Как перейти на кадровый электронный документооборот

Для предприятий со штатом более 300 сотрудников, работа с кадровыми документами — это достаточно объемный участок внутренних процессов. В случаях, когда работа ведется в бумажном виде, не все сотрудники находятся «под рукой» в офисе, сами офисы территориально-распределены, а кадровая служба работает в состоянии «стресс и аврал», - актуальность оптимизации становится особенно очевидной. Путь здесь один — переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Бумажный документооборот, удаленные сотрудники, территориальное распределение офисов, высокая загрузка кадровой службы - все это признаки необходимого перехода на КЭДО

Выгоды для сотрудников от перехода на кадровый электронный документооборот

При автоматизации кадровых процессов и переводе документации в электронный формат возникают следующие преимущества во взаимодействии с сотрудниками предприятия:

• Не нужно ногами ходить в отдел кадров, чтобы решить любой вопрос;
• Увеличивается оперативность взаимодействия;
• Кадровые документы в электронном виде всегда актуальны;
• Легко прослеживается история работы с документами;
• Все изменения фиксируются, всегда можно понять, кто, когда и какие внес изменения;
• Процессы кадрового делопроизводства требуют меньше усилий по их обслуживанию, многие действия с документом происходят в более комфортном и удобном формате;
• Снижается проблема «пиковых нагрузок» на кадровую службу, за счет многопоточного способа взаимодействия в электронном виде. Не возникает «очередей в коридоре» для решения кадровых вопросов;
• Документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу;
• Сотрудники компании и специалисты кадровой службы могут находиться в территориально разных местах, и это никак не влияет на взаимодействие.

Видеообзор эксперта

Кадровые электронные документы – уже сегодня!

Подробнее

Кадровые электронные документы – уже сегодня!

Подробнее

Экономия при переходе на КЭДО

По расчетам специалистов WiseAdvice-IT, годовые расходы на бумажный документооборот на 1000 сотрудников в среднем составляют более 2 000 000 рублей. Данные актуальны на январь 2022 года.

Инструменты ЭДО в кадровом делопроизводстве

Для работы с ЭДО в кадровом делопроизводстве применяются следующие программные решения фирмы «1С»:

• «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) – это специализированный программный продукт для расчета зарплат и взаимодействия с сотрудниками предприятия;
• «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – система электронного документооборота (СЭД), которая предназначена для упорядочивания работы с документами в электронном виде, для организации взаимодействия сотрудников между собой. Программа легко интегрируется с другими программами на платформе «1С:Предприятие 8», в данном случае, с программой 1С:ЗУП. 1С:ДО КОРП поддерживает сервисы ЭДО (обмен электронными документами).

Электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) выдается аккредитованными сертифицированными центрами, позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде, обеспечивает их юридическую значимость. ЭП бывают следующих типов:

• Простая неквалифицированная (ПЭП);
• Усиленная неквалифицированная (НЭП);
• Усиленная квалифицированная (КЭП).

Для работы с разными кадровыми документами могут быть использованы разные типы, все зависит от вида документа и условий взаимодействия. Стоит отметить, что практически все документы, которые подписываются со стороны работодателя, должны визироваться КЭП. Работник подписывает документы НЭП, а отдельные наиболее значимые документы, например, трудовой договор, - только КЭП. Простые документы, такие как график отпусков, могут быть подписаны ПЭП при наличии соответствующего приказа о порядке применения ЭП на предприятии.

Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

EmplDocs – основа КЭДО

Разработчиками нашей компании WiseAdvice на основе лучших практик был создан уникальный программный продукт для организации кадрового документооборота (КЭДО) и простого взаимодействия с работниками компании - EmplDocs (на рис. ниже WA:Личный кабинет сотрудника, WA:ЛКС).

Приложение можно использовать через веб-браузер или скачать на свой смартфон. Благодаря ЛКС каждый сотрудник постоянно на связи с кадровой службой, легко и в удобном для него режиме делает запросы, получает и подписывает нужные кадровые документы.

Какие возможности предоставляет продукт EmplDocs - личный кабинет сотрудника от WiseAdvice:

• Прямое взаимодействие с 1С:ЗУП без промежуточных баз данных, что исключает потерю персональных данных;
• Удобный и приятный дизайн для сотрудников, привычный интерфейс 1С - для кадровиков;
• Все кадровые операции в электронном виде, без бумаги. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
• Соответствие всем нормам текущего законодательства по КЭДО;
• Рост качества и эффективности работы кадровой службы до 65%, простое и удобное взаимодействие с сотрудниками;
• Все вопросы решаются удаленно через личный кабинет сотрудника;

• Все кадровые документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу;
• Любой документ в формате PDF можно отправить сотруднику на подпись, а само подписание в личном кабинете осуществляется буквально одной кнопкой;
• Настройки программного продукта WA:ЛКС позволяют: добавить любые виды заявок, использовать англоязычный интерфейс (что важно для крупных международных компаний), использовать в оформлении корпоративный стиль;
• Благодаря уникальной разработке Графибот от WiseAdvice доступно подключение Telegram-бота, автоматически посылающего уведомления и документы сотруднику в мессенджер Telegram;

• Управление отпусками сотрудников. План и факт отпусков в едином корпоративном календаре, всегда доступном для руководителей отделов;
• Управление отсутствиями сотрудников в любых формах: командировка, служебная поездка, отгул, работа в выходной, дополнительный выходной, больничный, работа вне офиса, и любые другие формы, которые можно добавить самостоятельно.

Кадровый электронный документооборот

Единая система взаимодействия сотрудников с руководителями, кадрами, расчетчиками. Полное соответствие ТК РФ

Подробнее

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Подробнее

Пошаговая инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

1. Оценить и приемлемые для компании риски перехода от бумажных документов к электронным.
2. Составить перечень кадровых документов для внедрения.
3. Определить для них законодательно разрешенные виды электронных подписей.
4. Проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО:
   • разработать Положение по работе с кадровым электронным документооборотом (виды документов, порядок подписания и хранения документов, а также процедуры выдачи и хранения электронных подписей);
   • разработать и подписать с сотрудниками соглашение о присоединении к КЭДО;
   • провести реинжиниринг кадровых процессов на предмет включения в них объектов КЭДО (формы документов, задачи подписания, маркеры контроля).
5. Определиться с выбором состава программных продуктов и приобрести достаточное количество пользовательских лицензий 1С.
6. Развернуть корпоративный удостоверяющий центр для выдачи своим сотрудникам НЭП и выпустить необходимое количество электронных подписей. Обычно это делают в компании силами собственных IT-специалистов.
7. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, заключить с ним договор, заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников. Мы помним, что все документы со стороны компании подписываются КЭП, для сотрудников в режиме удаленной работы также должна применяться КЭП.
8. Развернуть или реорганизовать IT-инфраструктуру компании, настроить взаимосвязи программных продуктов, серверов, хранилищ, сертификатов.
9. Зафиксировать введение в эксплуатацию КЭДО приказом по предприятию.
10. Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.

Новые технологии все активнее входят в нашу жизнь, и лучше внедрять их планово по своему усмотрению, а не дожидаться обязательного предписания от государства. Напоминаем, что с ноября 2021 года вступили в силу изменения в ТК РФ, регламентирующие работу с электронными кадровыми документами.