Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Как ни странно, из всех областей автоматизации учета, внедрений различного рода информационных систем, создание систем электронного документооборота (далее СЭД) – это наиболее сложные проекты. Они имеют много рисков, которые не всегда очевидны, но сильно влияют на результат.

Рассмотрим, в чем же заключаются сложности проектов по созданию СЭД, чем они обусловлены и как их можно блокировать или хотя бы снизить уровень влияния этих проблем на результат проекта.

Давайте уточним, результатом любого по сложности проекта СЭД является система, которая становится единым информационным пространством для всей компании. Здесь работают сотрудники всех ваших организаций, всех структурных подразделений компании. Взаимодействие происходит через единые корпоративные документы, и для этого используются единые правила работы с документами.

Исходя из описания ожидаемого результата, читателю, вероятно, хочется понять, а что конкретно должно быть получено, какие существуют критерии успешности внедрения СЭД, кто и что должен делать в рамках таких проектов. И это правильно!

Именно ложное восприятие простоты реализации усложняет проекты СЭД. Часто бизнес «ввязывается» в такие проекты без должной подготовки и понимания. Риски внедрения СЭД должны быть все зафиксированы и взяты на контроль.

Что компания получает от внедрения системы электронного документооборота

Разберемся, почему стартуют проекты внедрения системы электронного документооборота. Какие потребности через создание СЭД бизнес решает для себя? Что руководство ожидает получить после внедрения СЭД?

Работа с бумажными документами – это уже точно вчерашний день со всеми вытекающими отсюда проблемами. А с учетом текущей стоимости офисной бумаги, еще и дорогой способ управления.

Вот они – основные проблемы бумажного делопроизводства:

• Разные подразделения могут использовать свои бланки, правила работы с документами;
• Документы долго обрабатываются, иногда могут «потеряться» среди других бумаг или вообще быть реально утеряны;
• Информация часто дублируется, когда сотрудники работают с документом, который изменяется в процессе. Никто не понимает, работает он с актуальной версией или нет;
• Сотрудники не могут одновременно вносить данные в документ. Это заметно тормозит процесс;
• Доступ к файлам не может быть надежно защищен, к важным документам доступ могут получать случайные люди. Документ легко может быть скопирован;
• Никто не знает, что происходит с документом, где и у кого он находится сейчас, что происходило с ним ранее и т.д.;
• Бумажное делопроизводство требует специального подразделения, службы ДОУ (документационное обеспечение управления), без которого система не живет. Более того, через это подразделение проходят все документы, поэтому могут быть задержки в пиковые моменты;
• Отработанные документы должны быть размещены где-то на хранение. Они собирают пыль, требуют расходов на выделенное помещение. Когда нужно получить оригинал документа, возникает отдельная проблема – найти, выдать и не забыть потом вернуть на место.

За счет информационных технологий, если документы изначально создаются в электронном виде или сразу оцифровываются, то дальнейшая работа с ними в электронном формате становится совершенно другой:

• Работа с документами легче нормализуется, приводится в порядок;
• Все хранится в электронном архиве и доступно сразу всем пользователям, кто имеет доступ к каждому конкретному документу;
• Доступы проще регламентировать и обеспечить их реализацию;
• Вся работа протоколируется, взаимодействие сотрудников становится более прозрачным и управляемым;
• Электронные документы в принципе не могут быть утеряны. Их легко найти через поисковые запросы или полнотекстовый поиск. Не нужно никого привлекать, чтобы получить интересующий вас документ;
• Обработка документов происходит на порядок быстрее. А если у предприятия есть территориально-удаленные подразделения/офисы, то это становится, пожалуй, единственным решением, закрывающим проблемы документарного взаимодействия сотрудников;
• Если в работе с документами активно используются сканы, то доступ к бумажному оригиналу, возможно, не понадобится для решения оперативных вопросов;
• Чтобы найти, где хранится оригинал документа в бумажном виде, достаточно посмотреть в его электронной карточке, в каком томе Номенклатуры дел он расположен;
• Выдача документов фиксируется в журнале передачи, где отмечается, для каких целей, кому и на какой срок выдан документ. Этот механизм позволяет удобно контролировать местонахождение и возврат документов.

Преимуществ электронного документооборота перед бумажным множество, мы обозначили лишь некоторые из них.

Когда руководство и сотрудники компании устают от неразберихи в документах или от сложной и трудозатратной системы делопроизводства, когда оценены все предстоящие проблемы и перспективы, организация решается на создание своей системы электронного документооборота.

СЭД позволяет избавиться от проблем «бумажной» работы, навести порядок, устранить неподконтрольную работу сотрудников с документами, когда непонятно, кто, чем занимается и из-за кого/чего процессы тормозят. СЭД улучшает эффективность занятости сотрудников, позволяет в большей степени управлять процессами компании, меняет саму культуру работы.

От создания СЭД компания ожидает получить:

• Единые правила работы для всех;
• Новые современные технологии взаимодействия людей;
• Оптимальные и эффективные правила обработки документов;
• Надежные технологии работы с данными (документами и файлами);
• Создание системы защищенного документооборота;
• Обеспечение юридической значимости документов;
• Повышение эффективности деятельности.

Проблемы проектов по внедрению СЭД

Ключевая проблема внедрения системы электронного документооборота

Основным источником проблем проектов внедрения СЭД является то, что это создание общей системы для всей компании. Заказчиком таких систем обычно выступает большое количество представителей организации. У каждого в силу его должностных обязанностей, своих представлений об информационных технологиях и даже личностных особенностей требования разные. Иногда настолько, что это может порождать внутренние конфликты интересов.

Таким образом, изначально основной проблемой является отсутствие одного заказчика системы. «Коллективный заказчик» всегда требует виртуозного управления со стороны команды исполнителя на проекте.

Безусловно, существует много и других проблем внедрения электронного документооборота. Все они требуют внимания и проработки.

Инициация внедрения СЭД, работа с интересами в компании

Создание СЭД не влияет напрямую на доходность компании. СЭД – это инструмент, который мощно, но опосредованно влияет на эффективность работы компании. Если организация, к примеру, не внедрит «1С:Зарплата и управление персоналом», то весь бизнес «остановится» к моменту выдачи зарплаты. А если деньги будут рассчитаны неправильно, то можно и потерять специалистов.

С документооборотом ситуация совершенно другая. Всем сложно возиться с бумагами, возникает раздражение, ошибки, срыв сроков и даже сделок. Но сотрудники, каждый на своем участке «тянут лямку», пока это кому-то в конец не опостылит и не дойдет просто до смены работы.

На практике получается, что в организации отсутствует в явном виде ответственное лицо за организацию делопроизводства. Если даже и есть такой человек, то «Начальник секретарей» просто не имеет веса в коллективе, достаточного для инициации и проведения такого проекта. Ну, какой вес может быть у «какой-то там канцелярии»?!

Обычная история – некто из высшего руководства берет на себя инициативу и начинает инициировать такой проект. Затем, когда процесс запущен, он отстраняется из-за более важных задач, связанных с его должностными обязанностями. В итоге, проект начинается без ответственного человека со стороны заказчика, без четко поставленных целей, действительно значимых и поддерживаемых руководителями на самом высоком уровне. Если административная поддержка и заинтересованность со стороны руководства падает, то проект, в лучшем случае, доползет как-нибудь до своего завершения.

Здесь крайне значительна роль опытной команды исполнителя, которая держит ситуацию на контроле и работает с этим риском. Важно собрать все интересы участников проекта, задать им единый вектор, следить за изменениями интересов, за зонами влияния участников со стороны заказчика.

Автоматизация документооборота

Корпоративная СЭД под процессы вашей компании. Экономия на безбумажном документообороте до 4 млн ₽/год

Подробнее

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Организационные сложности проектов

В компании бывает трудно выделить отдельного человека на ведение проекта. Все заняты своей работой, иногда просто не хватает достаточных компетенций для ведения такой работы.

Ключевые пользователи, благодаря которым формируются требования и создается новая технология работы, также заняты рутинной. Или, что совсем плохо, не заинтересованы что-то менять в своей работе и заниматься «непонятными глобальными» проектами. Это не входит в должностные обязанности, в зону непосредственных интересов, да и мотивации «улучшать» в целом работу организации нет.

Разные подразделения привыкли работать по своим правилам. А чтобы сделать единую информационную систему, правила должны быть едиными для всех. Тут возникают бесконечные совещания. Сложно вывести заказчика на конструктивный подход к определению правил и к изменениям в организации.

Проекты часто заканчиваются на организационной неразберихе, на потере интереса у участников.

Готовность компании к переходу на СЭД

Даже если в организации четко сформировалась потребность в электронном документообороте, если выделили компетентных ответственных за проект со стороны заказчика сотрудников, и они готовы работать на регулярной основе, выявляются следующие сложности:

• Люди не хотят менять привычную для них технологию работы. Изменения – это всегда стресс, и это требует определенной мотивации, которой обычно нет;
• Компьютерная грамотность сотрудников на низком уровне. Более сложные действия в программе «1С:Документооборот» вызывают дополнительную нагрузку, которую хочется избежать. Особенно это проявляется в компаниях с возрастным составом сотрудников;
• Может оказаться, что в компании недостаточно IT-ресурсов: компьютеров, производительных серверов, отсутствует техподдержка пользователей. Проект сложно даже начать;
• Одна из часто встречающихся проблем – отсутствие регламентов и правил по работе с документами. Нет правил, нет заданного порядка работы с документами – автоматизировать в таких условиях нечего.

Здесь очень важна предварительная работа с организацией. Проработка всех проблемных мест и сложностей совместно с руководством компании. Выработка правильной стратегии решения этих проблем совместно с командой исполнителя.

Проблемы формулировки требований от организации

Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» – это сложный программный продукт и одновременно очень простая информационная система. Простота заключается в следующих ключевых возможностях системы для целей документооборота:

• организация множества характерных для вашей организации документов и их настройки;
• правила обработки документов – процессы и задачи, которые в заданном порядке «ведут документ по процессу»;
• определение функциональных ролей и их исполнителей;
• задание правил доступа к документам.

Это основа. Все остальное – просто важные детали, в которых и кроется главная проблема, когда потеряны ориентиры.

Часто встречающиеся проблемы создания системы со стороны заказчика это:

• трудности с классификацией документов организации;
• сложности с формулировкой правил и маршрутов движения документов;
• неумение работать с информацией, формулировать требования, пусть и в простой форме.

Отсутствие обучения сотрудников и отсутствие качественной документации

Система электронного документооборота – это не только развернутая IT-инфраструктура с хорошими рабочими местами и мощными хорошо организованными серверами и файловыми хранилищами, не только настроенный программный продукт, это и обученные сотрудники.

Система – это живой организм, через который люди взаимодействуют между собой посредством документов в электронном виде. Хорошая СЭД – это технологии, инструменты и люди.

Людей необходимо обучать работе с программой системно и всеобъемлюще. Важно, чтобы знания сотрудников были выведены на уровень навыка, когда пользователь не смотрит в инструкцию или «вспоминает, как там учили это делать», а просто умеет это делать. Поэтому обучение сотрудников до начала ввода СЭД в промышленною эксплуатацию крайне важно и становится огромной проблемой, если этот этап был пропущен. Нет ничего страшнее необученного танкового экипажа на поле боя.

Наличие хорошей качественной документации на программу, на выполненные настройки помогает пользователям освежить знания после обучения и вспомнить в деталях порядок действий во время работы с системой.

Инструкции пользователям должны быть компактными и по заданным тематикам. Необходимо соблюдение баланса текста и скриншотов, которые иллюстрируют описанное текстом. Как вариант для тех, у кого «клиповое мышление», могут быть подготовлены видео-инструкции.

Отсутствие технической и методической поддержки СЭД

При начале эксплуатации системы первые 1-2 месяца требуется техническая и методическая поддержка пользователей. Если техподдержка отсутствует, система электронного документооборота даже «не взлетит».

Большое количество пользователей столкнется со сложностями, естественными на начальном этапе эксплуатации. И если они не смогут их преодолеть, то произойдет следующее:

• У сотрудников будет падать мотивация изучать и использовать СЭД;
• Уровень негатива от эксплуатации СЭД будет нарастать, и это повлечет к началу саботажа: с документами начнут работать опять в бумажном виде;
• Растущий объем «неразрешенных» проблем, ошибок данных, неправильных действий пользователей приведет к «замусориванию» СЭД, постепенному превращению вашей СЭД в «помойку»;
• Эффективность работы людей не будет выведена на новый уровень и встанет вопрос: «А на что потратили деньги? А не вернуть ли все обратно?»;
• В связи с неэффективностью созданной СЭД будет падать доверие и уважение к руководству организации.

Способы устранить проблемы и снизить их влияние при внедрении СЭД

Создавать систему электронного документооборота без опытных компетентных специалистов, сертифицированных фирмой «1С» для такой работы, – обречь свой проект на провал. Привлекайте экспертов! Это дешевле, чем «сжечь ваши деньги», и гораздо более интересно, чем просто потратить время на создание СЭД вслепую своими силами, которую потом просто выкинете как надоевшую игрушку.

Чтобы получить качественную полезную СЭД, рекомендуем:

• Привлечь экспертов, которые вызывают у вас доверие своими знаниями и опытом. Они помогут вам пройти все шаги на пути создания СЭД;
• Проработать ваши правила и регламенты, еще до начала проекта. Не стесняйтесь признаться, что у вас этого просто нет. Обращайтесь к специалистам;
• Сформировать команду проекта с компетентными сотрудниками и административным ресурсом за спиной;
• У ответственных с вашей стороны должно быть время на работу в проекте и мотивация достичь результат;
• Продумайте с вашими специалистами IT-инфраструктуру компании. При недостатке ресурсов используйте облачные решения, облачные серверы в дата-центрах. Правильная инфраструктура – это фундамент для создания быстродействующей надежной СЭД;
• Проработайте все классификаторы для «1С:Документооборота 8 КОРП» (или любой другой СЭД) совместно с опытными экспертами. От качества классификации сильно зависит качество вашей СЭД;
• Маршруты обработки документов должны быть максимально простыми и прозрачными. Сложные системы тяжело настраивать, они легко ломаются, требуют дорогого обслуживания. Логика и простота – лучшие критерии при построении маршрутов. Не включайте в маршрут обработки документов тех, от кого ничего не зависит, кто не несет ответственности за работу с документом;
• Как можно быстрее запустите вашу СЭД в эксплуатацию, не тяните с этим. Как только у вас готов к работе уже один функциональный блок, включайте его в работу. Пусть ваши сотрудники начинают использовать программу;
• Обучайте ваших сотрудников, проводите практические занятия. Тестовая эксплуатация СЭД позволяет вывести знания пользователей на новый уровень;
• Подкрепите обучение простыми качественными инструкциями для пользователей. Обязуйте ваших сотрудников прочитать их, возможно, даже пройти тест после их изучения;
• Обеспечьте компетентную постоянную техническую поддержку пользователей.