Настройка нумерации документов в 1С Документооборот
Меню

Настройка нумерации документов в 1С Документооборот

Для поиска и упорядочивания документов, как правило, используется нумерация. Номер в документах может быть достаточно сложным и состоять из нескольких элементов, поэтому давайте разберемся, как правильно настраивается автоматическая нумерация документов в системе 1С:Документооборот.

Для настройки нумерации в разделе «Нормативно-справочная информация» переходим в меню «Нумераторы».

Меню Нумераторы
Меню Нумераторы

В реестре нумераторов отображаются все нумераторы, внесенные в систему.

Реестр нумераторов
Реестр нумераторов

В реестре желтыми точками отмечены предопределенные нумераторы. Их можно изменять, но нельзя удалить.

Предопределенные нумераторы
Предопределенные нумераторы

Нумератор в 1С Документооборот представляет собой конструктор, где можно собрать любой необходимый нумератор из предустановленных элементов. Сложность и состав при этом может быть совершенно произвольный, а ограничен только длиной поля «Номер в документах», то есть тридцатью символами. В нумераторе можно использовать любые печатные символы, среди которых наиболее используемые – дефис и косая черта.

Внизу в карточке для более точного составления нумератора можно увидеть пример того, что в результате получится в номере. В качестве элементов нумератора могут быть применены аналитики, расположенные в правой части окна настройки.

Давайте разберемся, что каждый из них значит:

  • Номер – номер по порядку в пределах периода нумератора, обязательный элемент;
  • День месяца – текущее число месяца, 2 знака;
  • Номер месяца – номер текущего месяца, 2 знака;
  • Номер квартала – номер текущего квартала, 2 знака;
  • Год (2 знака) – текущий год, последние два знака, например, текущий год – 19;
  • Год (4 знака) – текущий год, например, 2019;
  • Индекс вида документа – десятизначный строковый индекс вида документа, который нумеруется данным нумератором. Указывается в карточке Вида документа.

Нумератор в 1С Документооборот
Нумератор в 1С Документооборот
  • Индекс подразделения – десятизначный строковый индекс подразделения, указанного в реквизите «Подразделение документа», которому будет присваиваться номер по правилам этого нумератора. Автоматически при создании документа в этот реквизит проставляется подразделение автора документа. Указывается в карточке подразделения.

Индекс подразделения
Индекс подразделения
  • Индекс контрагента – десятизначный строковый индекс контрагента, будет подставляться, если в виде документа установлен признак учета по контрагентам. Указывается в карточке контрагент.

Индекс контрагента
Индекс контрагента
  • Индекс организации – десятизначный строковый индекс организации, которой принадлежит документ. Указывается в карточке организации.

Индекс организации
Индекс организации
  • Индекс вопроса деятельности – десятизначный строковый индекс вопроса деятельности, указанного в документе. Будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования вопросов деятельности. Указывается в карточке вопроса деятельности.

Индекс вопроса деятельности
Индекс вопроса деятельности
  • Индекс номенклатуры дел – десятизначный строковый индекс заголовка номенклатуры дел, присвоенного документу, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования номенклатуры дел. Указывается в карточке заголовка дела.

Индекс номенклатуры дел
Индекс номенклатуры дел
  • Индекс проекта – десятизначный строковый индекс проекта, указанного в одноименном реквизите документа, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак «Вести учет по проектам». Указывается в карточке проекта.

Индекс проекта
Индекс проекта
  • Номер связанного документа – номер документа, указанного на закладке «Связи». При добавлении этого элемента в нумератор система попросит указать тип связи, которая будет учитываться в нумераторе.

Номер связанного документа
Номер связанного документа
  • Индекс ответственного – десятизначный строковый индекс ответственного за документ, указанного в одноименном реквизите документа. Указывается в карточке пользователя.

Индекс ответственного
Индекс ответственного

Обратите внимание, все вышеперечисленные индексы – индекс вида документа, индекс подразделения, индекс контрагента, индекс организации, индекс вопроса деятельности, индекс номенклатуры дел, индекс проекта, индекс ответственного, – изначально в карточках соответствующих объектов отсутствуют. Они становятся видимыми при добавлении того или иного индекса в какой-либо нумератор.

Далее в нумераторе необходимо настроить периодичность – период, по окончании которого элемент «Номер» будет начинаться опять с 1. Например, установив период в год, можно быть уверенным, что с 1 января каждого года счетчик будет начинаться с начала – с единицы.

Настройка периодичности
Настройка периодичности

Если настроить непериодический нумератор, то счетчик «Номер» обнуляться не будет. На следующей закладке настраиваются документы, для которых будет действовать данный нумератор.

Настройка документов
Настройка документов

Здесь же можно конкретно указать, для каких видов документов будет действовать нумератор, для каких подразделений, контрагентов, проектов или вопросов деятельности. По этим объектам в нумераторе используются индексы. Также эту настройку можно выполнить из карточки каждого объекта по ссылке «Настройка нумерации».

На последней закладке настройки нумератора устанавливаются разрезы независимой нумерации – организация, связанный документ, подразделение, проект, вопрос деятельности или вид документа.

Установка разрезов независимой нумерации
Установка разрезов независимой нумерации

Если установить данный признак, по этому разрезу будет вестись независимый счетчик «Номер». Например, если установить независимую нумерацию по связанному документу для Дополнительных соглашений, то их нумерация будет вестись независимо по каждому договору, с которым установлена соответствующая связь.

Нумератор – очень важный и крайне полезный механизм системы электронного документооборота. 1С:Документооборот, предоставляет пользователям широкие возможности по настройке, что позволяет максимально эффективно использовать эту систему для управления документами в организациях любого масштаба.

Рассказать друзьям
Предыдущая статья статья
МСФО методом трансформации отчетных данных в «1С:Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0
Следующая статья статья
Основные справочники 1С 8.3: создание и изменение элементов
Комментарии