Для предприятий со штатом более 300 сотрудников, работа с кадровыми документами — это достаточно объемный участок внутренних процессов. В случаях, когда работа ведется в бумажном виде, не все сотрудники находятся «под рукой» в офисе, сами офисы территориально-распределены, а кадровая служба работает в состоянии «стресс и аврал», - актуальность оптимизации становится особенно очевидной. Путь здесь один — переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Бумажный документооборот, удаленные сотрудники, территориальное распределение офисов, высокая загрузка кадровой службы - все это признаки необходимого перехода на КЭДО
Выгоды для сотрудников от перехода на кадровый электронный документооборот
При автоматизации кадровых процессов и переводе документации в электронный формат возникают следующие преимущества во взаимодействии с сотрудниками предприятия:
- Не нужно ногами ходить в отдел кадров, чтобы решить любой вопрос;
- Увеличивается оперативность взаимодействия;
- Кадровые документы в электронном виде всегда актуальны;
- Легко прослеживается история работы с документами;
- Все изменения фиксируются, всегда можно понять, кто, когда и какие внес изменения;
- Процессы кадрового делопроизводства требуют меньше усилий по их обслуживанию, многие действия с документом происходят в более комфортном и удобном формате;
- Снижается проблема «пиковых нагрузок» на кадровую службу, за счет многопоточного способа взаимодействия в электронном виде. Не возникает «очередей в коридоре» для решения кадровых вопросов;
- Документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу;
- Сотрудники компании и специалисты кадровой службы могут находиться в территориально разных местах, и это никак не влияет на взаимодействие.
Видеообзор эксперта
Экономия при переходе на КЭДО
По расчетам специалистов WiseAdvice-IT, годовые расходы на бумажный документооборот на 1000 сотрудников в среднем составляют более 2 000 000 рублей. Данные актуальны на январь 2022 года.
|
Затраты на бумажный документооборот |
Стоимость в рублях на 1000 чел/год |
|
Бумага |
355 000 |
|
Логистика |
501 000 |
|
Операции |
1 450 000 |
|
Итого: |
2 306 000 |
Инструменты ЭДО в кадровом делопроизводстве
Для работы с ЭДО в кадровом делопроизводстве применяются следующие программные решения фирмы «1С»:
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) – это специализированный программный продукт для расчета зарплат и взаимодействия с сотрудниками предприятия;
- «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – система электронного документооборота (СЭД), которая предназначена для упорядочивания работы с документами в электронном виде, для организации взаимодействия сотрудников между собой. Программа легко интегрируется с другими программами на платформе «1С:Предприятие 8», в данном случае, с программой 1С:ЗУП. 1С:ДО КОРП поддерживает сервисы ЭДО (обмен электронными документами).
Электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) выдается аккредитованными сертифицированными центрами, позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде, обеспечивает их юридическую значимость. ЭП бывают следующих типов:
- Простая неквалифицированная (ПЭП);
- Усиленная неквалифицированная (НЭП);
- Усиленная квалифицированная (КЭП).
Для работы с разными кадровыми документами могут быть использованы разные типы, все зависит от вида документа и условий взаимодействия. Стоит отметить, что практически все документы, которые подписываются со стороны работодателя, должны визироваться КЭП. Работник подписывает документы НЭП, а отдельные наиболее значимые документы, например, трудовой договор, - только КЭП. Простые документы, такие как график отпусков, могут быть подписаны ПЭП при наличии соответствующего приказа о порядке применения ЭП на предприятии.
Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота
|
Кадровые документы |
Работодатель может использовать ЭП |
Работник может использовать ЭП |
|
|
|
|
Все остальные кадровые документы |
(порядок проверки устанавливается соглашением «работодатель – сотрудник») |
|
EmplDocs – основа КЭДО
Разработчиками нашей компании WiseAdvice на основе лучших практик был создан уникальный программный продукт для организации кадрового документооборота (КЭДО) и простого взаимодействия с работниками компании - EmplDocs (на рис. ниже WA:Личный кабинет сотрудника, WA:ЛКС).
Приложение можно использовать через веб-браузер или скачать на свой смартфон. Благодаря ЛКС каждый сотрудник постоянно на связи с кадровой службой, легко и в удобном для него режиме делает запросы, получает и подписывает нужные кадровые документы.
Какие возможности предоставляет продукт EmplDocs - личный кабинет сотрудника от WiseAdvice:
- Прямое взаимодействие с 1С:ЗУП без промежуточных баз данных, что исключает потерю персональных данных;
- Удобный и приятный дизайн для сотрудников, привычный интерфейс 1С - для кадровиков;
- Все кадровые операции в электронном виде, без бумаги. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
- Соответствие всем нормам текущего законодательства по КЭДО;
- Рост качества и эффективности работы кадровой службы до 65%, простое и удобное взаимодействие с сотрудниками;
- Все вопросы решаются удаленно через личный кабинет сотрудника;
- Все кадровые документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу;
- Любой документ в формате PDF можно отправить сотруднику на подпись, а само подписание в личном кабинете осуществляется буквально одной кнопкой;
- Настройки программного продукта WA:ЛКС позволяют: добавить любые виды заявок, использовать англоязычный интерфейс (что важно для крупных международных компаний), использовать в оформлении корпоративный стиль;
- Благодаря уникальной разработке Графибот от WiseAdvice доступно подключение Telegram-бота, автоматически посылающего уведомления и документы сотруднику в мессенджер Telegram;
- Управление отпусками сотрудников. План и факт отпусков в едином корпоративном календаре, всегда доступном для руководителей отделов;
- Управление отсутствиями сотрудников в любых формах: командировка, служебная поездка, отгул, работа в выходной, дополнительный выходной, больничный, работа вне офиса, и любые другие формы, которые можно добавить самостоятельно.
Пошаговая инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот
- Оценить и приемлемые для компании риски перехода от бумажных документов к электронным.
- Составить перечень кадровых документов для внедрения.
- Определить для них законодательно разрешенные виды электронных подписей.
- Проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО:
- разработать Положение по работе с кадровым электронным документооборотом (виды документов, порядок подписания и хранения документов, а также процедуры выдачи и хранения электронных подписей);
- разработать и подписать с сотрудниками соглашение о присоединении к КЭДО;
- провести реинжиниринг кадровых процессов на предмет включения в них объектов КЭДО (формы документов, задачи подписания, маркеры контроля).
- Определиться с выбором состава программных продуктов и приобрести достаточное количество пользовательских лицензий 1С.
- Развернуть корпоративный удостоверяющий центр для выдачи своим сотрудникам НЭП и выпустить необходимое количество электронных подписей. Обычно это делают в компании силами собственных IT-специалистов.
- Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, заключить с ним договор, заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников. Мы помним, что все документы со стороны компании подписываются КЭП, для сотрудников в режиме удаленной работы также должна применяться КЭП.
- Развернуть или реорганизовать IT-инфраструктуру компании, настроить взаимосвязи программных продуктов, серверов, хранилищ, сертификатов.
- Зафиксировать введение в эксплуатацию КЭДО приказом по предприятию.
- Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.
Новые технологии все активнее входят в нашу жизнь, и лучше внедрять их планово по своему усмотрению, а не дожидаться обязательного предписания от государства. Напоминаем, что с ноября 2021 года вступили в силу изменения в ТК РФ, регламентирующие работу с электронными кадровыми документами.
Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
