Система электронного делопроизводства

Компании в процессе ведения своей деятельности все реже применяют бумажные формы документов. Системы электронного документооборота (СЭД) сегодня можно назвать передовым стандартом, активно применяемым в странах Европы и США. В России они тоже стремительно набирают популярность. Рассмотрим, какой может быть СЭД и какие открывает возможности для бизнеса.

Система электронного документооборота сегодня становится неотъемлемой частью IT-инфраструктуры бизнеса. Использование СЭД значительно повышает эффективность деятельности организации, увеличивает скорость решения задач внутреннего и внешнего взаимодействия.

СЭД - это комплекс программ для создания, редактирования, распространения файлов (документов) с возможностью разграничения прав доступа и контроля над ними. Внедрение СЭД требует покупки платформы, программного пакета и средств для установки. Необходимо надежное сетевое оборудование, сервер и прочее.

Что такое делопроизводство применительно к электронному документообороту

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это процесс приема и обработки информации. После этого принимается решение и доводится до исполнителей. На всех этапах этого процесса создаются документы, в них фиксируются различные данные. Движение документов, от создания до отправки и завершения исполнения, называется документооборотом компании.

Одной из составляющих частей документационного обеспечения управления предприятием является делопроизводство. Этот термин существует со второй половины 18 века. В современном мире «делопроизводство» означает работу с документами, процесс их оформления, обмена, систематизации и хранения. Применяется в различных отделах предприятия: в отделе кадров, бухгалтерии и др. подразделениях.

Основной целью делопроизводства является информационное обеспечение управления. Ключевые задачи:

• Создание и фиксация документов на носителе;
• Принятие решений по документам и передача их на исполнение;
• Регистрация документов и осуществление контроля за их исполнением;
• Систематизация, хранение и быстрый поиск документов при необходимости.

Использование программы 1С:Документооборот (1С:ДО) помогает комплексно организовать работу с электронными документами, процессами и задачами, упростить и оптимизировать работу с документацией компании.

Применение СЭД «1С:Документооборот» возможно в любой организации: коммерческой и государственной, крупной и небольшой, со сложной и простой организационной структурой. Конфигурация адаптируется и настраивается под конкретную организацию в соответствии с ее потребностями, используется для работы в любых отраслях.

«1С:Документооборот 8» включает в себя функциональные блоки, помогающие выполнять задачи по работе с документами. Можно выделить следующие основные группы инструментов для автоматизации ДО:

• Управление. Создание учета входящих/исходящих документов и корреспонденции, внутренних приказов и документов в 1С. Регистрация и заверение документа с использованием электронной подписи. Изменение статусов документа при согласовании/рассмотрение/утверждение/регистрация/исполнение. Внесение документов в программу путем сканирования или штрихкодирования, организация учета и хранения. Формирование электронного архива, поиск нужного документа. Настраиваемый контроль задач, связанных с документами.

• Автоматизация работы с договорами и документами. 1С предоставляет возможность автоматизировать эту работу на каждом этапе. Подготовка и согласование, контроль возврата и сроков исполнения, расторжения договора. Программа сохраняет все версии файла и изменения. Расширенный набор функций для работы с договорами (формирование списка и рабочих календарей, планирование сроков исполнения, аналитика результатов);

• Управление процессами. При работе с документами возможен настраиваемый запуск связанных бизнес-процессов. Это позволяет выстраивать цепочки из отдельных процессов, создавать последовательную иерархию. 1С предусматривает 9 стандартных, запускаемых при обработке документов процессов. Также есть возможность создания дополнительных процессов и задач, которые будут отражены в карточке документа. К ним относятся кадровые процессы, мероприятия, проектные задачи. Это контролируемые процессы с возможностью назначения ответственного, проведения мониторинга и формирования аналитики;
• Ведение и сопровождение проектов. Программа оптимизирует и автоматизирует сбор данных по проекту (письма, файлы, карточки), планирование и объединение задач участников (составление календаря, установка ограничений и сроков, и др.), исполнение, контроль сроков и анализ результатов проекта.

• Почтовый клиент 1С. Благодаря встроенному в 1С:ДО почтовому сервису входящая и исходящая корреспонденция автоматически прикрепляется к карточкам (проектов, документов, задач). Обработка почты происходит автоматически с сохранением всей истории переписки. Улучшенная система поиска;
• Совместная работа в 1С:Документообороте. В программе доступны несколько возможностей совместной работы. Основной является групповая обработка документов (изменение, согласование, утверждение). К дополнительным можно отнести подготовку мероприятий, организацию планерок, совещаний, встреч и пр.;
• Контроль рабочего времени. Для осуществления такого контроля система обладает расширенным набором функций. С их помощью можно учитывать временные затраты по проектам, проводить анализ рабочего времени сотрудников, оптимизировать нагрузку на работников, вести календарь (отсутствие на рабочем месте, ежедневная отчетность по сотрудникам, учет трудозатрат и их анализ).

Внедрение 1С:Документооборота

ECM-система - это порядок в процессах + 47%, трудовая дисциплина + 45%, высокая скорость работы с документами

Подробнее

Постановка процессов документооборота

Экспертное обследование ваших основных процессов ДО «как есть», построение процессной модели «как будет»

Подробнее

Выгоды от организации делопроизводства в электронном виде

Сроки обработки и сохранность документов
При переводе делопроизводства компании в электронный формат вероятность несвоевременной обработки и передачи важных документов сводится к минимуму. Практически исключается вероятность порчи или потери входящей и исходящей документации.

Снижение расходов
Переход на электронный ДО способствует снижению затрат на канцелярию и оргтехнику, пересылку почтовыми и курьерскими службами, хранение бумажных документов. Возникает возможность полного отказа от бумажной документации.

Надежность
При использовании цифровых документов снижается вероятность дублирования информации, обеспечивается надежное хранение документов, предотвращается утечка информации.

Быстрый обмен
Процесс обмена электронными документами, занимает несколько минут (при условии использования одного оператора ЭДО). В связи с этим очевидна экономия времени. Сроки создания, согласования, утверждения минимальны. При выявлении ошибок возможно быстрое получение корректировочных документов. При электронном ДО подписание, отправка и получение документов может происходить в любое время дня и ночи с любого устройства при наличии электронной подписи.

Контроль статуса документа
СЭД позволяет легко вести контроль за статусом документа (доставлен, подписан, отказ в подписании).

Безопасность
Все электронные документы находятся под защитой в личном кабинете. Риск утраты или пересылки злоумышленникам сведен к нулю. СЭД легко интегрируется с системами бухгалтерского учета вашей организации, электронный документооборот значительно упрощается.

Электронный архив с быстрым поиском
ЭДО обеспечивает удобство хранения информации. Потребность в организации и содержании архива бумажных документов отпадает. Все данные хранятся в защищенном электронном архиве бессрочно. Их поиск удобен и прост в использовании, не занимает много времени.

Оптимизация рабочего времени
Внедрение и использование СЭД повышает эффективность использования рабочего времени сотрудников. Ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения их до персонала.

Какие бывают системы электронного делопроизводства

Сегодня существуют различные СЭД в делопроизводстве. Они могут компоноваться и ориентироваться на потребности конкретной компании. СЭД содержат в себе несколько элементов или признаков. В основном они похожи между собой, но в то же время каждая конкретно ориентирована.

Категории систем электронного документооборота:

• Электронные архивы. Предназначены для организации хранения большого объема информации и простого быстрого поиска необходимых данных по ключевым словам и атрибутам;
• Системы с развитыми workflow-средствами. Имеют сложную организацию. Предназначены для маршрутизации жесткой привязки документа к операции. С их помощью возможно четко задавать алгоритм проведения работ и снижать количество ошибок.
• Системы организации совместного доступа к данным. Относительно новый вид систем. Имеют не строгую структуру, формализации отсутствуют, возможности СЭД предназначены для удобства совместной работы. Например, возможность редактирования файла из любой точки мира. Чаще всего это сервисы хранения информации, порталы, сервисы публикаций.

Как организовать делопроизводство в программе 1С Документооборот

Как было сказано выше, в работе любой компании могут возникать проблемы, риски, неприятные ситуации, связанные с несвоевременной обработкой важных документов, их утратой или порчей. Программное решение «1С:Документооборот 8», созданное на современной технологической платформе, поможет оградить себя и избежать таких проблем.

Для автоматизации ДО в 1С существует возможность всего комплекса действий для обеспечения делопроизводства на предприятии:

• Классификация и регламентация документов;
• Создание документов по заданным формам;
• Определение заданных маршрутов движения документов;
• Определение доступа документов на всех этапах их жизненного цикла;
• Учета движения документации предприятия с соблюдением законодательства, традиций и ГОСТов в системе делопроизводства РФ и других стран.

Делопроизводство представляет собой бизнес-процесс, который сопутствует основной деятельности организации и способствует поддержанию документационного обеспечения управленческих процессов. Делопроизводство охватывает следующие области:

• Документирование (создание документов);
• Документооборот (движение и учет документов);
• Оперативная работа и использование документов;
• Архивирование и хранение.

В свою очередь документооборот начинается с момента создания/получения документа, а прекращается по завершении исполнения документа. Одной из основных характеристик документа в 1С:ДО является его вид. В соответствии с видом документа определяется срок исполнения, маршрут обработки, регистрация и правила нумерации документа.

Существует три типа документов - входящие, исходящие и внутренние. Движение документации происходит в соответствии с продуманными маршрутами, которые в свою очередь отображают процессы предприятия и нацелены на конечный результат.

Входящие документы

Регистрация в 1С проходит в три этапа: занесение в базу, рассмотрение уполномоченным лицом, передача на исполнение. В соответствующем журнале можно просмотреть информацию о документе, а также провести с ним необходимые действия.

Исходящие документы

Создается такой документ инициативно, в ответ на входящий документ, или автоматически (1С самостоятельно присваивает статус входящему документу «Отправлен ответ»). Исходящие документы также отображаются в журнале. Для простоты и удобства работы с входящей/исходящей документацией в 1С:ДО создаются цепочки документов.

Внутренние документы

К внутренним документам относятся кадровые документы, приказы, служебные записки, организационные и распорядительные документы, официальные документы. Внутренние документы наравне с другими согласовываются, утверждаются, регистрируются секретарем с присвоением номера.

1С автоматически создает учетно-регистрационную карточку нового документа после внесения его в базу. Дополнительно в 1С существует возможность настройки учета документов по дополнительным параметрам, сведениям, реквизитам.

Что надо настроить в программе 1С Документооборот

Прежде чем приступить к работе в новой созданной базе «1С:Документооборот», необходимо выполнить некоторые настройки.

Для начала выбрать вкладку «Общие настройки». Здесь указывается заголовок программы, настраивается версионирование, заполняются дополнительные сведения и реквизиты, настраиваются электронные подписи и инструкции.

Затем, выбрав вкладку «Права доступа», необходимо задать ограничение прав (при условии, что настройка включена), настроить обновление прав доступа.

Вкладка «Делопроизводство» дает возможность настроить вид внутренних документов, категории файлов и документов, провести настройку связей документов и учета по организациям.

На вкладке «Работа с файлами» нужно провести настройку хранения в томах и на диске, указать том хранения, прописать путь к файловому ресурсу, в который будут сохраняться документы (файлы). Настроить загрузку файлов автоматически в нужную папку.

В завершении на вкладке «Обмен данными» необходимо настроить синхронизацию, префикс узла информационной базы и обмен ЭДО.

Обучение сотрудников, ответственных за работу и развитие СЭД

Для использования системы электронного документооборота на предприятии необходимо провести обучение сотрудников. Это избавит от ошибок в дальнейшей работе с ЭДО, повысит скорость работы и эффективность сотрудников.

Организация обучения должна происходить параллельно разработке системы электронного ДО. Важно провести обучение персонала на этапе тестового использования СЭД.

Обучение сотрудников компании может осуществляться силами компании, с привлечением консультантов/специалистов, а также может быть использован смешанный подход к обучению. Может проходить в очном и заочном режиме, на рабочем месте и вне его, дистанционно и в учебном центре. Для обучающихся проводятся лекции, тренинги и семинары, даются практические задания и самостоятельные работы, проводится практика и отработка полученных знаний. В ходе обучения рассматриваются реальные процессы по работе с документацией, используемые в компании.

Какую роль играет включение специалистов в проект по созданию СЭД

Специалистов и разработчиков можно назвать «архитекторами» СЭД. Они обладают необходимыми знаниями, навыками и опытом для выполнения проекта любой сложности. На начальном этапе разработки и внедрения специалистом/разработчиком проводится интервьюирование и выявление потребностей компании.

Затем, опираясь на полученную информацию, специалист предлагает все возможные решения. Далее происходит процесс разработки СЭД, важно учитывать все потребности и ресурсы компании. После того как специалист смоделировал систему, полностью удовлетворяющую потребностям заказчика, начинается процесс ввода СЭД.

На этапе ввода системы происходит загрузка данных, справочников, интерфейсов и механизмов. Затем проводится испытание системы. В результате успешных испытаний, система вводится в эксплуатацию. В это время целесообразно проводить обучение персонала, которое также может проводить специалист по созданию СЭД.

Заключительным и самым продолжительным этапом внедрения СЭД является сопровождение. Для организации бесперебойной работы системы сопровождение необходимо. Без специалиста не обойтись. В процессе эксплуатации и с развитием бизнеса, система также должна совершенствоваться и обновляться.

Привлечение специалистов и разработчиков для организации СЭД поможет создать систему, полностью удовлетворяющую потребностям предприятия.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Электронный документооборот и СЭД - это эффективный, современный способ избавиться от бумажного и ненадежного документооборота, сократить расходы на его содержание, организовать более эффективную работу компании и увеличить прибыль предприятия. Не теряйте время зря, для получения хорошего результата доверьте создание и внедрение СЭД профессионалам.