Управление персоналом и расчет заработной платы в 1C ERP

1С:ERP имеет все необходимые компоненты, чтобы обеспечить стабильную работу в рамках сложных процессов кадрового делопроизводства и учета.

При внедрении той или иной информационной системы, как правило, первыми оцифровывают процессы регламентированного учета, а далее – наиболее важные для повседневной работы предприятия. Процессом, соответствующим обеим этим характеристикам и, соответственно, подпадающим под автоматизацию в первую очередь, является кадровое делопроизводство и расчет заработной платы сотрудников.

Стоит отметить, что здесь речь идет, скорее, о предприятиях с большим штатом: если у вас штат до 60 человек, и они получают заработную плату исключительно в виде оклада, то цифровизацию можно ограничить расчетами в Excel или приобретением базовых конфигураций программных продуктов 1С. Если же на предприятии сложная производственная цепочка, набор различных тарифных ставок, привлечение персонала на временную и краткосрочную работу и прочие процессы, то программное обеспечение должно иметь соответствующий функционал, чтобы в горячие периоды, например, во время расчета зарплаты или подачи отчетности, работа бухгалтерии и отдела кадров не превратилась в очаг боевых действий.

Чтобы минимизировать влияние человеческого фактора на качество информации, с которой будут работать сотрудники и руководство в базе, желательно все контуры учета, включая кадровый, интегрировать между собой или вести в одной базе. Для этого подойдет 1С:ERP – флагман среди продуктов 1С, функциональность которого покрывает максимум бизнес-процессов больших, средних и очень больших производственных предприятий.

Например, с помощью кадрового блока на предприятии можно автоматизировать нестандартные процессы учета, когда:

• Рабочий персонал предприятия имеет сложную схему начисления зарплаты, включая различные премии;
• Имеет место расчет зарплаты с учетом процента брака продукции;
• Необходима частичная оплата простоев работников с указанием причин;
• Требуется гибкая система кадрового делопроизводства по отношению к сезонным работникам;
• Ведется учет специальностей и квалификации персонала для оперативной переброски кадров на более востребованные участки работы.

1С:ERP имеет все необходимые компоненты, чтобы обеспечить стабильную работу в рамках сложных процессов кадрового делопроизводства и учета. Рассмотрим каждый из них поподробнее.

Штатное расписание в 1С ERP

ШР является основой кадрового делопроизводства в 1С:ERP, позволяя настраивать необходимую структуру позиций, дополняя каждую существенной информацией, а именно:

• Унифицированной формой Т-3;
• Количеством позиций, с возможностью указать дробное количество при работе с неполными ставками;
• Начисление зарплаты для позиции ШР, а также тарифные ставки, если таковые используются на предприятии;
• Дополнительные коэффициенты и надбавки;
• Количество отпусков и их продолжительность;
• График работы для той или иной позиции.

Чтобы максимально упорядочить работу со ШР предприятия, есть возможность активировать историю ведения ШР, где каждое изменение будет зафиксировано отдельным документом, благодаря чему будет гораздо проще отследить то или иное изменение. Также в программе реализован механизм проверки на соответствие штатному расписанию. К примеру, если вы принимаете на работу седьмого рабочего, а ставок – шесть, то программа выдаст предупреждение кадровику о том, что число работников превышает число ставок. Чтобы упростить и ускорить ведение аналитической работы по ШР, предустановлен набор отчетов.

Кадровый учет в ERP

В 1С:ERP отображен весь цикл кадрового учета, начиная с зачисления на работу и заканчивая увольнением. Это позволяет проводить все операции в режиме «одного окна», что заметно упрощает работу кадровиков.

Базовым документов в системе является «Прием на работу», где указываются основные данные о пришедшем, а также, о позиции ШР, на которую был объявлен прием.

Отсюда можно распечатать приказ о приеме на работу по форме Т-1 и трудовой договор с работником.

Далее кадровые операции можно вести непосредственно в карточке сотрудника, куда предварительно вносятся основные данные о нем:

• Образование и квалификация;
• Состав семьи;
• Воинский учет;
• История кадровых операций;
• Начисления и удержания.

Не выходя из формы, можно оформить основные кадровые документы и справки – создать больничный лист, зафиксировать отсутствие работника по той или иной причине или внести в программу исполнительный лист, если на работнике обнаружилась задолженность.

Документ «Больничный лист» позволяет:

• Внести номер электронного больничного листа из ФСС;
• Обозначить период нетрудоспособности работника с указанием причины;
• Произвести расчет пособия для сотрудника;
• Создать на основании больничного листа его продление, а также совмещение должностей, если период болезни затянулся.

В системе можно найти целый набор документов, чтобы зафиксировать отсутствие на рабочем месте:

• Отпуска, включая неоплачиваемый;
• С сохранением ЗП, к примеру, из-за сдачи крови или исполнения государственных обязательств;
• Без ЗП – прогулы и неявки;
• Командировка. В этой форме можно сразу рассчитать зарплату на время командировки, внести данные для бухгалтерского учета и подготовить Приказ о направлении в командировку (Форма Т-9), Командировочное удостоверение (Форма Т-10) и Служебное задание (Форма Т-10а).

Плановый фонд оплаты труда

Для любого предприятия очень важно уметь планировать траты на зарплаты персонала. Безусловно, где-то их объем будет меньше, к примеру, в строительных фирмах, или больше – в бизнесе, основанном на интеллектуальном труде. Однако ФОТ всегда останется крупной статей расходов.

Внедрение 1С:ERP 2

Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!

Подробнее

Настроим кадровое делопроизводство в 1С:ERP

Новый подход к автоматизации процессов HR и расчетного отдела. HR-аналитика одной кнопкой!

Подробнее

В 1С:ERP можно проводить следующие операции, связанные с ФОТ:

• Аналитическая отчетность по движениям ФОТ в разрезе начислений и работников;

• Возможность использовать совокупную тарифную ставку с расчетом входящих в нее дополнительных показателей – процентных, взаимозависимых и т.п.;
• Настройка выплаты аванса % от тарифной ставки;
• ФОТ возможно использовать для доплаты за исполнение обязанностей другого работника.

При этом расчет возможен тремя способами:

• % от ФОТ замещающего лица;
• % ФОТ замещаемого лица;
• % от разницы ФОТ замещающего и замещаемого лица.

Объем ФОТ рассчитывается, исходя из всех указанных начислений автоматически, но всегда есть возможность его ручной корректировки.

Изменение условий труда

Долгое отсутствие кадровых перестановок на предприятии – это, скорее, исключение из правил. Особенно, если это крупное производство, строительство, добывающая отрасль, где каждый день происходят кадровые переводы, совмещения должностей, доплаты до среднего заработка и прочее. Какие же инструменты для этого может предложить 1С:ERP?

«Кадровый перевод» позволяет, на самом деле, гораздо больше, чем просто регистрация перемещения работника с последующим оформлением формы Т-5 или Т-5а, если речь идет о переводе списком. Он доступен в журнале кадровых документов и в карточке сотрудника.

При его помощи меняют:

• Вид занятости работника;
• Начисления, а также коэффициенты и надбавки;
• Число отпусков и их продолжительность.

Изменить график работы сотрудников предприятия списком на ограниченный или неограниченный период позволяет одноименный документ.

В «Индексация заработка» можно отметить повышение заработной платы персонала определенного подразделения или всего предприятия, начиная с нового месяца. К примеру, на многих предприятиях происходит индексация заработка на процент, равный проценту инфляции в стране.

Документ «Доплата до среднего заработка» необходим при переводе работника на должность с меньшей оплатой, при которой ему назначается доплата до его среднего заработка согласно требованиям ТК РФ.

Увольнение

Это важнейший момент в кадровом делопроизводстве, который требует, помимо формирования документов для сотрудника, правильного расчета зарплаты, выходного пособия и компенсации за неотгуленные отпуска.

Документом «Увольнение» можно уволить одного или группу работников. В нем же можно задать настройки для выплат бывшим работникам, а также для расчета по займам денежных средств предприятия.

Здесь же:

• Создают унифицированной формы Т-8 и Т-61;
• Готовят документы по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
• Готовят справку о заработке для расчета пособий и справку о доходах 2-НДФЛ.

Все факты увольнения фиксируются в отчетности, например, в отчете по текучести кадров.

Воинский учет

Кадровики ведут такой учет в отношении лиц:

• Пригодных к призыву, включая тех, кому 15 и 16 лет;
• Проходивших срочную службу в вооруженных силах, с указанием военной учетной специальности, воинского звания, категории запаса и прочих данных, которые можно заполнить в карточке работника;

• Находящихся в запасе, с указанием наличия мобилизационного предписания, номера команды или партии;
• Забронированных, при этом возможно разделить их на группы, к примеру, вести отдельный учет должностей, относящихся к летно-подъемному или плавсоставу.

В 1С:ERP также имеется вся функциональность для работы с регламентированной министерством обороны документацией.

Учет рабочего времени

Если ваши сотрудники работают только по стандартной «пятидневке», без ночных смен и никогда не отпрашиваются пораньше, то вести такой учет труда не составит. А вот если речь идет о предприятии с непрерывным циклом, где необходимо учитывать отработку по выходным и праздникам, где ненормированный рабочий день, то без автоматизации будет тяжело.

Первое действие, требующееся от кадровика, для начала учета в 1С:ERP – составить график работы, являющийся плановым документом, где можно:

• Настроить график по дням недели – пятидневка или шестидневка;
• … или по циклам любой другой длины – два/два, три/три и пр.;
• Обозначит праздники и оплачиваемые нерабочие дни;
• Фиксировать неполный день или неделю.

График в базе позволяет использовать виды рабочего времени, применяемые только в данном регионе или отдельном предприятии, и вести учет общих отработок по времени. Помимо графика в его привычном виде, существует возможность создания индивидуального графика определенного работника.

Для учета факта отклонения от заданного графика, существует целый ряд документов:

• Больничный;
• Кадровые переводы и корректировка графика;
• Документы: неявки, регистрации сверхурочной отработки и переработок, фактов простоя и пр.

Информация из них попадает в табель рабочего времени/Т-13, в котором отображается фактически отработанное время, а также все корректирующие документы по работнику.

Начисления

В ERP отображен предусмотренный законодательством список стандартных начислений, которые сопровождают те или иные движения кадров. Для начислений можно указать, каким образом они будут учитываться при расчете среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов.

Процесс расчета начисления и его конечный результат зависят от применения формул различной сложности.

Межрасчетные начисления и выплаты в 1С ERP

В программе 1С:ERP реализованы различные виды начислений и выплат сотрудникам в межрасчетный период. Такими выплатами являются ежегодные или разовые премии, материальная помощь (но не начисления в результате создания специализированных документов – больничного листа или командировки). Реализованы выплаты компенсационного характера – за использование личных технических средств работника, за задержку заработной платы или за моральный вред.

Удержания

Реализованы два основных вида удержаний:

• Из-за отсутствия работника на рабочем месте (об этих документах мы говорили в разделах, посвященных кадровому делопроизводству);
• Отчисления добровольного или принудительного характера из зарплаты.

Основными причинами для них являются:

• Взносы в профсоюз;
• Добровольные взносы пенсионные фонды (гос и коммерческие);
• Плановые удержания по исполнительному документу или по алиментам.

Настраивается способ расчета суммы удержания из заработка сотрудника:

• Фиксированной суммой;
• Процентом от зарплаты или от прожиточного минимума;
• Долей от зарплаты или от прожиточного минимума.

Также выставляют период времени, на протяжении которого будут удерживаться денежные средства, и выставить предел удерживаемой суммы с сотрудника.

Расчет зарплаты

Расчет и учет зарплаты сотрудников предприятия – одна из самых главных причин автоматизации предприятия, т.к. это весьма трудозатратный процесс, требующий участия специалистов разных уровней и департаментов, а неверный расчет может привести к массовому недовольству сотрудников, компенсациям за задержку зарплаты и репутационным издержкам компании «на ровном месте». Поэтому очень важно, чтобы расчет зарплаты был максимально корректным, автоматизированным, и одновременно с этим мог бы быть скорректирован вручную.

При начислении зарплаты программа учитывает данные:

• Плановых начислений сотрудников. Оплата по окладу, часовые или дневные ставки;
• Надбавки за вредность и районные коэффициенты;
• Начислений для сотрудников по результатам сдельной работы, в том числе использование бригадных подрядов и корректировки начисления сотруднику по причине некачественно выполненной работы;
• Расчеты по договорам гражданско-правового характера и авторским договорам;
• Начисленных премий;
• Данные проведенных корректирующих документов, такие как больничные листы и пр.;
• Различные виды удержаний: исполнительные листы, взносы в пенсионные фонды и профсоюзные организации;
• Удержание НДФЛ. Также программа учитывает документы, связанные с вычетом налога на доходы физических лиц, если таковые зарегистрированы на сотрудника;
• Начисление взносов в фонды ОМС и ПФР.

Для детализации отчетности и аналитики по нужным разрезам можно настроить свой способ отражения заработной платы или страховых взносов.

Выплата зарплаты

Функциональность выплаты автоматизирует процесс перечисления денежных средств сотрудникам, а на основе проведенных до этого расчетов формируется ведомость для перечисления денежных средств.

Реализованы механизмы зачисления на банковскую карту:

• в рамках открытого зарплатного проекта;
• не входящую в зарплатный проект.

…и выплаты:

• через кассу;
• через раздатчика.

Инструменты настройки способов выплаты авансов позволяют:

• Настраивать дату выплаты – задать единую дату для всего предприятия, подразделения или индивидуально для сотрудника.
• Выплатить аванс фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчетом за первую половину месяца.

В программе поддерживается механизм депонирования заработной платы и расчета компенсации за задержку выплаты зарплаты сотрудникам.

Взаиморасчеты с сотрудниками в ERP

Реализована выдача займов сотрудникам и получение займов от физических лиц, не являющихся сотрудниками организации.

Существует два способа выдачи займа сотруднику:

• Единой суммой;
• Несколькими траншами.

Также существует два способа погашения займа сотрудником:

• Удержанием суммы платежа из заработной платы;
• Самостоятельное погашение займа.

Для учета операций и остатка задолженности по выданным займам нужно:

• Зарегистрировать условия и их изменения по выданным займам сотруднику;
• Зарегистрировать факт выдачи займа единым платежом или несколькими траншами;
• Отразить факт погашения задолженности по займу сотрудником.

Сумма начисленных платежей за пользование заемными средствами, а также суммы в счет погашения процентов и основного долга, материальная выгода и НДФЛ от ее получения рассчитываются автоматически.

Расчет налогов и взносов

Важной задачей любого кадровика, расчетчика или бухгалтера является работа с НДФЛ и фондами, а также формирование отчетности для них. В программе реализованы процессы расчета, исчисления и перечисления НДФЛ. Для исчисления НДФЛ и формирования налоговой отчетности применяется классификатор видов доходов. Здесь же можно отразить:

• Стандартные вычеты: за несовершеннолетних детей, имущественные и пр.
• Социальные вычеты: обучение, лечение и пр.

Реализована возможность перерасчета НДФЛ, удержанного с сотрудника в прошлых периодах, а также возврата излишне удержанного НДФЛ на основании заявления сотрудника. Доступна корректировка учета доходов для целей исчисления НДФЛ и возможность отражения получения доходов, не связанных с зарплатой. Соответственно, можно подготовить отчетность в территориальные налоговые органы, где ведется деятельность предприятия, и сведения персонифицированного учета Пенсионного фонда:

• Анкетные данные сотрудника;
• Сведения о стаже, включая особые виды стажа, дающие право на досрочное начисление пенсии;
• Сведения о страховых взносах, включая добровольные страховые взносы.

Эту отчетность можно подготовить в бумажном виде или сдать в электронном, используя электронную подпись.

Как мы видим, несмотря на то, что внедрение ERP производят, в первую очередь, для ведения производственного учета, программа обладает всей необходимой функциональностью для кадровика и расчетчика. А благодаря тому, что предприятие ведет деятельность в одном программном продукте, оно получает ряд неоспоримых преимуществ: единую точку вхождения и хранения информации, единую методологию учета и общий формат данных для расчета зарплаты, а также четкую систему распределения прав доступа к информации. Все это позволяет в разы ускорить кадровые процессы, повысить точность и достоверность данных, а также обеспечить необходимый уровень конфиденциальности.