Обзор возможностей 1С:Документооборот 8 и описание конфигурации

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы электронного документооборота крупного холдинга предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении системы «1С:Документооборот 8», но холдингу нужно будет купить программную версию КОРП, а монокомпании - версию ПРОФ.

Универсальный инструмент для целей построения СЭД на предприятиях любого масштаба фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management).

Автоматизация на базе «1С:Документооборота 8» помимо работы непосредственно с документами помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот

Являясь комплексным решением, «1С:Документооборот» позволяет исполнять множество функций:

• осуществлять хранение документов и файлов, обеспечивая к ним доступ с учетом прав пользователей;
• работать с входящей, исходящей, внутренней, договорной документацией;
• искать документы по ключевым словам и штрих-кодам;
• пользоваться встроенной почтой;
• выстраивать сложные бизнес-процессы согласования документов с учётом всех особенностей работы предприятия;
• производить контроль рабочего времени сотрудников и успешность выполнения ими задач;
• вести учет и контроль задач в рамках проектной деятельности;
• подписывать документы всеми видами электронных подписей;
• передавать данные в учетные системы на базе 1С:Предприятия, используя функционал бесшовной интеграции.

Видео эксперта

Программа 1C:Документооборот

Подробнее

Программа 1C:Документооборот

Подробнее

Различие в поставках 1С:Документооборот 8

Существует 5 вариантов поставки конфигурации:

1. 1С:Документооборот 8 КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
2. 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
3. 1С:Документооборот 8 ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом. В настоящее время решение уровня ПРОФ поддерживается предыдущей версии конфигурации – «1С:Документооборот» ред. 2.1.
4.  1С:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
5. 1С:Документооборот холдинга предназначен для коммерческих компаний с разветвленной филиальной структурой и потребностью в единой централизованной системе документооборота.
   

Отличие версий ПРОФ и КОРП

Решение уровня КОРП содержит в себе расширенный функционал, позволяющий более гибко подходить к организации документооборота в компании. В частности, это распространяется на управление бизнес-процессами и проектами, работу с задачами, работу с файлами-вложениями в разрезе штрихкодирования, поддержания организационного взаимодействия внутри компании. Подробное сравнение возможностей версий представлено в статье.

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Программа «1С:Документооборот» не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере «1С:Документооборот КОРП».

Организация внутреннего документооборота

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Хранение документов и файлов

«1С:Документооборот» можно использовать, как централизованный архив для всей документации предприятия. В программе существует механизм связей, позволяющий соблюдать полноту цепочки документов. Для входящей и исходящей корреспонденции ведется контроль целостности ответов.

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

«1С:Документооборот» поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ, DM и ДО Холдинга.

При использовании встроенной почты все письма и вложения вместе с протоколами доставки почтовых сообщений будут храниться непосредственно в системе 1С:Документооборот. На основании писем можно создавать мероприятия и документы, поддерживая прозрачность связей в бизнес-процессах.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:ДО включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:ДО необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ, DM и ДО Холдинга.

Учет рабочего времени

Несложный функциональный блок 1С:Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой – на подготовку и согласование документов.

Учет отсутствия сотрудников

Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

Контроль исполнительской дисциплины

Важный функционал, встроенный в программу – контроль исполнительской дисциплины по задачам:

• Контроль сроков и объемов выполнения задач;
• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство

Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С:ДО, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.

Автоматизация на базе 1С:ДО КОРП

Корпоративная СЭД под процессы вашей компании. Экономия на безбумажном документообороте до 4 млн ₽/год

Подробнее

Аудит процессов документооборота

Оценим готовность вашей компании к внедрению 1С:ДО. Диагностика и заключение от сертифицированных экспертов

Подробнее

Учет мероприятий

«1С:Документооборот 8» дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП, ДГУ и DM.

Механизм бронирования переговорных с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.

Форум

Встроенный в «1С:Документооборот 8» инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован во всех версиях 1С:ДО, кроме ПРОФ.

Управление правами доступа

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.

Прочее

• Прямо «в коробке» 1С:ДО находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции.
• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С:Предприятие 8.
• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.
• Настройка интерфейса – штатная возможность 1С:Предприятие, но в программе «1С:Документооборот 8» она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д.

Преимущества новой редакции 1С:Документооборот 3.0

Самая актуальная версия конфигурации «1С:Документооборот 3.0» содержит в себе как ряд нововведений, так и усовершенствованный функционал предыдущих редакций. Совокупность данных возможностей упрощает рабочие процессы и повышает эффективность взаимодействия между сотрудниками. В «1С:Документооборот 3.0» можно выделить следующие преимущества:

• унифицированный интуитивно понятный интерфейс, в основу которого легли виджеты и реестры, обеспечивающие быстрый доступ ко всем необходимым объектам программы из одного окна;
• упрощенная система передачи прав «по касанию»: участники процесса обработки того или иного документа автоматически получают к нему доступ;
• функционал замещающих и помощников, позволяющий делегировать задачи подчиненным. При этом замещающий будет выполнять задачи от своего имени, а помощник – от имени руководителя;
• возможность согласования документа в режиме замечаний. Пользователи, не переходя в офисное приложение, прямо из режима предприятия 1С могут вносить свои замечания в файлах, прикрепленных к документу;
• масштабируемость настроек документов. Возможность индивидуальной настройки отображения карточек документов в конфигурации;
• голосовой ввод в системе, а также возможность распознавания документов с использованием встроенного редактора.

Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений «1С:Документооборот» в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.