Документооборот в отделе снабжения

Документооборот является основной составляющей организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Он помогает вести наблюдение за хозяйственной деятельностью организации. Исключением не является и направление снабжения и закупок, где все внутренние процессы и внешние сделки с поставщиками строятся на документарном принципе.

Электронный документооборот поглощает сферу закупок медленно, но верно. Для автоматизации и построения сквозного бизнес-процесса закупочной процедуры в компаниях себя ЕСМ-система 1С:Документооборот.

Практически на каждом предприятии существует отдел снабжения. Его функция заключается в поддержании достаточного товарного запаса на предприятии. Сотрудники отдела занимаются определением потребностей организации в материалах, товарах и технических ресурсах. В процессе снабжения организовывают хранение, выдачу и контроль за использованием материально-технических ресурсов.

Отдел снабжения изучает и учитывает:

• спрос на потребляемые материальные ресурс;
• анализирует уровень колебания цен;
• осуществляет поиск наиболее экономически выгодного варианта движения товара.

Основной функцией снабжения является обеспечение производства соответствующими материальными ресурсами подходящего качества и комплектности.

Без хорошо организованного документооборота не способно работать ни одно предприятие. Даже оплата налогов может оказаться сложной и непосильной задачей. Основанием для проведения операций в системе складского учета является каждый первичный документ, составленный представителями всех заинтересованных сторон в соответствии с типовой формой, одобренной на государственном уровне. Такой документ является законной основой для создания учетной записи.

Первичные документы – это обязательное условие для бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. В связи с тем, что на смену бумажному документообороту приходит электронный, составление первичных документов в бумажной форме совсем необязательно, достаточно электронной.

Основные этапы документооборота в практике закупок

Процесс внедрения в структуру компании некой системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов, называется автоматизацией документооборота. Время на работу с документами и их обработку сокращается, число сотрудников, необходимых для их обработки, уменьшается. Автоматизация документооборота предполагает, в первую очередь, внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.

Электронный документооборот коснулся и сферы закупок. В деятельности поставщика постоянного потока документов не избежать. Поставщику поступают счета-оферты по заявкам на закупку от электронных торговых площадок (ЭТП), поставщик в свою очередь должен отправить заказчику акты о приемке. Ведение бумажного документооборота при закупке потребует следующих трудозатрат:

• Подготовка, составление и заполнение необходимой документации вручную;
• Распечатка бумажной формы документа;
• Передача документов ответственным лицам на подпись;
• Доставка документов курьером или экспресс почтой до места назначения.

ЭДО упрощает все этапы делопроизводства, дает возможность поставщику обмениваться электронными документами в специальной системе и не тратить время на обработку бумажной документации. Электронный документооборот в закупках позволяет поставщику принимать от операторов ЭТП закрывающие документы и отправлять сформированные документы о приемке заказчику.

Преимущества электронного документооборота в сфере закупок

Электронный документооборот поможет упростить и ускорить делопроизводство. Обладает следующими преимуществами перед бумажным документооборотом:

• документ, подписанный электронной подписью невозможно изменить или скорректировать. Это избавляет от риска подлога документа;
• электронные документы хранятся на сервере и не требуют места (помещения) для хранения и архивирования;
• поиск документа в электронном архиве не составит труда и потребует всего лишь пару кликов;
• через систему ЭДО конечный получатель мгновенно получает документ. Риск потери или порчи документа в пути отсутствует;
• юридическую силу электронный документ получает за счет использования квалифицированной электронной подписи. По своей юридической силе она приравнивается к “живой” подписи и дает возможность обмениваться документами с контрагентами без дополнительных соглашений;
• доступ к отслеживанию этапов рассмотрения и изменения статуса электронного документа есть у каждого участника ЭДО. При изменении статуса документа приходит уведомление;
• система ЭДО помогает сократить число ошибок, опечаток, некорректно введенных ИНН и р/с при заполнении электронного документа, оказывает помощь при заполнении, в автоматическом режиме проверяет, заполнены ли все обязательные поля.

В будущем планируется добавить в систему электронного документооборота данные бухгалтерского учета участников. Благодаря этому сведения о товаре из ЕИС будут подгружаться автоматически. После подписания акта о приемке, система будет блокировать средства на р/с заказчика. Электронный документооборот поглощает сферу закупок медленно, но верно.

Электронная торговая площадка

Закрывающие документы поставщик получает через электронную торговую площадку. К таким документам относятся акты, счета-фактуры и УПД (универсальный передаточный документ). Поставщик принимает решение об использовании ЭДО в управлении закупками или бумажный документооборот. Некоторые площадки уже полностью перевелись на электронную форму документооборота.

Для подключения к ЭДО одной или нескольких площадок, направляется заявление выбранному оператору. Специалисты произведут подключение и все необходимые настройки. На сайте ФНС имеется полный перечень операторов, отвечающих за электронный документооборот между ЭТП и поставщиком.

Документооборот специалиста по закупкам

Деятельность специалиста по закупкам связана с связанной с аукционами, котировками, торгами и оформлением соответствующей документации. В его обязанности входит все, что с этим связано. Специалист по закупкам самостоятельно подготавливает документы, позволяющие разместить заказ организации в интернет-ресурсе, следит за соблюдением всех конкурсных процедур, оформляет контракты.

Человек, знающий всю суть и процесс организации тендерных мероприятий, необходим как исполнителю, так и заказчику. Обязанности специалиста по закупкам зависят от того, кто и с какой целью нанял его.

В государственной структуре специалисту по закупкам предстоит занимается следующим:

• подготовка пакета документов для закупки;
• контроль каждого этапа процесса;
• анализировать анализ и оценка расходов;
• ведение базы заказов;
• аннулирование торгов ввиду отсутствия участников;
• анализ, прием и отклонение заявок на участие;
• проведение процедуры возврата залога участникам.

В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:

• поиск закупок;
• подготовка и сбор необходимых документов;
• составление предложений с ценами;
• подача документов в установленные сроки;
• полное соблюдение всех условий процедуры.

Квалификация специалистов по закупкам и закупочная деятельность в целом, регулируется 44-ФЗ. В нем указаны сферы работы специалиста по организации закупок. Его обязанности заключаются в следующем:

• составление плана закупок на определенный период;
• контроль всех конкурсные конкурсных процедуры;
• документальное сопровождение каждого этапа закупки;
• определение победителя и работа с поставщиками в дальнейшем;
• мониторинг цены на товары и услуги по профилю организации.

Весь перечень обязанностей специалиста по закупкам должен быть прописан в должностной инструкции. Действия специалиста должны быть в рамках своих обязанностей и с соблюдением требований работодателя.

Использование 1С Документооборота для построения сквозного бизнес-процесса закупочной процедуры в компании

Бизнес-процесс является последовательностью определенных действий сотрудников организации. В процессе автоматизации документооборота производится настройка интеграции сервиса ЭДО с управленческими системами предприятия. Повышается эффективность процесса управления документами.

Настройка бизнес-процесса снижает время, затраченное сотрудником на решение ежедневных задач (поиск данных в разных базах, восстановление утраченных документов, печать и отправка бумажных документов).

Бизнес-процессы системы 1С:Документооборот:

• регламентируют процедуры обработки документов;
• составляют последовательность действий с документом;
• автоматизируют назначение ответственных за этап прохождения документа;
• упрощают контроль за ходом рассмотрения, согласования и принятия решения.

В 1С бизнес-процессы представляют собой одну или несколько задач, связанных между собой процессом. Ответственными могут назначаться конкретные пользователи или роли (сотрудники).

1С Документооборот и его преимущества

1С:Документооборот представляет собой систему ЕСМ (Enterprise Content Management), способствует автоматизации и упорядочиванию всего документооборота компании, помогает контролировать работу сотрудников и бизнес-процессы в целом.

Автоматизации документооборота оказывает благоприятное действие на рост производительности работы.

С 1С:ДО становится возможным:

• отправка/получение документов онлайн;
• оперативное согласование и подписание закрывающих и других документов с контрагентами;
• настройка и использование удаленного доступа к документам;
• надежное хранение файлов электронном архиве;
• фиксация истории действий;
• контроль всех этапов исполнения;
• построение понятной системы документооборота между отделами и сотрудниками компании;
• снижение ошибок при работе с документами за счет автоматизации процесса (автозаполнение форм, формирование документа по шаблону, автоматическое подписание);
• безопасная передача данных по зашифрованным каналам связи;
• создание единой базы исключит появление дубликатов документов и сократит время на поиск необходимого файла;
• ввод ограничений прав доступа к информации для сотрудников;
• обеспечение конфиденциальности.

Система автоматизации ДО помогает осуществить настройку и управление потоками документов, выстроить систему стандартных действий и проложить маршруты движения документов. Избавиться от недочетов и слабых мест в системе документооборота компании поможет отладка бизнес-процессов.

Внедрение 1С:Документооборота

Эффективное управление процессами +47%, дисциплиной + 45%, скоростью обработки документов +100%

Подробнее

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Автоматизация и настройка бизнес-процессов

В процессе автоматизации документооборота производится интеграция сервиса ЭДО с управленческими системами предприятия. Повышается эффективность процесса управления документами.

Настройка бизнес-процессов снижает время, затраченное сотрудником на решение ежедневных задач (поиск данных в разных базах, восстановление утраченных документов, печать и отправка бумажных документов). 1С:Документооборот поможет перейти на цифровые технологии и автоматизировать обмен и обработку документов.

Конфигурации 1С Документооборот

• 1С:Документооборот КОРП. Программа разработана и подходит для любых компаний со сложной структурой и большим документооборотом;
• 1С:Документооборот ПРОФ. Программа подходит для небольших компаний и бюджетных организаций с несложным документооборотом;
• 1С:Документооборот государственного учреждения (ДГУ). Создана для бюджетных учреждений с более сложным документооборотом и структурой;
• 1С:Document Managment. Система разработана на 2-х языках (русский и английский). Используется в работе как российскими организациями, работающими за рубежом, так и иностранными компаниями, работающими в России.

Система 1С:Документооборот настолько гибкая, что ее можно настроить под любую компанию.

Возможности системы 1С Документооборот

• Учет документов. Система 1С дает возможность ведения учета всей исходящей и входящей документации. В любое время есть возможность просмотра и контроля всей истории переписки;
• ЭП. С помощью электронной подписи, документы получают юридическую силу. По своей значимости электронная подпись приравнивается к “живой” подписи. Документы, подписанные таким образом, можно предоставлять в государственные органы и суды, а также, обмениваться документами с контрагентами без дополнительных соглашений;

• Почта. В 1С:Документооборот есть встроенная почта. По своим функциям она идентична любой почтовой программе, но лучше защищена. Встроенная почта не даст вашим внутренним письмам перейти на внешний сервер;

• Внутренний документооборот в 1С. В этом разделе хранятся все ваши документы и приказы, служебные записки и счета, договоры и пр. Просмотреть все документы списком вы можете в любой момент, в общем журнале;

• Договорные документы. В системе 1С:Документооборот вы можете контролировать весь цикл жизни договора, все суммы и сопроводительные документы. Сканы всех договоров будут приходить сюда же;

• Поиск документа. В 1С:Документооборот может одновременно храниться большое количество файлов. Несмотря на это, поиск нужного документа не займет много времени. В системе 1С для поиска файла/документа можно использовать несколько способов:
  • поиск по реквизитам документа;
  • поиск по тексту;
  • поиск по спискам;
  • поиск по штрихкодам.
• Управление проектами. Подсистема управления проектами дает возможность группировать все документы по проектам, а проекты - по основным параметрам. Возможно разграничение прав по каждому проекту, добавление свойств и реквизитов для каждой задачи или проекта целиком. Здесь же вы сможете установить контрольные точки, определить состав участников рабочих групп и проектных команд, вести совместную работу и контролировать процессы работы над проектом от начала и до конца.

Правильно организованная система внутреннего и внешнего документооборота позволяет руководителям четко контролировать все текущие процессы компании и планировать будущие. Обратитесь за услугой к сертифицированным специалистам 1С по документообороту WiseAdvice-IT! Поможем с выбором оптимального решения, максимально сэкономим ваше время и бюджет.