Нововведения в кадровом делопроизводстве 2022

Мы проанализировали все изменения в кадровом законодательстве 2021-2022 годов и готовы дать выдержку 10 самых важных перемен. Надеемся, эта статья будет не просто полезной информацией, но и послужит опорным материалом в вашей работе.

Основные нововведения в кадровом делопроизводстве на 2022 год: в ТК РФ введен кадровый электронный документооборот (КЭДО), утвержден новый МРОТ, государство теперь предоставляет больше гарантий для инвалидов и сотрудников с детьми, вступили в силу новые правила охраны труда.

1. Кадровый документооборот – теперь в электронном виде

Кадровые документы, которые можно перевести в электронный вид

При переходе на КЭДО теперь на законодательном уровне (Федеральный закон N 377-ФЗ от 22.11.2021) можно переводить все кадровые документы без дублирования на бумаге. Исключением пока являются:

• трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности;
• приказ об увольнении;
• акта о несчастном случае на производстве;
• документы о прохождении инструктажа по охране труда.

Какую платформу использовать для КЭДО

Рекомендуем для организации кадрового электронного документооборота использовать следующие информационные продукты:

• Цифровая платформа «Работа в России»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом»;
• «1С:Документооборот 8 КОРП»;
• «WA:Личный кабинет сотрудника».

Как подписывать кадровые электронные документы

Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП).

Работник подписывает документы как с помощью КЭП и НЭП, так и с помощью простой электронной подписи (ПЭП), если для отдельных документов такое правило введено в действие Приказом по предприятию.

Работодатель всегда подписывает следующие документы с помощью КЭП:

• трудовые договоры;
• договоры о материальной ответственности;
• договоры на получение образования, а также ученические договоры;
• приказы о применении дисциплинарных взысканий;
• уведомления об изменениях трудового договора.

В последних решениях от фирмы «1С» и WiseAdvice-IT появилась возможность использования облачной электронной подписи. ЭП всегда доступна сотруднику или специалисту кадровой службы с любого устройства, будь то смартфон, планшет, личный или рабочий компьютер.

WA:Личный кабинет сотрудника

Особенно стоит отметить основные возможности программного решения собственной разработки нашей компании «WA:Личный кабинет сотрудника» - простого сервиса для удаленного взаимодействия сотрудников, руководства и кадрового отдела.

Возможности сервиса:

• Все операции осуществляются в безбумажном формате. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
• ЛКС соответствует всем нормам текущего законодательства. Это отличный надежный инструмент для КЭДО
• Сервис улучшает качество и эффективность работы кадровой службы, ускоряет и упорядочивает кадровые процессы в 3 раза, делает взаимодействие с сотрудникам простым и удобным;
• Все вопросы решаются удаленно, через ЛК сотрудника, который доступен как через веб-браузер, так и в мобильном приложении;
• Любые кадровые документы, подписанные ЭП, отвечают нормам законодательства;
• Выпустить НЭП для сотрудников можно прямо из сервиса КЭДО;
• Документ в формате PDF можно подписать прямо в ЛК сотрудника «в один клик», что решает чуть больше задач, чем просто кадровый документооборот;
• Кадровикам удобно управлять отпусками сотрудников. Плановые и фактические даты отпусков доступны для всех руководителей в едином корпоративном календаре;
• Также радует простое управление отсутствиями работников: от простого отгула до служебной поездки или, например, работы в выходной день.

На каких работников распространяется КЭДО

Обязательно: Для перехода на КЭДО необходимо уведомить работника об этом, и получить его согласие, с соответствующей отметкой.

Если работник не согласен или еще не готов к использованию новой технологии, то работодатель продолжает ведение кадрового делопроизводства с ним в бумажном виде. Сотрудник может изменить свое решение в любой момент и начать использовать КЭДО.

Новичкам при приеме на работу в компанию нужно сообщать о ведении внутреннего кадрового ДО в электронном виде. Их официальное согласие не требуется, только когда на момент начала 2022 года у них не было трудового стажа. Все остальные новые сотрудники, состоящие в трудовых отношениях до указанной даты, могут отказаться от использования КЭДО. Работодатель обязан в этом случае вести его документы в бумажном виде. Отказать в приеме такого сотрудника на основании его нежелания использовать КЭДО работодатель не может.

Как перейти на кадровый электронный документооборот - КЭДО

Для перехода на ЭДО в кадровых документах необходимо сделать следующие шаги:

1. Утвердить локальный Акт по предприятию.
2. Утвердить программные средства, с помощью которых будет вестись КЭДО.
3. Утвердить список кадровых документов для их учета в электронном виде (оформление и подписание ЭП).
4. Регламентировать порядок входа и доступа к информационной системе КЭДО.
5. Определить сроки утверждения и подписания документов.
6. Задать правила и типы электронных подписей для каждого вида документа.

Внедрение КЭДО в компании подразумевает организацию информационной инфраструктуры, приобретения соответствующего ПО, обучения работников новой технологии использования кадрового ЭДО. Это не сложно, но требует внимания и привлечения к этому процессу опытных специалистов.

Применение продукта «WA:Личный кабинет сотрудника» в организации кадрового делопроизводства заметно улучшает взаимодействие со своими работниками, повышает эффективность и комфорт в работе кадровой службы. Это меняет культуру в организации, делает вашу компанию более привлекательной для работников и, безусловно, прогрессивной в глазах ваших партнеров и государства.

2. Новый МРОТ в 2022

Минимальный размер оплаты труда в 2022 году в России теперь составляет 13 890 рублей. Значение нового МРОТа вступило в силу с 1 января 2022 года на основании Федерального закона N 82-ФЗ от 19.06.2000 года.

Что необходимо сделать на предприятии

• Внести изменения в документы предприятия об оплате труда;
• Заключить с работниками, у которых меняется зарплата, дополнительное соглашение к трудовому договору;
• Рассчитывать теперь пособие и средний заработок из нового МРОТ 13 890 рублей.

Все эти действия легко регулируются с помощью программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом». Все нововведения в кадровом делопроизводстве учитываются разработчиками системы, отражаются в алгоритмах работы, и вы их получаете с новыми обновлениями программы автоматически.

Программный продукт WA:ЛКС с связке с 1С:ЗУП соответственно также автоматически учитывает изменения в работе КЭДО.

3. Предоставлено право на дополнительный отпуск

Работодатель обязан теперь предоставить дополнительный отпуск своему работнику, ухаживающему за инвалидом 1-й группы, без сохранения заработной платы сроком до 14 дней по заявлению сотрудника. Это право должно быть прописано в коллективном договоре.

Работник может присоединить этот доп. отпуск к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать его отдельно как полностью, так и по частям. Это норма применяется с 30 ноября 2021 года на основании Федерального закона N 373-ФЗ от 19.11.2021 г.

Что необходимо сделать на предприятии

• Дополнить коллективный договор положениями о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты с учетом требований ст. 263 Трудового кодекса РФ;
• Предоставлять отпуск «за свой счет» по заявлению сотрудника, ухаживающего за инвалидом 1-й группы, длительностью до 14 дней;

4. Расширен список льготных сотрудников

В число сотрудников, которых нельзя привлечь к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные, а также нельзя отправить в командировку без их письменного согласия добавлены следующие категории:

• родители-одиночки детей младше 14 лет;
• опекуны детей до 14 лет;
• мать/отец ребенка младше 14 лет, когда второй родитель работает на вахте;
• работники с 3-мя и более несовершеннолетними детьми, пока младший из них не достигнет возраста 14 лет.

Работодатель обязан ознакомить сотрудников в письменном виде с их правом на отказ от такой работы. С свою очередь, у работников для выполнения вышеупомянутого перечня работ должно быть мед. заключение о том, что деятельность не противопоказана им по состоянию здоровья. Согласие и отсутствие мед. показаний также требуется учитывать при направлении в командировку сотрудника-инвалида.

Это норма применяется с 30 ноября 2021 года на основании Федерального закона N 372-ФЗ от 19.11.2021 г.

5. Изменена допустимая доля иностранцев на 2022

Работодателям Краснодарского края изменили допустимую долю иностранных работников, занимающихся строительством, сократили квоту с 80% до 60% от численности персонала предприятия. И совсем отменили ограничения по Астраханской области для тех, кто выращивает овощи.

Продолжит действовать норма 50% в привлечении иностранных работников в сферах:

• лесоводства и лесозаготовок;
• обработки древесины и производства изделий из дерева, исключая производство мебели;
• оптовой торговли древесным сырьем, необработанными лесоматериалами;
• оптовой торговлей пиломатериалами.

Это норма применяется с 16 октября 2021 года на основании Постановления Правительства РФ N 1706 от 07.10.2021 г.

Что нужно сделать в компании

Снизить до начала 2022 года численность иностранных работников, если их численность превышает установленную долю.

За нарушение данного требования компания будет оштрафована на сумму от 800 тыс. рублей до 1 млн. рублей или будет приостановлена деятельность на срок от 14 до 90 суток в соответствие с ч.1 ст.18.17 КоАП.

6. Изменены правила охраны труда

Обязали вести учет микротравм

Работодатели теперь должны самостоятельно фиксировать микротравмы работников, учитывать их, выяснить причины и обстоятельства их получения при выполнении работ.

Запретили работу в опасных условиях

Предприятие обязано прекратить работу на рабочих местах, которые по результатам специальной оценки признаются 4-м классом условий труда. Возобновить работу можно будет только после устранения всех рисков и проведения внешней внеплановой проверки условий труда, которая подтвердит снижение класса опасности рабочего места.

Добавили новое основание для отстранения от работы сотрудника

Работодатели обязаны отстранять от работы тех сотрудников, которые не используют выданные им средства индивидуальной защиты (СИЗ). Отстранение происходит без сохранения оплаты труда работнику.

Изменили требования к организации охраны труда

На предприятиях, численность работников которых более 50, теперь требуется создавать службу охраны труда, как минимум отдельную должность специалиста охраны труда.

Разрешили следить за безопасностью производственных процессов

Работодатели теперь имеют право использовать видео и аудиозапись на рабочих местах для наблюдения за безопасностью выполнения производственных процессов. Предприятие вправе дать удаленный доступ специалистам государственных инспекций по труду. Работники должны быть предупреждены об использовании технических средств контроля.

Утвердили новую декларацию «Специальной оценки условий труда (СОУТ)»

Декларация стала в 2022-м бессрочной. Подавать ее теперь нужно не со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда, а в течение 30 рабочих дней с момента внесения сведений о результатах СОУТ в информационную систему.

Разрешили электронный документооборот

Работодатели теперь могут вести электронный документооборот по охране труда и предоставлять доступ к базам данных инспекторам Государственной Инспекции по Труду.

Установили новую гарантию

Во время психиатрического освидетельствования за работником должно сохраняться его место по штатному расписанию и средний заработок.

Сняли запрет на некоторые виды работ для женщин

Из Трудового кодекса РФ убрали запрет применять труд женщин на работах, связанных с подъемом и перемещением тяжестей вручную, превышающих предельные нормы для них.

С какого момента

Это норма применяется с 1 марта 2022 года на основании Федерального закона N 311-ФЗ от 02.07.2022 года. Приказ Минтруда N 40бн от 17.06.2021 года.

Что нужно сделать работодателю

• Скорректировать обязательства работодателя в части охраны труда в трудовых договорах, в коллективном договоре, других документах, где закреплены права и обязанности работодателя;
• Отстранять от работы сотрудников, которые не применяют выданные им СИЗ;
• Регистрировать микротравмы, рассматривать обстоятельства и причины их возникновения.

7. Обязали размещать вакансии на портале «Работа в России»

С июля 2021 года работодатели обязаны указывать на портале данные о приеме на работу или отказе в трудоустройстве безработного, которого на предприятие направил центр занятости. Срок – 5 дней со дня собеседования.

С 1 января 2022 года работодатели обязаны размещать сведения:

• о вакантных должностях;
• условиях, на которых привлекают сотрудников;
• о специальных рабочих местах для инвалидов.

Изменения действуют на основании Федерального закона N 219-ФЗ от 28.06.2021 года. Касаются органов государственной власти и местного самоуправления, а также коммерческих организаций с численностью от 25 человек.

Какие документы необходимо оформлять

• Чтобы передать информацию о специальных рабочих местах для соискателей-инвалидов, требуется оформлять «Заявление о предоставлении государственной услуги содействия в подборе необходимых работников»;
• Чтобы передать сведения о вакансиях оформляется документ «Информация о вакансиях». В бланк вносится информация о должностных обязанностях, о требованиях к соискателям.

Внедрение кадрового ЭДО

Проект перехода на КЭДО «под ключ», полное соответствие ТК РФ, простая интеграция с вашей учетной системой

Подробнее

Консультация по автоматизации документооборота

Бесплатно! Консультация экспертов по готовности компании к внедрению электронного документооборота

Подробнее

8. Определили порядок квотирования рабочих мест для инвалидов

Размер квоты на выделение рабочих мест устанавливают регионы в зависимости от численности работников компании. От 2% до 4% рабочих мест от среднесписочной численности работников, если в компании работает более 100 человек. Не более 3% рабочих мест от среднесписочной численности работников, если в компании работает от 35 до 100 человек.

Это норма применяется с 01 марта 2022 года на основании Федерального закона N 219-ФЗ от 28.06.2021 г.

9. Отменили бумажные больничные

С 1 января 2022 года (Федеральный закон N 126-ФЗ от 30.04.2021 г.) больничные листы выдаются только в электронном виде. Бумажный формат остается для особых случаев, их порядок определяется отдельно.

Что нужно делать

Свою часть листка о нетрудоспособности работодатель заполняет в своей учетной программе или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. После того, как работник закроет свой больничный, компания должны в течение 3-х рабочих дней направить в ФСС сведения для назначения пособия.

Какие сведения подавать

Для ежемесячного пособия по уходу за ребенком подаются сведения о:

• дате начала и окончания отпуска;
• суммах выплат и иных вознаграждениях;
• замене календарных лет;
• районном коэффициенте;
• количестве дней, которые пришлись на больничный, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком, на период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на эту зарплату не начислялись взносы;
• продолжительности рабочего времени, если работник трудился неполное рабочее время.

Для больничного:

• страховой стаж сотрудника;
• выплаты и иные вознаграждения, которые включали в базу по взносам за расчетный период, в том числе у других страхователей;
• сведения о замене календарных лет по заявлению работника;
• районный коэффициент;
• период простоя и размер сохраняемой на это время зарплаты.

Штрафы за невыполнение требования

Если компания предоставит в ФСС недостоверные сведения и документы, ее оштрафуют на 20% от суммы излишне понесенных расходов на выплату пособий, но не более 5000 рублей и не менее 1000 рублей.

Если компания нарушит срок предоставления сведений, штраф составит – 5000 рублей.

10. Скорректирован порядок расчета пособий

Уточнили положения об учете среднего заработка в случаях, когда сотрудник на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах. Закрепили требования о том, что пособие по временной нетрудоспособности не может быть ниже МРОТ. Предусмотрели применение районных коэффициентов к зарплате и среднему заработку для начисления пособий.

Это норма применяется с 01 января 2022 года, Постановление Правительства РФ N 1540 от 11.09.2021 года.

Рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT

Будьте в курсе актуальных изменений законодательства. Использование продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом» и разработанного нашими специалистами решения «WA:Личный кабинет сотрудника» позволит вам быть эффективными в ведении кадрового делопроизводства, применять информационные технологии и снижать за счет этого ваши расходы.