ТОП систем электронного документооборота

В этой статье мы рассмотрим существующие решения для организации системы электронного документооборота (СЭД), сделаем обзор современных систем, сравним разные СЭД между собой, попытаемся понять их отличия, недостатки и преимущества.

Автор данной статьи занимается направлением «1С:Документооборот 8» с момента выхода самого первого релиза 1.0 в 2010 году. В силу этого опыта было много общения с разработчиками стороннего программного обеспечения на специализированных саммитах и конференциях. Тема, действительно, интересна и не так проста, как это может показаться на первый взгляд.

Обзор современных систем электронного документооборота

В первую очередь, нужно назвать всех существующих производителей информационных систем класса ECM (Enterprise Content Management).

Directum. Директум – это российская группа разработчиков из Ижевска, наверное, одна из самых первых компаний, начавшая заниматься электронным документооборот. На момент выхода промышленного решения «1С:Документооборот 8» от фирмы «1С» это был самый крупный и достойный игрок на российском рынке. Объемы и имена их клиентов впечатляли. Но очевидно, что на тот момент у крупного бизнеса особо и не было вариантов для выбора.

DocVision - это полноценный продукт от российского разработчика из Санкт-Петербурга, позволяющий управлять документами и процессами на предприятии.

ELMA. Замечательный продукт класса BPM (Business Process Management). Несмотря на то, что в основе заложена именно концепция управления процессами, система позволяет организовать полноценную СЭД. Стоит отметить, это еще одна группа разработчиков из Ижевска.

NauDoc. Разработчик системы электронного документооборота для бизнеса и органов власти из Екатеринбурга. Разработка построена целиком на основе решений этого производителя. Понятно, что в силу специфики разработки и особого спектра заказчиков, компания не очень широко представлена на российском рынке. Однако их решения достаточно интересны и с успехом используются в государственных учреждениях.

СЭД «ДЕЛО». Одно из старейших решений на рынке российского ПО. Еще в 1996 году разработка компании была отмечена сертификатом качества от Госстандарта. А в 2000 году московская компания ЭОС была признана лидером на российском рынке систем электронного документооборота. Помимо решений СЭД у компании есть решения и по управлению бумажным архивом.

EOS for Microsoft SharePoint. США, Редмонд. Признанное международное решение для создания полноценного корпоративного управления документами и процессами в компании. Решение изначально отлично интегрировано с MS Office, с электронной почтой MS Outlook. В 2017 году приказом Минкомсвязи данная система была внесено в реестр отечественного ПО.

СЭД «Е1 Евфрат». Московская инновационная компания «Когнитивные технологии» занимается разработкой самых различных уникальных решений с 1968 года. Создает программное обеспечение для беспилотного управления, для распознавания текста и изображения, создание технологий искусственного зрения. В какой-то степени, разработка «Е1 Евфрат» стала побочным продуктом, реакцией компании на рыночные тренды.

ТЕЗИС. Продукт самарской компании разработчиков собственной платформы CUBA, на основе которой реализовали достаточно интересное решение для автоматизации корпоративного документооборота TEZIS. Программное решение во многом следовало концепции «1С». Разработчики попытались уйти от «детских болезней» платформы «1С:Предприятие 8» (написана на С++). Разработка платформы CUBA ведется на Java, как и СЭД ТЕЗИС. Сложно оценить перспективы данного решения для охвата широкого рынка. Время покажет. Безусловно, у группы разработчиков имеется свой сегмент рынка, который в силу определенных причин тяготеет к уникальным программным разработкам.

Мне было очень интересно общаться с разработчиками СЭД ТЕЗИС. В какой-то степени это напомнило университетские времена, когда мы, математики, условно разделились тогда на два лагеря: любителей Borland C и Borland Pascal. В итоге, победил С++, и только потом появилась Java, как урезанная и максимально упрощенная версия С++.

«1С:Документооборот 8» (1С:ДО). Это очередное решение от крупнейшего российского производителя ПО для массового применения в бизнесе и государственных учреждениях. Сложно найти организацию, которая бы вела бухгалтерский учет не в программе «1С:Бухгалтерия». Хотя в середине 90-х и начале 2000-х программ для ведения бухгалтерского учета было огромное количество.

Стратегия фирмы «1С» — это спокойное и обстоятельное создание надежного универсального промышленного решения с поддержкой многочисленных сертифицированных специалистов 1С.

Продукт «1С:Документооборот» изначально был разработан на платформе «1С:Предприятие 8.2» в управляемых формах. На тот момент это были новые возможности платформы с использованием Web-технологий. За более уже 12 лет программа внедрена в более 2800 предприятиях России и за рубежом.

Одно из важных преимуществ 1С:ДО - это общая со всеми решениями фирмы «1С» библиотека стандартных подсистем. То есть любой программист легко разберется с внутренней архитектурой решений «1С», освоив библиотеку. Во всех решениях используются четко отработанные, хорошо структурированные и документированные решения. Если нужно добавить файл, создать нового контрагента или напечатать документ, везде используется один и тот же оптимальный и многократно выверенный открытый код программы.

Еще одна из важных особенностей «1С:Документооборот 8 КОРП» – это решение прекрасно интегрируется с любыми другими решениями на платформе 1С.

Сравнение систем электронного документооборота

Для сравнения информационных систем электронного документооборота, программных решений класса СЭД/ECM, имеет смысл предложить некоторый перечень функциональности, которая будет полезна для организации корпоративной системы электронного ДО:

• Ведение нормативно-справочной информации;
• Заполнение контрагентов информацией из Федеральной базы данных;
• Доступ к финансовой информации и к «Досье контрагента» (из Федеральной базы данных);
• Определение множества документов, свойственных для вашей компании;
• Входящие и Исходящие;
• Кадровые документы;
• Организационно-распорядительные документы;
• Договорные документы;
• Корпоративные документы;
• Организация создания документов по шаблонам, с вложенными уже бланками файлов;
• Возможность автоматического заполнения файлов информацией из карточки документа;
• Определение доступности разных областей документов для разных групп пользователей;
• Гибкая настройка доступа к отдельным полям в зависимости от состояния документа;
• Сканирование и штрихкодирование документов;
• Групповая совместная работа с документами и файлами;
• Многосторонние документы;
• Организация работы пользователей через механизм процессов;
• Иерархические сложные процессы;
• Задание заранее настроенных шаблонов процессов, привязка их к документам и их событиям;
• Условия в маршрутизации процессов, использование ролевой адресации;
• Гибкое изменение участников процесса уже после его старта;
• Возможность остановить процесс или совсем прекратить его;
• Эскалация процессов при обработке документов;
• Выполнение задач по почте или в мобильном приложении;
• Возможность использовании электронной подписи (ЭЦП);
• Возможность обмена электронными документами с контрагентами (ЭДО);
• Номенклатура дел;
• Учет персональных данных в соответствие с 152-ФЗ;
• Внутренняя коммуникация сотрудников внутри программы (чат, звонки, обсуждения и т.д.);
• Управление совещаниями;
• Управление проектами;
• Рабочий календарь и учет рабочего времени;
• Бесшовная интеграция с другими программными продуктами;
• Мобильный клиент для работы пользователей;

В рамках этой статьи мы не ставили себе целью делать детальный разбор функциональности решений от разных производителей. Вы можете это сделать самостоятельно, на основе предложенных параметров.

Со своей стороны мы гарантируем, что вся вышеперечисленная функциональность присутствует и регулярно развивается в программе «1С:Докуметооборот 8» версий КОРП, ДГУ и DM.

Как выбрать оптимальную СЭД

Выбор программного продукта, производителя ПО, способа внедрения СЭД на предприятии – это непростое решение. Здесь стоит руководствоваться здравым смыслом и определенными ключевыми параметрами выбора.

Нам представляются следующие базовые параметры для выбора системы электронного документооборота:

1. Надежность производителя.
2. Компетенции и опыт в создании решений этого класса.
3. Количество специалистов по данному продукту.
4. Доступность специалистов по регионам страны.
5. Перспективы развития программного продукта.
6. Связи и программы сотрудничества с государственными органами у разработчика ПО.
7. Наличие методологического отдела при группе разработки ПО.
8. Общая функциональность решения.
9. Стоимость решения, отдельных функциональных блоков.
10. Масштабируемость решения.
11. Интегрируемость СЭД в существующую информационную систему предприятия.
12. Сложность внедрения системы.
13. Сложность освоения пользователями системы.
14. Возможность методической и технической поддержки от производителя (включая книги, обучение в учебных центрах, встроенные инструкции), наличие уже подготовленных специалистов на предприятии.
15. Наличие успешного опыта внедрения и возможность с ним познакомиться.
16. Опыт развития функциональности существующего решения.
17. Планы производителя, стратегия развития продукта.

Возможно, вы сможете сформировать свои критерии для выбора нужной вам СЭД, но предложенный набор достаточно оптимален и основан на опыте разных компаний.

В ходе проектов мы сталкиваемся с самыми разными заказчиками, у которых уже внедрена или была внедрена другая система СЭД. Мы как специалисты всегда интересуемся, по каким критериям компания выбирала свой программный продукт и какие из этих критериев оказались важными и полезными, а какие были ошибочны. Особенно интересно это узнавать на проектах по «уходу со старой системы электронного документооборота». Суть отказа от предыдущих решений и перехода на современную нормальную промышленную СЭД – желание иметь полноценную систему с хорошей поддержкой, невысокой стоимостью владения и гарантией постоянного развития.

Внедрение 1С:Документооборота

Эффективное управление процессами +47%, дисциплиной + 45%, скоростью обработки документов +100%

Подробнее

Аудит процессов документооборота

Готовые рекомендации, которые можно выполнить своими силами или с привлечением специалистов

Подробнее

Опыт внедрения 1С Документооборот 8 КОРП

В компании WiseAdvice-IT успешно реализованы многие крупные проекты по созданию систем электронного документооборота класса ECM/СЭД. Мы готовы быть полезны и для вашего предприятия! Наши сертифицированные специалисты помогут применить новые технологии в вашем бизнесе.

При необходимости мы проведем обследование ваших процессов в рамках проекта, поможем организовать вашу СЭД оптимальным образом, помочь повысить общую эффективность бизнеса.