Разработка системы электронного документооборота

Информационные системы электронного документооборота стали неотъемлемой и очень важной частью корпоративного информационного ландшафта. СЭД соединяют другие системы, обеспечивая эффективное взаимодействие этих систем, а юзабилити-дружелюбные пользовательские АРМ повышают производительность труда сотрудников.

Основной миссией современных СЭД является обеспечение непрерывных коммуникаций в рамках всего информационного ландшафта компании, включая внешние информационные источники взаимодействия – государственные ИС и порталы, юридически значимое взаимодействие с контрагентами посредством ЭДО и многое другое

Наряду с этим системы электронного документооборота поддерживают еще одну важнейшую управленческую функцию – осуществление контроля эффективности бизнес-процессов и сотрудников, обеспечение исполнительской дисциплины, предоставление оперативных актуальных данных в различных отчетах.

Так что же нужно, чтобы разработать такую систему электронного документооборота, которая отвечала бы всем требованиям бизнеса компании и поддерживала все перечисленные функции? Какие варианты существуют?

Этапы разработки СЭД по ГОСТ

Основные стадии и этапы создания информационных систем, к которым относится корпоративный СЭД, детально описаны в государственном стандарте ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Давайте посмотрим, о чем говорит стандарт.

• Формирование требований к АС;
• Разработка концепции АС;
• Техническое задание;
• Эскизный проект;
• Технический проект;
• Рабочая документация;
• Ввод в действие;
• Сопровождение АС.

Отметим, что успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку системы, выполненные компетентными специалистами, включают все перечисленные стадии и этапы для создания по-настоящему эффективных систем электронного документооборота, как внутреннего, так и внешнего. Специалисты WiseAdvice-IT обладают широчайшим опытом создания систем электронного документооборота и могут ответить на любые вопросы в этой области.

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Предварительная оценка внедрения 1С:ДО

Бесплатный анализ и рекомендации экспертов. КП со стоимостью и сроками внедрения 1С:Документооборота

Подробнее

Организация проекта

На организационной стадии заключается контракт, определяются управленческие процедуры проекта в его уставе, формируется рабочая группа проекта и обучается работе с основным функционалом системы, который и будет являться конечным продуктом проекта.

Формирование требований к автоматизированной системе

После этого можно приступать к формированию требований к будущей СЭД. Это очень важный и определяющий дальнейшие результаты этап, на котором малейшая ошибка грозит провалом проекта с самыми тяжелыми финансовыми последствиями. Поэтому здесь нужно с самым пристальным вниманием отнестись к определению круга заинтересованных лиц проекта, чьи интересы и требования необходимо будет учесть, к сбору и уточнению собранных требований, а также устранению противоречий и разногласий между стейк-холдерами проекта. Очень важную роль здесь играют профессиональные знания и навыки специалистов, участвующих в этой работе. От их умения и опыта зависит не только скорость прохождения интервью, но и качество полученной информации, то есть ее полезность.

В ходе этих работ необходимо провести оценку качества функционирования объекта и видов его деятельности, а также выявить проблемы, решение которых возможно средствами автоматизации. На этой же стадии дается обоснование необходимости создания системы электронного документооборота непосредственно в данной компании.

По результатам проведенного обследования все собранные требования обрабатываются, структурируются, ранжируются и консолидируются. В результате получается некий реестр требований или отчет об обследовании. В этом документе зафиксированы требования пользователей, результатом обеспечения которых и станет создание системы электронного документооборота.

Разработка концепции автоматизированной системы

Обосновав необходимость создания СЭД и сформировав требования к системе, можно переходить к этапу проектирования системы и созданию ее концепции. При создании СЭД можно пойти несколькими путями, выбрав из них тот, что максимально отвечает всем собранным требованиям, а также укладывается в выделенный бюджет и обозначенные сроки.

Один из самых простых, дешевых и быстрых вариантов – использовать готовую систему одного из вендоров, благо сейчас на рынке представлено достаточно много игроков, можно выбрать продукт для различных задач и по различной стоимости. Такой подход используют небольшие и средние компании, у которых маленький и практически стандартный документооборот, нет каких-то специфических требований и задач, нет возможности выделять для этого какие-то значимые бюджеты и сроки.

Следующим уровнем является создание уникальной системы электронного документооборота, отвечающей всем требованиям конкретной компании, на основе стандартного продукта путем его доработки и модификации. Здесь выбор несколько уже, не все продукты имеют открытый код и достаточно большой рынок разработчиков. Поэтому даже самый красивый или функциональный продукт может потерять всякую привлекательность в данном качестве из-за закрытого или слишком сложного кода, плохой масштабируемости платформы, отсутствия разработчиков.

На сегодняшний день наиболее привлекательным с этой точки зрения выглядит внедрение российского решения 1С:Документооборот, продукт от 1С на платформе 1С:Предприятие. 1С – неоспоримый лидер и монополист на рынке бухгалтерских и управленческих систем в России, что позволяет создавать современную и функциональную платформу для своих систем. Открытый код, огромный рынок специалистов различного уровня, иногда даже бесплатное обучение – все говорит в пользу выбора этой платформы. Программа позволяет автоматизировать:

• Типовые процессы работы с документами;
• Электронный документооборот с контрагентами;
• Обеспечить контроль исполнения задач;
• Регламентировать управленческую деятельность и т.д.

Третьим уровнем является создание системы электронного документооборота с нуля, используя лишь готовую программную платформу. На примере экосистемы 1С можно в данном случае привести пример создания кастомной системы на основе БСП – библиотеке стандартных подсистем. Как правило, на создание таких систем уходит очень много времени, и к моменту запуска системы в опытно-промышленную эксплуатацию собранные требования настолько устаревают, что эксплуатация такой системы становится под сомнение. Такой путь имеет право на жизнь в случае очень специфичных и уникальных требований, автоматизация логики которых не займет много времени и ресурсов. Вполне возможно, что даже и в этом случае лучше рассмотреть доработку уже существующей системы на платформе 1С.

Ну и высшим уровнем мастерства (или безумия) является написание полностью уникальной системы на основе каких-то фреймворков современных языков программирования. Как правило такой подход оправдан для создания систем для крупнейших корпораций с десятками и сотнями пользователей, географически распределенной структурой, огромными бюджетами на автоматизацию и уникальными системообразующими требованиями. Хотя как показывает практика последних лет автоматизации, даже такие гиганты как Почта России или Газпром уходят от глобальной централизации, и как следствие – от грандиозных централизованных неуправляемых информационных систем, которые уже невозможно развивать и даже поддерживать. Опять-таки практика отечественного информационного рынка однозначно показывает преимущества подхода в использовании продуктов фирмы 1С.

Техническое задание

Определив подход в создании системы электронного документооборота, на этапе создания Технического задания описываем все требования к будущей системе, причем функциональные требования занимают далеко не самую большую часть этого документа. Чем четче и подробнее будут описаны требования на этом этапе, тем проще и быстрее будут реализованы следующие этапы, тем больше шансов на успешное создание СЭД, отвечающей реальный требованиям. Наиболее правильным будет на этом же этапе подготовить программу и методику испытаний системы со сценариями их проведения, поскольку суть любых испытаний – определение соответствия системы формализованным требованиям.

Технический проект и рабочая документация

Стадии эскизного проекта, технического проекта и рабочей документации зачастую объединяют, поскольку это процесс по сути неразрывный. Это позволяет сам стандарт, этого, как правило, требуют современные подходы к автоматизации, стремительное развитие информационных систем и течение самого времени.

• Эскизный проект – описание планируемого подхода для каждой задачи, которая должна быть реализована в системе, и возможные методы их решений. Эти методы необходимо сравнить между собой по критериям, значимым с точки зрения системы, на основании чего выбрать лучший из них. Именно этот метод должен быть реализован.
• Технический проект – это описание тех конкретных методов, механизмов и функций, которые были реализованы для выполнения всех требований из Технического задания.
• Рабочая документация – подготовка на основе Технического проекта эксплуатационных документов на систему. То есть на данном этапе проектируются механизмы реализации конкретных требований.

Ввод в действие

На этом этапе начинается подготовка уже разработанной системы к вводу в эксплуатацию. Как правило, это работы связанные с загрузкой исторических данных, настройкой и загрузкой данных в справочники нормативно-справочной информации, подготовка и настройка интеграционных интерфейсов и механизмов. В это же время на тестовом ландшафте начинают подготовку персонала системы, т.е. его обучение. После подготовки системы необходимо провести предварительные испытания системы. По их результатам формируются необходимые протоколы и акты.

После положительного проведения предварительных испытаний и устранения всех замечаний, выявленных по их результатам, выносится решение о переводе системы в опытную эксплуатацию. Это значит, что система «вводится в действие с целью определения фактических значений количественных и качественных характеристик АС и готовности персонала к работе в условиях функционирования АС, определения фактической эффективности АС, корректировке документации». Уже после благополучного проведения опытной эксплуатации проводятся приемочные испытания системы, когда все несоответствия и ошибки выявлены и устранены.

Результатом проведения приемочных испытаний является решение о переводе системы в промышленную эксплуатацию.

Сопровождение АС

Финальной и наиболее продолжительной стадией проекта создания информационной системы электронного документооборота является ее сопровождение. Безусловно, каждая АС для бесперебойной работы требует постоянного внимания и обслуживания. В то же время, персонал, работающий в системе, также меняется, кто-то уходит на повышение, кто-то находит другое применение своим возможностям. Соответственно новый персонал необходимо обучать. Компания и ее процессы меняются и развиваются, меняется среда вокруг бизнеса. Система должна успевать модернизироваться вместе с бизнесом, и это тоже задачи, которые решаются в рамках сопровождения. Ну и конечно, выполнение гарантийных обязательств – неотъемлемая часть стадии сопровождения системы.

Таким образом, процесс создания системы электронного документооборота может быть очень длительным, но при этом не всегда достигать желаемого результата, что несет в себе как экономические, так и репутационные потери, которые не всегда можно компенсировать. Для создания и развития конкурентоспособного бизнеса в современных реалиях глобальных кризисов для предприятия любого масштаба требуется корпоративный информационный ландшафт с разнообразными и богатыми функциональными интеграционными и коммуникационными возможностями, где от внедрения безбумажного документооборота, возможностей и работоспособности СЭД будет зависеть намного больше, чем может показаться на первый взгляд.