Цифровая трансформация в кадровой работе

Термин «цифровая трансформация» не употребляет сейчас только ленивый. Под цифровизацию попадает все больше и больше привычных нам аспектов нашего окружения. Сегодня мы не будем рассматривать цифровизацию как некую глобальную тенденцию преобразования процессов экономики и общества. Поговорим о такой важной и касающейся каждого работника и работодателя составляющей, как взаимодействие с кадровыми службами и организация кадрового электронного документооборота (КЭДО) в компании.

Цифровая трансформация – бояться или верить?

Взаимодействие с кадровиками сопровождает человека всю сознательную жизнь: от школы и до пенсионного возраста. Нередко оно небезболезненно и занимает огромную часть времени, которое можно посвятить другим, более важным и нужным делам.

Человечество не зря придумывает все новые и новые механизмы минимизации неэффективных способов ведения процессов.

Оптимальный кадровый процесс – это плюсы не только для работника компании, но и для кадровой службы, и в целом для бизнеса

Разберем подробнее, о чем речь.

Краткая справка об эволюции электронных кадровых процессов

Цифровизация кадровых процессов не свалилась нам как снег на голову. Это был и есть поступательный процесс развития электронных взаимоотношений работодатель-работник.

Стартовал этот процесс с электронных трудовых книжек, и первые шаги по оцифровке кадровых процедур стали итогом эксперимента Минтруда.

Эксперимент проходил в два этапа:

• 1-й этап пришелся на 2018 год, по результатам которого в декабре 2019 года и был подписан закон об электронных трудовых книжках;
• 2-й этап эксперимента длился почти два года (2020–2021 гг.). В нем приняли участие уже 381 компания, тогда как в 2018 г. участников было только лишь 13. Каждый работодатель определял перечень кадровых процессов и документов, которые он был готов включить в эксперимент. Итогом стали существенные поправки в ТК РФ, касающиеся перевода документов, регламентирующих отношения между работником и работодателем в электронный вид.

В ноябре 2021 года законодатель разрешил обмениваться электронными трудовыми документами почти в 100% составе

Сейчас регулятор не разрешает использовать кадровый электронный документооборот в отношении следующих документов:

• трудовых книжек (без согласия работника) и формируемых в соответствии с ТК РФ в электронном виде сведений о трудовой деятельности;
• актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказов (распоряжений) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по ОТ, в т. ч. под рукописную подпись сотрудника.

Кадровый электронный документооборот или КЭДО

Давайте посмотрим, какие же ключевые кадровые процессы действительно можно и нужно оцифровать без рисков для работодателя:

• Взаимоотношения с дистанционными сотрудниками (все процессы!);
• Прием;
• Перевод;
• Выдача справок и копий кадровых документов сотрудникам;
• Работа с кандидатами;
• Отсутствия сотрудника;
• Заявления на отпуск, командировку, увольнение и т. д.

Такие документы можно и нужно подписывать в электронном виде. В зависимости от вида документа разрешено подписывать их различными видами электронной подписи (ЭП).

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

ПЭП, УКЭП и УНЭП – в чем разница

ПЭП (простая электронная подпись) – это подтверждение действий сотрудника в информационной системе. Авторство документа обеспечивается нажатием сотрудником, авторизованным в системе, тех или иных кнопок (например, команда «Подписать» на форме документа).

ПЭП не имеет сертификатов ключей ЭП и не применяет алгоритмов шифрования содержимого файла. Другими словами, ПЭП обеспечивает подтверждение авторства документа, но не защищает его контент. Зачастую в бланк документа программно выводят штамп ПЭП по аналогии с другими видами ЭП для обеспечения визуализации такой подписи. Содержимое документа защищают от изменений средствами используемой информационной системы.

Как правило, ПЭП применяется для внутренних документов компании для сокращения бумажного потока.

УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись). Данный вид подписи уже не только подтверждает авторство, но и защищает контент документа с помощью криптографических механизмов. УНЭП предполагает выдачу сертификата ключа ЭП на отчуждаемом носителе или хранение на определенном ресурсе (например, в облаке или реестре Windows). Компания может выпустить такие сертификаты самостоятельно или заказать их у внешнего подрядчика. Сертификаты ключа электронной подписи не требуют привлечения к взаимодействию третьих лиц – удостоверяющих центров.

УКЭП (усиленная квалифицированная подпись) – этот вид подписи считается самым защищенным. Компании должны заказывать такие подписи у аккредитованных удостоверяющих центров. Список АУЦ постепенно расширяется, его можно найти на сайте ФНС.

Электронные документы, подписанные УКЭП, являются равнозначными документам с рукописной подписью, и признаются легитимными во всех правоотношениях.

Документы, подписанные ПЭП или УНЭП, признаются равнозначными лично завизированным бумажным документам, если это не запрещено законом в явном виде в нормативных актах и зафиксировано двусторонним соглашением. Такое соглашение должно содержать:

• порядок проверки ЭП;
• правила определения лица, подписывающего ЭД, по его подписи;
• обязанность лица защищать ключ ЭП от компрометации.

Как подготовиться к цифровизации HR-процессов

Для перехода на КЭДО работодатель вправе использовать:

• Свою информационную систему, которая должна обеспечивать:
  • подписание ЭД с помощью требуемых видов ЭП;
  • хранение ЭД в течение сроков, установленных для бумажных документов;
  • регистрацию факта получения ЭД сторонами;
  • защиту персональных данных сотрудников и ЭД от несанкционированного доступа и любых неправомерных действий в их отношении;
• В качестве альтернативы своей системы можно использовать единую цифровую платформу «Работа в России». Чтобы пользоваться сервисами платформы, потребуется зарегистрировать компанию на портале. Требования к обработке и хранению ЭД, созданных с помощью портала РвР, обеспечивается ее оператором.

Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника от официального партнера 1С

Управление кадровым составом в период цифровой трансформации

Компания, начавшая свой путь по пути цифровизации кадровых процессов, непременно сталкивается с необходимостью не только подписывать документы ЭП и вести их учет и хранение, но по-новому учитывать данные работников.

В кадровых системах есть достаточно учетных данных, которые необходимы работодателю для обязательной отчетности по персоналу. Но если смотреть в перспективу, то продвинутые компании уже внедряют цифровой профиль сотрудника, в котором регистрируют мероприятия по обучению, планы развития сотрудника, его навыки и увлечения и прочую информацию, помогающую лучше взаимодействовать с сотрудниками и быть более привлекательными как работодатель.

Например, во времена пандемии в 1С:Документообороте был введен контроль самочувствия сотрудников с регистрацией температуры и напоминанием необходимости измерить температуру. А 1С:ЗУП уже несколько лет успешно развивает модуль HR, в котором можно планировать и регистрировать обучение, различные кадровые мероприятия, организовывать опросы и тестирование.

Использование цифровых профилей позволяет поменять подход к управлению организацией и максимально автоматизировать всю рутину. Основная цель этой деятельности – объединить личные цели сотрудника с задачами компании.

Цифровой профиль сотрудника

Работодатель, оцифровывания HR-процессы, собирает все больше информации о людях. Из нее формируется цифровой профиль сотрудника, который отражает его жизненный цикл в компании – с момента первого касания и до увольнения (иногда и дальше). И это еще один тренд цифровой трансформации кадровых служб.

Цифровой профиль сотрудника – тот инструмент, который поможет руководителям и самому работнику следить за его профессиональным развитием и эмоциональным состоянием

Исследование Oracle показало: 85% сотрудников считают, что работодатель недостаточно занимается их карьерным развитием. А 75% признались, что в 2021 году оказались в карьерном тупике. Поэтому становится особенно важно развивать таланты и планировать карьеру.

В цифровом профиле, как правило, содержится информация об образовании, опыте и компетенциях работника. Сопоставляя их с навыками, которые необходимы для занимаемой или желаемой позиции, можно находить зоны роста и рекомендовать образовательные программы. Хорошо, если в профиле виден прогресс сотрудника в личных и командных целях, а также показатели вовлеченности в рабочие процессы.

Перспективы цифровизации кадровой работы

Уже сейчас на рынке IT-решений появляются и развиваются различные веб-приложения, сервисы и расширения к учетным системам, призванные автоматизировать блок кадровых процессов.

В недалеком будущем с развитием средств криптографии, хранения и защиты информации в электронном виде в цифровизацию будет вовлекаться все больше и больше процессов компаний, и не только кадровых, но и других функциональных областей деятельности компаний.

Переход на кадровый электронный документооборот

Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C

Узнать больше

Оцените готовность компании внедрить КЭДО

Чек-лист «7 маркеров готовности к внедрению кадрового электронного документооборота»

Бесплатно

Узнать больше

Пример цифровой трансформации кадровой работы

Покажем на слайдах, приведенных ниже, как решение разработки нашей компании WA:Личный кабинет сотрудника помогает в цифровой трансформации кадровых процессов.

WA:ЛКС – это инструмент доступа к кадровым процессам и документам. Он также актуален для сотрудников, у которых нет постоянного выделенного рабочего места. В личном кабинете отображены все данные сотрудника, информация по заработной плате, отпускам, командировкам и т. д.

Внедрение КЭДО – это первый шаг к цифровой трансформации кадровых бизнес-процессов, как и бизнеса в целом. Компания WiseAdvice-IT и ее специалисты помогут вам начать путь в автоматизации ваших процессов и переводу их на новый уровень технологичности и качества. Мы внедряем кадровый ЭДО с 2020 года!

Личный кабинет сотрудника - решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников и внедрения КЭДО