Программа для создания электронного архива

В статье рассматриваются основные функциональные возможности и этапы создания электронного архива с использованием возможностей программы «1С:Документооборот».

Данные в электронном архиве хранятся в централизованном виде независимо от организации и распределения хранения файлов на серверах, что решает ряд проблем эффективного поиска данных и организации доступа к ним.

Зачем нужен электронный архив

Электронный архив (ЭА) является неотъемлемой частью системы документооборота, используемой в организации, независимо от ее размеров и круга задач.

Тематически электронный архив может содержать как специализированные данные, так и документы общего назначения. Это могут быть систематизированные данные, связанные с нормативно-справочной или юридической информацией, технической документацией, регламентами, инструкциями и любой другой структурированной информацией, используемой в компании.

ЭА можно определить как систему упорядоченного хранения информации в электронной форме, то есть в виде документов и вложенных в них файлов данных различных форматов, размещенных в заданной структуре связанных определенным образом папок.

Данные на компьютере, размещенные в определенных папках, сами по себе не могут являться ЭА. Нужна структуризация таких данных, которая дополнит систему хранения электронных документов и файлов функциональными возможностями для создания, извлечения и обработки необходимой информации.

К базовым функциональным возможностям электронного архива можно отнести:

• обеспечение системы хранения данных на физических носителях информации (например, в томах на серверных дисках);
• обеспечение хранения документов и файлов в виде структуры папок, в разрезе типов и видов документов;
• разграничение прав доступа к папкам и хранящимся в них документам и файлам на уровне политик доступа, рабочих групп, групп пользователей документов, доступности реквизитов по состоянию;
• средства создания, регистрации, согласования, исполнения и других процессов обработки документов, включая сканирование и распознавание документов различного формата;
• средства поиска документов (полнотекстовый поиск, средства распознавания и извлечения текста из сохраняемых изображений);
• интеграция с корпоративными информационными системами (обмен данными, бесшовная интеграция с другими приложениями 1С).

Часто создание ЭА связано с переходом от бумажного делопроизводства к электронному. В этом случае актуальными становятся задачи, связанные с непосредственной обработкой документов на бумажных носителях. При этом ЭА должен представлять инструменты для штрихкодирования документов, потокового сканирования и распознавания изображений документов.

Средства автоматизации работы с данными, которые предоставляет ЭА, обеспечивают возможность хранения документов и файлов с управлением связанной информацией в едином формате и по стандартным правилам, используемым на различных уровнях работы с данными. Поиск документов выполняется за считанные секунды даже при сложных запросах и значительных объемах обрабатываемой информации. При этом расчет правил доступа к найденным документам выполняется системой автоматически. Сюда же следует отнести контроль комплектности, документов, связности, своевременной актуализации.

По сравнению с бумажным архивом и документооборотом переход к ЭА дает ряд преимуществ, связанных с отсутствием необходимости организации специальных площадей и трудовых ресурсов для организации упорядочения, хранения, обработки и получения данных. Данные в ЭА хранятся в централизованном виде, независимо от организации и распределения хранения файлов на серверах, что решает ряд проблем эффективного поиска данных и организации доступа к ним. При удаленной совместной работе с данными, например в случае распределенных офисов, все всегда под рукой и гарантированно актуально!

Процессы обработки документов (регистрация, согласование, исполнение, утверждение и т.д.) выполняются системой по четко заданным правилам, в соответствии с установленными регламентами. В случае бумажного архива в каждой ветке процесса, на различных этапах исполнения документов, могут быть вовлечены несколько должностных лиц, что неизбежно приводит к значительным трудозатратам.

Такие процессы, как сбор подписей по документу в различных подразделениях и у разных должностных лиц, в случае бумажного документооборота, связаны с непосредственными усилиями физического перемещения документов от одного подписывающего лица к другому.

Если в организации с внедренной системой «1С:Документооборот» применяются эффективно настроенные бизнес-процессы обработки документации, подобного рода операции выполняются на основании настроенных правил маршрутизации и ролевой адресации с автоматическим расчетом прав доступа к данным ЭА.

Хранение документов в электронном виде обеспечивает возможность мониторинга работы с документами в режиме реального времени, что практически неосуществимо в случае бумажного документооборота.

ЭА обеспечивает возможность организации различных уровней доступа к документам как на уровне тематических разделов, картотек и папок, так и на уровне отдельных документов. При этом права доступа пользователей могут рассчитываться динамически, в зависимости от правил работы с документами с учетом типов и видов документов, этапов их обработки и статусов исполнения.

Этапы создания электронного архива

Независимо от тематики основными этапами создания ЭА являются:

• планирование;
• наполнение;
• управление.

На этапе планирования разрабатывается система хранения данных (файлов и документов), обычно представляющая собой некоторый каталог с иерархическим подчинением разделов, с определенными связями между документами.

При планировании ЭА необходимо разработать и реализовать систему хранения файлов, обеспечивающую иерархический каталог с заданными связями и подчинением документов при хранении.

На «физическом» уровне файлы ЭА хранятся в виде томов хранения, представляющих собой каталоги или папки на различных носителях информации, которые могут находиться на различных компьютерах или серверах. При этом распределение файлов между серверами с различными характеристиками обеспечивает возможность настройки хранения файлов в зависимости от важности информации, с учетом обеспечения уровня доступа и защищенности данных.

На «логическом» уровне работа с данными ЭА связана с основными объектами программы «1С:Документооборот» (1С:ДО) – документами трех типов: входящими, исходящими и внутренними. В пределах каждого типа документы могут храниться в папках, имеющих произвольную иерархическую структуру, которая может определяться как организационно-штатной структурой компании, так и тематическим содержанием документов в каждой папке.

Файлы ЭА, в которых непосредственно сохраняется информация, прикрепляются к документам 1С:ДО.

Уже на этапе планирования ЭА, в дополнение к разработке структуры хранения информации, необходимо учесть требования к представлению и поиску данных в архиве, определить этапы жизненного цикла документов от момента создания до уничтожения.

К типовым реквизитам, назначаемым всем документам определенного типа, в 1С:ДО можно создавать дополнительные реквизиты, с использованием которых можно реализовать выбор нужного маршрута в процессе обработки документа или формировать состав исполнителей, участвующих в процессе работы с документами.

Наполнение ЭА может выполняться различными способами в зависимости от видов носителей данных, поступающих в электронный архив. Данные, находящиеся на бумажных носителях, должны быть предварительно отсканированы и распознаны. При этом 1С:ДО обеспечивает возможность маркирования документов штрих-кодами, потоковое сканирование документов с их распознаванием. В процессе распознавания возможно извлечение данных из файлов изображений для обеспечения полнотекстового поиска документов.

Управление данными ЭА обеспечивается функционалом работы программы «1С:Документооборот», включая:

• автоматическое размещение файлов в томах хранения с использованием настроенных правил размещения и контроля целостности данных;
• настройки прав доступа к файлам, связанным документам и папкам хранения;
• средства работы с файлами, включая возможности совместной работы при редактировании с управлением версиями;
• связь файлов с процессами и задачами, выполняющимися в 1С:ДО.

Внедрение 1С:Документооборота

ECM-система - это порядок в процессах +47%, трудовая дисциплина +45%, высокая скорость работы с документами

Подробнее

Демоверсия 1С:Документооборот

Тестируйте программу до покупки. 6 баз на выбор. 14 дней доступа. Бесплатная оценка проекта внедрения!

Подробнее

Сканирование документов

Создание электронного архива обычно связано с необходимостью сканирования больших объемов бумажных документов. При этом речь может идти как о переводе информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид, так и о регистрации потока входящей документации, помещаемой в ЭА.

Программа «1С:Документооборот» предоставляет возможность потокового сканирования больших объемов документов. Это обеспечивает значительную экономию времени, так как отпадает необходимость отдельно сканировать каждый документ и помещать его в электронный архив.

Пользователю необходимо предварительно создать карточку регистрируемого документа, что может быть выполнено в полуавтоматическом режиме, с использованием настроенного шаблона, который обеспечит заполнение необходимых реквизитов без необходимости ручного ввода. Далее распечатывается штрих-код документа, который в 1С:ДО генерируется автоматически при создании карточки документа. Штрих-код распечатывается непосредственно из системы и наклеивается на бумажный документ. После этого можно переходить к работе со следующим документом, не тратя времени на работу со сканером.

Накопленная стопка документов может быть позднее загружена в сканер с функцией потокового сканирования, который загружает сканированные файлы в отдельный каталог, откуда специальное регламентное задание в 1С:ДО извлекает образы отсканированных файлов, распознает их и, на основании ранее наклеенных штрих-кодов, прикрепляет файлы со скан-копиями к карточкам созданных документов.

Также стоит отметить, что по результатам распознавания данные реквизитов карточки документа могут быть дозаполнены, в результате чего документ автоматически попадет в нужный раздел ЭА или получит определенную категорию.

Работа с договорами

Договоры, как объект программы 1С:ДО, являются внутренними документами. Если при создании внутреннего документа в его карточке установить признак «Является договором», система дополнительно включает ряд стандартных реквизитов, необходимых для работы с договором в пределах его жизненного цикла. В том числе такие этапы и возможности, как создание, согласование, учет подписывающих лиц и связанных документов, управление сканированными копиями договоров и приложений.

К наиболее важным особенностям работы с договорами можно отнести следующие возможности, предоставляемые 1С:ДО:

• организация и контроль процесса подписания договора сторонами-участниками;
• учет связанных документов с настройкой обязательности связей договора с сопроводительными документами;
• контроль заполнения сумм по договору и сопроводительным документам;
• учет срока действия договора, включая возможность его автоматического продления;
• контроль исполнения обязательств по договору с использованием настроенных шаблонов бизнес-процессов в 1С:ДО;
• регистрация возвращаемого подписанного экземпляра от контрагента с использованием журнала передачи документов 1С:ДО.

К карточке договора можно прикрепить скан-копию бумажного варианта документа, причем как финальную версию, подписанную сторонами и скрепленную печатями, так и вариант проекта документа, подписанного, к примеру, только одной стороной. 1С:ДО обеспечивает возможность прикрепления к карточке договора как проекта, так и финальной версии, причем при этом выполняется контроль состояния документа. К примеру, к договору в состоянии «Проект» можно добавить любой вариант оригинала, а к договору в состоянии «Зарегистрирован» или «Согласован» скан-копию документа можно будет прикрепить только с признаком оригинала.

Хранение документов

В 1С:ДО хранить файлы можно двумя способами:

• непосредственно в информационной базе;
• в отдельных томах, размещаемых на различных дисках и серверах.

Практически всегда в ЭА необходимо хранить значительные объемы информации, учитывая не только количество файлов, но и их размеры. Информация в файлах может быть любого типа, включая аудио и видео материалы, обработки и конфигурации 1С. При хранении файлов отдельно от информационной базы, прежде всего, снимается ограничение на объем хранимой информации. Также 1С:ДО позволяет выполнять резервное копирование и реструктуризацию хранимых в ЭА файлов, не затрагивая саму конфигурацию. С другой стороны, обновления и доработка системы 1С:ДО может выполняется независимо от данных ЭА.

Организация хранения документов в 1С:ДО может быть реализована с использованием номенклатуры дел. Изначально, номенклатура дел использовалась для обеспечения функциональности бумажного документооборота. Однако программа 1С:ДО, при соответствующей настройке, позволяет вести как раздельный, так и совместный учет документов в бумажной и электронной форме. Достоинством такого способа является возможность структурирования системы хранения документов в логике структуры справочника «Номенклатура дел», заголовки дел в котором могут создаваться по структурному, функциональному или производственно-отраслевому типу.

Собственно данные ЭА можно хранить в делах (томах) по аналогии с бумажным документооборотом. Карточка документа в 1С:ДО может быть помещена в дело с указанием заголовка по номенклатуре дел. Также необходимо будет указать форму хранения документа для ЭА: электронная или смешанная.

Архивация документов

Под архивацией документов в ЭА можно понимать как архивирование непосредственно хранимых данных на дисках и серверах, так и организацию передачи документов в архив для учета сроков и порядка хранения.

В 1С:ДО реализована опись «Передача дел в архив», которую можно создавать из списка дел (томов). Подбор документов по списку дел для передачи в архив можно настроить автоматически, например при истечении срока действия документов. При этом документы из ЭА по факту удалять необязательно.

Уничтожение документов

Уничтожение документов применительно к электронному формату хранения вряд ли применимо в том же смысле, что и к бумажному документообороту.

Речь может идти скорее о предельном сроке хранения файлов определенного формата и содержания.

Решение о горизонте хранения данных применительно к накопленным архивам целиком определяется организационными требованиями и техническими возможностями компании, в которой ведется ЭА.

При необходимости учета факта уничтожения документов в ЭА по аналогии с бумажным документооборотом, в 1С:ДО можно оформить акт «Уничтожение дел».

Резюме к статье

Создание и использование корпоративных электронных архивов, объединение и систематизация документов - это актуальный и экономически выгодный подход для любой современной компании. А программа «1С:Документооборот» стала оптимальным по стоимости владения и эффективности эксплуатации инструментом для построения, наладки, автоматизации электронного документооборота и упрощения ряда процессов.