Российские и зарубежные системы электронного документооборота

60% мирового потока документов, спустя 30 лет после создания первой системы электронного документооборота, все еще осуществляется в бумажном формате. С 2000 года рынок СЭД в России увеличивается ежегодно в среднем на 25-30%.

Тема систем электронного документооборота достаточно широка и насыщена деталями. Мы, специалисты в области программных продуктов «1С», привыкли спокойно и обстоятельно реализовывать полезные и понятные проекты, решать реальные задачи бизнеса без аналитических обзоров «мировых тенденций». В этой статье я очень постарался дать читателю достаточное представление о различных российских и зарубежных СЭД без избыточной технической и технологической информации. А выбор как всегда за вами.

Определение и назначение систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – это информационная система для работы с документами в электронном виде. Документы имеют необходимые реквизиты, заданный набор свойств, в полной мере определяющий документ как информационный контейнер для хранения значимой информации. Множество видов документов в таких системах настраивается под конкретный документооборот той организации, в которой он разворачивается.

Система обеспечивает взаимодействие пользователей. Создает маршруты движения электронных документов между людьми, то есть передает одному или нескольким пользователям «сигнал» на начало работы с документом. В некоторых случаях еще меняет состояние и свойства этого объекта для работы с ним текущего пользователя.

Настраиваемые процессы обработки документов могут быть как «мягкими», так и «жесткими». В первом случае, пользователь в момент подготовки и работы с документом может самостоятельно определять/добавлять/удалять участников процесса обработки. Жесткие маршруты имеют свое преимущество – они четко задают регламентное прохождение документа именно так, как должно быть. Стоит отметить, что жестко заданные процессы могут самостоятельно определять состав участников по самым разнообразным условиям. Например, в зависимости от набора значений реквизитов электронного документа и других состояний, связанных объектов в информационной базе.

Еще одно важное предназначение СЭД – поиск и отбор документов по заданным параметрам. Собственно, это тот выигрыш, который мы получаем сразу, как только отказываемся от работы с бумагой и переключаемся на электронный формат.

Надежное хранение информации, версионирование, протоколирование работы, определение доступа – это также ключевое свойство таких информационных систем. В СЭД сложно бесследно удалить информацию, она не будет потеряна ни при каких условиях.

Говорящие факты о документах и СЭД в цифрах

Ежегодно во всем мире, по средней оценке разных аналитических центров, создается около 8 млрд новых документов. Причем 40% из них – это документы в электронном виде, а 60% – в бумаге. И это в 2022 году, после 30 лет от появления первых систем электронного документооборота. Кстати, тоже по оценке аналитических центров, на сегодняшний день на архивном хранении находится более 12 трлн документов, и эта цифра увеличивается каждый год минимум на 2,5 млрд (к счастью, не все документы, должны иметь длительное архивное хранение). Если учесть, что архивное хранение бумажных документов влечет расходы, то актуальность цифровизации документооборота сложно переоценить.

В среднем менеджеры и сотрудники любой компании тратят не менее 75% своего рабочего времени на работу с документами. 1/3 этого времени тратится на создание и обработку документов. Еще примерно четверть трудозатрат уходит на поиск, передачу или пересылку документов. Бумажные оригиналы в компаниях копируются примерно 15 (!) раз. И самое удивительное или ужасное: 10% корпоративных документов во всем мире просто теряется!

Управление бизнесом с использованием бумажного документооборота – это создание для своей компании трудностей и расходов там, где в силу развития новых технологий уже давно пора перестать это делать.

Первые системы электронного документооборота появись в 1982 году. Это были очень простые программы, но уже тогда они решали множество задач. Понятно, что первые информационные системы были зарубежными, поэтому мы и рассматриваем их в этой статье.

Зарубежные системы электронного документооборота

Созданием программного обеспечения для электронного документооборота занимаются в мире сотни компаний разработчиков. Примеры некоторых наиболее актуальных для российских пользователей и популярных во всем мире зарубежных СЭД приведем в следующем блоке статьи. Помимо основных систем следует отметить и известные облачные сервисы для работы с документами и файлами: Google, Dropbox Inc., Apple, Mega Kim Dotcom, pCloud, IDrive, SpiderOak, Bitrix, Yandex, VK (до 2021 Mail.ru Group).

Хочется упомянуть также проекты, которые создаются командами разработчиков на условиях открытой разработки. Участие в них дает молодым инициативным программистам хороший новый профессиональный опыт и возможность общаться с более опытными разработчиками. Таких проектов в мире как минимум 10-ка, они больше носят характер «профессионального комьюнити». Здесь оттачиваются новые технологии, новые подходы к проектированию систем. Из таких команд иногда возникают готовые отделы разработки для крупных международных компаний, входящих в состав известных технологических брендов.

Зарубежная классификация систем документооборота

Business-process EDMS

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы, лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. Примеры EDMS-систем: Documentum, Panagon, Watermark, PC DOCS, Open Text, iManage, Tower Technology, IBM и Identitech.

Enterprise-centric EDMS

Корпоративные СЭД для создания документов, совместной работы пользователей с ними и их публикации. Среди признанных EDMS-систем: Domino.Doc, Novell GroupWise, LiveLink, Keyfile, Context, iManage и др.

Content management systems CMS

Системы управления контентом обеспечивают полный цикл работы с любым бизнес-контентом. Из зарубежных систем преуспели Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Microsoft, Divine, FileNet, Tower и Identitech.

Information management systems IMS (порталы)

Системы управления информацией помимо основной очевидной функции работы с данными помогают накапливать и применять опыт в распределенной корпоративной среде на базе правил, контекста и метаданных. Это Excalibur, Oracle Context, PC DOCS, Verity, Domino/Notes, K-Station, Bitrix.

Imaging systems IS

Это системы по переводу в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Workflow management systems WFMS

Системы управления потоками работ. Обычно они выступают как часть другого решения, например, EDMS-системы или PDM-системы. Сюда относятся системы Domino/Notes и Domino Workflow, Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, IBM, Identitech, Tower, Gauss.

Cистемы управления корпоративными электронными записями MCEDS

Внутренние данные могут быть неизменяемыми с помощью MCEDS-систем. Сотрудники компании сами решают для каких целей им необходимы такие корп. записи и какой конкретно контент станет таковым. Среди программных решений подобного класса: Capture, iRIMS и Foremost.

Output management systems – OMS

В системах управления выводом можно использовать архивацию и долгосрочное хранение выходных отчетов и документов. Востребованность OMS-систем среди пользователей ERP-систем объясняется недостаточным покрытием процессов генерации выходных документов.

Российские системы электронного документооборота

С 2000 года рынок СЭД в РФ увеличивается ежегодно в среднем на 25-30%. Такие темпы роста связаны с отсутствием развитой IT-инфраструктуры на предприятиях и с поздним стартом бизнеса в применении данной технологии работы с документами.

К сожалению, в России все еще доминирует бумажный документооборот. Такое положение дел связано даже не столько с традициями и определенным консерватизмом руководителей, сколько часто с кризисным положением многих российских компаний, а также с недостаточной активностью государства в вопросах цифровизации. Еще с 2010 года начались попытки движения в правительстве по переводу «всего и вся» в электронный вид, но в реальности такие реформы не быстро осуществляются.

На российском рынке СЭД изначально присутствует ряд известных зарубежных систем:

• Documentum;
• DOCS Open/Fusion;
• Staffware;
• Panagon;
• DocuLive;
• Lotus Notes.

Из программ отечественной разработки наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики:

• БОСС-Референт (АйТи);
• Кодекс: Документооборот (Консорциум«Кодекс»);
• Гран-док (Гранит);
• Евфрат (Сognitive Technologies);
• Дело (ЭОС);
• LanDocs (Ланит);
• Крон (Анкей);
• OfficeMedia (InterTrust);
• Effect Office (Гарант Интернэйшнл);
• N.System (Центр Компьютерных Технологий);
• LS Flow (ЛоцияСофт);
• Оптима (Optima Workflow);
• ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан);
• Тезис (HAULMONT, Самара)
• 1С:Документооборот и 1С:Архив (Москва, 1С).

Топовые позиции СЭД от 1С

За последние 5 лет значительно укрепились позиции на рынке решений от фирмы «1С», чему способствовала созданная партнерская сеть. Более 500 тыс. сертифицированных специалистов работают с программами 1С. На базе партнерской сети созданы «Центры компетенции по документообороту». Все это гарантирует определенный уровень качества оказания услуг по созданию СЭД в любом регионе России.

Решения от 1С для документооборота составляют то же семейство программ, с теми же приемами работы и привычным для пользователей интерфейсом. Программы 1С прекрасно интегрируются между собой. Какие-то потребности в интеграции закрываются сразу «из коробки», какие-то требуют незначительных доработок программистами. А возможность интеграции разных информационных систем между собой – это важный аспект для создания хорошей IT-архитектуры.

Появилось новое решение «1С:Документооборот 8 КОРП» ред. 3.0. Это полный пересмотр опыта и знаний, стратегически революционная система электронного документооборота

Опыт применения программы в самых разных областях, постоянное развитие функционала «1С:Документооборот 8», реализация крупных знаковых проектов – это все более склоняет компании делать выбор в пользу решений СЭД от фирмы «1С».

Когда начиналась эпоха «бухгалтерских программ» в 1990-х годах, на российском рынке было много решений. Тогда программа «1С:Бухгалтерия» не занимала лидирующих позиций. Однако уже через 15 лет, начиная с 2005 года, было сложно встретить программу на предприятии отличную от «1С:Бухгалтерия». А на сегодняшний день весь бухучет в России ведется только на решениях фирмы «1С». Это промышленный индустриальный подход к разработке и внедрению программных продуктов, это эффективная модель бизнеса фирмы «1С», работа через сертифицированных партнеров.

Не нужно забывать, что вендор ориентируется на российское законодательство, взаимодействует с государственными органами, чтобы оперативно поддерживать свои программные продукты в актуальном состоянии. Более того, в некоторых случаях консультирует государственные органы по технологиям применения программ в бизнесе и государственных учреждениях. «1С» всегда занимает активную позицию.

Актуальные 1С-системы электронного документооборота

Флагман российского софтверного бизнеса для целей электронного документооборота выпустил несколько продуктов:

• 1С:Документооборот 8 версий ПРОФ, КОРП, ДГУ (для государственных учреждений), Document management (англоязычная версия для совместных предприятий);
• 1С:Договоры (легкий продукт для управления договорной деятельностью);
• 1С:Архив 3.0 (архивное длительное хранение электронных документов);
• 1С:Документооборот 3.0 (новое поколение СЭД).

Это программные продукты, которые работают по варианту трехзвенной архитектуры:

• Тонкий клиент (легкая программа для пользователя);
• Сервер 1С (мощное программное обеспечение, управляющее работой пользователей и базами данных);
• СУБД (система управления базами данных).

Разработчики 1С сразу использовали эту технологию, к которой зарубежные производители ПО пришли со временем через проблемы и негативный опыт.

В структуре СЭД на платформе «1С:Предприятие 8» также присутствуют:

• Файловые хранилища (файловые ресурсы, куда размещаются файлы, участвующие в документообороте. На разные ресурсы размещаются по заданным условиям разные файлы);
• Веб-сервер, благодаря которому появляется возможность подключаться к системе документооборота с использованием интернет-технологий, из разных мест и с различных устройств (компьютер, смартфон, планшет).

Сервер 1С может быть распределен на разные компьютеры (возможно, находящиеся на разных территориях) – создан кластер серверов. Это позволяет регулировать нагрузку и обеспечить максимальную отказоустойчивость для разных случаев, в том числе связанных с форс-мажорами (землетрясения, наводнения, извержения вулканов).

Все семейство программ «1С:Документооборот 8» – это системы класса EDMS. В терминах зарубежных классификаций 1С:ДО – это:

• СЭД, ориентированная на бизнес-процессы (business-process EDMS);
• Корпоративная СЭД (enterprise-centric EDM);
• Система управления содержимым (content management systems);
• Система управления изображениями/образами (imaging systems);
• Системы управления потоками работ (workflow management systems);
• Система управления выводом (output management systems – OMS), основным предназначением которых является генерация выходных отчетов;
• Система, обеспечивающая интеграционные решения между собой различных баз данных на платформе 1С (ERP, Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия, другие решения).

В архитектуру 1С:ДО разработчиками было заложено все многообразие мировых технологий для целей организации электронного документооборота, были применены современные технические решения, существующие в IT-области.

Еще одно преимущество «1С:Документооборот 8» (Enterprise content management, ECM) – это прозрачность архитектуры решения, потрясающая настраиваемость и масштабируемость.

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Подробнее

Аудит процессов документооборота

Оценим готовность вашей компании к внедрению 1С:ДО. Диагностика и заключение от сертифицированных экспертов

Подробнее

Основные функциональные возможности 1С Документооборота

• Создание любого множества видов документов, используемых в конкретной организации;
• Настройка каждого вида документа индивидуально с возможностью добавления к стандартным реквизитам любых дополнительных;
• Задание множества шаблонов для каждого вида документов. В шаблоне могут быть предварительно заполнены (возможно, защищены от изменений) отдельные реквизиты. Сюда могут быть добавлены файлы, настроены правила их автоматического заполнения данными из карточки документа или из связанных данных (например, банковские реквизиты контрагента, указанного в документе);
• Определение маршрутов обработки документов. Шаблоны маршрутов могут быть «свободными» для их использования или жестко заданными для документа. В некоторых случаях, они могут автоматически стартовать по заданным событиям и условиям. Можно также применять условия для автоопределения участников процесса обработки документа;
• Программа содержит функционал управления проектами, интегрированный в управление документами;
• Имеется функционал управления событиями и мероприятиями (совещаниями) с возможностью приглашения участников мероприятия, сбора от них материалов, проведения совещания. Есть механизм принятия решений (протокол совещания) и отправки их на исполнение с последующим контролем, возможна связь с другими мероприятиями компании;
• Управление знаниями и корпоративные обсуждения. Механизм позволяет управлять любым свободным информационным контентом;
• Полный контроль над доступами к данным, протоколирование работы пользователей, версионирование объектов;
• Учет трудозатрат при работе пользователей с документами, возможность отслеживать план-факт использования времени, тайм-менеджмент, планирование времени и событий в календаре;
• Возможность сканирования документов с внешних устройств, подключенных к 1С:ДО, загрузки их графических образов сразу в базу данных, распознавании графических образов и использование их далее в поиске;
• Возможность работы через удаленное подключение к СЭД с помощью веб-браузера (в том числе через приложение 1С), с помощью мобильного клиента и мобильного приложения для смартфонов. Все это обеспечивает оперативность работы пользователей и их возможности не быть привязанным к компьютеру в корпоративной локальной сети;
• 1С:ДО легко интегрируется с другими информационными бизнес-системами, часто используется как основа для создания единого IT-пространства компании;
• Система позволяет по заданному расписанию автоматически формировать отчеты и делать рассылку на заданных пользователей. Отчеты можно хранить в 1С:ДО и иметь в дальнейшем выстроенную аналитику динамики показателей отчетов;
• В последних релизах поддерживается внутрикорпоративное взаимодействие сотрудников, видеозвонки, обсуждения документов и даже интеллектуальный чат-бот, который может закрывать самые разные вопросы при работе пользователей;
• Программа поддерживает юридически значимый документооборот (ЭДО) с использованием всех видов электронной подписи. Поддерживает шифрование с помощью ЭП, подписание документов и файлов;
• Программа обеспечивает взаимодействие с аккредитованными операторами электронного обмена документами (поддерживается работа с технологией ЭДО).

Как мы видим, 1С:ДО — это по-настоящему флагманское решение, тот инструмент, который может обеспечить реализацию самых сложных проектов. Это универсальное и в тоже время простое решение для перехода с бумаги на электронный документооборот.

Сейчас выпущено новое решение «1С:Документооборот 8 КОРП» ред. 3.0. Это полный пересмотр опыта и знаний, выпуск революционно продвинутого и стратегически нового продукта.

Нельзя не сказать и еще об одном уникальном продукте «1С:Архив 3.0». Это решение в связке с 1С:ДО КОРП 3.0 позволяет передавать электронные документы из СЭД в электронный архив. Причем в «1С:Архив» могут передаваться на хранение ЭД из самых различных СЭД. Возможно, со временем появятся «Центры архивного хранения электронных документов». Мы помним, что в мире на текущий момент уже хранится более чем 12 трлн. документов, и эта цифра увеличивается каждый год минимум на 2,5 млрд.

Мнение экспертов по выбору и созданию СЭД в России

Российскому бизнесу для улучшения эффективности работы с документами, безусловно, нужно продолжать движение в направлении цифровизации управления всеми процессами. Это движение должно быть продумано стратегически и тактически, обеспечено финансовой составляющей и административным ресурсом.

Находясь в РФ, имея отработанные годами отечественные технологии, выбирать зарубежное программное обеспечение не имеет смысла. Это явно дороже, это зависимость от узких специалистов, завязанных на зарубежные технологии. Не факт, что зарубежный опыт создания СЭД подходит для российских предприятий. К тому же любые российские изменения законодательства и/или правил работы с документами оперативно реализуются именно российскими производителями ПО.

Стоит отметить и репутационную составляющую IT-разработчиков. Может ли серьезный крупный бизнес, а тем более государственные учреждения, доверять зарубежным решениям? В этом отношении программный код «1С» всегда открыт, очень легко посмотреть на алгоритмы работы глазами местных же специалистов.

Из российских производителей имеет смысл выбирать крупные компании с мощной методической и технологической составляющей с огромным опытом успешных проектов.

Из перечисленных выше «других» производителей отечественного ПО, есть много проектов по переходу с их систем на «1С:Документооборот». Статистика показывает, что примерно 15-20% проектов СЭД на 1С:ДО — это переход с других систем электронного документооборота на стандартный надежный продукт.