Мы готовы развеять миф, что электронный документооборот – это сложно и дорого. Разберем по порядку, что такое ЭДО, как работает и как к нему подступиться. И, конечно, как выгрузить документы из ЭДО в 1С.
Подключенный сервис ЭДО в 1С значительно облегчает жизнь рядового пользователя в вопросе загрузки документов из ЭДО в 1С. Любых: формализованных, произвольных и полуформализованных
Стоит сразу отметить то, что электронный документооборот бывает разным. Отдельно выделяют такие виды ЭДО:
- электронный документооборот с контрагентами, внешний ЭДО;
- электронный документооборот с государственными органами (принято называть отчетностью);
- обмен с банками, средствами Директ или Клиент-банка;
- внутренний ЭДО;
- кадровый ЭДО (КЭДО).
Нас интересует внешний электронный документооборот с контрагентами и с государственными органами, далее просто ЭДО.
Что такое ЭДО
Скан по почте – это не ЭДО. Это только способ передачи документа контрагенту. Безусловно, есть вариант, что вы договорились с контрагентом, подписав определенное соглашение об отправке документов в электронном виде, но этот вариант ненадежный. Не советуем его.
ЭДО – это обмен с контрагентами электронными документами по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Электронный документ здесь – это файл, который заверен электронной подписью
Речь идет о той самой электронной подписи (ЭП), которую в организациях уже зачастую используют для сдачи отчетности. Эту ЭП получают для подключения того самого ЭДО. Не скан с подписью, а документ, заверенный электронной подписью.
Электронный документ не надо распечатывать, ведь он уже является юридически значимым оригиналом.
Операторы ЭДО – это как операторы связи в телефонии, только в своем мире электронного документооборота. У организаций, которые являются операторами ЭДО достаточно прав и технологий для обеспечения юридически значимого документооборота с использованием электронной подписи.
Операторами ЭДО не может стать кто угодно. Всех желающих должна одобрить ФНС РФ и внести в отдельно выделенный реестр.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Формализованные документы
На мониторинг законодательных изменений в законодательстве, относящиеся к электронному документообороту, уходит немало времени. Помимо соблюдения законов и выполнения их требований у владельцев бизнеса остро стоит задача, выстроить ЭДО. И так, чтобы он приносил ожидаемую пользу.
Главный принцип и удобство ЭДО – это создание документа в электронном виде и потребность создания документа на бумаге отпадает само собой. Документ «родился» и остается цифровым. Навсегда без бумаг.
Формализованные документы – документы, формат которых утвержден законодательным органом (ФНС). Они имеют расширение файла XML и никакие самостоятельные изменения вноситься в данный формат не могут. Есть строго регламентированные правила, относящиеся к тому, что должно быть и в каком виде прописано в xml-документе.
На текущий момент формализованы следующие типы документов:
Неформализованные документы
Неформализованные электронные документы – это файлы любого формата. У них нет строгих регламентированных правил формирования, и их можно отправлять в любом формате (doc, xlsx, pdf, jpg и др).
Полуформализованные документы
Понятие полуформализованных документов появилось не так давно, в середине 2022 года. Таким понятием называют документы, к которым заполняется та или иная дополнительная информация (номер, дата, тип и иное).
Примеры таких документов:
Как выгрузить документы из ЭДО в 1С
Выгрузка УПД в формате XML из списка РТУ без подключенного ЭДО от 1С
Для пользователей, которые все еще работают со своими контрагентами с документами на бумаге иногда есть необходимость выгрузить документ Реализация товаров и услуг в xml-файл. Для этого необходимо иметь конфигурацию 1С актуальной версии, а далее пройти по несложному пути: Продажи → РТУ→ Еще → ЭДО → Выгрузить документы в файл.
Способ множественного выбора документов учета:
- Control+A + весь список документов;
- Кликнуть документ + Shift + кликнуть другой документ сверху или внизу. Так можно выбрать сразу несколько целевых документов в нужном диапазоне.
В помощнике выгрузки нажимаем кнопку Выполнить.
Далее необходимо будет выбрать папку, для сохранения файлов или файла.
Документ будет выгружен архивом в формате .zip.
Важно: такой способ выгрузки документов не поможет в передаче их через оператора ЭДО или в налоговую, т.к. xml-файл в таком случае формируется не по формату законодательства.
Часто клиенты, которые пользуются электронным документооборотом имеют потребность в отправке выгрузки электронных документов, полученных по ЭДО, в налоговую по требованию или предоставления их в суде.
Выгрузка УПД формате XML из ЭДО
Подключенный сервис ЭДО в 1С значительно облегчает жизнь рядового пользователя в вопросе загрузки документов из ЭДО в 1С. Любых: формализованных, произвольных, и полуформализованных.
Для того, чтобы выгружать документы из ЭДО в 1С, а потом из 1С в файлы необходимо выполнения таких правил как:
- Наличие действующей настройки ЭДО с контрагентом.
- Сохранение нового исходящего документа, если документ по ЭДО не отправлялся, а xml выгрузить нужно.
Для того, чтобы выгрузить файл XML УПД из 1С, необходимо:
- В Продажах перейти на вкладку Реализация (акты, накладные, УПД).
- Выбрать один или несколько документов;
- Перейти в Еще → ЭДО → Посмотреть ЭД.
- Сохранить документ через кнопку Дискета.
- Выгрузить файл в нужном формате из 1С.
После всех действий 1С запросит выбрать папку для сохранения файла документа.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!Выгрузка электронных документов для предоставления в налоговую
В 1С добавлена новая функция по выгрузке пакетов документов для предоставления в налоговую. Для этого необходимо открыть 1С и перейти либо в текущие дела ЭДО, либо в список РТУ. Нажать Выгрузить - Для предоставления в ФНС.
Данный сервис поддерживает визуализацию форматов, утвержденных приказами ФНС.
Затем выгрузится архив в формате .zip.
В архиве будут находиться необходимые для предоставления в налоговую данные, а именно:
- титул продавца и покупателя;
- отсоединенные подписи к этим файлам;
- описание.
Какой оптимальный способ выгрузки и загрузки электронных документов в 1С выбрать
Как же все-таки корректно выгружать и загружать документы в формате XML. Для отправки формализованных ЭД, наиболее подходящим способом является подключенный сервис ЭДО. Такой способ уменьшает ошибки создания xml-файла, мгновенно отправляет документ контрагенту и в контролирующие органы.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
