Основные принципы автоматизации в сфере ДОУ

Из статьи узнаете, с чего началась автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ), как регулируется постановка системы и как выбрать инструмент для автоматизации ДОУ на примере создания крупной СЭД с помощью программного решения «1С:Документооборот».

Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой

История механизации и автоматизации ДОУ

Успех предприятия зависит от множества параметров:

• области деятельности предприятия;
• используемой бизнес-модели;
• как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
• как решаются финансовые аспекты работы организации;
• каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.

Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.

В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:

• сферой деятельности,
• функциями организации,
• принятыми правилами решения вопросов,
• характером отношений с контрагентами.

Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.

Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.

Базовые понятия ДОУ

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:

• правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
• организовать движение документов между сотрудниками организации;
• обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.

Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:

• ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Основные требования к оформлению документов», локальными нормативными актами организации, в том числе Инструкцией или Положением, или Инструкцией по делопроизводству;
• Положениями Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Постановлением Правительства РФ №477 №Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 12 декабря 2019 № 236.

Инструменты автоматизации ДОУ

Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.

Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.

Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.

Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.

Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.

Управление проектами – управление документами и действиями сотрудников в рамках временного предприятия «Проекта».

Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.

Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.

Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ

Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.

Важно учитывать реальные потребности в ДОУ на каждом конкретном предприятии, соотнести их с функциональными возможностями программного обеспечения, понять, насколько «решение из коробки» подходит без доработок под решение бизнес-задач предприятия.

Также важно понимать, что СЭД – это не только настроенный программный продукт, но и хорошо продуманная модель работы людей в Организации, обученные для работы в системе сотрудники, знания, которых выведены на уровень навыка работы в программе. Поэтому это всегда сложный проект «Разработка и создание СЭД для организации».

Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.

На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.

В рамках этой статьи мы будем рассматривать программное решение от крупнейшего российского вендора фирмы «1С» с 20-летней историей и широким спектром самых различных программ для бизнеса и государства. Как пример лидерства хочется отметить использование подавляющим количеством российских предприятий программного продукта «1С:Бухгалтерия предприятия». Нереально сложно найти предприятие, в котором не используется этот программный продукт.

Такой же стратегии «спокойно и планомерно» работать на результат, создать эталонный программный продукт для действительно его массового использования в Российской Федерации и за ее пределами фирма «1С» придерживается и при разработке «1С:Документооборот».

Постановка процессов документооборота

Срез каждого рабочего процесса компании. Рекомендации по оптимизации ресурсов и снижению рисков

Подробнее

Демоверсия 1С:Документооборота

Тестируйте программу до покупки. Доступ на 14 дней всем участникам команды. Бесплатно!

Подробнее

Типовые решения 1С для автоматизации ДОУ

Программный продукт «1С:Документооборот 8» начал свою историю с 22 февраля 1996 года. Тогда был сформирован отдел под эту задачу, работающий уже более 25 лет.

Программные продукты, которые были выпущены:

• «1С:Электронная почта».
• «1С:Рабочее место бюрократа» (исторический факт).
• «1С:Первичные документы» (ласковое название «ПерДоки»).
• «1С:Архив» — это уже система коллективной работы с файлами, построенная в трехуровневой архитектуре клиент-сервер с тонким клиентом.
• «1С:Документооборот 1.0» — это была одна из первых типовых конфигураций на новой тогда платформе «1С:Предприятие 8.2», которую увидел мир.
• «1С:Документооборот 2.0» вышел в новаторском для своего времени интерфейсе «Такси».
• «1С:Договоры» — недорогое решения для бизнеса на основе 1С:Документооборот.
• «1С:Учет обращений» — простое решение для госучреждений на основе 1С:Документооборот.
• 1C:Document Management — англоязычное решение.
• «1С:Документооборот. Антикризис» — решение для поддержки предприятий в режиме пандемии.
• «1С:Документооборота 3.0» — новое решение, с использованием новой архитектуры и новых технологий.

Лучшие практики создания системы электронного документооборота (СЭД)

Проект СЭД для крупной девелопментской компании

Проект создания СЭД для девелопментской компании оказался масштабным. Проект длился 3 месяца. В рамках этапов внедрения было проведено комплексное обучение сотрудников компании, написаны инструкции для работы пользователей, сформирован регламент по работе компании с документами. СЭД была запущена в эксплуатацию с техподдержкой для пользователей. После начала эксплуатации системы развернут дополнительный функционал 1С:Документооборот 8 КОРП.

СЭД для заказчика охватывал управляющую компанию и все 15 юридических лиц, входящих в группу компаний.

Проект кардинально изменил технологию работы сотрудников с документами, был проведен в молниеносные сроки с запуском «под ключ». И, что самое главное, без стресса для сотрудников компании за счет хорошего планирования и управления проектом, а также обучения и подготовки качественных документов на эксплуатацию СЭД.

Множество видов документов задано по функциональным блокам:

• Договорные документы:
  • коммерческие договоры и доп. соглашения;
  • строительные договоры и доп. соглашения;
  • финансовые договоры и доп. соглашения;
  • общего назначения договоры и доп. соглашения;
• Сопроводительные документы (к договорам):
  • акты;
  • КС;
  • накладные;
  • сметы;
  • справки;
• Кадровые документы:
  • заявления;
  • кадровые приказы;
  • личные документы сотрудников;
  • трудовые документы;
• Корпоративные документы:
  • доверенности;
  • приказы и распоряжения (по основной деятельности);
  • регламенты и положения:
    • график отпусков;
    • должностная инструкция;
    • локальный нормативный акт;
    • положение;
    • положение об оплате труда;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • регламент;
    • штатное расписание;
  • сертификаты и лицензии;
  • служебные записки;
  • учредительные документы:
    • выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
    • договор об учреждении;
    • протокол/решение о создании юридического лица;
    • протокол и приказ о назначении руководителя;
    • свидетельство ИНН и ОГРН;
    • свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ;
    • справка о присвоении кодов статистики;
    • устав;
  • финансовые документы;
  • юридические документы (претензии, рекламации, судебные документы, соглашения и пр.).

Договорные документы

Сопроводительные документы

Кадровые документы

Процессы обработки документов

Для целей документооборота организации из нашего примера настроены комплексные процессы. Процессы четко определены на виды документов, для которых они предназначены, и для которых они доступны. Также настроен автоматически старт процессов без участия пользователей.

Все комплексные процессы достаточно сложные по своей логике, но прозрачны. И за счет того, что шаблоны маршрутов все настроены и для них заданы правила и автостарт, у пользователей не возникает никаких затруднений в работе. Задача пользователя – просто работать по технологии. Все технические детали и нюансы по старту процессу, по подбору исполнителей программа выполняет сама.

Использование условий для исполнителей позволяет гибко и автоматически определять состав исполнителей в процессе, например, согласующих при согласовании договора.

Схема любого процесса может быть при необходимости сформирована в графическом виде.

Настроены сервисные возможности 1С:Документооборот 8 КОРП:

• Создание документов по шаблонам, настроенным индивидуально для каждой группы пользователей с предзаполненными реквизитами, вложенными уже шаблонами файлов, которые заполняются автоматически данными из карточки документа;
• Автоматический старт комплексных процессов обработки документа по событиям «Регистрация», «Создание нового документа»;
• Повторяющиеся процессы для документов. Например, процессы для регулярного исполнения обязательств по договору;
• Механизм эскалации. Автоматическое выполнение задач или перенаправление их на руководителя;
• Делегирование прав на документы и задачи, на время отсутствия сотрудника (отпуск, нетрудоспособность);
• Мобильное приложение на смартфоне, с настроенными Push-уведомлениями. Даже если приложение не запущено на смартфоне, пользователь получит уведомление из 1С о новых задачах для него. Формирование поручений из мобильного приложения;
• Для документов используется электронная цифровая подпись (ЭЦП);
• Настроен обмен электронными документами с отдельными контрагентами через систему ЭДО.

Экономический эффект от внедрения СЭД на базе 1С:Документооборот 8 КОРП:

• Перевод бумажных документов в электронные – 52%;
• Увеличение скорости обработки документов – 35%;
• Сокращение временных интервалов при взаимодействии сотрудников – 50%;
• Эффективность поиска и выборки документов – 50%;
• Улучшение дисциплины сотрудников – 25%.

С учетом распределенных офисов, множества сотрудников, работающих с документами, полученная выгода превращается в значительные финансовые средства, сохраненные для бизнеса.

По оценке финансового директора уже через полгода эксплуатации СЭД сохраненные денежные средства превысили расходы на ее создание.