В современном мире многие документы разрешено вести в электронном формате. Возникает ряд вопросов: как внедрить необходимый функционал, потребуется ли электронная подпись (ЭП, ЭЦП), как официально обмениваться документами с дистанционными сотрудниками, можно ли подписать документы с сотрудником без ЭП и не нарушить закон. В статье разберем, как легально вести электронную документацию с офисными сотрудниками, удаленными работниками и самозанятыми.
Трудовой кодекс РФ позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника
Удаленная работа — наша новая реальность. В последнее время ряды удаленных сотрудников пополнились вчерашними обитателями офисов. Сейчас в России каждый третий сотрудник работает в удаленном или смешанном формате.
Дистанционный сотрудник – это работник, подписавший трудовой договор о дистанционной работе и имеющий удаленный доступ с информационной системе компании. Практически в каждой компании есть такие работники. Удаленная форма трудовой деятельности позволяет удобно организовать трудовой процесс для работников, которые территориально проживают в разных местах.
Как оформить дистанционного сотрудника
При оформлении на работу дистанционного сотрудника HR-отдел компании должен провести следующие действия:
- Получить от сотрудника обязательную документацию. Список установлен статьей 65 ТК РФ:
- паспорт или документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, если у работника она есть в бумажном формате;
- свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);
- документы воинского учета (для военнообязанных);
- документ об образовании;
- документ о квалификации;
- документы, подтверждающие наличие специальных знаний.
- Уведомить каждого сотрудника (ознакомить под подпись) о локальных нормативных актах вашей компании, которые регламентируют его работу. Эту документацию может заверить электронная подпись дистанционного работника либо можно подписать все необходимые акты в бумажном формате.
- Заключить трудовой договор.
- Выпустить приказ о приеме на работу.
- Заполнить личную карточку работника по форме № Т-2.
- Оформить трудовую книжку, если она заполнена в бумажном виде.
После оформления документации дистанционные работники зачисляются в штат компании наравне с обычными сотрудниками.
В связи со всем вышеперечисленным перед работодателем встает вопрос обмена документацией с такими работниками.
Внедряем и сопровождаем 1С с 2003 года. Знаем все подводные камни систем, поможем «переплыть»Обмен документацией для сотрудников на дистанционной работе
Обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками может проводиться:
- В привычном бумажном формате. Работники оформляют документацию в офисе и приносят все нужные для трудоустройства документы с собой. Собственноручно подписывают трудовой договор и\или дополнительное соглашение.
- Без визита сотрудника в офис. Вся необходимая документация подписывается и отправляется через курьерские службы и\или Почту России.
- В электронном формате. Обмениваются электронными документами через интернет, электронные сервисы и системы с применением почтовых отправлений, мессенджеров и прочих способов и средств взаимодействия.
С какими сотрудниками можно организовать электронный обмен документами
Трудовой кодекс позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника.
Существует три категории сотрудников:
- Категория №1. Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, и самозанятые.
- Категория №2. Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу.
- Категория №3. Сотрудники, работающие по трудовому договору.
Список документации для электронного обмена между сотрудниками и руководством, как и особенности такого обмена, зависят от категории сотрудника
Документы КЭДО для сотрудников категории №1: согласно части 2 статьи 160 и части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, всю документацию с сотрудниками этой категории работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге.
Для категории №2. Согласно статьям 312.2-312.9 Трудового кодекса РФ, все кадровые документы с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается трех документов:
- копии приказа об увольнении;
- трудового договора и\или дополнительного соглашения;
- бумажную трудовую книжку, если у работника она в бумажном виде.
Эту документацию работодатель обязан отправлять сотруднику в бумажном формате. Принципы электронного взаимодействия должны быть закреплены трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локально-нормативным актом компании. Главное, чтобы весь порядок был детально прописан, а обмен электронной документацией отражал факт получения сотрудником (работодателем) электронного документа или документа в электронном формате.
Дистанционный работник может получить копии всей документации, связанной со своим рабочим процессом в HR-отделе. Документация готовится в бумажном формате, и направляются сотруднику заказным письмом или в электронном формате в течение трех рабочих дней.
Для категории №3. Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ всю кадровую документацию с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате, без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается пяти документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, а именно:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае на производстве;
- журнал инструктажа по охране труда;
- бумажная трудовая книжка, если у сотрудника она в бумажном формате;
- сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Как правильно организовать обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП
Существует два варианта организации электронного обмена документацией с удаленными сотрудниками:
- Электронная почта. При обмене документами через электронную почту необходимо учитывать следующую особенность, которая прописана в части 3.4 статьи 312.3 ТК РФ, а именно: получатель электронной документации должен в ответ направить в электронном формате документ, подтверждающий получение документации в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Например, работодатель отправил сотруднику трудовой договор, получил подтверждение от сотрудника о получении и только после этого получил подписанный договор.
- Информационная система работодателя. Может использоваться как вариант обмена электронной документацией с удаленными сотрудниками.
В информационной системе (ИС) можно организовать отправку, получение, ознакомление, подписание документов без использования электронной подписи. Факт авторизации в системе является аутентификацией сотрудника, а подписание документации там приравнивается к подписанию простой электронной подписью (ПЭП).
При документообороте через ИС работодателя есть одна важная особенность – подписать в ней трудовой договор или дополнительное соглашение без применения ЭП нельзя. ПЭП для этих целей не подходит. Для такой документации потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.
Чтобы внедрить кадровый ЭДО с действующими сотрудниками необходимо:
- Подписать Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Это необходимо оформить для всех дистанционных сотрудников, самозанятых и офисных работников.
- Для офисных сотрудников кроме соглашения потребуется оформить положение о КЭДО, Приказ о переходе документации на электронную и согласие подписанное всеми сотрудниками.
Чтобы сделать электронный обмен документами с новыми работниками официальным вам потребуется:
- Подписать Соглашение об электронном взаимодействии.
- Положение о кадровом ЭДО.
- Согласие нового сотрудника на ведение документов в электронном формате. По закону, работники, не имеющие трудового стажа до 31.12.2021 года, могут не подписывать согласие.
Возможность перехода на кадровый ЭДО остается за каждой компанией и несет за собой ряд дополнительных преимуществ. КЭДО упрощает оформление документации, повышает эффективность работы HR-службы, ускоряет подписание и проведение документов на всех этапах их оформления. А для сотрудников, работающих дистанционно, такое взаимодействие является единственным возможным и удобным.
самые свежие новости 1 раз в месяц
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
