО легально и повсеместно. КЭДО намного удобнее, современные технологии дают безусловные преимущества перед традиционным бумажным кадровым делопроизводством. Об инструментах на базе 1С для КЭДО расскажем далее.
Переход на кадровый электронный документооборот в 1С и др. системах – это достаточно сложный проект. Он требует кроме хороших компетенций специалистов еще и реальный опыт реализации подобных проектов.
Традиционно кадровый документооборот ведется на бумаге. Кадровые документы юридически значимые и должны быть правильно оформлены. Обычно для этого как раз и используются документы в бумаге с собственноручной подписью работника и/или с подписью и печатью со стороны работодателя.
Но при КЭДО все стороны получают технологические выигрыши:
- электронные документы более надежно сохраняются, риск порчи носителя сведен к минимуму;
- одновременно с кадровым документом в электронном виде может работать сразу несколько человек;
- все работают гарантировано с актуальной информацией, а при изменениях документа в системе остается «след изменений» (кто, что и когда менял);
- за счет настраиваемых ограничений прав доступа люди работают только с теми документами, которые им нужны по работе. К документам доступ может быть закрыт в явном виде для отдельных категорий пользователей;
- что очень важно, при работе с электронной системой кадрового документооборота нахождение сотрудников в разных местах становится некритично. Создается единое информационное пространство для всех участников КЭДО;
- все операции с кадровыми документами происходят быстро, без задержек на время передачи документа и ожидания, когда документ освободит другой участник КЭДО;
- документы в электронном виде не требуют отдельного помещения и специальных людей, которые обслуживают их размещение и хранение, выдачу, контроль над возвратом и т.д. В отдельных компаниях экономия на КЭДО насчитывает до 2 млн рублей за год.
Законные основания для перевода кадровых документов в электронный вид
С появлением новых технологий и выходом Федерального закона №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» стала возможной организация ЭДО, в том числе кадрового.
В 2021 году были внесены поправки в Трудовой Кодекс РФ в главу 49.1 «Об удаленной работе работников». Появились правила, регулирующие дистанционную работу и оформление документов с сотрудниками. В организации создается локальный нормативный акт, в котором прописываются ключевые положения о переводе на удаленную работу:
- обстоятельства перевода на удаленку;
- состав сотрудников;
- срок действия режима удаленной работы;
- правила обеспечения удаленных сотрудников всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей;
- порядок организации работы удаленных сотрудников: правила коммуникации с сотрудниками, режим рабочего времени, условия связи с работодателем, порядок и сроки предоставления отчетности.
Федеральным законом №122-ФЗ от 24.04.2020 определены правила проведения эксперимента в России о переходе отдельных предприятий и отдельных сотрудников в нем на полностью электронный кадровый документооборот. Эксперимент был закончен 15.10.2021, но все ключевые его положения продолжают действовать и по сегодняшний день. 22 ноября 2021 г. через Федеральный закон №377-ФЗ были внесены в ТК РФ изменения, касающиеся перехода на КЭДО.
Таким образом, в России есть все предпосылки для полного обязательного перевода кадрового документооборота предприятий в электронную форму.
При использовании электронной подписи документы становятся юридически значимыми, что обеспечивает основную их функцию – «регулирование отношений между работодателем и работником».
Электронные подписи позволяют организовать юридически значимый ЭДО и обеспечить:
- юридическую силу документа и правомочность операций с ним;
- выстроить полноценные эффективные трудовые взаимоотношение с работниками;
- избавиться от ручного оформления документов на бумаге и от бумажного их хранения.
Федеральная программа перехода на кадровый ЭДО
Данный эксперимент был организован на серверах портала «Работа в России».
Электронный госсервис «Работа в России» – базовый элемент, но не «пятый». Микропредприятия с количеством сотрудников менее 25 и госорганы уже с 2022 года обязаны размещать свои вакантные должности на сайте РвР. Остальные компании – по желанию.
Портал «Работа в России» предоставляет архивное хранение кадровых документов под гарантиями государства.
Программы на базе 1С для перехода на кадровый ЭДО
Готовое решение для организации электронного кадрового делопроизводства может быть быстро и надежно построено на основе программ и сервисов 1С и разработок партнеров. Среди них:
- Любая конфигурация от 1С, содержащая зарплатный модуль для оформления и ведения основных документов в кадровой работе организации.
- Приложение «1С:Кабинет сотрудника» для организации связи с сотрудниками.
- Не забывайте, что программы без специалистов, которые превращают их в полезные инструменты, будут «мертвыми». Любые изменения вашей IT-структуры – это проект с привлечением опытных экспертов.
КЭДО в 1С:Зарплата и управление персоналом
самые свежие новости 1 раз в месяц
ЭДО с сотрудниками в 1С Кабинет сотрудника
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» включает сотрудников в кадровый документооборот как полноценных участников.
Документы кадрового ЭДО в 1С Документообороте 8
Программа «1С:Документооборот 8» ред. 3 позволяет «наводить порядок» во всем. Данный продукт отлично интегрируется с другими конфигурациями на платформе 1С.
«1С:Документооборот» для целей кадрового документооборота обеспечивает:
- настройку любых видов документов, характерных для вашей организации;
- настройку маршрутов обработки со сложными условиями и широкими возможностями определения исполнителей в задачах;
- интеграцию с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8».
Рекомендации от экспертов
Переход на кадровый электронный документооборот в 1С и не только – это достаточно сложный проект. Он требует кроме хороших компетенций специалистов еще и реальный опыт реализации подобных проектов. Безусловно, важно также хорошее знание текущей законодательной базы и умение выстраивать работу людей на стороне заказчика и исполнителя.
Это тот случай, когда попытка экономии на специалистах может привести или к отсутствию результата, или к банальной потере времени, денег и доверия ваших сотрудников, участвующих в проекте.
Обращайтесь к специалистам WiseAdvice-IT! Внедряем решения 1С с 2003 года, системы КЭДО – с 2020 года.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
