Продажи «от начала до конца»: управление продажами в 1С ERP

Поскольку 1С:ERP – комплексное решение, с его помощью можно выстроить сквозную цепочку на всех уровнях и по всем областям процесса продажи. При этом она будет максимально автоматизирована.

От оптимизации процесса управления продажами зависит не только непосредственное получение прибыли компанией, но и ее «имидж». Потенциальные клиенты сегодня могут выбирать среди огромного количества продавцов с аналогичными предложениями, поэтому уровень сервиса во время продажи, даже больше чем цена, способен повлиять на желание покупателей довести покупку до конца и повторить ее в будущем.

Умение завоевать симпатии своей целевой аудитории и поддержать спрос на свои услуги и товары дает компаниям конкурентное преимущество, позволяет расширить зону торговли и увеличить объемы продаж. Это, в свою очередь, положительно скажется на объемах прибыли и рентабельности организации. Поэтому управление продажами можно рассматривать как систему, включающую в себя несколько функциональных областей:

• Маркетинг – управление взаимоотношениями с потенциальными и уже существующими клиентами, а также процессом продвижения и позиционирования продукции и услуг компании;
• Торговля (непосредственно процесс продаж) – организация эффективного процесса сбыта продукции и предоставления услуг;
• Управление персоналом (менеджмент) – подбор, мотивация и обучение продавцов.

Даже поверхностное изучение составляющих понятия «продажа» говорит о том, что управление продажами – сложный процесс, требующий большого вложения времени и сил.

Автоматизация торговли призвана повысить эффективность процесса и сократить трудовые и временные издержки. 1С разработала целую линейку прикладных решений для автоматизации процесса продаж. Флагманская разработка компании – 1С:ERP. Управление предприятием, позволяет автоматизировать процесс управления продажами «от и до».

Для каждой функциональной области в 1С:ERP предусмотрен отдельный раздел учета:

• «CRM и Маркетинг»+«Бюджетирование и планирование» (маркетинг);
• «Продажи» (сбыт);
• «ЗУП» и «Продажи» (менеджмент).

Поскольку 1С:ERP – комплексное решение, с его помощью можно выстроить сквозную цепочку на всех уровнях и по всем областям процесса продажи. При этом она будет максимально автоматизирована.

Для решения задач маркетинга в 1С:ERP имеются следующие возможности:

• работа с потенциальными партнерами в разрезе бизнес-регионов, проектов, сделок;
• анализ и классификация номенклатуры и партнеров на основе данных о выручке и себестоимости продаж в разрезе ценовых групп, товарных категорий, сегментов;
• сбор и регистрация информации о ценах и ассортименте конкурентов;
• формирование гибкой системы ценообразования и скидок с использованием данных о ценовой политике конкурентов и поставщиков;
• управление трейд-маркетинговыми акциями и мероприятиями;
• управление ассортиментом;
• планирование процессов продажи в долгосрочной перспективе и на среднесрочном уровне.

Инструменты реализации в 1С:ERP:

• оперативное планирование процессов продажи посредством документа «Заказ клиента в 1С ERP», где фиксируют все условия продажи, а также контролируют процесс его исполнения;
• регистрация всех этапов и операций оптовой продажи с момента первого контакта до отгрузки товара и формирования сопровождающих документов;
• ведение учета розничных продаж, в том числе путем подключения к системе торгового оборудования;
• применение различных правил продажи для соответствующих групп клиентов (сегментов, партнеров), которые к тому же можно зафиксировать в соглашениях с ними;
• ведение учета претензий и оформление возвратов товаров с возможностью оформления предварительных заявок на возврат товаров;
• ведение учета нетиповых операций продажи: комиссионные продажи, услуг переработки и пр.

В рамках функциональной области «Менеджмент» 1С:ERP поддерживает возможности:

• оценка эффективности работы сотрудников, как каждого по отдельности, так и отдела в целом;
• планирование работы персонала в долгосрочной и краткосрочной перспективе;
• разработка системы мотивации сотрудников (система премирования);
• определение стоимости продаж в разрезе сотрудников и отделов.

Функциональная область «Маркетинг» в 1С ERP

Одна из основных задач этой области – работа с потенциальными клиентами. В 1С:ERP она реализована в двух связанных классификаторах – «Партнеры» и «Контрагенты». Независимое ведение этих справочников позволяет фиксировать потенциальных клиентов в системе без внесения регистрационных данных (ИНН, ОГРН и пр.), а контрагента с полноценными реквизитами – на этапе заключения договора.

Зарегистрированные данные составляют клиентскую базу, что дает возможность без дополнительного сбора и консолидации информации провести анализ эффективности работы с потенциальными и настоящими клиентами (отчет «CRM и Маркетинг» раздела «Анализ клиентской базы»):

• Анализ зависимости от клиентов (АВС);
• Анализ лояльности клиентов;
• Матрица BCG;
• Сравнение сегментов клиентов.

Механизм «Конкурентной разведки» дает возможность мониторинга ассортимента конкурентов и их цен. Конкурентов регистрируют в классификаторе «Партнеры» с указанием соответствующего признака. Для конкурента можно задать список ассортимента номенклатуры и указать цены, посредством АРМ «Цены поставщиков (Прайс-листы)».

Для анализа и сравнения цен и номенклатуры конкурентов в системе предусмотрен отчет «Условия закупок» подсистемы «Закупки».

Для оценки потенциальных клиентов и различных маркетинговых мероприятий предусмотрены инструменты «Маркетинговые мероприятия» и «Сделки», которые позволяют реализовать все этапы процедуры проведения «Маркетинговых (Промо) мероприятий»: планирование, организация, запуск, постпромо.

В карточке «Маркетингового мероприятия» существует возможность задать основные параметры акции:

• период проведения;
• ответственных лиц со стороны компании и клиента;
• установить цены на номенклатуру, реализуемую в рамках маркетингового мероприятия.

Для мероприятий, которые требуют поэтапного плана исполнения заданий ответственными лицами, нужно использовать «План проекта» из самого документа «Маркетинговое мероприятия» или из документа «Сделка», который можно связать с акцией.

Внедрение 1С:ERP 2

Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!

Подробнее

1С:ERP Управление предприятием 2.5

Инновационное решение от ведущих партнеров 1С. Бесплатная установка, 3 месяца ИТС и ч/ч в подарок

Подробнее

Для целей обособления хозяйственных операций под определенные мероприятия предусмотрен объект «Сделка». Используя его, можно зарегистрировать все этапы работы с клиентом в рамках конкретного мероприятия (этапы процесса продаж), начиная с регистрации потенциального клиента до отгрузки товаров клиенту (успешное завершение сделки). Документ позволяет задавать этапы исполнения сделки (мероприятия), участников сделки и первичный спрос по ней.

Для учета акций в дальнейшем можно использовать типовые механизмы системы планирования, реализации и анализа продаж с обособлением по «Сделке».

Для оценки эффективности сделок предназначены отчеты подсистемы «CRM и Маркетинг» раздела «Проведение сделок»:

• «Валовая прибыль по сделке»;
• «Воронка продаж»;
• «Первичный интерес\спрос»;
• «Эффективность сделок».

В работе с ценами и скидками используют функциональность ценообразования в классификаторе «Виды цен» или в АРМе «Цены (прайс-листы)». Параметр «Вид цены» дает возможность задать варианты ценообразования для различных нужд компании (закупки оптовые, для дистрибьюторов, нормативные и пр.), а также указать правила расчета как в ручную, по формуле или на основании других видов цен.

В АРМе «Цены (прайс-листы)» цены регистрируют в разрезе номенклатуры, характеристик, серий и упаковки.

Для оценки и сравнения цен предусмотрен отчет «Прайс-лист», где можно сформировать список цен согласно необходимым отборам.

Блок управления ассортиментом дает возможность задавать ассортимент для различных форматов магазинов, а также проанализировать его в разрезе товарных категорий с указанием рейтингов продаж и ролей ассортимента.

Учет номенклатуры в подсистеме «Управление ассортиментом» предусматривает:

• АВС\XYZ-анализ номенклатуры;
• контроль ассортиментной матрицы;
• оценку динамики изменения наполнения ассортимента и его продаж посредством типовых отчетов подсистемы «CRM и маркетинг» раздела «Ассортимент».

Процесс реализации услуг или организация сбыта

Первое, что необходимо сделать на данном этапе – запланировать объемы предстоящих продаж. Существует несколько уровней планирования: стратегический, среднесрочный и краткосрочный. 1С:ERP поддерживает их все.

Для целей долгосрочного планирования в системе предназначена подсистема «Бюджетирование», где через «Экземпляры бюджета» формируются долгосрочные планы продаж на основании статистики, среднесрочных планов или согласно заданным формулам построения бюджетов.

Для каждого варианта бюджета можно настроить правила получения факта, чтобы оценивать степень исполнения бюджетов. Оценка отображается в «Оборотно-сальдовой ведомости по показателям бюджета» в подсистеме «Бюджетирование и планирование».

Среднесрочное планирование осуществляется через «Планы продаж». Укрупненное планирование («Планы продаж по категориям») осуществляется в разрезе товарных категорий в суммовом выражении с возможностью детализации до месяца. Чтобы планировать и в суммовом, и в количественном выражении, «План по категориям» можно детализировать до номенклатуры («План продаж по номенклатуре»).

Основные параметры заполнения планов задают в «Сценариях планирования» и «Видах планов». Есть несколько вариантов автоматического заполнения планов, например, по формулам, на основе статистических объемов продаж прошлых лет, согласно источникам планирования (документ «Заказ клиента») или на основе других планов продаж.

Механизм корректировки планов работает согласно заданным параметрам, например, с учетом фактических объемов продаж. Для скользящего планирования создают замещающие планы с уточненными данными, но и информация о предыдущих планах также остается в системе.

Объемно-календарное планирование автоматизирует планирование на основании планов продаж, объемов производства и материалов к закупу. Централизованное управление процедурой планирования осуществляется из АРМ «Управление процессом планирования». Здесь можно оформлять и пересчитывать планы, а этапы планирования назначать в сценариях планирования.

Для оценки исполнения планов продаж предусмотрены отчет «Исполнение планов продаж» (раздела «Бюджетирование и планирование») с возможностью детализации по подразделениям, клиентам, менеджерам и складам.

Для оперативного планирования используют документ «Заказ клиента», где фиксируют основные параметры работы с клиентами:

• Условия доставки, где можно указать различные варианты доставки (например, самовывоз, транспортная служба и пр.), на основании чего автоматом будет сформировано распоряжение в службу логистики.

• Условия оплаты, где фиксируют и контролируют этапы оплаты клиентом.

• Номенклатурный состав заказа и цены на нее. Цены и скидки в заказе клиента формируются автоматом на основании указанного вида цен, но могут быть и скорректированы вручную.

Из «Заказа» можно посмотреть соглашение или договор с клиентом.

В соглашении с клиентом можно указать:

• вид цены и уточнить цены на продукцию\товары;
• минимальную сумму заказ;
• ограничение ручных скидок и уточнить их для ценовых групп;
• график оплаты;
• параметры обеспечения и отгрузки.

В договоре с клиентом фиксируют цену договора и этапы оплаты, а также параметры запрета отгрузки.

Если указать в договоре или соглашении клиента условия продажи, можно автоматически контролировать их выполнение, что очень удобно и не позволит забыть о важных нюансах.

Через «Заказ клиента» резервируют товары на складе «под заказ» или создают потребность на обеспечение товара, указанного в заказе, если на складе его не оказалось. Таким образом «Заказы» (в том числе клиентов), формируя потребность в товарах, запускают механизм оперативного планирования.

Пока товара нет на складе, ему можно назначить статус «Обеспечить», тогда у сотрудников отдела снабжения появится информация о потребности к закупу указанных позиций товара. Когда товар поступит на склад, его можно будет зарезервировать под конкретный заказ и нельзя отгрузить на другие нужды.

Состояние выполнения заказов можно контролировать несколькими инструментами:

• в журнале заказов посредством статусов;
• в отчете «Состояние выполнения»;
• АРМ «Обеспечение потребностей».

На основании «Заказа» можно сформировать первичные учетные документы: реализацию, счет-фактуру, счет на оплату и пр. Также «Заказ» может являться распоряжением на их создание, например, при регистрации расходных ордеров (для этого должна быть включена подсистема ордерных складов).

Если клиент выразил претензии по количеству и качеству, их фиксируют в одноименном документе. Там же контролируют этапы работы с претензией – с момента ее регистрации, до вынесения решения по ней. Этапы отработок конфликтных ситуаций устанавливают в «Плане проекта». Далее по каждому из них можно зафиксировать результат.

Если претензии не было, но клиент хочет вернуть товар, на основании исходного документа реализации создается «Заявка на возврат», где можно зафиксировать информацию о возвращаемом товаре и последующие действия по возврату (замена товара, возврат денежных средств и пр.).

На основании претензии или заявки на возврат можно оформить документ возврата, при этом в системе сохраняется вся информация об истории движения товара.

Отражение операций розничных продаж:

• Подключение торгового оборудования (кассы, электронные весы, сканеры штрих-кода) позволяет автоматизировать внесение информации в систему непосредственно в торговых точках.
• Автоматизированное место кассира позволяет фиксировать операции розничных продаж в системе с возможность получения чеков ККМ и применения бонусных программ и карт лояльности.

• Автоматизировать заполнение отчетов о розничных продажах на основании закрытия кассовой смены.

Помимо основных функций в подсистеме «Управление продажи» можно оформлять:

• комиссионные продажи;
• оказание услуг переработки;
• услуги ответственного хранения с правом продажи;
• операции с торговыми представителями.

Менеджмент в области управления продажами

Раздел «ЗУП» дает возможность управлять начислениями окладных и премиальных выплат, исходя их отчетов в разделе «Продаж», детализированных по ответственным лицам (менеджерам):

• «Валовая прибыль по полной оплате отгрузок» – величина прибыли в разрезе подразделений и менеджеров компании;
• «Динамика продаж» – ежемесячные объемы продаж в разрезе бизнес-регионов и видов номенклатуры;
• «Рейтинг продаж двух периодов» – сравнение объемов продаж двух выбранных периодов;
• «Сравнительный анализ показателей работы менеджеров» – данные в разрезе продаж, поступления ДС, скидок и пр.

Для оценки взаиморасчетов с клиентами предусмотрены свои отчеты:

• «Ведомость расчетов с клиентами» позволяет оценить состояние взаиморасчетов с клиентами за период с учетом начального и конечного сальдо оборотов с возможностью детализации до документов расчетов.
• «Динамика просроченной задолженности клиентов» позволяет оценить уровень изменения просроченной дебиторской задолженности в разрезе периодов.
• «Платежная дисциплина клиентов» показывает, как часто, на сколько дней и какие клиенты задерживали оплату.

Прикладное решении 1С:ERP позволяет автоматизировать большинство функциональных областей раздела учета «Управления продажами» – и всевозможные варианты самого процесса торговли (оптовые продажи, розница, учет возвратов и претензий, комиссионные продажи), и дополнительные опции (объемно-календарное планирование, резервирование, обеспечение потребностей.). Также в 1С:ERP есть целый раздел для автоматизации процессов «Маркетинга» – работы с потенциальными клиентами, ценообразования, долгосрочного и среднесрочного планирования и пр. Даже для целей «Менеджмента» предусмотрены отдельные инструменты. Таким образом, внедрив систему 1С:ERP, торговое предприятие получает комплексный инструмент управления продажами, методология которого сама по себе способна скорректировать процесс продаж в сторону роста и оптимизации.