Инструкция по переходу на КЭДО (кадровый электронный документооборот) - ЭДО в кадровом делопроизводстве

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Содержание статьи
  1. Выгоды для сотрудников от перехода на кадровый электронный документооборот
  2. Видеообзор эксперта
  3. Экономия при переходе на КЭДО
  4. Инструменты ЭДО в кадровом делопроизводстве
  5. Электронная подпись
  6. Пошаговая инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот
Логотип WiseAdvice-IT https://wiseadvice-it.ru/publichnaya-oferta/ https://wiseadvice-it.ru/publichnaya-oferta/

Для предприятий со штатом более 300 сотрудников, работа с кадровыми документами — это достаточно объемный участок внутренних процессов. В случаях, когда работа ведется в бумажном виде, не все сотрудники находятся «под рукой» в офисе, сами офисы территориально-распределены, а кадровая служба работает в состоянии «стресс и аврал», - актуальность оптимизации становится особенно очевидной. Путь здесь один — переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Бумажный документооборот, удаленные сотрудники, территориальное распределение офисов, высокая загрузка кадровой службы - все это признаки необходимого перехода на КЭДО

Выгоды для сотрудников от перехода на кадровый электронный документооборот

При автоматизации кадровых процессов и переводе документации в электронный формат возникают следующие преимущества во взаимодействии с сотрудниками предприятия:

  • Не нужно ногами ходить в отдел кадров, чтобы решить любой вопрос;
  • Увеличивается оперативность взаимодействия;
  • Кадровые документы в электронном виде всегда актуальны;
  • Легко прослеживается история работы с документами;
  • Все изменения фиксируются, всегда можно понять, кто, когда и какие внес изменения;
  • Процессы кадрового делопроизводства требуют меньше усилий по их обслуживанию, многие действия с документом происходят в более комфортном и удобном формате;
  • Снижается проблема «пиковых нагрузок» на кадровую службу, за счет многопоточного способа взаимодействия в электронном виде. Не возникает «очередей в коридоре» для решения кадровых вопросов;
  • Документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу;
  • Сотрудники компании и специалисты кадровой службы могут находиться в территориально разных местах, и это никак не влияет на взаимодействие.

Видеообзор эксперта

1С в Ютуб
Кадровые электронные документы – уже сегодня!
Подробнее
1С в Рутуб
Кадровые электронные документы – уже сегодня!
Подробнее

Экономия при переходе на КЭДО

По расчетам специалистов WiseAdvice-IT, годовые расходы на бумажный документооборот на 1000 сотрудников в среднем составляют более 2 000 000 рублей. Данные актуальны на январь 2022 года.

Затраты на бумажный документооборот

Стоимость в рублях на 1000 чел/год

Бумага

355 000

Логистика

501 000

Операции

1 450 000

Итого:

2 306 000

Переход на КЭДО в соответствии с ТК РФ. Сократите затраты на бумагу на 80%!

Инструменты ЭДО в кадровом делопроизводстве

Для работы с ЭДО в кадровом делопроизводстве применяются следующие программные решения фирмы «1С»:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) – это специализированный программный продукт для расчета зарплат и взаимодействия с сотрудниками предприятия;
  • «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – система электронного документооборота (СЭД), которая предназначена для упорядочивания работы с документами в электронном виде, для организации взаимодействия сотрудников между собой. Программа легко интегрируется с другими программами на платформе «1С:Предприятие 8», в данном случае, с программой 1С:ЗУП. 1С:ДО КОРП поддерживает сервисы ЭДО (обмен электронными документами).

Электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) выдается аккредитованными сертифицированными центрами, позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде, обеспечивает их юридическую значимость. ЭП бывают следующих типов:

  • Простая неквалифицированная (ПЭП);
  • Усиленная неквалифицированная (НЭП);
  • Усиленная квалифицированная (КЭП).

Для работы с разными кадровыми документами могут быть использованы разные типы, все зависит от вида документа и условий взаимодействия. Стоит отметить, что практически все документы, которые подписываются со стороны работодателя, должны визироваться КЭП. Работник подписывает документы НЭП, а отдельные наиболее значимые документы, например, трудовой договор, - только КЭП. Простые документы, такие как график отпусков, могут быть подписаны ПЭП при наличии соответствующего приказа о порядке применения ЭП на предприятии.

Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

Кадровые документы

Работодатель может использовать ЭП

Работник может использовать ЭП

  • Трудовой договор
  • Договор о материальной ответственности
  • Ученический договор
  • Договор на получение образования
  • Приказ о дисциплинарном взыскании и ознакомление с ним
  • Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним
  • Заявление об увольнении (но не приказ об увольнении!)
  • Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора
  • КЭП
  • НЭП
  • КЭП
  • НЭП

Все остальные кадровые документы

  • КЭП
  • НЭП

(порядок проверки устанавливается соглашением «работодатель – сотрудник»)

  • КЭП
  • НЭП
  • ПЭП


Пошаговая инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

  1. Оценить и приемлемые для компании риски перехода от бумажных документов к электронным.
  2. Составить перечень кадровых документов для внедрения.
  3. Определить для них законодательно разрешенные виды электронных подписей.
  4. Проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО:
    • разработать Положение по работе с кадровым электронным документооборотом (виды документов, порядок подписания и хранения документов, а также процедуры выдачи и хранения электронных подписей);
    • разработать и подписать с сотрудниками соглашение о присоединении к КЭДО;
    • провести реинжиниринг кадровых процессов на предмет включения в них объектов КЭДО (формы документов, задачи подписания, маркеры контроля).
  5. Определиться с выбором состава программных продуктов и приобрести достаточное количество пользовательских лицензий 1С.
  6. Развернуть корпоративный удостоверяющий центр для выдачи своим сотрудникам НЭП и выпустить необходимое количество электронных подписей. Обычно это делают в компании силами собственных IT-специалистов.
  7. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, заключить с ним договор, заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников. Мы помним, что все документы со стороны компании подписываются КЭП, для сотрудников в режиме удаленной работы также должна применяться КЭП.
  8. Развернуть или реорганизовать IT-инфраструктуру компании, настроить взаимосвязи программных продуктов, серверов, хранилищ, сертификатов.
  9. Зафиксировать введение в эксплуатацию КЭДО приказом по предприятию.
  10. Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.

Новые технологии все активнее входят в нашу жизнь, и лучше внедрять их планово по своему усмотрению, а не дожидаться обязательного предписания от государства. Напоминаем, что с ноября 2021 года вступили в силу изменения в ТК РФ, регламентирующие работу с электронными кадровыми документами.

Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!
Рассказать друзьям
Предыдущая статья статья
Проблемы внедрения системы электронного документооборота
Следующая статья статья
Увольнение в 1С ЗУП 8.3: подробная инструкция
Комментарии
Меню