Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Путевой лист – это бланк отчетности, который организация обязана использовать для контроля работы водителей, учета и подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ) для включения их при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Показания такого листа можно использовать как обоснование для исчисления зарплаты водителям.

Организация может применять как типовую форму путевого листа по виду автомобиля и организационно-правовой формы предприятия, так и разработать собственный бланк, главным условием разработки которого является отражение набора всех обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. Бланк листка должен быть закреплен в учетной политике фирмы и храниться не менее пяти лет.

Такой лист оформляется от одного дня или на период не более одного календарного месяца с обязательной регистрацией методом сплошной нумерации в журнале по учету путевых листов. Заполнение бланка осуществляется непосредственно водителем с обязательными отметками механика – о пред- и послерейсовом осмотре с фиксацией показаний спидометра, медика – о проведении осмотра.

Важно! В случае длительной командировки водителя на служебном автотранспорте все контрольные проверки проводятся перед выездом, проставляются разовые отметки, которые имеют силу на протяжении всей поездки вне зависимости от длительности командировки.

Бухгалтерской службой организации, как правило, производится контроль заполнения бланка, расчет ГСМ по нормам расхода, исходя из указанного километража в документе, отражение в 1С поступления и списания ГСМ, а также, при необходимости, расчет заработной платы водителя по путевому листу.

Важно! Нормы расхода топлива устанавливаются внутри фирмы на базе расчета предельного размера, исходя из марки, технических характеристик и года выпуска автомобиля, а также примененных надбавок с учетом времени года, работы авто в городах с определенной плотностью, обкатки нового транспорта, закрепленных приказом руководителя.

Типовым функционалом не предусмотрена возможность оформления путевых листов в 1С. Программа позволяет внести доработки функционала в виде внешних документов и обработок программистами, однако, компания должна самостоятельно оценить целесообразность и экономический эффект от того, что будут автоматизированы заполнение и учет путевых листов и ГМС в 1С.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по отражению операций учета ГСМ в бухгалтерской программе 1С Бухгалтерия, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3. В таблице рассмотрен документооборот в зависимости от варианта приобретения организацией ГСМ:

Операция учета	Подотчет сотрудника	Приобретение талонов на ГСМ	Поступление ГСМ с распределением по топливным картам
Принятие к учету ГСМ	Выдача денежных средств подотчет Оформление авансового отчета	Поступление талонов на ГСМ Передача талонов сотруднику в подотчет Оформление авансового отчета	Покупка топливных карт Передача топливной карты сотруднику Поступление ГСМ от поставщика на общий склад Перемещение ГСМ на автотранспорт
Списание ГСМ на расходы	Требование-накладная

Разберем таблицу детально.

Подотчет сотруднику

1. Сотруднику перечислены денежные средства в подотчет на приобретение ГСМ.

Документом сформированы следующие проводки:

2. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Документом сформированы следующие движения:

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Приобретение талонов на ГСМ

1. Организация приобрела талоны на ГСМ.

Документом сформированы следующие проводки:

2. Кассир выдал талоны сотруднику для осуществления заправки автомобиля.

Документом сформированы движения:

3. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Документом сформированы движения:

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Поступление ГСМ с распределением по топливным картам

Когда организация заключила договор с АЗС на приобретение топливных карт и распределение ГСМ сотрудникам по установленным организацией лимитам, используем 3-й вариант документооборота в 1С.

1. Отражение в учете приобретения топливных карт.

В учете сформированы движения:

2. Топливные карты передали сотрудникам для использования.

В учете сформированы движения (топливная карта привязана к сотруднику).

Не запрещено отражать приобретение топливных карт через поступление услуг с использованием ручного учета карт на забалансовом счете 006 по субконто «Бланк строгой отчетности» и «Склад». Если в качестве склада отражать автомобиль, то топливная карта во втором варианте учета будет привязана к транспорту.

3. Получен документ на общий объем приобретенного ГСМ от поставщика.

В учете сформированы движения:

4. Созданы перемещения ГСМ с общего склада на автомобиль (склад) на основании путевых листов сотрудников.

В учете сформированы движения:

На складе отражено движение ГСМ.

Списание ГСМ со склада на расходы производится бухгалтерской службой идентично для всех способов поступления ГСМ на основании путевых листов и норм расхода ГСМ, установленными приказом организации.

Для примера проанализируем движение горючего в путевых листах.

Показатель	Тойота Ленд Крузер А111ОР	ФИАТ ДУКАТО Х412РВ
Выдано топлива, л	90	110
Остаток топлива при выезде, л	0	10
Остаток топлива при возвращении, л	20	40
Расход ГСМ по норме, л/100км	18,40	15,9
Расход ГСМ фактический, л/100км	19,44	15,0
Экономия ГСМ, л		0,9
Перерасход ГСМ, л	1,04
Пройдено, км	360	533,5

Для отражения списания ГСМ используется документ «Требование-накладная»

• Если фактический расход равен или менее установленной нормы:

• Движения в учете:

• Если фактический расход ГСМ больше установленной нормы (рассчитывается количество топлива по норме для списания на расходы):

Расчет количества топлива для списания

• ГСМ по путевому листу сверх норм списывается на непринимаемые расходы текущего периода:

Предоставление путевых листов производится в соответствии с установленным внутри фирмы графиком документооборота (раз в день, раз в неделю, раз в месяц). Списание ГСМ на расходы, как правило, производится один раз в месяц.