Учет рабочего времени в 1С

Российский трудовой кодекс обязывает всех работодателей проводить учет фактических отработок сотрудников и фиксировать их в табеле. При несоблюдении данной меры законодательства инспекция по труду имеет право наложить штрафы на ответственных лиц и существенно усложнить «жизнь» компании

Система учета рабочего времени в программе 1С:ЗУП, разработанной на платформе 1С:Предприятие, позволяет учитывать время выработки двумя способами:

• Методом явок – фиксирование всех отработанных часов работника, а также видов времени его отсутствия. Он создается в виде документа, куда вносятся данные.
• Методом неявок, создавая табель в виде отчета, исходя из графика и введенных в базу так называемых документов отклонений – отпусков, больничных, простоев и прочих.

Виды учета рабочего времени

Ориентируясь на трудовой регламент, выделяют:

• Вид «Поденный/по дням» предполагает, что длительность рабочего дня/смены изо дня в день не меняется, но каждый день/смена фиксируется. Закон устанавливает возможные максимумы работы в часах за день для некоторых групп трудящихся – инвалидов, несовершеннолетних и пр.
• Вид «Еженедельный» предполагает, что длительность дня/смены изо дня в день не совпадают, но за неделю накапливается одна и та же норма, стандартно – 40 часов.
• Вид «Суммированный» предполагает компенсацию недоработок переработками до получения необходимого количества. Например, охранники, работающие сутки/трое, то есть 24 часа подряд с 3 днями отдыха, в неделю отрабатывают либо 24, либо 48 часов, но если посчитать выработки за продолжительный отрезок, то отработанное время будет в норме.

Работа с табелем учета рабочего времени в ЗУП

Начнем с того, что настроим производственный календарь на год.

При необходимости можно сделать это несколько раз, как правило, эта опция используется для разных субъектов РФ, чтобы указать, например, День республики, который празднуют во многих регионах. Например, в республике Саха Якутия, 27 апреля отмечают день республики, а 21 июня – День национального праздника «Ысыах».

На основании этого документа заполняем графики сотрудников через «Настройки». При создании нового графика нужно дать ему название и проставить год, за который он формируется, а далее по гиперссылке изменить его свойства: выбрать определенный календарь, если в базе их несколько, способ заполнения, отметить использование праздничных и нерабочих дней, заполнить расписание работы, виды времени и длительность рабочей недели. В конце все нужно запомнить, нажав на «ОК».

После ввода настроек система выдаст готовый график. Его нужно сохранить при помощи команды «Записать» и можно распечатать.

Если надо изменить норму времени работы определенному работнику, зайдем «Зарплата-Индивидуальные графики» и введем документы-отклонения – отпуска, больничные листы (в том же разделе или в «Кадрах»).

При использовании метода неявок для ведения табеля введенных данных нам достаточно, останется только сформировать наш отчет (Т-13) в «Зарплата-Отчеты по зарплате». При помощи настроек данный отчет можно сформировать по сотруднику, списку сотрудников или по подразделению.

Как мы видим, табель сформирован на основании графика работы и введенного документа-отклонения отпуск. Подробнее о составлении табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 можно также прочитать в статье на нашем сайте.

Как в отчете, так и в табеле отражается время труда и отдыха сотрудника с указанием определенного вида (все виды в 1С ЗУП находятся в одноименном справочнике «Настройки-Классификаторы»).

В справочник предустановлены самые популярные, использующиеся на большинстве предприятий, виды с Кодами табеля учета, но сюда же можно добавить еще и свои.

*В связи с введением режима самоизоляции на территории РФ в справочнике появился новый вид времени – «Отстранение от работы с оплатой», с кодом НО.

**Отличие ЗУП 3.1 от предыдущей версии ЗУП 2.5 заключается в том, что в 2.5 вид использования рабочего времени «Явка» означал общее количество часов явки, включая, в частности, ночные часы, то есть если смена сотрудника длилась 22 часа, из которых 8 приходились на ночь, то явка была 22, а ночные – 8. В новой версии ЗУП 3.1 данная смена будет отражена как 14 часов явки и 8 ночных часов, то есть явка приходится, по сути, только на дневные часы.

Суммированный учет рабочего времени в 1С

Реализуем график суммарного учета с периодом 1 календарный год через «Настройки-Графики работы». Как мы уже делали, даем графику название, ставим год, за который он составляется, далее меняем его свойства, выбрав один из календарей, если в базе их несколько, и способ заполнения. Если график два через два, нужно выбрать цикл произвольной длины. Он получится 4 дня – 2 рабочих и 2 выходных. Праздничные и выходные дни учитывать не будем, так как в этом графике, как правило, работают продавцы, а магазины работают без выходных. Далее нужно указать длительность рабочей недели и дату отчета графика, а также запомнить введенные данные при помощи команды «ОК».

Отметим, что в программе существует множество настроек для удобного отображения отчетов, но если вам все-таки требуется нестандартная форма отчета или новый функционал, обратитесь за доработкой 1С:ЗУП к нашим специалистам. Мы быстро и качественно доработаем решение под ваши нужды, оставив его в типовом варианте для простоты обновления и сохранения поддержки.

В печатной форме получившегося графика мы видим, что количество часов по месяцам отличается от нормы рабочего времени по производственному календарю, однако разница общего количества часов за год составляет 45 часов, то есть два процента от годовой нормы. Однако все часы сверх нормы по суммированному учету являются переработкой и должны быть оплачены соответственно.

Как правило, при суммированном учете рабочего времени случаются переносы смен в связи, например, с отпуском одного из работников, поэтому более удобно регистрировать рабочее время в табеле – раздел «Зарплата-Табель учета рабочего времени».

Он заполняется сведениями о графике работы сотрудника и всех введенных отклонениях, но позволяет вводить дополнительные данные – о переносе рабочих и выходных дней. Этот документ после его введения в базу станет основанием для расчета заработной платы.

Автоматизация учета рабочего времени

Штатное расписание, учет рабочего времени, отгулов, переработок и неявок сотрудников, анализ данных

Подробнее

Личный кабинет кадровика

Простой учет рабочего времени в удаленных подразделениях. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!

от 99 000 руб.

Подробнее

Переработки в 1С:ЗУП

Для учета переработок в 1С:ЗУП автоматом нужно включить соответствующую настройку – в разделе «Настройки», подразделе «Расчет зарплаты» перейти по гиперссылке «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладке «Почасовая оплата» указать «Учитывать переработки при суммированном учете».

Сами переработки необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Далее в разделе «Зарплата» нужно ввести документ «Регистрация переработок» и в нем указать организацию, период, за который необходимо оплатить переработки, и заполнить либо подобрать нужных сотрудников. Количество часов по норме и отработанных фактически заполнится автоматом и также автоматом будет рассчитано количество часов к оплате, так что пользователю останется только выбрать размер оплаты.

Начисленная сумма за переработки появится в документе «Начисление зарплаты и взносов» при расчете. Чтобы без лишних действий отобразить данные учета в программе бухгалтерии или передать необходимые отчеты посредством решения для документооборота, следует настроить интеграцию 1С:ЗУП с ними. Наши специалисты быстро и качественно настраивают обмен между программами 1С, поднимая удобство работы специалистов заказчика с 1С на новый уровень.