Бюджетирование в 1С - автоматизация учета финансов

Программы 1С дают широкие возможности для автоматизации процессов бюджетирования ДДС, предоставляя специализированные инструменты планирования, выгодно отличающиеся от электронных таблиц Excel.

Какие программные продукты лучше выбрать для построения БДДС, как реализованы в ПП 1С подходы к сбору бюджетов методами «Сверху-вниз» и «Снизу-вверх», а также какие конкретно инструменты бюджетирования имеются в 1С:ERP, 1С:УХ и WA:Финансист, – рассмотрим в этой статье.

Инструменты бюджетирования

До внедрения продуктов 1С компании при планировании и формировании бюджетов зачастую используют общедоступный и хорошо знакомый всем инструмент – электронные таблицы Excel. То, что он всем знаком и общедоступен – единственные преимущества Excel как инструмента бюджетирования.

Пользователям Excel приходится для каждого вида отчета по бюджету разрабатывать бланки, заново вносить информацию по шагам, вручную консолидировать данные разных держателей бюджетов и очень внимательно сверять файлы, полученные от других пользователей после корректировки, перед тем как внести бюджет. Все это увеличивает время планирования в разы и ставит под удар точность данных.

Для автоматизации процессов бюджетирования и основных его функций – планирования, учета и контроля, из линейки программных продуктов 1С:Предприятие на крупных предприятиях специалисты нашей компании обычно рекомендуют к внедрению:

• 1С:ERP Управление предприятием
• 1С:Управление холдингом
• Финансист

Из перечисленных функций планирование – основная. Оно необходимо для обдуманного распределения финансов и скорейшего достижения стратегических целей, поставленных компанией. На уровне повседневных задач автоматизация этой функции позволяет оперативнее распределять ресурсы, контролировать незапланированные расходы.

Автоматизация функции учета дает возможность оперировать точной, актуальной информацией по многим показателям – по видам продукции, подразделениям, ЦФО и т.д.

Также оперативно можно контролировать план-факт, получая аналитические отчеты в любых разрезах по запросу, поскольку данные в базе обновляются в режиме реального времени (многое зависит от настроек, но оптимальная автоматизация предполагает внесение бюджетных данных параллельно с процессом).

Методы бюджетирования

Автоматизация бюджетирования на базе продуктов 1С позволяет использовать любые методы планирования, оптимизируя при этом данный процесс:

• При использовании метода «Сверху-вниз» менеджеры высшего звена (как правило, это руководство компании) утверждают цели, задачи и плановые показатели. Менеджеры, находящиеся на более низком структурном уровне, детализируют и включают предоставленную информацию в планы своих подразделений.
• При использовании метода «Снизу-вверх» планирование происходит наоборот: сначала разрабатывают свои планы менеджеры среднего уровня, и затем передают их менеджерам высшего звена для консолидации и постановки плана.
• Гибридный метод подразумевает под собой комбинацию описанных выше подходов: руководство компании обозначает общие цели, а руководители и менеджеры формируют бюджеты, которые позволят их достигнуть.

Планирование бюджета в 1С

В программах 1С планирование осуществляют через составление БДДС с использованием различных сценариев.

Сценарий – инструмент планирования, с помощью которого можно разделить данные планирования для разных оценок плановых показателей (например, «Пессимистический»/«Оптимистический» сценарий планирования). При помощи этого инструмента можно воспользоваться вариативностью при одинаковой оценки планирования (например, «Оптимистический сценарий планирования на 2021 от сентября 2020» / «Оптимистический сценарий планирования на 2021 от декабря 2020»). Также можно устанавливать сценарии верхнего уровня для контроля планирования над сценариями нижнего уровня (например, «Годовой на 2021» и «Квартальный на 2021»).

В «1С:ERP Управление предприятием» данный инструмент называется «Сценарий бюджетирования».

Примеры сценариев, которыми можно воспользоваться в программном продукте «Управление холдингом»:

В программе «WA:Финансист» тоже предусмотрена возможность использовать вариативность сценариев для бюджетирования БДДС.

Для планирования и бюджетирования по статьям оборотов в программных продуктах можно использовать различные инструменты, например, «Нефинансовые показатели» в 1С:ERP, «Зависимости оборотов» в WA:Финансист и «Правила расчета» в 1С:УХ. Все эти инструменты упрощают и ускоряют процесс бюджетирования.

Инструмент для бюджетирования движения денежных средств в 1С:ERP – «Нефинансовые показатели», помогает рассчитать и зарегистрировать зависимые друг от друга статьи бюджетов, например, оклады, нормы, коэффициенты, цены, площади, численность и т.д. Также с его помощью можно планировать и проводить план-фактный контроль по статьям бюджетов.

Показатель может быть денежным, количественным или выражаться как коэффициент. В первых двух случаях при работе с ним нужно будет указать валюту и единицу измерения.

«Нефинансовый показатель», по сути, аналитический, он задается аналогично показателю «Статьи бюджетов». Для ввода его значений предусмотрен специальный документ «Установка значений нефинансовых показателей». Показатели можно вводить вручную или заполнять автоматом по предварительно настроенным правилам.

При планировании в 1С:УХ можно прибегнуть к «Правилам расчета». Этот справочник объединяет комплект формул и показателей. Заполнять правила можно данными из текущей или внешней информационной базы, а также через загрузку из Excel. При помощи правил расчета заполнение отчетов по плановым показателям может происходить по формулам, на основании предыдущих периодов, коэффициентов или зависимых статей бюджетов.

В программе WA:Финансист для планирования данных предусмотрен документ «Регистрация зависимостей оборотов по статьям бюджетов», где можно формировать зависимые друг от друга статьи оборотов в разных временных периодах. Здесь же можно указывать формулы расчета, при помощи которых будет рассчитана зависимая статья. Планирование зависимой статьи можно сдвинуть в периоде в зависимости от поставленной задачи при планировании.

При помощи данного инструмента можно автоматически планировать статьи оборотов зависимые от запланированной статьи в документе «Бюджет». Если открыть его на вкладке «Зависимые обороты» в документе «Бюджет», мы увидим данные, полученные на основании данных, введенных по статье оборотов на вкладке «Состав бюджета».

Таким образом, например, можно запланировать поступление от покупателей в рамках плана продаж: по условиям договора покупатель предоставит аванс в определенном процентном выражении за месяц до планируемой отгрузки товара или услуги и произведет оставшуюся оплату в следующем месяце после отгрузки товара или оказания услуги.

Использование специализированных программных инструментов 1С для планирования и бюджетирования имеет неоспоримые преимущества перед Excel – минимизирует трудозатраты пользователей, увеличивает точность планирования и позволяет в более короткие сроки реализовать бюджетирование в компаниях с разными, в том числе сложными, организационными структурами и в любых сферах деятельности.