Электронный кадровый документооборот – законодательство

Эксперимент по переходу компаний на кадровый электронный документооборот (КЭДО) подошел к концу 15.11.2021 г. По его итогам был принят ряд законов, регламентирующих электронную деятельность компаний по ведению своей документации. Электронный документооборот в трудовом законодательстве регламентирован сразу несколькими указами. Разберем наиболее актуальные изменения в законодательстве.

Ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ

22.11.2021 г. был подписан Федеральный закон № 377-ФЗ, который регулирует введение и использование КЭДО для организаций. Такое решение стало очевидным следствием опыта ведения бизнеса в тяжелый период пандемии и локдауна, а также тотальной автоматизации бизнес-процессов

Если раньше возможность ведения кадрового ЭДО отрицалась, то теперь она принята официально и всячески поощряется на государственном уровне.

Что входит в понятие КЭДО

Переход на КЭДО — это перевод практически всей кадровой документации из бумажного формата в электронный аналог, при этом дублирование на бумаге можно исключить. Это касается даже тех документов, на которых сотрудники должны оставлять свои подписи.

Теперь понятие ЭДО четко прописано в ТК РФ. Очевидно, что нововведение значительно упрощает ведение рабочей документации для всех компаний и их сотрудников, особенно для тех, кто оформлен на дистанционную работу. Взаимообмен электронными вариантами документов не только упрощает сам рабочий процесс дистанционщиков и удаленщиков, но и дает плюсы при оформлении на новую работу. Ведь теперь территориальность и географическое проживание сотрудника не имеет такой актуальности, как раньше.

При оформлении на новую работу потенциальный будущий сотрудник имеет право предоставить электронную версию своих документов для последующего оформления. Нововведения также значительно упрощают сам процесс оформления новых сотрудников, потому как теперь можно не оформлять приказ о приеме на работу, достаточно оформить трудовой договор. Звучит очень современно и удобно. Но есть важные нюансы.

В электронном варианте не могут быть составлены:

• акты о несчастных случаях;
• приказы об увольнении;
• инструктажи по охране труда и отчеты об их прохождении.

Трудовые книжки теперь также возможно вести в электронном виде. Однако для этого работодателю потребуется согласие сотрудника.

Согласно новым правкам, разработан четкий стандарт ведения электронной документации, который должны соблюдать все организации, внедрившие у себя КЭДО. Уже с 1 марта 2023 года все без исключения компании должны придерживаться новых правил

Как обстоит дело с внедрением КЭДО на практике

Начать стоит с того, что внедрение кадрового ЭДО – решение индивидуальное, которое каждая компания вправе принять самостоятельно. Закон пока не обязывает к такому переходу. Согласно ст. 22.2 ТК РФ, все компании, которые решат перевести свою рабочую документацию в электронный вариант, могут это сделать, используя платформу «Работа в России». Она специально разработана для перехода кадровых документов в цифру.

Другой вариант: вы можете внедрить КЭДО с помощью собственной инфосистемы, которая будет создана с учетом специфики деятельности конкретной организации.

Какую бы информационную систему вы ни выбрали, она должна обеспечивать обмен электронной документацией, необходимый для эффективной работы ваших сотрудников. ИС должна не только предоставлять возможность создания, получения, подписания и хранения электронного варианта документа, но и фиксировать факт получения сотрудниками этого самого документа.

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Для перехода на КЭДО вам понадобиться издать соответствующий приказ, в котором будут зафиксированы:

• сведения о выбранной информационной системе;
• сроки перехода и порядок использования;
• список документов, которые будут оформляться в электронном варианте.

Также каждый сотрудник должен дать свое письменное согласие и обязательно в бумажном виде. Если сотрудник против перехода на КЭДО, вам придется продолжать свое взаимодействие с конкретным работником в бумажном варианте. При этом закон сохраняет за ним право впоследствии изменить решение.

Исключение: сотрудники без трудового стажа, принимаемые на работу после 31.12.2021 г. Их согласие не нужно, они по умолчанию переходят на КЭДО, если оно есть в организации.

Однако уведомить об использовании цифровой документации необходимо каждого нового и уже работающего сотрудника. При этом отказ/согласие на использование КЭДО не может служить основанием для принятия решения о приеме/отказе кандидату в трудоустройстве.

Электронные подписи для кадровых документов

Для перехода на цифровой вариант ведения документации понадобятся электронные подписи (ЭП, ЭЦП).

ЭП является аналогом личной подписи и используется для подписания электронной документации. Существует 3 вида ЭП, каждая из которых имеет свою направленность, степень надежности, ответственности и юридической значимости.

Так, например, простая электронная подпись (ПЭП) является самой активно используемой из-за простоты в ее оформлении. Такая ЭП давно и незаметно вошла в повседневное использование почти каждого человека. Достаточно придумать «пароль-логин» или воспользоваться системой смс-кодирования, и все. Именно поэтому данный вид электронной подписи относится к самым малозащищенным и не подходит для подписания важной документации.

Для этих целей можно использовать усиленную неквалифицированную подпись (НЭП) или усиленную квалифицированную подпись (КЭП). Последняя, кстати, приравнивается к собственноручной подписи, поэтому оформляется индивидуально каждому физлицу в специальном аккредитованном удостоверяющем центре.

При получении КЭП вам выдается сертификат проверки ключа, подтверждающий, что данная ЭП принадлежит конкретному лицу. Сама подпись храниться на специальном токене, внешне похожем на флешку, и доступ к ней защищен паролем. Владельцу КЭП необходимо тщательно следить за безопасностью своей ЭП, и в случае потери или утраты КЭП конфиденциальности, необходимо оперативно аннулировать ее действие данной и оформить новую.

По тем же соображениям безопасности каждому сотруднику, которому необходима КЭП, стоит пользоваться индивидуальной, а не одной для нескольких работников.

Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 N 1192

Именно этот нормативный акт регламентирует взаимодействие инфосистемы работодателя с внешними структурами, например, с сайтом Госуслуги, и позволяет подавать документы в ведомства.

Чтобы взаимодействие стало возможным, программное решение для КЭДО, внедренное в организации, должно отвечать требованиям, прописанным в ТК РФ. А именно:

1. Обеспечивать создание, подписание и хранение цифрового документа.
2. Отображать факт получения документа сторонами.

При наличии такого взаимодействия документы можно размещать сразу в личных кабинетах работников на сайте Госуслуг.

Преимущества взаимодействия информационной системы работодателя и сайта Госуслуги:

• возможность оформить и подать любую документацию, связанную с работой, в электронном варианте на сайт Госуслуги без дублирования ее на бумаге и без посещения спец. центров. Все делается удаленно и занимает минимум времени;
• каждый сотрудник или кандидат может отправить работодателю заявление, извещение, уведомление в электронном варианте, что упрощает процесс взаимообмена документацией, экономит время, стирает географические рамки;
• каждый сотрудник может оформить заявление на размещение своей рабочей документации в его личном кабинете сайта Госуслуги. В этом случае каждый раз, когда сотрудник будет подписывать рабочие документы в электронном виде, они будут отображаться не только в инфосистеме работодателя, но и приходить в личный кабинет сотрудника на сайт Госуслуги. И наоборот: работник может написать заявление работодателю в своем личном кабинете на сайте Госуслуг, которое получит ответственный сотрудник в программе КЭДО организации.

Описанное выше взаимодействие становится возможным благодаря интеграции программы для кадрового ЭДО компании и системы личного кабинета на Госуслугах. Причем размещение заранее настраивается и далее происходит автоматически, без дополнительных усилий со стороны сотрудников.

Переход на кадровый электронный документооборот

Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C

Узнать больше

Стоимость КЭДО на базе WA:Личный кабинет сотрудника

Калькулятор стоимости КЭДО. Скидки 50% на WA:Личный кабинет сотрудника. Интеграция с 1С, РвР и Госуслугами

от 50 500 ₽

Узнать больше

Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н

Для повышения эффективности цифрового документооборота Минтруд разработал единые требования формы электронной документации. Это поможет обеспечить при переходе на электронные варианты документов соблюдение трудового законодательства, а, значит, придаст легальность документации. Т.е. вы сможете без проблем пользоваться цифровыми документами для передачи в официальные органы.

Важно понимать разницу между первично созданным официальным документом в электронном виде и его электронной копией

Официальный документ в электронном виде, имеющий юридическую силу, изначально создан в цифре и подписан с помощью соответствующей ЭП.

Документ, изначально созданный на бумаге, продублированный в электронный формат для удобства хранения или с какой-то другой целью, или отсканированный, не будет иметь юридической силы и является только копией оригинала.

Большинство требований к оформлению цифровой документации не отличаются от требований к их бумажным аналогам. Исключения могут быть связаны с конкретными документами, исходя из их специфики, передачи, адресности и хранения. Они индивидуальны, поэтому при создании цифровой документации следует обратить внимание на список требований к конкретно взятому документу.

Когда речь заходит о цифре, главным требованием выступает наличие правильной ЭП. Это важно, чтобы обеспечить легальность операции, которую фиксирует конкретный документ.

Формат электронного документа – это подробное описание его структуры, содержания и сведений, касающихся конкретного файла.

Электронные документы могут быть формализованными и неформализованными. Формализованные документы – файлы с расширением .xml. Зачастую, это документы для отчетов с ФНС, которые создаются и оформляются по единым разработанным требованиям, что обеспечивает дальнейшую автоматическую обработку.

Если организация создает документы иного формата, он считается неформализованным. Легальность такой документации подтверждается КЭП.

Для цифровых документов обязательным условием является машиночитаемость, что позволит обеспечить взаимообмен электронной документацией не только внутри отдельно взятой компании, но и с внешними организациями. Это также важно для использования машиночитаемой доверенности (МЧД) – аналога бумажной доверенности от юрлица на физлицо. На сайте ФНС можно создавать МЧД с передоверием и возможностью нотариального заверения. Страница действует в рамках продленного эксперимента по апробации технологии обмена МЧД на базе распределенного реестра.

Соблюдение требований к оформлению ЭД позволит компаниям исключить нарушение законодательства, а создание таких документов в сервисе КЭДО обеспечит автоматизацию этого процесса и исключит ошибки, связанные с человеческим фактором.

Некоторая электронная документация предназначена исключительно для просмотра, и чтобы внести в нее правки, нужен специальный доступ. Как правило, для этого используются форматы JPG, TIFF, PDF. Другие тоже можно отредактировать и внести в них изменения. В этом случае речь уже о файлах с форматом XLS, ODS, DOC, TXT.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

Когда речь заходит о хранении электронных документов, все участники цифрового обмена опираются на приказ 2015 года.

Согласно этому приказу, каждая компания выбирает способ по своему усмотрению.

Один из них – это флеш-накопители, съемные диски или локальный архив, например, на жестком диске. Аудит документов на таких дисках необходимо проводить не реже, чем 1 раз в 5 лет. Если какой-то документ был утерян, удален или поврежден, его необходимо восстановить. При таком архиве очень важны принципы хранения: вы должны при необходимости легко и быстро найти нужный документ.

Рекомендуемый тип файлов в электронном архиве – PDF.

При необходимости для архива ведется копия в цифровом или физическом варианте. Но этот способ архивного хранения является самым неудобным и малозащищенным из всех, потому что предполагает неограниченный доступ к этому архиву работников.

Также никто не может гарантировать сохранность и утечку данных – их очень легко скопировать и вынести на другом носителе за пределы организации. Поэтому сейчас все больше компаний отказываются от такого хранения в пользу других более комфортных и безопасных вариантов.

Одним из них является облачное хранилище с закрытым доступом. Админ может настроить уровень доступа для разных сотрудников с возможностью вносить правки и скачивать важную документацию компании, неподлежащую разглашению.

Все больше набирает популярность третий способ архивного хранения, который применяют организации перешедшие на цифровую документацию. Хранить можно в своей же информационной системе.

В ней также возможна настройка прав для скачивания и редактирования документации для каждого сотрудника, что дает несомненный плюс для безопасности. А главное – каждый сотрудник имеет доступ к необходимым документам, может подписать нужные с помощью своей ЭП или оперативно найти необходимый акт/приказ, документ.

Какой бы способ вы для себя ни выбрали он должен быть надежным и исключать потерю, злоумышленное копирование и распространение рабочей документации.

В каждой компании должен быть сотрудник, ответственный за архивную документацию. Если вы храните данные в инфосистеме, таким лицом является руководитель IT-отдела.

С 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 с дополнительными требованиями по хранению цифровой документации. На его основании каждая компания:

• не может хранить рабочую документацию в архивах, находящихся за пределами нашей страны;
• в электронном варианте могут архивироваться только оригиналы документации, то есть документ должен быть изначально создан в цифре и подписан там же с помощью ЭП, а не продублирован для удобства хранения из бумажного аналога;
• доступ к архиву предоставляется только тем лицам, которые были назначены приказом руководителя.

Срок хранения электронных документов

У каждого документа есть установленный срок хранения, по истечению которого его надлежит удалить. После удаления создается акт с описанием совершенного действия. Сроки хранения цифровой документации аналогичны срокам их бумажных предшественников.

Срок хранения электронной документации рассчитывается не от даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом создания файла.

Чтобы электронные документы сохраняли актуальность спустя годы архивного хранения, важно чтобы их можно было конвертировать в доступные современные форматы. Или же тщательно следить за тем, чтобы оставались программы, с помощью которых файлы можно посмотреть по истечению длительного временного периода.

А будет ли иметь законную силу архивная электронная документация после того, как истечет срок действия для сертификата ЭП, которой она была подписана?

Логичный вопрос, особенно учитывая, что сроки хранения большей части документации значительно выше срока действия сертификата ЭП.

Согласно закону об ЭП № 63-ФЗ, чтобы архивные документы были признаны законными, у вас должен быть действующий сертификат проверки ключа ЭП, которым был подписан документ, или доказательства того, что сертификат ЭП с уже истекшим сроком был действителен в момент подписания конкретного документа. Такие доказательства будут доступны в вашей инфосистеме, которая фиксирует даты подписания и много другой информации по каждому документу.

В некоторых программах по КЭДО можно настроить автоматическое ежегодное переподписание архивных документов новыми сертификатами ЭП, что значительно упрощает вопрос легитимности архивной документации.

Личный кабинет сотрудника - решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников и внедрения КЭДО

Эффект перехода на электронный кадровый документооборот

Главным образом, внедрение электронного варианта документации повышает эффективность взаимодействия между сотрудниками, повышает скорость работы, уменьшает ситуации с нерациональным использованием рабочего времени, предоставляет оперативный доступ к информации.

А еще это значительно расширяет возможность для дистанционной работы, стирая географические границы между сотрудникам, что позволяет вести бизнес независимо от многих внешних факторов.

Специалисты WiseAdvice-IT внедряют программные решения 1С и собственной разработки с 2020 года. Оставьте заявку, и мы подберем для вас оптимальное решение.