Гибкий и фиксированный бюджеты: отличие, составление

Постоянно меняющиеся условия ведения бизнеса требуют поиска все новых конкурентных преимуществ. Одним из них может стать качественное проектирование и планирование бизнес-процессов предприятия, которое позволяет рационально распределять ресурсы компании. Планирование в разрезе деятельности организации чаще всего сводится к построению системы бюджетов.

Существует несколько подходов к построению бюджетного процесса, зависящие от того, кто является инициатором создания плановых данных

Сегодня выделяют три направления процесса бюджетирования, которые имеют свои особенности:

• снизу-вверх;
• сверху-вниз;
• навстречу друг другу.

Таблица 1. Сравнение вариантов построения бюджетного процесса

Глобальное отличие этих подходов в направлении движения бюджетного процесса в разрезе уровней планирования: оперативного, тактического, стратегического.

Для одних компаний эффективнее использовать традиционные методы бюджетирования (сверху-вниз), когда руководство выдает общие стратегические бюджеты, которые потом детализируются до операционных. Примером могут служить производственные конгломераты. А вот большинству научно-исследовательских организаций лучше использовать подход «снизу-вверх»: подготовку бюджетов осуществлять на основании данных, предоставленных управленцами нижнего уровня. Выбор варианта построения бюджетного процесса зачастую зависит от множества факторов, например, от:

• вида финансово-хозяйственной деятельности и структуры предприятия;
• стратегии развития предприятия;
• уровня деловой активности и пр.

Таким образом, выбор подхода к построению бюджетного процесса напрямую связан с индивидуальными особенностями компании и целями предприятия в целом.

Бюджетирование представляет собой процесс составления системы бюджетов для каждого уровня планирования. На каждом уровне предпочтительнее использовать свои виды бюджетов. Например, на операционном уровне планирования чаще используют, гибкие бюджеты, а на стратегическом – фиксированные.

Отличие гибкого бюджета от фиксированного

В зависимости от степени адаптивности выделяют три вида бюджетов: гибкий, фиксированный и комбинированный, который представляет собой слияние фиксированного и гибкого бюджетов.

Таблица 2. Сравнительная характеристика видов бюджетов

Другими словами, все недостатки гибких и фиксированных бюджетов нивелируются при использовании комбинированных бюджетов, перенимая при этом все достоинства обоих видов. Построение комбинированного бюджета связано с несколькими особенностями:

• Использование условно-переменных затрат и расчет, исходя из зависимых показателей, которые позволяют производить пересчет прогноза исходя из фактических данных (как и в гибком бюджете);
• Пересчеты производятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц или квартал (как в фиксированном).

Комбинированные бюджеты основываются на реальном экономическом положении дел, поэтому достаточно эффективны при оценке и прогнозе меняющихся финансовых обстоятельств в достаточно узком диапазоне. Они подходят для организаций, где большинство подразделений оперируют регулируемыми или частично регулируемыми показателями, деятельность которых связана с высокой изменчивостью продаж и производства, а также может сильно зависеть от внешних факторов или изменений рыночных условий и т.п. Данный метод позволяет подобрать при прогнозировании корректный объем продаж и производства и при анализе качественно оценить фактические результаты в заданном периоде. При этом подходе увеличивается простота составления бюджетов и осуществления контроля за их исполнением.

Обычно в компании при построении бюджетной модели используются одновременно все виды бюджетов. Выбор варианта бюджета зависит чаще всего от целей компании, уровня планирования и вида ЦФО. Например, на стратегическом уровне планирования чаще всего используют фиксированные бюджеты, а на операционном – гибкие.

Часто на предприятии для каждого ЦФО составляются свои виды бюджетов. Это связано с тем, что каждый ЦФО управляет своими видами доходов, расходов и затрат. Например, центры прибыли отвечают перед центрами инвестиций за полученные от них ресурсы, направленные на получение прибыли. Управляют полностью регулируемыми расходами и частично регулируемыми затратами. Поэтому для таких ЦФО лучше всего подходят комбинированные бюджеты.

Центры инвестиций же отвечает перед акционерами за доходность капитала и имеет полномочия вкладывать деньги в развитие бизнеса. Он управляет слабо регулируемыми расходами и затратами, поэтому для него лучше подходят фиксированные виды бюджета.

Бесплатная консультация по выбору системы бюджетирования

Индивидуальные рекомендации от ведущих экспертов по эффективной автоматизации бюджетирования

Подробнее

Профессионально настроим бюджетирование

С учетом особенностей ваших бизнес-процессов, эффективный контроль и планирование затрат

Подробнее

Как рассчитать бюджет в 1С

На сегодняшний день 1С предлагает несколько прикладных решений, позволяющих создавать различные типы бюджетов и бюджетных моделей, например, 1С:ERP, 1С:Управление холдингом (1С:УХ), WА:Финансист.

В 1С:Управление холдингом механизм построение бюджета реализуется путем настройки вида бюджета периодичности и сценариев бюджетирования.

В виде отчета задаются основные его параметры, выбирается аналитика и задается внешний вид табличной части, а далее описываются показатели вида бюджета, которые устанавливаются с учетом периодичности.

Порядок создания бюджетной модели задается с помощью регламента.

Он содержит список ЦФО, которые включены в бюджетный процесс, лиц, отвечающих за составление и согласование бюджета, список выходных отчетных форм.

Документ «Управление отчетным периодом» предназначен для запуска или остановки бюджетного процесса или вывода диаграммы текущего состояния процесса, а также позволяет заблокировать или полностью закрыть период подготовки отчетности. Также именно этот документ позволяет пересчитать данные бюджетов относительно факта.

В 1С:ERP построение бюджетов происходит на основании трех объектов: модели бюджетирования, видов бюджетов и сценариев использования.

В них задаются все основные параметры составления бюджетов: периоды и периодичность, выбор разрезов аналитики, параметры проектирования структуры бюджетов и регламент исполнения бюджета.

Процесс подготовки отчетности предоставляет возможность регулировать бюджетный процесс в ручном варианте.

В WA:Финансист основными инструментами создания бюджетов являются сценарий и шаблоны документов. С помощью этих справочников происходит настройка типовых (фиксированных) бюджетов, где задается периодичность, структура бюджета и разрезы аналитики, а также описывается внешний вид отчета.

Индивидуальная настройка бюджетов производится посредством настройки произвольных бюджетов через возможность задания формул для каждого показателя (позиция бюджета).

Для каждого произвольного бюджета есть возможность указать основные параметры настроек: выбор аналитики, описание внешнего вида табличных частей, принципы заполнения, группировки и отборы.

В каждом прикладном решении есть свои инструменты для пересчета прогнозных данных исходя из факта.

В 1С:УХ есть система правил, позволяющая автоматически пересчитывать бюджет согласно настроек. Правила настраиваются для каждого показателя и позволяют перенести на будущее отклонения, распределить их на весь или на часть периода, а также предоставляют другие варианты.

Управление пересчетом производится с помощью документа «Управление отчетным периодом».

В 1С:ERP для пересчета прогноза на основании фактических данных используется система расчетных показателей (настраиваемых формул).

Фиксация периода пересчета производится с помощью сценария планирования, на основании чего строятся скользящие бюджеты. Настройка пересчета осуществляется с помощью формул (расчетных показателей), что позволяет в одной формуле задать данные для плана и факта, рассчитать отклонения и записать новые данные на основе измененного сценария.

Пересчет плановых данных относительно факта в WA:Финансист производится посредством возможности создания корректировки бюджетов или посредством создания произвольных отчетов с указанием формы для показателей, позволяющих актуализировать прогнозные данные.

Таким образом, на выбор вида бюджета влияет много факторов: организационные (среда, вид деятельности, структура управления и пр.) и структурные (принцип построения бюджетного процесса, уровень планирования, виды ЦФО и затрат, доходов и расходов).

При построении бюджетной модели компании обычно используют все три типа бюджетов: гибкий, фиксированный, комбинированный, в зависимости от требований этапа бюджетного процесса и место расположения его в бюджетной модели.

Для автоматизации процесса бюджетирования 1С представляет несколько прикладных решений, каждое из которых имеет весь необходимый инструментарий для реализации основных требований к подсистеме бюджетирования.

Основное различие данных систем – их целевая аудитория: если 1С:ERP больше подходит крупным производственным предприятиям, то 1С:Управление холдингом предназначено для крупных корпоративных предприятий. WA:Финансист подойдет для компаний любого типа. Это отдельная система, предназначенная для планирования и бюджетирования. Которая путем интеграции получает фактические данные из смежных информационных баз. При этом она представляет собой развитую, гибкую аналитику, мощный инструмент «Расчет по модели бюджетирования», механизмы работы с зависимыми оборотами, при этом достаточна проста в использовании, поддерживает широкую функциональность и позволяет дистанцироваться процессы бюджетирования и планирования от УУ, БУ и РУ, что является в некоторых случаях достаточно большим преимуществом.