КЭП (ЭЦП) руководителя

Получение квалифицированных сертификатов электронной подписи на руководителя (разговорные словосочетания: ЭП руководителя, ЭЦП на руководителя), эта тема в текущем 2022 году стала чуть ли не самой актуальной для организаций, предприятий всех форм собственности и ИП. Попробуем разобраться в новациях.

Владелец сертификата электронной подписи должен лично явиться в точку выдачи, первичный выпуск даже по нотариальной доверенности не допускается. Последующие подписи руководитель сможет получать дистанционно

Какой УЦ выпускает КЭП на руководителя в 2022 году

До 1 января 2022 года такие сертификаты выдавали удостоверяющие центры, аккредитованные ФНС (по состоянию на 1 июля 2021 г.) для выдачи квалифицированных сертификатов.

С 1 января 2022 года УЦ ФНС России – единственный удостоверяющий центр, имеющий право генерации и обслуживания квалифицированных сертификатов электронной подписи на:

• руководителей юридического лица, действующих без доверенности;
• индивидуальных предпринимателей;
• нотариусов.

Где можно получить КЭП

Как и где получить ЭЦП (КЭП) руководителю организации, начиная с 2022 года:

1. В связи с масштабностью мероприятий ФНС организовало более 700 точек для выдачи КЭП на руководителей ЮЛ (ИП и нотариусов).
2. Также были аккредитованы в качестве доверенных лиц УЦ ФНС несколько коммерческих удостоверяющих центров. Список в октябре пополнился и сейчас представлен следующими УЦ:

Список доверенных лиц ведет ФНС и размещает его на своем ресурсе.

Что нужно для получения сертификата в УЦ ФНС

1. Владелец сертификата должен лично явиться в точку выдачи, первичный выпуск даже по нотариальной доверенности не допускается.
2. Последующие подписи руководитель сможет получать дистанционно, удостоверяя личность действующим квалифицированным сертификатом или данными биометрии (п. 25 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).

Можно ли записать ключ электронной подписи на флешку

На простую флешку записать ключевую информацию нельзя, разрешено использовать только сертифицированные носители:

• Рутокен ЭЦП 2.0/S/Lite;
• JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ;
• другие, подходящие по требованиям ФНС (п.22 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).

Что еще потребуется после получения КЭП на руководителя

Вряд ли у тех, кто использует ЭП, возникает вопрос, что еще нужно сделать для использования ключей электронной подписи, но напомним:

1. Для использования ключей ЭП необходимо установить программное обеспечение (СКЗИ). Эксперимент по бесплатному использованию СКЗИ для ключей, выданных УЦ ФНС начался 12 апреля 2022 года. Разработчики ООО «Криптопро» и АО «ИнфоТеКС» предоставили свои продукты на безвозмездной основе.
2. Используя один из продуктов, установить сертификат на локальный компьютер.
3. Обновить или прописать первично сертификат в той системе, в которой предполагается его использование.

Сколько стоит квалифицированный сертификат на руководителя ЮЛ (ИП, нотариуса)

Бесплатно сертификаты выпускаются только при получении непосредственно в ФНС. При обращении в пункты выдачи доверенных лиц, взимается оплата «за подготовку документов».

Можно ли получить несколько квалифицированных сертификатов на одного руководителя (ИП, нотариуса)

До 2022 года количество одновременно действующих квалифицированных сертификатов ЭП (ЭЦП) на руководителя организации ничем не ограничивалось и можно было получить их несколько. Причем в любых аккредитованных УЦ и раздать сотрудникам носители и доверенность на использование ЭЦП руководителя. Таким образом все потребности организации были закрыты. Т.е. отчетность подписывал бы бухгалтер одним сертификатом, тендерный специалист участвовал в торгах с другой ЭП руководителя, юрист – третий сертификат для подачи документов в суд, инженер – четвертый для передачи показаний счетчиков. А иногда просто изготавливали копии контейнера и все использовали один сертификат.

Такие ситуации создавали колоссальные риски неправомерного использования аналога собственноручной подписи руководителя, а как следствие, возможность финансовых потерь.

С 2022 года действуют еще 2 новации

1. Квалифицированный сертификат на руководителя организации или ИП может быть только один. Т.е. при попытке получить второй по любой причине, в том числе по причине компрометации ключа или потери, ранее полученный сертификат автоматически отзывается при подаче заявки.
2. Новый ключ электронной подписи выпускается некопируемый, что означает невозможность создать копию для бухгалтера и других заинтересованных сотрудников.
   
   Для этих целей необходимо использовать квалифицированные сертификаты на сотрудников организации, которые разрешены к выпуску АУЦ и применению до внедрения МЧД с учетом последнего продления срока до 1 сентября 2023 года.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Еще не получали КЭП на руководителя по новым правилам, что учесть

В 4 квартале 2021 года КЭП руководителям в авральном режиме выпускали еще те аккредитованные УЦ, которые с 1 января 2022 года потеряли это право.

Клиенты с готовностью выбирали досрочный перевыпуск даже тех сертификатов, срок которых приходился на 1 полугодие 2022 года. Речь об УЦ, с которыми были выстроены долгие доверительные отношения и была возможность удаленной идентификации по действующему КЭП. Недостаток в виде дополнительных расходов не так пугал, как новые технологии, необходимость личного визита руководителя для получения сертификата, невозможность получения по доверенности.

В связи с этим количество сертификатов, срок окончания которых приходится особенно на декабрь и его последнюю декаду существенное. По статистике, на начало октября 2022 года только 34,7% ЮЛ и ИП получили сертификаты в УЦ ФНС России. Следовательно остальным 60% зарегистрированных юрлиц и 69% ИП до конца 2022 года необходимо получить ЭП по новым правилам.

Поэтому рекомендуем проверить срок окончания сертификата руководителя и заранее подготовиться – получить новый сертификат через УЦ ФНС, непосредственно в точках выдачи УЦ ФНС или через доверенных лиц.

Как использовать КЭП на руководителя

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя ЮЛ или ИП, приравнивается к документу, подписанному собственноручно руководителем, имеет юридическую значимость бумажного оригинала, и обеспечивает аналогичную судебную защиту.

Такая технология позволяет использовать ключи электронной подписи руководителя в ЭДО тех документов, обмен которыми в электронном виде уже регулируется законодательно. Как правило, такой документооборот имеет целевую направленность и осуществляется в среде доверенной доставки.

Т.е в системе осуществляется дополнительная идентификация и аутентификация участников, что придает электронному взаимодействию большую надежность и защищенность. А стороны, как правило, при использовании квалифицированных сертификатов не заключают никаких дополнительных соглашений для начала обмена.

Такой документооборот может осуществляться в сегментах:

• B2G при взаимодействии с государственными органами;
• B2B при документообороте между хозяйствующими субъектами (коммерческие организации и ИП);
• B2C при документообороте (в том числе кадровом ЭДО) между коммерческим сектором и физическими лицами.

Своевременное получение сертификата на руководителя (ИП) позволит осуществлять его владельцу от имени предприятия юридически значимые действия, такие как:

1. Подписание налоговой и иной регламентированной отчетности для передачи по ТКС через операторов ЭДО.
2. Участие в торгах на федеральных и коммерческих ЭТП.
3. Юридически значимый документооборот через операторов систем ЭДО с контрагентами. Как пример, документы при продаже маркированных товаров, электронные счета-фактуры, электронные перевозочные и иные формализованные и неформализованные документы.
4. Подписание документов со стороны работодателя при КЭДО.
5. Взаимодействие с государственными порталами при получении госуслуг.
6. Подача документов в арбитражном судопроизводстве.
7. Другие действия с ЭП.

Для делегирования полномочий на сотрудников руководителю нужно обеспечить их квалифицированными сертификатами через аккредитованные УЦ (перечень представлен на сайте Минцифры).

В связи с продлением срока применения МЧД (машиночитаемой доверенности) использование сертификатов выданных на сотрудников от имени компании допускается без применения МЧД на срок до 1 сентября 2023 года.