Архивное хранение в системе электронного документооборота

Система электронного документооборота организует работу сотрудников с документами в электронном виде и позволяет обеспечить их полноценное архивное хранение. В этой статье разберем способы организации электронного архива и основные нюансы для пользователей при работе с ним. Примером удобной и многофункциональной программы станет российский продукт «1С:Документооборот 8».

С 2009 года «1С:Документооборот» выходит как СЭД-платформа и позволяет организовать достаточно широкий функционал электронного документооборота для любой организации, и как базу – архивное хранение электронных документов.

Актуальность архивного хранения документов

Технология подразумевает, что документы либо создаются сразу в электронном виде, либо бумажная «первичка» сканируется, оцифровывается и размещается в базу данных электронной системы документооборота (далее СЭД).

Документы в электронном виде всегда обрабатываются пользователями информационной системы. Они для этого и появляются в СЭД. Например, входящие документы: создаются, регистрируются, отправляются на рассмотрение к адресату, потом в зависимости от полученной резолюции, документ идет на исполнение или на ознакомление. И после полной отработки входящего документа он должен попасть на архивное хранение.

Та же самая история происходит с исходящим документом: он создается, прорабатывается его текст (обычно это происходит в режиме исполнения), затем исходящий документ согласовывается с ответственными компетентными лицами, утверждается руководителем организации и отправляется по назначению. После окончания полного цикла обработки исходящего документа он должен быть размещен на архивное хранение.

Практически не существует документов, которые после их обработки и завершения цикла, более не нужны. Исключение, может быть, это «пропуск в офис для посетителей», но и здесь при наличии всех этих документов, мы всегда может поднять «историю посещений».

Получается, что любой документ, с которым люди работают в организации, желателен в виде архивного документа. Есть обязательные к архивному хранению документы, которые все еще используются в бумажном виде. К ним, например, относятся кадровые или бухгалтерские документы, организационно-распорядительные, договорные документы, документы, связанные с фиксацией деятельности предприятия.

Архивное хранение документов – это организация хранения электронных (или бумажных) документов. Это важная функция, которую обязана обеспечивать любая организация.

Способы организации архива электронных документов

Хранение документов осуществляется по определенным правилам.

Предназначение электронного архива – хранение документов, четкая их классификация, удобный и оперативный доступ к экземпляру документа и быстрая пересылка этого документа по назначению запроса.

Функции электронного архива не ограничиваются только «хранением, классификацией, поиском». Очень хорошо, если электронный архив позволяет:

• размещение (хранение данных) на различных ресурсах;
• разные способы классификаций документов;
• многовариантные механизмы поиска документов;
• ограничения доступа к документам по различным критериям;
• надежное сокрытие «секретных», недоступных пользователю документов;

Безусловно, еще нужно упомянуть функцию «уничтожения» документов, у которых истек срок хранения, но мы с вами понимаем, что документы в электронном виде не равно документы в бумаге, которые занимают место и требуют для их хранения специальных людей. Документы в электронном виде занимают, как правило, незначительное место на файловых ресурсах и их проще продолжать хранить, чем уничтожить и, тем самым потерять историю чего-либо.

Прекрасный инструмент для организации архивного хранения документов является промышленный российский продукт фирмы «1С», безусловного лидера на рынке отечественного программного обеспечения, программное решение «1С:Документооборот 8».

Программа выпускается с 1990 года. Тогда это был продукт «1С:Архив», а с 2009 года продукт выходит как СЭД-платформа и позволяет организовать достаточно широкий функционал электронного документооборота для любой организации, и как базу – архивное хранение электронных документов.

Для целей управления документами в электронном виде выпускаются следующие продукты:

• 1С:Документооборот 8 ПРОФ;
• 1С:Документооборот 8 КОРП;
• 1С:Документооборот для государственных учреждений;
• 1C:Document Management;
• 1С:Договоры;
• 1С:Архив 3.0.

Каждый из вышеперечисленных программных решений обладает полноценным функционалом для организации архивного хранения. Но этой статье мы с вами рассмотрим организацию электронного архива на основе программы «1С:Документооборот 8 КОРП» - расширенной корпоративной версии.

Номенклатура дел документов и сроки их хранения

Номенклатура дел – это устоявшаяся технология работы с бумажными документами именно для целей архивного хранения.

С приходом новых технологий старые хорошо работающие традиции делопроизводства остались. Умные вдумчивые разработчики «1С» реализовали эту технологию работы с документами в «1С:Документооборот» (1С:ДО). Причем этот способ упорядочивания и хранения документов можно в программе применять как к бумажным документам, так и к электронным.

Одна из основных функций номенклатуры дел – это организовать связь электронного документа с бумажной его версией. Например, у нас в программе есть документ в электронном виде, с которым мы спокойно работаем, но при ситуации, когда нужен именно оригинал документа в бумажном виде, пользователь точно знает, в каком разделе номенклатуры дел, в какой папке документов (томе) хранится этот экземпляр. Документ будет предоставлен по запросу в архивную службу или службу ДОУ.

У каждого дела из номенклатуры дел есть сроки хранения:

Номенклатура дел состоит из разделов и заголовков дел, которые относятся к разделам. Номенклатура дел формируется для каждого юридического лица каждый год. Очень часто уже при устоявшейся классификации разделов и томов, номенклатура дел просто копируется из прошлого года.

Каждое дело содержит в себе документы и опись этих документов, размещенных в томе данного дела, всегда можно распечатать.

1С:Документооборот как среда для организации электронного архива

«1С:Документооборот 8 КОРП» позволяет все размещенные в базе документы, включая вложенные файлы во всех карточках документов, структурировать и хранить их в базе данных.

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Консультация по автоматизации документооборота

Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения

Подробнее

Основой для структурирования документов могут быть:

• папки документов;
• виды документов;
• вопросы деятельности;
• номенклатура дел;
• дела (тома), размещения документов;
• проекты;
• контрагенты (особенно удобно, когда пул поставщиков и потребителей небольшой);
• категории документов (это особые отметки, сформированные по разным признакам);

Условия хранения электронных документов в архиве

Карточки документов в программе 1С:Документооборот 8 КОРП хранятся в базе данных под управлением СУБД (системы управлением базами данных), а файлы, прикрепленные к карточкам документов, хранятся отдельно в специальном файловом хранилище. Более того, для файлов могут быть организованы разные тома хранения файлов. Для каждого созданного Тома для хранения файлов могут быть заданы правила размещения в них файлов. Например, правила могут быть такими:

• Том №1 – «Офисные документы»;
• Том №2 – «Документы, подписанные цифровой подписью генеральным директором»;
• Том №3 – «Видео и фотодокументы»;
• Том №4 – «Архивные файлы, загруженные из предыдущей системы, после перехода на «1С:Документооборот 8 КОРП».

Нужно понимать, что в СЭД документы хранятся в виде записей базы данных и в виде файлов. Все эти данные связаны между собой и являются просто набором двоичных данных. Как правило, данные не занимают много места, и при необходимости всегда можно докупить дискового пространства или подключить еще один том файлового хранилища.

Лучший способ размещения архива – это облачные технологии, когда сама база данных и ее содержимое размещаются в дата-центре, где есть любые необходимые ресурсы, доступ в помещение строго контролируется, обеспечено бесперебойное питание и профессионалы высочайшего класса обслуживают работу «железа».

При облачной технологии может быть организовано ваше географически распределенное информационное (архивное) пространство. Для этого организуется кластер серверов, которые размещены в географически разных дата-центрах. И если на одной территории возникает форс-мажорная ситуация, то вся ваша информационная система по организации СЭД и Архива продолжит работу, без сбоев и без потери данных!

Функции электронного архива

Функциями электронного архива на основе решений фирмы «1С» являются:

• Создание документов в электронном виде;
• Хранение документов в базах данных и в сетевых хранилищах;
• Классификация документов и файлов, для целей отбора, группировки, поиска, групповой обработки, определения прав доступа;
• Учет размещения бумажных документов в делах (томах), соответствующих электронным карточкам;
• Учет и контроль выдачи и возврата бумажных документов (оригиналов);
• Учет сроков хранения документов, при необходимости перемещения их в архив (технически в другие файловые хранилища), уничтожения документов при особой необходимости, например, если это документы регистрации событий, которые через какое-то время больше не нужны;
• Возможности поиска документов и файлов по заданным параметрам, или, что еще удобнее, по полнотекстовому поиску, когда хочется найти документ по его содержимому тексту внутри файла (например, файла PDF) с помощью произвольного текстового запроса;
• Возможности применения различных способов упорядочивания и структурирования контента документов и файлов, применения различных систем классификаций;
• Одновременная работа многих людей с актуальной информацией;
• Запуск по архивным документам процессов для координации работы разных сотрудников компании;
• Доступа к документам архива из разных географически-распределенных территорий.

Выводы и рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT

В этой статье мы рассмотрели функции электронного архива, определились с предназначением электронного архива, как технологии работы с электронными документами. Разобрали особенности электронных архивов. Узнали, как организуется хранение электронных документов. Познакомились с системами архивного документооборота и узнали про сроки хранения электронных документов.

Рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT:

• Применяйте современные технологии работы с документами в вашем бизнесе, это важно для конкурентной устойчивости на рынке и повышения эффективности компании в целом;
• Используйте продукт «1С:Документооборот 8» или любой другой, который разработан опытными специалистами фирмы «1С». Это всегда основательный индустриальный подход с заделом на будущее, всегда приемлемые бюджеты и наилучшие решения. Это порядок в ваших документах;
• Внимательно посмотрите в сторону облачных решений. Это позволит сделать вашу информационную систему более устойчивой, надежной и относительно независимой территориально;
• Обращайтесь к опытным профессионалам! Вы покупаете не только знания, но и лучшие практики. В области информационных технологий важно «не промахнуться на дюйм – иначе промахнешься на милю».