Кадровый документооборот является основой для любой организации. Отношения с сотрудниками оформляются с помощью документов и регулируются законодательством. Однако современные технологии предлагают новые инструменты для организации электронного кадрового документооборота (ЭКДО, КЭДО), которые постепенно входят в нашу жизнь уже и на уровне законов.
Внедрение кадрового электронного документооборота становится принципиально важным требованием для работы компаний со штатом уже от 300 сотрудников. И особенно для крупных предприятий с численностью свыше 1000 кадров
Основная проблема – это достаточно объемный документооборот по кадрам: много разных видов документов, большое количество сотрудников в организации, регулярность возникновения новых документов. Все это требует специально выделенных людей, специалистов кадровой службы. По разным источникам, для работы с кадровыми документами на предприятии требуется на каждые 75 человек выделенный сотрудник. В противном случае кадровый документооборот начинает терять позиции в качестве и оперативности.
Внедрение электронного кадрового документооборота
Как организуется электронный кадровый документооборот? В первую очередь, должен быть принят регламент или положение по использованию электронного документооборота. Это основа – нет правил, нет системы. Далее эти правила должны быть введены действием приказа по предприятию, а все задействованные сотрудники - ознакомлены с ним.
Следует отметить, что кадровый электронный документооборот может быть:
- тотальным, покрывающим всех сотрудников;
- частичным, где на КЭДО будут переведены отдельные группы сотрудников, особенно те, кто работает в удаленном режиме.
Для работы с документами в электронном виде необходимо использовать электронную подпись, что позволяет обеспечить юридическую значимость кадровых документов. В зависимости от требований законодательства и значимости документов применяются разные электронные подписи (ЭП).
Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!Оптимизация кадрового делопроизводства
В современных условиях максимального использования удаленной работы полезно провести оптимизацию вашего кадрового делопроизводства. Максимальный перевод работы с кадровыми документами в электронный вид, использование современных технологий и сервисов для сокращения временных и финансовых затрат сделают работу с кадровыми документами более эффективной.
Кроме оптимизации затрат вы получаете все выгоды от работы с документами в электронном виде:
- все происходит быстро и удобно;
- ничего не теряется;
- процессы по документам могут быть территориально распределены, но все участники работают с гарантированно актуальными данными;
- надежная система хранения данных (протоколирование, версионирование, архивирование);
- удобная классификация и поиск по самым различным критериям;
- настраиваемая система ограничения доступа к документам.
Более того, государство понимает значимость этого перехода, и с ноября 2021 года в ТК РФ (377-ФЗ) внесены изменения, легализующие использование электронного формата практически всех кадровых документов. Не нужно дожидаться момента, когда КЭДО станет обязательным. Можно самостоятельно с привлечением экспертов использовать имеющиеся возможности и получить удобства и выгоды уже сейчас!
Специалисты WiseAdvice-IT имеют все необходимые компетенции и опыт реализации таких проектов, обращайтесь.
Видеообзор эксперта
Электронные подписи
В зависимости от вида документа и его назначения для работы в КЭДО используются разные виды электронной подписи:
- неквалифицированная простая электронная подпись (ПЭП);
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Такие документы, как табель учета рабочего времени, приказ об отпуске или командировке, расчетные листки о зарплате – могут быть подписаны любой электронной подписью (ПЭП, НЭП, КЭП).
Для документов вида: регламенты, положения о внутреннем распорядке, приказы, документы по технике безопасности, график работы и его изменения – должна использоваться обязательно усиленная электронная подпись (КЭП, НЭП).
Для таких ключевых документов, как трудовой договор или приказ об увольнении, обязательна к использованию только усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Кадровые документы для перевода их в электронный вид
Для перевода кадровых документов в электронный вид их можно сгруппировать так:
- документы о приеме на работу;
- локальная документация, определяющая условия работы;
- трудовые договоры, включая и коллективный договор;
- договоры о материальной ответственности и конфиденциальности;
- документы об отпусках (заявления, графики отпусков, уведомление о начале отпуска);
- командировочные документы (приказ, командировочное задание, авансовый отчет и т.д.);
- документы об изменении условий труда (приказ, согласие, доп. соглашение к трудовому договору);
- документы по увольнению (заявление, приказ, соглашение об увольнении);
Можно составить разные классификации кадровых документов по различным основаниям. Одно из оснований – это степень риска по переходу от бумажного делопроизводства к кадровому электронному документообороту. Риски можно разбить на три группы: низкий, средний и высокий.
Низкий риск
К документам с низким риском по переводу их на электронный документооборот можно отнести такие:
- Заявление о приеме на работу;
- Заявление о предоставлении отпуска по графику отпусков;
- Приказ о предоставлении отпуска;
- Авансовый отчет по командировке;
- Трудовой договор о дистанционной работе и его приложения.
Эти документы могут подписывать любой электронной подписью, исключение только для трудового договора - должна быть строго КЭП.
Средний риск
К документам со средним риском по переводу их на электронный документооборот можно отнести такие:
- Правила и положения внутреннего распорядка;
- График отпусков;
- Уведомление о начале отпуска;
- Приказ о направлении сотрудника в командировку;
- Приказ о переводе.
Эти документы должны подписываться КЭП или НЭП.
Высокий риск
К документам с высоким риском по переводу их на электронный формат можно отнести следующие:
- Трудовой договор, все приложения и соглашения к нему;
- Приказ о приеме на работу;
- Личная карточка сотрудника;
- Заявление о предоставлении отпуска, с последующим увольнением;
- Заявление о переводе;
- Дополнительное соглашение о переводе;
- Заявление об увольнении по собственной инициативе;
- Приказ о прекращении трудового договора.
Эти документы должны подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью.
Сервис EmplDocs
1C-Интегратор WiseAdvice-IT является не просто партнером крупнейшего разработчика бизнес-приложений в России, но и создает собственные программные решения на базе 1С.
Для реализации проектов по созданию КЭДО с переходом от бумажного кадрового делопроизводства к электронным документам и процессам их обработки, был создан сервис EmplDocs (ранее WA:Личный кабинет сотрудника). Этот программный продукт для удобного взаимодействия с сотрудниками родился на основе лучших проектных практик и продолжает развиваться с учетом требований бизнеса и законов.
Какие возможности предоставляет сервис EmplDocs:
- Все данные в одном месте! Сервис работает сразу через веб-интерфейс напрямую с программой «1С:Зарплата и управление персоналом». То есть сотрудник заходит в EmplDocs через веб-приложение или мобильное приложение напрямую в базу данных вашей учетной системы. Никакие данные не хранятся в «других местах», нет зависимости от поставщика и его серверов, что повышает надежность и безопасность работы сервиса;
- Экономия за счет ухода от бумажного кадрового делопроизводства и перехода на КЭДО с продуктом EmplDocs составляет, по нашим расчетам, порядка 1 млн 200 тысяч рублей в год на 1000 сотрудников;
- Программный продукт соответствует законодательству – в 2022 году разрешено ведение кадрового документооборота в электронном виде;
- ЛКС позволяет повысить качество и удобство управления кадровыми документами, в разы улучшить эффективность взаимодействия с сотрудниками и контролирующими органами;
- Все кадровые документы в бумажном виде больше не нужны, при этом кадровые документы в электронном виде имеют полную юридическую силу! Устанавливайте надстройку EmplDocs в ваш 1С:ЗУП и используйте. Все очень просто;
- Все кадровые задачи решаются удаленно, через личный кабинет сотрудника. Больше не нужно ходить по кабинетам, делать сканы, пересылки и переписки;
- Любой документ в формате PDF можно отправить сотруднику в личный кабинет на подпись. Подпись осуществляется буквально одной кнопкой. Все документы, которые нужно подписать, можно увидеть в виде списка;
- Расчетный листок всегда «под рукой», актуальная информация берется напрямую из 1С;
- Удобные настройки программного продукта WA:ЛКС позволяют: добавить любые виды заявок, использовать англоязычный интерфейс (что важно для крупных международных компаний), использовать в оформлении корпоративный стиль;
- Удобное управление отпусками сотрудников. План и факт отпусков в едином корпоративном календаре, всегда доступном для руководителей отделов;
- Управление отсутствиями сотрудников в любых формах: командировка, служебная поездка, отгул, работа в выходной, дополнительный выходной, больничный, работа вне офиса, и любые другие формы, которые можно добавить самостоятельно.
Управляйте всеми документами сотрудников в единой системе на базе 1С! Наши эксперты бесплатно проконсультируют вас по стоимости проекта перехода на КЭДО, функционалу и практике использования продукта EmplDocs.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
