ERP-система

В этой статье мы расскажем о том, что понимается под термином ERP-система, когда это программное обеспечение появилось на рынке и для чего оно создано. А также попробуем предсказать, в каком направлении будут развиваться системы этого класса.

Мы также постараемся ответить на основные вопросы, возникающие у тех, кто решил разобраться, почему это программное обеспечение так востребовано современными предприятиями:

• Какое программное обеспечение можно отнести к классу ERP?
• Для чего компании по всему миру тратят существенные для их бизнеса суммы на внедрение ERP-систем?
• Как устроены эти системы?
• Что дает автоматизация на 1С:ERP?

Помимо термина ERP, активно используются определения «Система управления предприятием», «Интегрированная система управления предприятием», и по сути, все они описывают ERP-системы.

Термин «ERP-система» также может употребляться в значении «Методология ERP» и будет означать методологию эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия.

Архитектура современных ERP-систем

Несмотря на то, что каждая компания в чем-то уникальна, все они сталкиваются с общей проблемой.

Чтобы оставаться конкурентоспособными в современной бизнес-среде, компании нуждаются в надежном и эффективном способе хранения и получения доступа к разнородной информации. Именно эту задачу и решает современная ERP-система

Типичная ERP-система представляет собой набор модулей (или даже отдельных приложений), каждый из которых управляет определенным процессом: закупками, продажами, производством, бухгалтерским и налоговым учетом, кадровыми процессами, поддержкой клиентов, CRM, складской логистикой и т.д. При этом система охватывает основные процессы всех направлений деятельности предприятия.

В результате ERP–сервис представляет собой комплексную информационную систему управления информацией внутри организации, решающую весь комплекс задач управленческого, регламентированного и других видов учета, в отличие от специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации конкретного бизнес-процесса или направления деятельности.

Создание ERP-системы позволяет связывать бизнес-процессы и осуществлять обмен данных между ними.

В результате внедрения 1С ERP-системы в компании, владельцы бизнеса и руководители могут упростить и автоматизировать трудоемкие бэк-офисные задачи, помочь сотрудникам стать более продуктивными, а главное – получить оперативный (часто в режиме реального времени) срез по всем направлениям деятельности с возможностью параллельного анализа и планирования развития.

Оперативные консультации от 1С:Центра компетенции по ERP-решениям

Классификация ERP-систем

Разобравшись, что обычно понимают под термином «ERP-система», мы попробуем классифицировать эти системы по типам. Надо сразу сказать, что классификация носит довольно условный характер, ведь признаков, по которым можно классифицировать такое программное обеспечение довольно много: это функциональные возможности, позиционирование, размер организаций, для которых предназначено решение, и многое другое. Мы постарались максимально упростить классификацию, разделив ERP решения на следующие группы:

1. Комплексные информационные системы. В эту группу можно выделить универсальные ERP-системы. Их можно адаптировать к процессам самых разных компаний – от крупных производств, до финансовых организаций. Такие решения имеют широкий диапазон настроек и развитые механизмы интеграции, чтобы оставаться максимально универсальными и соответствовать требованиям разных отраслей бизнеса. На этом рынке работают самые крупные игроки, а рынок таких систем занимает наибольшую долю по сравнению с рынками систем других типов (о которых мы поговорим чуть ниже). Примеры: Oracle, SAP, Netsuite, 1С.
2. Отраслевые информационные системы. Эти ERP-системы ориентированы на конкретную отрасль, иногда даже на узкое направление внутри отрасли (например, ERP-системы, предназначенные для автоматизации компаний, продающих авиа и ж/д билеты). Часто такие продукты выпускают стартапы или компании, которые будучи не в состоянии разработать продукт, конкурирующий с крупными игроками на уже сложившихся рынках, пытаются найти свою небольшую нишу и занять в ней лидирующее положение. Многие крупные компании, выходя на этот рынок, начинают с конкретных отраслей, постепенно развивая решение в сторону максимальной универсальности. Примеры: Microsoft Dynamics AX, Brightpearl, Epicor Retail, 1С.
3. ERP для малого бизнеса. Формально такие системы нельзя относить к классу ERP, тем не менее небольшим компаниям хватает функциональности таких систем для удовлетворения всех своих нужд при более низкой стоимости как самой программы, так и внедрения, и последующего владения. Часто такие ERP-системы являются модульными, а функционал урезан по сравнению с более дорогими продуктами.
   
   Таким образом, вместо того чтобы установить комплексную информационную систему, компания внедряет небольшой продукт, который обслуживает один-два ключевых бизнес-процесса, но не охватывает другие области работы предприятия. Пример: PeopleSoft (система, в которой реализованы функции ведения бухгалтерского учета, управления персоналом и CRM), 1С:УНФ.
4. ERP-системы с открытым исходным кодом. ERP-системы с открытым исходным кодом занимают на текущий момент небольшую часть общего объема рынка ERP. Но такие решения часто поддерживают компании, имеющие в штате команды разработчиков и аналитиков по доработке и интеграции системы со своими локальными информационными ресурсами. Пример: Odoo.

Функции ERP-систем

Несмотря на то, что компании уже давно активно используют различное программное обеспечение для автоматизации отдельных процессов, зачастую, это не является эффективным. Внедрение нескольких различных систем не дает увидеть полную картину деятельности предприятия.

ERP-система, в отличие от других программ, охватывает работу всей компании, а не отдельных подразделений. Важная функция ERP – объединение бизнес-процессов компании.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища информационной базы предприятия, накопленной в процессе ведения бизнеса

Сотрудники организации имеют ограничение доступа к данным в зависимости от направления деятельности и организационной структуры предприятия, но при этом могут пользоваться нормативно-справочной информацией, являющейся единой для всех.

Основные функции ERP-систем:

• Управление заказами. Система позволяет управлять полным циклом обработки заказов от момента размещения заказа до его завершения, сбора и отгрузки;
• Управление запасами: ERP-система позволяет отслеживать все запасы на складе, контролировать их поставки, определять минимальные и максимальные уровни запасов и автоматически заказывать их пополнение при необходимости;
• Управление производством в ERP. Система помогает управлять всеми процессами производства: планировать заказы материалов, контролировать уровень запасов, закупать сырье и материалы, планировать свои ресурсы и календарное производство;
• Управление финансами. ERP обеспечивает возможность мониторинга финансовой деятельности предприятия в режиме реального времени. Система управляет финансовыми операциями компании, включая ведение бухгалтерского учета, контроль за расходами, управление счетами и налоговыми отчетами;
• Управление персоналом. ERP-система обеспечивает управление кадровыми и HR-процессами предприятия, автоматизирует учет рабочего времени сотрудников, расчет и выплату заработной платы и налогов;
• Управление проектами. ERP-система позволяет управлять всем процессом работы над проектами и обеспечить контроль за созданием проектов, задач, ресурсов, временем, затратами и качеством;
• Оценка результатов деятельности предприятия: можно собирать и анализировать данные о своей деятельности, создавать отчеты и анализировать показатели, такие как выручка, прибыль, затраты, производительность и т.д.

Бизнес-процессы, которые автоматизирует ERP

ERP-системы позволяют автоматизировать большинство бизнес-процессов компании, что значительно упрощает и ускоряет работу, повышает ее эффективность. Ниже перечислены основные бизнес-процессы, которые можно автоматизировать с помощью ERP:

• Управление заказами и продажами: автоматическое уведомление клиентов о статусе их заказа, интеграция с онлайн-магазином;
• Управление складом: автоматическая инвентаризация, отслеживание поставок и отгрузок, контроль над уровнем запасов;
• Управление финансами: автоматический учет финансовых транзакций, контроль над задолженностью по платежам;
• Управление производством и снабжением: автоматический учет сырья и материалов, планирование производства, планирование закупок;
• Управление персоналом: автоматический учет рабочего времени, расчет зарплат и налогов;
• Управление проектами: автоматический учет времени и затрат, планирование проектов, контроль над выполнением задач.

Построение ERP-системы – сложный и трудоемкий процесс. В зависимости от используемой ERP-системы, состав элементов и модулей может изменяться. Современные ERP-системы позволяют внедрять как комплексный функционал, так и отдельные модули.

Преимущества современных ERP-систем

Рынок ERP-систем растет из года в год, причем как в стоимостном выражении, так и в количестве автоматизированных рабочих мест. Об этом говорят многочисленные исследования рынка. Почему же все больше предприятий, от гигантов до небольших компаний, стремятся к внедрению современных ERP систем?

Основные преимущества, которые дает внедренная на предприятии ERP система:

• Более глубокое понимание процессов, происходящих в компании и уменьшение времени реакции на изменения. Благодаря консолидации всей ключевой информации в единой системе, появляется возможность оперативного получение управленческой отчетности по всем аспектам деятельности предприятия в режиме реального времени;
• Как следствие, частным (но очень важным) преимуществом консолидации операций и данных в одной системе является обеспечение сопоставимости данных, устранение дублирования и формирование единого видения происходящих процессов у всех участников;
• Современные ERP-системы содержат встроенные инструменты прогнозирования и планирования, которые можно использовать для принятия обоснованных решений о дальнейших шагах по развитию бизнеса. Так, например, настройки 1C:ERP с учетом различных факторов продаж вплоть до коэффициента сезонности, приводят к «умным» закупкам, сокращая где-то на 10% складские запасы;
• Сокращение издержек за счет внедрения единых сквозных бизнес-процессов, автоматизации трудоемких задач, ликвидации избыточных процессов, а также упрощения процедур обучения и адаптации новых пользователей;
• Благодаря единообразному IT-ландшафту ERP система позволяет повысить безопасность при хранении данных, упростить задачи ограничения доступа и тем самым повысить уровень информационной безопасности.

Этапы внедрения ERP системы на предприятии требуют ответственного подхода, тщательной подготовки и будут зависеть от поставленных задач и целей компании.

В настоящее время модель ERP включает в себя следующие подсистемы:

• управление запасами;
• управление снабжением;
• управление сбытом;
• управление производством;
• планирование;
• управление сервисным обслуживанием;
• управление цепочками поставок;
• управление финансами.

Эффективное комплексное управление ресурсами в короткие сроки. Отлаженные методики максимально быстрого внедрения 1С:ERP

Недостатки ERP-систем

Для полноты картины, обозначив преимущества, следует остановиться и на недостатках перехода на современные ERP-системы:

• Высокая стоимость внедрения и владения. До сих пор традиционная схема внедрения ERP-систем подразумевает крупные первоначальные затраты при внедрении. Причем деньги надо потратить еще до того, как система заработает, а бизнес получит свои преимущества.
• Высокие риски внедрения. Существует большое количество сложностей при внедрении, здесь и тяжелое наследие в виде особенностей работы старого программного обеспечения, которые надо учесть при переходе, и сопротивление персонала изменениям, и отсутствие квалифицированных кадров внутри предприятия, способных организовать процесс перехода и дальнейшей поддержки, и многое другое. До сих пор проекты внедрения ERP-систем на предприятиях остаются одними из самых рискованных для бизнеса.
• Недостаточная универсальность ERP-решений. Несмотря на то, что ведущие производители пытаются сделать свои решения максимально гибкими и подходящими под любые требования бизнеса, понятно, что практика далека от теории. На рынке может просто отсутствовать полностью подходящее решение, поэтому зачастую происходит адаптация продукта под конкретную организацию, что значительно увеличивает стоимость проекта.

ERP-системы постоянно развиваются, и ведущие вендоры стараются в новых версиях программного обеспечения учесть имеющиеся недостатки и максимально их нивелировать.

Как определить, что ваш бизнес нуждается в ERP

Любая компания по-своему уникальна, хотя и сталкивается в разное время с общими для всех подобных организаций проблемами. Ниже мы постараемся помочь определить, пришла ли пора подумать вашей компании об инвестировании в ERP-систему.

Если большинство из пунктов ниже можно применить к вашему предприятию, то, вероятно пришло время серьезно подумать о необходимости внедрения на предприятии ERP-системы:

• Члены вашей команды тратят слишком много времени на задачи, решение которых может быть упрощено или автоматизировано;
• У вас нет оперативного доступа к данным, которые требуются для принятия решения здесь и сейчас;
• У вас много разноплановых интеграций с внешними системами;
• У вас на предприятии используется большое количество несвязанных друг с другом программных продуктов и инструментов;
• Нет возможности получить оперативно данные. Даже при использовании программного обеспечения для ведения учета, затруднено быстрое получение информации о состоянии взаиморасчетов, складских остатках и движении денежных средств;
• Разрозненность системы управления: Если компания использует множество разнородных систем управления (например, учетных, складских, кадровых и т.д.), которые дублируют друг друга, нет единой базы данных и каждая система работает изолированно, то это признак того, что пора внедрять ERP-систему;
• Невозможность отслеживать бизнес-процессы: Если компания не может анализировать свои бизнес-процессы и совершенствовать их, не может отслеживать финансовые показатели, удерживать клиентов и повышать эффективность работы, то это свидетельствует о необходимости внедрения ERP-системы;
• Вы лично тратите много времени на поиск информации, пытаясь повысить производительность и эффективность работы сотрудников, а подразделения с трудом взаимодействуют и неохотно обмениваются информацией друг с другом;
• У вас нет полноценного доступа к информации, когда вы покидаете пределы офиса;
• Вам не хватает инструментов контроля выполнения принятых решений;
• Подготовка бухгалтерских и управленческих отчетов занимает долгое время за счет сбора данных из нескольких источников;
• Высокие затраты на обслуживание и эксплуатацию: Если компания тратит много денег на обслуживание множества различных систем, на поддержку их работоспособности, на их согласование и обновление, то разумнее будет принять решение о внедрении ERP-системы, которая позволит сократить затраты и упростить процесс управления;
• Рост компании: Если компания растет и наращивает объемы производства, с каждым годом увеличивается количество сотрудников и обрабатываемой информации, то управлять компанией становится сложнее. Это может привести к потере контроля над бизнес-процессами и необходимости внедрения ERP-системы;
• Появление новых требований: Если компания работает в условиях изменения рынка, законодательства и технологий, появляются новые клиенты и новые требования к компании, то может потребоваться внедрение ERP-системы, которая обеспечит возможность быстро адаптироваться к новым условиям.

Чтобы быть уверенным, что инвестиции в новую ERP-систему окупятся, надо детализировать конкретные проблемы, которые существуют в вашей организации, и перед принятием решений точно понять, как ERP-система сможет помочь решить эти проблемы.

Обзор современных ERP-cистем

ERP-системы набирают все большую популярность, но чтобы найти подходящую для предприятия, необходимо детально изучить функциональность каждой из них. Одним из главных критериев при выборе системы является возможность дорабатывать функциональность под нужды компании.

Ниже представлена линейка популярных зарубежных и отечественных ERP-систем. Но стоит учитывать, что иностранные вендоры стремительно уходят с российского рынка и снимают с поддержки пользователей их систем на территории России

SAP ERP. Является мировым лидером по внедрению на рынке программного обеспечения для крупных корпораций. SAP представлен на рынке двумя основными продуктами: SAP Business One (для небольших компаний численностью до 100 сотрудников с ограниченной функциональностью) и SAP Business All-in-One - комплексное решение, охватывающее большое количество отраслей бизнеса. Дополнительно SAP предлагает решения для более детального управления отдельными процессами: SAP SCM — программное обеспечение по управлению цепочкой поставок, SAP RCM — система по управлению электронным документооборотом и многие другие.

При выборе данного продукта необходимо учитывать, что он адаптирован для международного рынка. Для полноценного использования в компании российского рынка потребуется ряд доработок по ведению учета, адаптации документооборота под законодательство, что существенно увеличит затраты на внедрение.

Microsoft Dynamics ERP. Имеет меньшую универсальность по сравнению с продуктами компании SAP. Большинство предприятий, использующих данную ERP-систему, занимаются торговлей и оказанием услуг. Система представлена в двух вариантах – AX для больших предприятий и NAV для небольших и средних компаний. Продукт поддерживает стандарты бухгалтерского и налогового учета российского законодательства. Ключевые преимущества – более 300 разновидностей аналитических отчетов и интеграция с другими сервисами Microsoft.

Oracle ERP. Является одной из ведущих ERP-систем в мире и используется в различных отраслях бизнес. Как и аналоги, система интегрирует функции бизнеса и управления, такие как финансы, управление человеческими ресурсами, операции, логистика, производство и т.д. Продукт состоит из самостоятельных модулей, которые объединяются в единое целое по принципу конструктора, затем уже дорабатывается под нужды и существующие процессы предприятия. В дальнейшем программный продукт можно масштабировать путем подключения дополнительных модулей.

Галактика ERP. Автоматизированная система, учитывающая особенности работы предприятий России и стран СНГ. Имеет множество модулей для автоматизации отдельных узких задач, количество которых можно регулировать в зависимости от потребностей предприятия. Система позволяет настраивать интеграцию со сторонними сервисами.

1С:ERP. Является лидером на российском рынке. Покрывает большую часть бизнес-процессов предприятий различных отраслей. В основе лежит платформа 1С:Предприятие 8, которая является одной из самых распространенных платформ для разработки прикладных решений в России. 1С:ERP настраивают под конкретные бизнес-процессы предприятия с возможностью их кастомизации. Это позволяет компаниям, работающим в различных областях, использовать одну и ту же систему.

1С:ERP поддерживает как российские стандарты бухгалтерского учета, так и международные стандарты финансовой отчетности (МСФО). С системой можно работать в клиент-серверном режиме, в облаке и с мобильных устройств. Поддерживает работу с большинством операционных систем и СУБД. Реализованы принципы разделения и ограничения доступа к данным. Система позволяет адаптировать интерфейс под каждого пользователя и настроить отчеты благодаря системе компоновки данных без дополнительных доработок.

Будущее ERP систем

Начиная с 90-х годов прошлого века, рынок ERP-систем активно развивался, так как количество организаций, внедрявших ERP-системы для оптимизации ключевых бизнес-процессов и улучшения видимости данных, лавинообразно росло.

Одновременно росли и затраты на внедрение систем ERP, причем речь шла не столько о стоимости аппаратного или программного обеспечения, сколько о затратах на внедрение и развитие систем в условиях постоянного расширения рынков и меняющихся процессов. В результате «традиционные» системы в силу высокой стоимости стали попросту недоступны для малого и среднего бизнеса.

Ситуация изменилась с появлением «облачных» технологий и развитием SaaS (Программное обеспечение как услуга). Уже сейчас все лидеры рынка предлагают возможность начать использовать свои ключевые продукты по подписке.

Основные преимущества, которые дает такой подход:

• Масштабируемость – можно докупать дополнительные функции по мере роста бизнеса без необходимости внедрения новой системы;
• SaaS решения в силу своей специфики обеспечивают доступ к ERP-системе через интернет в любом месте и в любое время;
• Низкие капитальные затраты – нет необходимости покупать оборудование, сопутствующее ПО, отсутствуют крупные единовременные платежи по внедрению системы;
• Система является необслуживаемой – поставщик берет на себя задачи обновления системы, осуществляет поиск и устранение неисправностей, тем самым снижая время простоя.

Существенным минусом SaaS является невозможность доработки решения под требования конкретного предприятия и ряд других ограничений, поэтому некоторые крупные предприятия делают выбор в пользу «гибридных» ERP-систем, которые предлагают возможность комбинировать традиционную схему владения системы и подписку. При такой схеме часть подсистем расположена в облаке (и доступ к ним предлагается по подписке), а часть – на серверах заказчика.

Можно прогнозировать, что этот рынок будет только развиваться, более того, на рынке массово стали появляться системы, распространяемые только по SaaS и не имеющие «традиционного» варианта развертывания на площадке компании-заказчика.

Еще одним явным трендом является повсеместное внедрение мобильного доступа к системам. Реализован доступ различными способами, некоторые ERP-системы поддерживают интеграцию с собственными мобильными приложениями, разработанными под iOS и Android, некоторые – предлагают доступ через веб-браузер. Однако такой доступ на сегодняшний день – это всегда компромисс между ограничениями, накладываемыми мобильными интерфейсами, требованиями к безопасности и ожидаемой клиентом функциональностью.

Можно быть уверенным, что в будущем возможности удаленного доступа к данным будут расширяться и на рынке появятся новые продукты для удаленной работы, как от лидеров рынка, так и от новичков.

Еще одно направление развитие, под которое даже придумали новый термин «ERP 2.0» – это реализация социальных взаимодействий в системе. «Социальная» ERP-система позволяет эффективно использовать социальные сети, тесно взаимодействуя с Facebook и Twitter, реализует новые каналы общения, помогает повысить лояльность клиентов и в результате увеличить конверсию при продажах товаров и услуг.

Бесплатная оценка проекта автоматизации бизнеса от экспертов 1С:Центра компетенции по ERP

Итоги

Можно совершенно точно утверждать, что сегодня идет бурное развитие и изменение рынка ERP-систем. Благодаря развитию облачных технологий ERP-системы стали доступны для компании любого размера и сейчас даже малый бизнес, оформив подписку, может начать использовать «тяжелую» ERP-систему, внедрение которой в компании более традиционным образом было бы невозможно.

В результате повсеместного внедрения новых технологий, современный пользователь предъявляет все более строгие требования к возможностям ERP-системы в части удаленной работы. Поэтому в ближайшем будущем можно ожидать появления на рынке продуктов, которые с точки зрения функциональности и безопасности не будут отличаться, неважно, будет ли пользователь работать удаленно или из офиса.

Все эти изменения идут на пользу конечному потребителю ERP-систем и непременно приведут к еще большему увеличению доли рынка, занимаемой ERP-системами, сделав их привычными инструментами для компаний любой отрасли и любого размера.

• 1С:ERP

Не пропустите свежие новости 1С

Подпишитесь на рассылку и получайте
самые свежие новости 1 раз в месяц

IT специалист Бухгалтер Финансист Руководитель/Собственник HR специалист

Подписаться